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【摘要】精细化即是一种态度，也是一种方法，是对细微环节品质的追求。高校二级学院办公室是高校事务基层运转的重要中枢，面临着提高管理效率、提升管理水平的压力和挑战。对于二级学院办公室来说，做到管理理念和管理方法的“精细化”，是提高效率、增进品质的基础性条件。二级学院办公室可以从管理活动的时空分布、部门职能定位和人员分工、办公室环境资源配置三个方面进行精细化的探索。
【关键词】精细化 二级学院办公室 探索性研究
随着高校办学自主权向二级学院的进一步延伸，由原来的系、部办公室升格而成的二级学院办公室正逐渐承担起更多的管理职能，管理事务涉及面广、综合性强，处于承上接下、左右互联的关键节点位置，可谓是高校事务基层运转的重要中枢。对于二级学院自身来说，它又是本部门的核心办事机构，履行教学、科研和后勤保障等各类管理职能，综合协调本部门日常运转和事务处理，辅助本部门领导决策执行，为本部门师生提供各类服务。在高校事业快速发展的今天，二级学院办公室面临着提高管理效率、提升管理品质的压力和挑战。在不断创新以适应环境快速变化的管理改进过程中，“精细化”是管理改进的基础性条件，不断促进精细化方案的实施，可以大大提升管理水平。
一、精细化：从微观层面寻找规律
精细化首先是一种态度，即人们常说的“精益求精”。作为一种企业管理理念，精细化的努力体现着对卓越品质的追求，是针对传统的粗放管理而提出的企业文化，在这种文化氛围中，对细节的放大和持续改进是反复进行的。例如，日本丰田的生产方式就着眼于杜绝浪费、消除不能给产品和服务的最终用户带来好处的所有活动，不断寻找改进的方法。这就培育了一种精益文化，使得日本一直以来把经济增长建立在质量提升的基础上，最终成为世界经济强国。
精细化还必须是一种方法，在本质上是以把握管理的客体规律为基础的积极调控措施。这就意味着精细化的理念必须依托于一定的手段和方法乃至规则、程序和量化标准，才能切实改变粗放式的管理模式。即，将管理系统进行分解和细节放大、寻求细节特征的内在联系，从而找到有针对性地、最经济合理的改进方法。如同在显微镜下观察生物组织体细胞一样，通过对细胞内部细节的放大观察，科学家就大致掌握了细胞核、细胞壁、细胞质等的活动特性，并對其性状进行描述，在把握细胞活性规律的基础上寻求科学利用的可能性。现代工业进行石油提炼就是一个典型的精细化过程，这取决于其生产机理，即利用原油混合物中不同成分具有不同沸点的原理，通过调控不同的沸点将石油解析出多种产品，生产过程运用计算机控制系统进行调控，在控制系统中充盈着控制规则、数据信息和精确的标准，可以说是对精细化管理颇有意味的物理式映照。
不难理解，精细化思想的内涵在于对所关照系统的微观规律进行探析和把握，并力求在微观层面上进行调节控制、进而获得整体的最佳效能。强调数据化、精确性，不断改进和完善管理流程是其主要特征。可以说，精细化思想从本质上具有科学属性，并与西方现代工业生产的现代性相联系。
二、二级学院办公室管理的精细化探索
当前我国现代化建设从一定意义上说就是现代性的丰富与完善过程，管理必须走向现代化，而承载现代性、科学性的精细化思想与管理的结合是有较普遍意义的。将精细化管理思想引入高校二级学院办公室管理，是改进其管理的必然举措。从实施的角度来看，二级学院办公室管理的精细化过程可以从如下几方面进行改进和完善。
1、管理活动在时空分布上的程序化和合理化
二级学院办公室管理的事务林林总总，大体可划分为教学与科研管理、师资与后勤管理、辅助领导管理等若干方面。各种事务往往在空间上相互交叉、在时间上相互纠结在一起，必须对管理活动进行精细划分，缕出处理不同事务的特定脉络，即在时间和空间上把握事务的全貌以及内在稳定性。高校教育活动有着较强的周期性：一个学年分为两个学期，每个学期又分解为二十个教学周，每学期之前都要安排教学计划、制定课表、预定教材，定期修订教学培养方案，每年定期进行大学英语考试以及各类竞赛等，这些活动在时空分布以及管理主客体关系上具有高度重复性。运用和渗透精细化思想的方式是将这些教学管理工作的每一项都进行深入的步骤归纳研究，分析其中存在的效率损失和原因，并加以改进形成新的合理方案。例如，根据日常处理事务的实际情况，在计算机中建立分类管理的文件集合，建立稳定而又能适应更新的数据库——学生信息库、教师信息库、教务处指导性管理信息集合、科研信息记录、课表历史记录、办公行文表格库等。类似的，办公室大量的行政事务以及学院规章制度、也要加以分类整理，如此，经过精细化信息整理的计算机关联外部设备，并且处于校园网络环境中，形成一个信息处理系统。如果在信息管理上粗疏怠慢，缺乏精细的条理性，势必导致管理活动的效率损失。
