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摘 要:通过对电子政务的概念、建立应具备的条件以及我国电子政务的现状和问题的分析,指出电子政务建设是时代 发展的必然。同时,对于高校这样一个特殊部门,聚集了拥有掌握现代信息的大量优秀人才,提出高校积极推进电子政务系统建设,将有 助于各管理部门转变管理积能,转变工作方式和作风,对于进一步提高工作质量和效率,建立办事高效、运转协调、行为规范的高校管理 工作具有重要的意义,并有利于提升高校信息化水平,推动信息化建设的整体进程,最后对高校实行电子政务办公提出了几点建议。
关键词:高校;信息管理;必要性;建议
中图分类号:G46文献标识码:A文章编号:1672-1101(2009)04-0082-05
Active advancement of the construction of electronic
government affairs system in colleges and universities
WANG Ba-qun
(Division of Logistics and State Assets,Anhui University of Science and Technology,Huainan,Anhui 232001,China)
Abstract:Through the analyses of the concept of electronic government affairs,the conditions required toconstruct it,the present situation and problems of the electronic government affairs at home,the paper points that the constructionof electronic government affairs is a necessity of the development of times.Meanwhile,the paper expounds that to special sectionslike colleges and universities which boast abundant talents,such construction is helpful to the transformation of administrativefunctions and of their work styles,significant to the promotion of work quality and efficiency and construction of efficient,harmoniousand standard management work in colleges and universities,and beneficial to the promotion of the informationization level,wholeadvancement of informationization construction.Lastly,the paper proposes a few suggestions to carry out the electronic governmentaffairs system in office work.
Key words:colleges and universities;information management;necessity;suggestions
一、电子政务的概念及其建立应具备的条件
所谓电子政务,是指政务机构使用现代信息、通信技术,将管理、服务通过网络技术集成,在互联网上实现政府组织结构、工作流程的优 化重组,超越时间、空间及部门之间的分隔限制,向全社会提供优质、规范、透明、全方位的管理和服务。通过电子信息网络公开处理、 发布政务,建立政府与人民直接沟通渠道,增加办事执法透明度,实现政府办公电子化、自动化、网络化,提高办公效率,实现政务公开 、公平、公正,改善政府形象[1]。它的建立至少应该符合以下三个方面的基本条件[2]:
第一 电子政务必须借助于现代网络技术和通信技术,即以“电子”为手段。
第二 电子政务处理的是与公共权力行使相关的公共事务。除政府机构内部的行政事务外,还应包括立法、司法部门以及其他一些公共组织 的管理事务等。