管理活动的精细化其实也是信息管理的完善化，只有在对信息实现了合理有序的存储结构和实现合理操作流程的前提下，才能使管理活动在时间和空间分布上合理化。以学院办公室和教务处的书面行文为例，一些学生事项需要二级学院和教务处进行两级审批盖章，审批表上注明“此表一式三份，…”、“本表须在一周内办理完毕”等字样，并且在行文传递中按照规定的时间将该事项处理完毕，未办完的应专档留存以备后用，体现出精细意识和对管理漏洞的程序性控制和防范意识。这里的一个重要取向是管理活动应从依赖管理人员的记忆力转变为强调全面、全程的微观层面的精细构建。
2、管理部门职能定位、人员分工与协作的科学化
实行学院制后，学校的管理重心下移，学院成为了拥有相应权责的管上理实体，作为学院中心枢纽及综合管理部门的学院办公室面临着许多新的挑战，学校各职能部门的工作，如全日制本科生、研究生的教学管理、科研管理、行政管理、后勤保障、人事管理、综合治理、计划生育、校友联络、财务联络等工作，学院都相应地承担，职能的扩大要求人员配备应科学合理。学院办公室在人员配备上，应坚持精简、统一、高效的原则，科学设岗，既要精简人员、避免冗员，也要克服不重视管理的思想，必要的岗位不能缺员。一般的，二级学院办设主任一名，其他人员则根据工作职能设若干秘书岗位，如教学秘书、行政秘书、科研秘书等。在冗员的情况下，往往出现推诿扯皮现象，而在管理人员编制不足的情况下，由于办公室事务头绪多、工作随机性强，工作常常处于疲于应付的状态，管理人员长时间难能对改进工作进行有效的精细思考，这反过来又强化了低水平、低效率的模式，难以提升管理水平。精细思考需要作出系统周密的规划安排，要明确职责，细化流程，要落墨于纸面、落实于规章建制和改进性的行动上。 影響二级学院办公室事务量的因素还有：（1）管理人员自身的经验程度，一个经验老练的管理人员显然能避免许多低级错误和无效率的行为。（2）环境因素，如远离市区的校区日常管理，多有因空间距离造成的不便和额外管理成本，网络设备和线路老化、二级学院办公室自身电脑等设备的陈旧老化等，都会在很多方面降低办公效率，增加许多维修、等待的成本。（3）与其他垂直管理部门和平行部门在管理关系、职能分工和办事程序上的不协调、因规章制度模糊不清而在执行过程中的相互推诿和扯皮以及不严格执行既定程序的行为，都会使管理关系中的各方，包括相关教师、学生和管理人员付出额外的时间、金钱、精力的成本，这些明显都是效率损失。（4）往更大范围看，学院所处的社会环境因素也制约着管理的效率。以上各例说明，管理效率的损失是经常性的，既有物理条件的因素，也有人的因素，其中更重要的是人的观念亟待转变。对此，需要加大物质条件投入力度、合理而细致地对各部门进行职能定位、人员分工。对于管理人员来说，需要更为细致地明确自身岗位责任和相互间分工协作关系，并力求使之科学化、合理化，以精细化的意识将管理的事务分门别类，明确详略主次、职责边界，努力做到不缺位、不越界。
3、日常办公室环境和资源的精细化配置
学院办公室管理的精细化改进离不开日常办公环境的精细设置。办公人员整日忙于应付，往往会疏于办公室环境的精细设置。其实，办公室日常环境有许多细节可以进行细心设置从而提高效率。首先，办公室内设施用具的整体布局考虑要精细安排。办公桌椅沙发、文件柜、记事板、储物柜、电器设施、卫生洁具等的摆放要适合日常使用规律，在布局上区分或体现出办公桌面区、公共等候休息区、文件档案区、储物区、辅助处理区等功能模块，使之具有人本理念，在空间上使得功能区之间转换最合理、最经济，功能区之间相互支撑而非相互障碍。一般来说，办公区和文件档案区应居于办公室里部和临窗口光线充足的空间且二者应联系紧密，休息等候区应靠外并配备长沙发等设施，储物柜和洁具等应居于室内角落空间。此外，要将常用指示工具如课表、通讯表、校历、日历、教室位置显示表等布置于空间上的显著位置，贴于墙面、置于桌面固定一角，分配好桌面的办公物品布局，物品的空间放置要合理并有稳定性。
第二，室内光线、温度、干湿度、空气新鲜度、噪音的调节及地面卫生。光线状况受日光灯具质量影响最大，气温、干湿度通常在高校一般都实现了空调器调节，保持空气清新，需要定时定期打开门窗；噪音来自办公电脑、复印机等设备，合理使用并维护好机器运行可以有效抑制噪音；地面卫生要通过定期清洁实现。这些细节都很小，但能否综合运用好各种资源、并将一些良好措施潜移默化为办公室人员的长期习惯，决定了办公室物理环境质量的好坏，影响着人的心理环境和行为效率。
第三，室内信息流和物流的精细化管理。在管理信息的流动中，精细化思维的一个特殊运用点在于管理人员沟通或信息传递的精细化。管理任务从产生到完成离不开管理信息链的有效形成，信息流从信息链上单向或双向流动，信息链必须可靠，所有相关人员都被链接到这条链路上，成为其中的节点，任何一个节点的信息损耗和失真都会导致整个信息链上的信息扭曲。人员间的信息传递与沟通大多是通过语言、文本等载体，使用包括网络在内的现代通信设备进行。一项任务的语言和文本信息中包含时间、地点、人员、事项、限制性条件等要素。管理人员在信息传递中应养成精细缜密的思维习惯，办事力戒毛躁，加强周密性的同时要增强预见性，杜绝粗疏大意，从而减少不应有的损耗。由于信息管理活动中会产生纸张、笔、墨、装订器材等信息载体和辅助物料的流动和消耗，办公人员还须注意对信息的接收、加工、生成、存储、检索、传递等各环节的精细作业，增强资源利用的有效性。
三、结语
综上所述，高校二级学院办公室是高校基层日常事务运转的中枢单元，是与师生关系最为密切的管理部门，其日常工作效率的高低和提供服务的质量好坏，直接关系到广大师生的切身利益。这一层次也是高校各项政策措施的终端执行层和传感层，承担了信息流、物质流上下传递的管道作用，任务重、事务杂、涉及面广、随机性强。二级学院办公室的工作只有不断强化精细意识、不断反思，化被动为主动、导无序向有序，走科学化、规范化、精细化的道路，为提高效率、增进品质奠定基础性条件，才能适应面临的挑战。
【参考文献】
[1]崔凤珍，崔海波，陈宪明.高校二级学院实施精细化教学管理的探讨[J].教育探索，2014（3）.
[2]赵蓉蓉.浅析高校二级管理制度下如何提高工作效率[J].市场周刊（理论研究），2014（4）.
[3]张伏力.谈高校二级学院办公室的现状及建设路径[J].继续教育研究，2013（6）.
[4]高岩.创新高校教学管理模式，实行精细化二级学院管理[J].理论观察，2014（8）.
Abstract： Elaboration is a kind of attitude， seeking increasing perfection for details. Function as wheel axle of dealing with college affairs， college offices face the pressure from outside and the challenge of increasing the efficiency and improvement of quality. Elaboration， both as one kind of idea and method， serves for the basic conditions of the management improvement. College office staff can make their best on Elaboration in three aspects： collocation for space-time； function setting and division of labor； office articles arrangement.