第三 电子政务不是简单地将传统的政府管理方式原封不动地搬到互联网上,而是要通过对政府现有组织结构的重组、业务流程的再造,建 立一个精简、高效的政府管理系统。
二、我国电子政务的现状和问题
经过近几年的不懈努力,电子政务已逐步成为中国信息化的龙头和全国各级政府工作中的重要内容。目前,电子政务开始向政府部门之间 、政府与企业、政府与公众之间信息互动的更高层次发展。在中央政府的积极推动下,我国电子政务建设取得了一定的进展,但电子政务 建设在不同地区、不同部门发展很不平衡,迄今为止,依然存在着许多问题阻碍我国电子政务的建设发展[3]。
(一)资金上的困难
电子政务建设需要投入大量资金,这对于欠发达和贫困地区而言,是一个不小的挑战。在第三届中国电子政务技术与应用大会期间,有政 府代表提出疑问,电子政务建设不是增加两台电脑,增加两个人手就能解决问题的,从基础设施、硬件配置、配套软件到网络运转和后期 的维护等都需要巨大的资金支持,对于一些贫困地区来讲,资金从何而来?我国东西部地区经济发展不平衡,这是不争的事实。目前,以 经济作为后盾的中国互联网络的发展很不平衡,数字鸿沟呈现进一步加剧的态势。报告显示,华东、华北、华南三地区的网站数量占全国 总量的近九成,网站数量排在前四位的省市依次是北京、广东、浙江和上海,这四个省市的网站数量占全国网站总数的56.8%,并且域名 数量占了全国域名总数的50.6%,资金短缺问题成为困扰一部分地区电子政务发展的头等难题。
(二)观念上的陈旧
一是传统行政观念的障碍。由于受到传统观念的影响,我国部分政府机关人员头脑中,始终认为自己处在高高在上的位子,办事效率低下 、法制观念淡薄,给我国包括电子政务在内的各项工作造成了巨大的阻碍。二是重“电子”轻“政务”观念。目前,国内电子政务的采购额中硬 件支出高达80%以上,软件和服务方面的投入相对较少即是明证。由于对我国电子政务建设的出发点和落脚点一知半解,加之受到“政绩工 程”和“形象工程”的影响,部分地区电子政务建设成为“政府形象工程”,导致部分巨资购来的硬件设施成为摆设。这种现象的出现不是偶然 的,一方面受到传统观念的影响,硬件设施相对软件设施更为直观,更加显而易见。相反,软件设施的价值是难以用肉眼来判断的;另一 方面,部分人员敷衍了事,本身并不情愿接受新的行政方式,只是为了应付检查,购置部分硬件,或者简单地购置一两套信息化软件。由 此导致“电子”大于“政务”的后果。
(三)专业人才的缺乏
电子政务在我国已经开展了5年多的时间,但时至今日,一些地方政府部门在请一些专业网络公司进行电子政务工程建设后,网络公司人员 驻守,一旦网络公司人员离开,电子政务系统运转就受到影响,有的地区在市、区级政府部门均实施了电子政务的前提下,电子政务人才 屈指可数,个别部门甚至没有一个人懂得操作电脑,在这种基础上建立起来的电子政务系统其运作情况可想而知。针对这一问题,应建立 一支结构合理的高素质信息化人才队伍,为运用信息技术提供智力支撑。要采取多种形式、多种渠道,加大培养和吸引信息化人才的力度 ,建立留住人才的良好环境和机制,提高信息化队伍的整体素质。一是有计划引进包括信息技术专业在内的大学生、研究生和具有中高级 职称的在职人才。二是加强培养和开发本地人力资源,特别是抓好管理人员计算机应用培训和各单位技术人员的网络技术培训,造就一批 懂信息技术、信息服务、信息管理和信息经济等较高素质的专业人才和复合型人才。
(四)法律法规建设滞后
我国正处于社会转型期,法律法规滞后,旧的生产力和生产关系之间的矛盾尚未完全解决,新的矛盾层出不穷,这必然引起部分人士对法 律法规建设的质疑。由于现有的部分法律法规难以解决现阶段各种矛盾,直接导致新生事物遭遇层层阻挠。电子政务的出现亦是如此,作 为一种新生事物,现有的法律法规对我国电子政务建设过程中出现的各种矛盾束手无策,而屡遭挫折的电子政务建设带来的各种假象也使 得相关法律法规的建设踌躇徘徊。
三、高校实行电子政务系统办公的必要性
作为高校这样一个特殊部门,聚集了掌握现代信息的大量优秀人才,在计算机网络上履行管理和服务职能,实现各行政处级单位和各学院 工作流程的重组优化,超越时间、空间界限和部门分隔的制约,向全校师生员工提供高效优质、规范透明和全方位管理与服务的电子政务 是时代发展的必然。高校积极推进电子政务系统建设,将有力地促进高校各管理部门转变管理积能,转变工作方式和作风,对于进一步提 高工作质量和效率,建立办事高效、运转协调、行为规范的高校管理工作具有重要的意义。同时,有利于提升高校信息化水平,推动信息 化建设的整体进程。
(一)工作人员已经具备了电子政务办公的条件
实行电子政务系统就要求从事该项管理工作岗位的人员具备一定的素质,即计算机技术、通信技术、网络技术。对高校而言,这些条件已 经具备,就我校来说,近几年所进人员都具备硕士及以上学历,当然从事管理岗位人员也都具备本科及以上学历,人员素质都比较 高,完全具备电子政务系统办公条件,这是高校实行电子政务系统办公的一大优势。
(二)可以节约大量人力、物力和财力
相对而言,高校内部行政处级单位比较多,有些文件内容是与全校人员直接相关的,这样就必须将印发好的文件送至各单位,就必然耗费 大量人力、物力和财力。建立电子政务系统,除初建时期购置硬件设备和开发软件需较大的经费投入外,日常运转可节约大量经费。这方 面国外已有许多成功经验。如欧盟国家实行电子政务,使政府预算每年减少20%,总金额达140亿欧元,美国国家环保署统计,将一些环保 资料送上网络,比通过邮局发送要节省开支500多万美元[4]。高校作为一个培养人才的地方,不仅要教他们科学文化知识,而且 要培养他们节约能源的意识。实行电子政务,各单位之间大量的文件、简报、报表通过网上发布,每年可节约一笔不小的纸张、硒鼓、打 印机等方面的费用。同时,实行电子政务,各单位之间的文件往来就不需要人员发送,即提高了办公效率,也节省了大量的人力。
(三) 有利于各部门和全校师生员工之间达到互动效果
高校各行政管理部门和各学院通过网络技术,把大量的规章制度、政策法规、政治理论学习的相关内容和工作动态信息等在网上发布,并 及时更新,让全校师生员工能及时地、平等地享受各部门提供的服务,并可以对各部门的工作提出意见和建议。各管理部门也可以通过此 途径广泛地征求意见和建议,了解全校师生员工对各管理部门的要求。
(四) 有利于提高各管理部门工作人员的综合素质
电子政务的推行和应用,对从事管理工作的人员提出了更高的要求。首先,从事管理岗位的工作人员必须了解掌握电子政务的概念及应用 技能,如计算机操作系统、公文处理、表格处理、公文演示、计算机网络及应用、电子政务及应用等,并具备独立操作应用能力,才能适 应现代化管理的要求。其次,公文质量受到全校师生员工乃至社会人员的检验。从学校规章制度到一般性的工作动态等大量信息都是以文 字、图表、图片等形式在网上公布,其内容是否符合党和国家的方针政策,公文结构是否合乎逻辑,数据引用是否准确无误,用词造句是 否正确甚至是否有错别字等都要展示在公众面前,受到评头论足。再次,通过电子政务系统办公,服务对象能及时了解相关部门及具体承 办人员政策水平、业务能力、服务态度、办事效率等情况,既可以在网上与当事人对话交流,也可以向有关部门和领导反映。领导及相关 部门还能随时点击网上历史记录,了解考核相关部门及工作人员的工作情况。这些都从客观上要求广大从事管理工作的人员认真学习党的 路线方针政策及国家的政策法规,学习现代信息技术和管理知识,学习公文写作知识,不断提高自身政治理论水平、文字写作和业务处理 能力,提高综合素质,不断改进工作作风,增强公仆意识和服务意识,提高办事效率和服务质量,树立良好的个人形象和部门形象。
四 高校实行电子政务的现状及推行的难点
(一)我国高校电子政务现状
高校这样一个行政事业单位,其电子政务系统的建设也是随着国家电子政务系统建设而发展起来的。作为电子政务系统的一个重要组成部 分,在其发展过程中也不可避免出现了“信息孤岛”的现象[5],高校电子政务“信息孤岛”的产生有其普遍的原因,同时也有自身的 特殊原因,不仅在高校内部各部门之间存在“信息孤岛”现象,而且在高校之间也存在“信息孤岛”现象。
(二)高校推进电子政务的难点
我国高校虽然在电子政务建设方面取得了一些成绩,但还存在着一些深层次的矛盾和问题没有解决,阻碍了高校电子政务的快速发展,主 要有以下几个方面的困难:
1.认识观念不强。认识观念的转变是促使一切事物向前发展的动力,电子政务系统建设方面也不例外。电子政务的本质是“以网络为工具, 以用户为中心,以应用为灵魂,以便民为目的”,从高校这层意义上来讲,新型的电子政务工作模式就是要以全校师生员工为中心,以全校 师生员工的需求为出发点。只有切实解决好各层管理人员的认识观念问题,才能有效地促进高校电子政务系统的建设和发展。