Key words：Elaboration ，College office， Exploratory research
Title：Elaboration and Exploratory Research on the Management of College Office
Author：Gaoshuo
Organization：School of Law &Political Science， Tianjin Foreign Studies University
【关键词】精细化 二级学院办公室 探索性研究
随着高校办学自主权向二级学院的进一步延伸，由原来的系、部办公室升格而成的二级学院办公室正逐渐承担起更多的管理职能，管理事务涉及面广、综合性强，处于承上接下、左右互联的关键节点位置，可谓是高校事务基层运转的重要中枢。对于二级学院自身来说，它又是本部门的核心办事机构，履行教学、科研和后勤保障等各类管理职能，综合协调本部门日常运转和事务处理，辅助本部门领导决策执行，为本部门师生提供各类服务。在高校事业快速发展的今天，二级学院办公室面临着提高管理效率、提升管理品质的压力和挑战。在不断创新以适应环境快速变化的管理改进过程中，“精细化”是管理改进的基础性条件，不断促进精细化方案的实施，可以大大提升管理水平。
一、精细化：从微观层面寻找规律
精细化首先是一种态度，即人们常说的“精益求精”。作为一种企业管理理念，精细化的努力体现着对卓越品质的追求，是针对传统的粗放管理而提出的企业文化，在这种文化氛围中，对细节的放大和持续改进是反复进行的。例如，日本丰田的生产方式就着眼于杜绝浪费、消除不能给产品和服务的最终用户带来好处的所有活动，不断寻找改进的方法。这就培育了一种精益文化，使得日本一直以来把经济增长建立在质量提升的基础上，最终成为世界经济强国。
精细化还必须是一种方法，在本质上是以把握管理的客体规律为基础的积极调控措施。这就意味着精细化的理念必须依托于一定的手段和方法乃至规则、程序和量化标准，才能切实改变粗放式的管理模式。即，将管理系统进行分解和细节放大、寻求细节特征的内在联系，从而找到有针对性地、最经济合理的改进方法。如同在显微镜下观察生物组织体细胞一样，通过对细胞内部细节的放大观察，科学家就大致掌握了细胞核、细胞壁、细胞质等的活动特性，并對其性状进行描述，在把握细胞活性规律的基础上寻求科学利用的可能性。现代工业进行石油提炼就是一个典型的精细化过程，这取决于其生产机理，即利用原油混合物中不同成分具有不同沸点的原理，通过调控不同的沸点将石油解析出多种产品，生产过程运用计算机控制系统进行调控，在控制系统中充盈着控制规则、数据信息和精确的标准，可以说是对精细化管理颇有意味的物理式映照。
不难理解，精细化思想的内涵在于对所关照系统的微观规律进行探析和把握，并力求在微观层面上进行调节控制、进而获得整体的最佳效能。强调数据化、精确性，不断改进和完善管理流程是其主要特征。可以说，精细化思想从本质上具有科学属性，并与西方现代工业生产的现代性相联系。
二、二级学院办公室管理的精细化探索
当前我国现代化建设从一定意义上说就是现代性的丰富与完善过程，管理必须走向现代化，而承载现代性、科学性的精细化思想与管理的结合是有较普遍意义的。将精细化管理思想引入高校二级学院办公室管理，是改进其管理的必然举措。从实施的角度来看，二级学院办公室管理的精细化过程可以从如下几方面进行改进和完善。
1、管理活动在时空分布上的程序化和合理化
二级学院办公室管理的事务林林总总，大体可划分为教学与科研管理、师资与后勤管理、辅助领导管理等若干方面。各种事务往往在空间上相互交叉、在时间上相互纠结在一起，必须对管理活动进行精细划分，缕出处理不同事务的特定脉络，即在时间和空间上把握事务的全貌以及内在稳定性。高校教育活动有着较强的周期性：一个学年分为两个学期，每个学期又分解为二十个教学周，每学期之前都要安排教学计划、制定课表、预定教材，定期修订教学培养方案，每年定期进行大学英语考试以及各类竞赛等，这些活动在时空分布以及管理主客体关系上具有高度重复性。运用和渗透精细化思想的方式是将这些教学管理工作的每一项都进行深入的步骤归纳研究，分析其中存在的效率损失和原因，并加以改进形成新的合理方案。例如，根据日常处理事务的实际情况，在计算机中建立分类管理的文件集合，建立稳定而又能适应更新的数据库——学生信息库、教师信息库、教务处指导性管理信息集合、科研信息记录、课表历史记录、办公行文表格库等。类似的，办公室大量的行政事务以及学院规章制度、也要加以分类整理，如此，经过精细化信息整理的计算机关联外部设备，并且处于校园网络环境中，形成一个信息处理系统。如果在信息管理上粗疏怠慢，缺乏精细的条理性，势必导致管理活动的效率损失。