2.存在无序现象。我国电子政务发展缺乏整体性规划和统一标准,高校电子政务作为电子政务的一个重要组成部分,同样存在整体性规划和 统一标准不到位现象。虽然我国电子政务已经开始了有关电子政务标准的研究和制定工作,但由于各高校在机构设置方面不完全统一,需 求也不完全一样,因而在电子政务标准的制定和执行方面遇到了很大的困难。在这种情况下,高校内部之间、高校之间要想迅速实现电子 政务“一站式”、“一体化”服务还存在着很大的困难。
3.体制建设还不够健全。首先,很多高校引进的电子政务系统的操作流程还不适应本单位电子政务建设的要求。其次,高校各行政管理部门 之间的职能存在过多交叉,职责不够明确,审批程序过多,导致电子政务流程过烦、过杂,没有真正体现电子政务具有高效、便捷的特点 。再次,高校推行电子政务系统建设,本意是让更多师生员工参与评议,让更多师生员工了解各部门工作进展情况,然而各行政管理部门 之间把大部分本应公开的信息作为保密资料,不进行公开,从而让更多师生员工的需求无法得到满足,他们的建议和要求也无处可提,没 有真正做到电子政务的公开、公平和公正。
五 对高校实行电子政务办公的几点建议
(一) 要建立良好的硬件环境
计算机网络的硬件系统通常由五部分组成:文件服务器、工作站(包括终端)、传输介质、网络连接硬件和外部设备。文件服务器应选择配备 了高性能CPU系统的微机,它充当网络的核心,除了管理整个网络上的事务外,它还必须提供各种资源和服务,工作站是一种智能型终端, 它从文件服务器取出程序和数据,传输介质是通信网络中发送方和接受方之间的物理通路,在局域网中就是用来连接服务器和工作站的电 缆线,目前常用的是双绞线,常用的网络连接硬件有网络接口卡(NIC),集线器(HUB),中继器(Repeater)以及调制解调器(Modem)等 ,外部设备是指打印机、扫描仪、绘图仪以及其他任何可为工作站共享的设备。
(二) 选用合理软件和搭建电子政务网络平台
高校可根据自己的发展需要,选择合理的平台软件(包括操作系统、数据库系统以及网络管理软件在内的基础软件),网络安全软件,目前信 息网络系统安全是薄弱环节,这方面主要选择安全保护、安全检测与监控类产品以及应急反应和灾难恢复类产品(如防火墙、入侵检测产 品、信息保密产品、用户认证授权产品等);应用软件(如CRM,GIS,BI等软件可作为建设电子政务中所需要的应用软件)。在选好软件的基础 上,可搭建高校电子政务网络平台、高校电子政务应用平台、高校公众信息服务平台、高校政务信息数据库和科技文献数据库及高校电子 政务安全保障体系等。
(三) 要做好安全保密工作
高校电子政务系统在规划建设阶段,就要对安全保密措施有所考虑,就要对拟上内网或上外网信息资源有所划分。上网信息资源的划分是 与业务信息流程紧密结合的,是与安全域的划分密切相关的。哪些信息上学校内网,哪些信息上学校外网,不是单纯地、绝对地以信息涉 及国家秘密或不涉及国家秘密来划分的。高校内网是学校各管理部门之间信息交流的办公网,各部门日常办公、事务处理都在网上进行。 大量办公业务信息在学校内网上存储、处理和运行,这些信息不可能都是涉及国家秘密的,会有大量的属于工作秘密的信息和一些不涉及 国家秘密的。学校内网、外网信息的划分应以“满足办公需求,确保信息安全”为原则[6]。
(四)深化高校行政管理体制改革
深化高校行政管理体制改革,是完善社会主义市场经济体制的一项基本任务。电子政务系统的建设要按照高校行政管理体制的要求,对于 当前与全校师生员工联系密切又和各单位联系紧密的行政管理单位,要优先实行电子政务系统建设,并结合行政管理体制的改革,同步构 建适合于高校自己的电子政务系统,不可盲目照搬,因而高校行政管理体制的改革是与电子政务系统的建设相辅相成、相得益彰的。
(五)转变观念,实行信息公开
高校是全校师生共同组成的学校,各个管理部门掌握的信息属于公共产品,不应归某个部门所有。公开信息是各部门的责任和义务,不公 开只是例外。要以为师生员工服务为中心,推动各部门在网上公开决策程序、服务内容和办事程序,实现电子政务和推行政务公开的紧密 结合,使广大师生通过政务网络得到更广泛、更便捷的信息和服务。推进电子政务必须和深化行政管理体制改革紧密结合起来,以推进电 子政务为切入点,拓宽行政管理体制改革的新思路,以技术创新带动制度创新和管理创新。
(六)不断提高管理人员的业务素质
充分利用学校中现有计算机管理专业人员对各部门工作人员进行公文处理、公文演示、办公业务处理系统、网络等知识的培训,从而达到 计算机知识、通信知识和网络知识的不断提高,达到办公自动化和办公业务信息化,提高各管理部门工作者的业务水平。
参考文献:
[1] 鲍常勇.信息化建设与电子政务[M].河南科学技术出版社,2007:14-18.
[2] 刘晓辉.我国电子政务建设存在的问题及对策[J].黑龙江对外经贸,2009,22(1):63-64.
[3] 陈晓鹏.电子政务的现状与发展策略[J].学术纵横,2009,219(1):113-114.
[4] 许晓霞.积极推进科技管理部门的电子政务建设[J].科技情报开发与经济,2005,14(22):176-177.
[5] 符晓薇.如何走出电子政务信息孤岛[J].商业时代,2006,24(13):81-82.
[6] 郑启淑.关于电子政务信息保密工作的思考[J].计算机安全,2003,3(3):21-23.
[责任编辑:范 君]
关键词:高校;信息管理;必要性;建议
中图分类号:G46文献标识码:A文章编号:1672-1101(2009)04-0082-05
Active advancement of the construction of electronic
government affairs system in colleges and universities
WANG Ba-qun
(Division of Logistics and State Assets,Anhui University of Science and Technology,Huainan,Anhui 232001,China)
Abstract:Through the analyses of the concept of electronic government affairs,the conditions required toconstruct it,the present situation and problems of the electronic government affairs at home,the paper points that the constructionof electronic government affairs is a necessity of the development of times.Meanwhile,the paper expounds that to special sectionslike colleges and universities which boast abundant talents,such construction is helpful to the transformation of administrativefunctions and of their work styles,significant to the promotion of work quality and efficiency and construction of efficient,harmoniousand standard management work in colleges and universities,and beneficial to the promotion of the informationization level,wholeadvancement of informationization construction.Lastly,the paper proposes a few suggestions to carry out the electronic governmentaffairs system in office work.
Key words:colleges and universities;information management;necessity;suggestions
一、电子政务的概念及其建立应具备的条件
所谓电子政务,是指政务机构使用现代信息、通信技术,将管理、服务通过网络技术集成,在互联网上实现政府组织结构、工作流程的优 化重组,超越时间、空间及部门之间的分隔限制,向全社会提供优质、规范、透明、全方位的管理和服务。通过电子信息网络公开处理、 发布政务,建立政府与人民直接沟通渠道,增加办事执法透明度,实现政府办公电子化、自动化、网络化,提高办公效率,实现政务公开 、公平、公正,改善政府形象[1]。它的建立至少应该符合以下三个方面的基本条件[2]:
第一 电子政务必须借助于现代网络技术和通信技术,即以“电子”为手段。
第二 电子政务处理的是与公共权力行使相关的公共事务。除政府机构内部的行政事务外,还应包括立法、司法部门以及其他一些公共组织 的管理事务等。