管理活动的精细化其实也是信息管理的完善化，只有在对信息实现了合理有序的存储结构和实现合理操作流程的前提下，才能使管理活动在时间和空间分布上合理化。以学院办公室和教务处的书面行文为例，一些学生事项需要二级学院和教务处进行两级审批盖章，审批表上注明“此表一式三份，…”、“本表须在一周内办理完毕”等字样，并且在行文传递中按照规定的时间将该事项处理完毕，未办完的应专档留存以备后用，体现出精细意识和对管理漏洞的程序性控制和防范意识。这里的一个重要取向是管理活动应从依赖管理人员的记忆力转变为强调全面、全程的微观层面的精细构建。
2、管理部门职能定位、人员分工与协作的科学化
实行学院制后，学校的管理重心下移，学院成为了拥有相应权责的管上理实体，作为学院中心枢纽及综合管理部门的学院办公室面临着许多新的挑战，学校各职能部门的工作，如全日制本科生、研究生的教学管理、科研管理、行政管理、后勤保障、人事管理、综合治理、计划生育、校友联络、财务联络等工作，学院都相应地承担，职能的扩大要求人员配备应科学合理。学院办公室在人员配备上，应坚持精简、统一、高效的原则，科学设岗，既要精简人员、避免冗员，也要克服不重视管理的思想，必要的岗位不能缺员。一般的，二级学院办设主任一名，其他人员则根据工作职能设若干秘书岗位，如教学秘书、行政秘书、科研秘书等。在冗员的情况下，往往出现推诿扯皮现象，而在管理人员编制不足的情况下，由于办公室事务头绪多、工作随机性强，工作常常处于疲于应付的状态，管理人员长时间难能对改进工作进行有效的精细思考，这反过来又强化了低水平、低效率的模式，难以提升管理水平。精细思考需要作出系统周密的规划安排，要明确职责，细化流程，要落墨于纸面、落实于规章建制和改进性的行动上。 影響二级学院办公室事务量的因素还有：（1）管理人员自身的经验程度，一个经验老练的管理人员显然能避免许多低级错误和无效率的行为。（2）环境因素，如远离市区的校区日常管理，多有因空间距离造成的不便和额外管理成本，网络设备和线路老化、二级学院办公室自身电脑等设备的陈旧老化等，都会在很多方面降低办公效率，增加许多维修、等待的成本。（3）与其他垂直管理部门和平行部门在管理关系、职能分工和办事程序上的不协调、因规章制度模糊不清而在执行过程中的相互推诿和扯皮以及不严格执行既定程序的行为，都会使管理关系中的各方，包括相关教师、学生和管理人员付出额外的时间、金钱、精力的成本，这些明显都是效率损失。（4）往更大范围看，学院所处的社会环境因素也制约着管理的效率。以上各例说明，管理效率的损失是经常性的，既有物理条件的因素，也有人的因素，其中更重要的是人的观念亟待转变。对此，需要加大物质条件投入力度、合理而细致地对各部门进行职能定位、人员分工。对于管理人员来说，需要更为细致地明确自身岗位责任和相互间分工协作关系，并力求使之科学化、合理化，以精细化的意识将管理的事务分门别类，明确详略主次、职责边界，努力做到不缺位、不越界。
3、日常办公室环境和资源的精细化配置
学院办公室管理的精细化改进离不开日常办公环境的精细设置。办公人员整日忙于应付，往往会疏于办公室环境的精细设置。其实，办公室日常环境有许多细节可以进行细心设置从而提高效率。首先，办公室内设施用具的整体布局考虑要精细安排。办公桌椅沙发、文件柜、记事板、储物柜、电器设施、卫生洁具等的摆放要适合日常使用规律，在布局上区分或体现出办公桌面区、公共等候休息区、文件档案区、储物区、辅助处理区等功能模块，使之具有人本理念，在空间上使得功能区之间转换最合理、最经济，功能区之间相互支撑而非相互障碍。一般来说，办公区和文件档案区应居于办公室里部和临窗口光线充足的空间且二者应联系紧密，休息等候区应靠外并配备长沙发等设施，储物柜和洁具等应居于室内角落空间。此外，要将常用指示工具如课表、通讯表、校历、日历、教室位置显示表等布置于空间上的显著位置，贴于墙面、置于桌面固定一角，分配好桌面的办公物品布局，物品的空间放置要合理并有稳定性。