第三 电子政务不是简单地将传统的政府管理方式原封不动地搬到互联网上,而是要通过对政府现有组织结构的重组、业务流程的再造,建 立一个精简、高效的政府管理系统。
二、我国电子政务的现状和问题
经过近几年的不懈努力,电子政务已逐步成为中国信息化的龙头和全国各级政府工作中的重要内容。目前,电子政务开始向政府部门之间 、政府与企业、政府与公众之间信息互动的更高层次发展。在中央政府的积极推动下,我国电子政务建设取得了一定的进展,但电子政务 建设在不同地区、不同部门发展很不平衡,迄今为止,依然存在着许多问题阻碍我国电子政务的建设发展[3]。
(一)资金上的困难
电子政务建设需要投入大量资金,这对于欠发达和贫困地区而言,是一个不小的挑战。在第三届中国电子政务技术与应用大会期间,有政 府代表提出疑问,电子政务建设不是增加两台电脑,增加两个人手就能解决问题的,从基础设施、硬件配置、配套软件到网络运转和后期 的维护等都需要巨大的资金支持,对于一些贫困地区来讲,资金从何而来?我国东西部地区经济发展不平衡,这是不争的事实。目前,以 经济作为后盾的中国互联网络的发展很不平衡,数字鸿沟呈现进一步加剧的态势。报告显示,华东、华北、华南三地区的网站数量占全国 总量的近九成,网站数量排在前四位的省市依次是北京、广东、浙江和上海,这四个省市的网站数量占全国网站总数的56.8%,并且域名 数量占了全国域名总数的50.6%,资金短缺问题成为困扰一部分地区电子政务发展的头等难题。
(二)观念上的陈旧
一是传统行政观念的障碍。由于受到传统观念的影响,我国部分政府机关人员头脑中,始终认为自己处在高高在上的位子,办事效率低下 、法制观念淡薄,给我国包括电子政务在内的各项工作造成了巨大的阻碍。二是重“电子”轻“政务”观念。目前,国内电子政务的采购额中硬 件支出高达80%以上,软件和服务方面的投入相对较少即是明证。由于对我国电子政务建设的出发点和落脚点一知半解,加之受到“政绩工 程”和“形象工程”的影响,部分地区电子政务建设成为“政府形象工程”,导致部分巨资购来的硬件设施成为摆设。这种现象的出现不是偶然 的,一方面受到传统观念的影响,硬件设施相对软件设施更为直观,更加显而易见。相反,软件设施的价值是难以用肉眼来判断的;另一 方面,部分人员敷衍了事,本身并不情愿接受新的行政方式,只是为了应付检查,购置部分硬件,或者简单地购置一两套信息化软件。由 此导致“电子”大于“政务”的后果。
(三)专业人才的缺乏
电子政务在我国已经开展了5年多的时间,但时至今日,一些地方政府部门在请一些专业网络公司进行电子政务工程建设后,网络公司人员 驻守,一旦网络公司人员离开,电子政务系统运转就受到影响,有的地区在市、区级政府部门均实施了电子政务的前提下,电子政务人才 屈指可数,个别部门甚至没有一个人懂得操作电脑,在这种基础上建立起来的电子政务系统其运作情况可想而知。针对这一问题,应建立 一支结构合理的高素质信息化人才队伍,为运用信息技术提供智力支撑。要采取多种形式、多种渠道,加大培养和吸引信息化人才的力度 ,建立留住人才的良好环境和机制,提高信息化队伍的整体素质。一是有计划引进包括信息技术专业在内的大学生、研究生和具有中高级 职称的在职人才。二是加强培养和开发本地人力资源,特别是抓好管理人员计算机应用培训和各单位技术人员的网络技术培训,造就一批 懂信息技术、信息服务、信息管理和信息经济等较高素质的专业人才和复合型人才。
(四)法律法规建设滞后
我国正处于社会转型期,法律法规滞后,旧的生产力和生产关系之间的矛盾尚未完全解决,新的矛盾层出不穷,这必然引起部分人士对法 律法规建设的质疑。由于现有的部分法律法规难以解决现阶段各种矛盾,直接导致新生事物遭遇层层阻挠。电子政务的出现亦是如此,作 为一种新生事物,现有的法律法规对我国电子政务建设过程中出现的各种矛盾束手无策,而屡遭挫折的电子政务建设带来的各种假象也使 得相关法律法规的建设踌躇徘徊。
三、高校实行电子政务系统办公的必要性
作为高校这样一个特殊部门,聚集了掌握现代信息的大量优秀人才,在计算机网络上履行管理和服务职能,实现各行政处级单位和各学院 工作流程的重组优化,超越时间、空间界限和部门分隔的制约,向全校师生员工提供高效优质、规范透明和全方位管理与服务的电子政务 是时代发展的必然。高校积极推进电子政务系统建设,将有力地促进高校各管理部门转变管理积能,转变工作方式和作风,对于进一步提 高工作质量和效率,建立办事高效、运转协调、行为规范的高校管理工作具有重要的意义。同时,有利于提升高校信息化水平,推动信息 化建设的整体进程。
(一)工作人员已经具备了电子政务办公的条件
实行电子政务系统就要求从事该项管理工作岗位的人员具备一定的素质,即计算机技术、通信技术、网络技术。对高校而言,这些条件已 经具备,就我校来说,近几年所进人员都具备硕士及以上学历,当然从事管理岗位人员也都具备本科及以上学历,人员素质都比较 高,完全具备电子政务系统办公条件,这是高校实行电子政务系统办公的一大优势。
(二)可以节约大量人力、物力和财力
相对而言,高校内部行政处级单位比较多,有些文件内容是与全校人员直接相关的,这样就必须将印发好的文件送至各单位,就必然耗费 大量人力、物力和财力。建立电子政务系统,除初建时期购置硬件设备和开发软件需较大的经费投入外,日常运转可节约大量经费。这方 面国外已有许多成功经验。如欧盟国家实行电子政务,使政府预算每年减少20%,总金额达140亿欧元,美国国家环保署统计,将一些环保 资料送上网络,比通过邮局发送要节省开支500多万美元[4]。高校作为一个培养人才的地方,不仅要教他们科学文化知识,而且 要培养他们节约能源的意识。实行电子政务,各单位之间大量的文件、简报、报表通过网上发布,每年可节约一笔不小的纸张、硒鼓、打 印机等方面的费用。同时,实行电子政务,各单位之间的文件往来就不需要人员发送,即提高了办公效率,也节省了大量的人力。
(三) 有利于各部门和全校师生员工之间达到互动效果
高校各行政管理部门和各学院通过网络技术,把大量的规章制度、政策法规、政治理论学习的相关内容和工作动态信息等在网上发布,并 及时更新,让全校师生员工能及时地、平等地享受各部门提供的服务,并可以对各部门的工作提出意见和建议。各管理部门也可以通过此 途径广泛地征求意见和建议,了解全校师生员工对各管理部门的要求。
(四) 有利于提高各管理部门工作人员的综合素质
电子政务的推行和应用,对从事管理工作的人员提出了更高的要求。首先,从事管理岗位的工作人员必须了解掌握电子政务的概念及应用 技能,如计算机操作系统、公文处理、表格处理、公文演示、计算机网络及应用、电子政务及应用等,并具备独立操作应用能力,才能适 应现代化管理的要求。其次,公文质量受到全校师生员工乃至社会人员的检验。从学校规章制度到一般性的工作动态等大量信息都是以文 字、图表、图片等形式在网上公布,其内容是否符合党和国家的方针政策,公文结构是否合乎逻辑,数据引用是否准确无误,用词造句是 否正确甚至是否有错别字等都要展示在公众面前,受到评头论足。再次,通过电子政务系统办公,服务对象能及时了解相关部门及具体承 办人员政策水平、业务能力、服务态度、办事效率等情况,既可以在网上与当事人对话交流,也可以向有关部门和领导反映。领导及相关 部门还能随时点击网上历史记录,了解考核相关部门及工作人员的工作情况。这些都从客观上要求广大从事管理工作的人员认真学习党的 路线方针政策及国家的政策法规,学习现代信息技术和管理知识,学习公文写作知识,不断提高自身政治理论水平、文字写作和业务处理 能力,提高综合素质,不断改进工作作风,增强公仆意识和服务意识,提高办事效率和服务质量,树立良好的个人形象和部门形象。
四 高校实行电子政务的现状及推行的难点
(一)我国高校电子政务现状
高校这样一个行政事业单位,其电子政务系统的建设也是随着国家电子政务系统建设而发展起来的。作为电子政务系统的一个重要组成部 分,在其发展过程中也不可避免出现了“信息孤岛”的现象[5],高校电子政务“信息孤岛”的产生有其普遍的原因,同时也有自身的 特殊原因,不仅在高校内部各部门之间存在“信息孤岛”现象,而且在高校之间也存在“信息孤岛”现象。
(二)高校推进电子政务的难点
我国高校虽然在电子政务建设方面取得了一些成绩,但还存在着一些深层次的矛盾和问题没有解决,阻碍了高校电子政务的快速发展,主 要有以下几个方面的困难:
1.认识观念不强。认识观念的转变是促使一切事物向前发展的动力,电子政务系统建设方面也不例外。电子政务的本质是“以网络为工具, 以用户为中心,以应用为灵魂,以便民为目的”,从高校这层意义上来讲,新型的电子政务工作模式就是要以全校师生员工为中心,以全校 师生员工的需求为出发点。只有切实解决好各层管理人员的认识观念问题,才能有效地促进高校电子政务系统的建设和发展。
2.存在无序现象。我国电子政务发展缺乏整体性规划和统一标准,高校电子政务作为电子政务的一个重要组成部分,同样存在整体性规划和 统一标准不到位现象。虽然我国电子政务已经开始了有关电子政务标准的研究和制定工作,但由于各高校在机构设置方面不完全统一,需 求也不完全一样,因而在电子政务标准的制定和执行方面遇到了很大的困难。在这种情况下,高校内部之间、高校之间要想迅速实现电子 政务“一站式”、“一体化”服务还存在着很大的困难。