第二，室内光线、温度、干湿度、空气新鲜度、噪音的调节及地面卫生。光线状况受日光灯具质量影响最大，气温、干湿度通常在高校一般都实现了空调器调节，保持空气清新，需要定时定期打开门窗；噪音来自办公电脑、复印机等设备，合理使用并维护好机器运行可以有效抑制噪音；地面卫生要通过定期清洁实现。这些细节都很小，但能否综合运用好各种资源、并将一些良好措施潜移默化为办公室人员的长期习惯，决定了办公室物理环境质量的好坏，影响着人的心理环境和行为效率。
第三，室内信息流和物流的精细化管理。在管理信息的流动中，精细化思维的一个特殊运用点在于管理人员沟通或信息传递的精细化。管理任务从产生到完成离不开管理信息链的有效形成，信息流从信息链上单向或双向流动，信息链必须可靠，所有相关人员都被链接到这条链路上，成为其中的节点，任何一个节点的信息损耗和失真都会导致整个信息链上的信息扭曲。人员间的信息传递与沟通大多是通过语言、文本等载体，使用包括网络在内的现代通信设备进行。一项任务的语言和文本信息中包含时间、地点、人员、事项、限制性条件等要素。管理人员在信息传递中应养成精细缜密的思维习惯，办事力戒毛躁，加强周密性的同时要增强预见性，杜绝粗疏大意，从而减少不应有的损耗。由于信息管理活动中会产生纸张、笔、墨、装订器材等信息载体和辅助物料的流动和消耗，办公人员还须注意对信息的接收、加工、生成、存储、检索、传递等各环节的精细作业，增强资源利用的有效性。
三、结语
综上所述，高校二级学院办公室是高校基层日常事务运转的中枢单元，是与师生关系最为密切的管理部门，其日常工作效率的高低和提供服务的质量好坏，直接关系到广大师生的切身利益。这一层次也是高校各项政策措施的终端执行层和传感层，承担了信息流、物质流上下传递的管道作用，任务重、事务杂、涉及面广、随机性强。二级学院办公室的工作只有不断强化精细意识、不断反思，化被动为主动、导无序向有序，走科学化、规范化、精细化的道路，为提高效率、增进品质奠定基础性条件，才能适应面临的挑战。
【参考文献】
[1]崔凤珍，崔海波，陈宪明.高校二级学院实施精细化教学管理的探讨[J].教育探索，2014（3）.
[2]赵蓉蓉.浅析高校二级管理制度下如何提高工作效率[J].市场周刊（理论研究），2014（4）.
[3]张伏力.谈高校二级学院办公室的现状及建设路径[J].继续教育研究，2013（6）.
[4]高岩.创新高校教学管理模式，实行精细化二级学院管理[J].理论观察，2014（8）.
Abstract： Elaboration is a kind of attitude， seeking increasing perfection for details. Function as wheel axle of dealing with college affairs， college offices face the pressure from outside and the challenge of increasing the efficiency and improvement of quality. Elaboration， both as one kind of idea and method， serves for the basic conditions of the management improvement. College office staff can make their best on Elaboration in three aspects： collocation for space-time； function setting and division of labor； office articles arrangement.
Key words：Elaboration ，College office， Exploratory research
Title：Elaboration and Exploratory Research on the Management of College Office
Author：Gaoshuo
Organization：School of Law &Political Science， Tianjin Foreign Studies University