3.体制建设还不够健全。首先,很多高校引进的电子政务系统的操作流程还不适应本单位电子政务建设的要求。其次,高校各行政管理部门 之间的职能存在过多交叉,职责不够明确,审批程序过多,导致电子政务流程过烦、过杂,没有真正体现电子政务具有高效、便捷的特点 。再次,高校推行电子政务系统建设,本意是让更多师生员工参与评议,让更多师生员工了解各部门工作进展情况,然而各行政管理部门 之间把大部分本应公开的信息作为保密资料,不进行公开,从而让更多师生员工的需求无法得到满足,他们的建议和要求也无处可提,没 有真正做到电子政务的公开、公平和公正。
五 对高校实行电子政务办公的几点建议
(一) 要建立良好的硬件环境
计算机网络的硬件系统通常由五部分组成:文件服务器、工作站(包括终端)、传输介质、网络连接硬件和外部设备。文件服务器应选择配备 了高性能CPU系统的微机,它充当网络的核心,除了管理整个网络上的事务外,它还必须提供各种资源和服务,工作站是一种智能型终端, 它从文件服务器取出程序和数据,传输介质是通信网络中发送方和接受方之间的物理通路,在局域网中就是用来连接服务器和工作站的电 缆线,目前常用的是双绞线,常用的网络连接硬件有网络接口卡(NIC),集线器(HUB),中继器(Repeater)以及调制解调器(Modem)等 ,外部设备是指打印机、扫描仪、绘图仪以及其他任何可为工作站共享的设备。
(二) 选用合理软件和搭建电子政务网络平台
高校可根据自己的发展需要,选择合理的平台软件(包括操作系统、数据库系统以及网络管理软件在内的基础软件),网络安全软件,目前信 息网络系统安全是薄弱环节,这方面主要选择安全保护、安全检测与监控类产品以及应急反应和灾难恢复类产品(如防火墙、入侵检测产 品、信息保密产品、用户认证授权产品等);应用软件(如CRM,GIS,BI等软件可作为建设电子政务中所需要的应用软件)。在选好软件的基础 上,可搭建高校电子政务网络平台、高校电子政务应用平台、高校公众信息服务平台、高校政务信息数据库和科技文献数据库及高校电子 政务安全保障体系等。
(三) 要做好安全保密工作
高校电子政务系统在规划建设阶段,就要对安全保密措施有所考虑,就要对拟上内网或上外网信息资源有所划分。上网信息资源的划分是 与业务信息流程紧密结合的,是与安全域的划分密切相关的。哪些信息上学校内网,哪些信息上学校外网,不是单纯地、绝对地以信息涉 及国家秘密或不涉及国家秘密来划分的。高校内网是学校各管理部门之间信息交流的办公网,各部门日常办公、事务处理都在网上进行。 大量办公业务信息在学校内网上存储、处理和运行,这些信息不可能都是涉及国家秘密的,会有大量的属于工作秘密的信息和一些不涉及 国家秘密的。学校内网、外网信息的划分应以“满足办公需求,确保信息安全”为原则[6]。
(四)深化高校行政管理体制改革
深化高校行政管理体制改革,是完善社会主义市场经济体制的一项基本任务。电子政务系统的建设要按照高校行政管理体制的要求,对于 当前与全校师生员工联系密切又和各单位联系紧密的行政管理单位,要优先实行电子政务系统建设,并结合行政管理体制的改革,同步构 建适合于高校自己的电子政务系统,不可盲目照搬,因而高校行政管理体制的改革是与电子政务系统的建设相辅相成、相得益彰的。
(五)转变观念,实行信息公开
高校是全校师生共同组成的学校,各个管理部门掌握的信息属于公共产品,不应归某个部门所有。公开信息是各部门的责任和义务,不公 开只是例外。要以为师生员工服务为中心,推动各部门在网上公开决策程序、服务内容和办事程序,实现电子政务和推行政务公开的紧密 结合,使广大师生通过政务网络得到更广泛、更便捷的信息和服务。推进电子政务必须和深化行政管理体制改革紧密结合起来,以推进电 子政务为切入点,拓宽行政管理体制改革的新思路,以技术创新带动制度创新和管理创新。
(六)不断提高管理人员的业务素质
充分利用学校中现有计算机管理专业人员对各部门工作人员进行公文处理、公文演示、办公业务处理系统、网络等知识的培训,从而达到 计算机知识、通信知识和网络知识的不断提高,达到办公自动化和办公业务信息化,提高各管理部门工作者的业务水平。
参考文献:
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[责任编辑:范 君]