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摘 要：近年来，随着电子信息技术的迅猛发展和网络科技在各个领域的普及应用，传统的高校档案管理模式面对巨大发展机遇的同时，也面临着严峻的挑战，高校档案数字化、电子档案管理规范化已成为档新型案管理模式的必然选择，本文从多个角度通过对高校档案管理的必要性、高校档案管理信息化建设所面临的困难加以分析，对高校档案管理的数字化建设提出建议，以求能够使高校的档案管理工作更好地为高校的教学、科研、管理工作服务。
关键词：高校；档案管理；信息化
所谓档案管理信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为中心向以档案信息为重心的转变过程[1]。高校中的各种档案资料是高校发展过程中各项工作的真是记录，对高校未来的发展具有极其重大的参考借鉴意义。因此高校档案管理的信息化建设具有极其深远的意义。
一、 高校档案管理信息化建设的重要意义
1.能够显著提升档案信息的保存性
档案需要长期保存，纸质档案在这一性质上存在着先天性的不足，诸如纸张容易受潮发生霉变、虫蚀鼠咬等对档案造成破坏，另外档案长时间的被反复借阅，也不可避免的对纸质档案造成了一定的磨损或遗失，这些都是纸质档案管理面对的问题[2]。而档案的信息化建设则很好的解决了这一问题。在档案的信息化管理下，各种资料转化成数字信息存入计算机之后将可永久保存，所有档案通过网上借阅，有效的降低了档案磨损和遗失的可能性。
2.能够降低档案的管理维护成本
高校档案涉及范围极广，包含人事档案、教学档案、财务档案、后勤档案等各方各面的档案信息，不但门类多样，而且数量极其庞大，档案管理部门需要投入大量的人力物力对档案进行保管。档案的数字化、信息化建设，通过对传统档案进行数字化处理，以数字化的形式进行存储，利用计算机系统进行管理，形成电子信息数据库，能够有效地降低档案资料的管理维护成本。
3.能够大大提升档案资料的服务性属性
高校档案是对高校发展过程真实、客观的记录，对高校未来的发展具有重要的借鉴价值，而旧有的档案受限于存储方式的局限[3]，在时间、空间上都限制了档案的查询借阅功能的发挥，而随着档案管理的信息化，这一问题将得到改善，只要取得相关檔案的借阅权限，在任何时间任何地点都能查询到自己需要的档案信息，能够提供更加完善的档案信息服务。
二、 高校档案管理信息化建设所面临的困难
1.需要大量基础设施建设，资金难以筹集
计算机与互联网是档案管理信息化建设的根本，而与之相关的硬件设施如计算机、交换机、存储器、服务器的购置和软件技术诸如数据库管理系统、信息安全系统的开发都需要大量的资金投入。大部分高校都缺乏足够的资金筹集渠道来解决这一问题。
2.档案信息安全问题尤为值得关注
与传统的纸质档案相比，数字化档案具有保存性更强，安全性更高的特点，然而并不能保证不会出现因软件或硬件的故障以及人为操作的失误导致的档案信息损坏或者遗失，更重要的问题是病毒和黑客对档案系统的侵袭，虽然防火墙和杀毒软件能够有效的对侵袭进行拦截，但依然不可能完全避免网络中的非法入侵。如何保证档案信息不被非法用户获得，是档案信息安全面临的首要问题。
3.对工作人员的业务能力和工作素质提出了更高的要求
目前，各高校档案管理工作人员的整体素质参差不齐，尤其缺少既精通计算机技术、网络技术又具有档案管理知识的复合型人才，工作人员的专业素质难以适应信息化发展的要求，工作人员整体素质需要进一步提高。
4.规范化标准化进程相对滞后
受传统观念影响，档案管理部门一直披着一层神秘的面纱，档案管理工作往往具有共享性差的特点，各个高校往往都有一套自己的档案管理系统，各自的档案管理工作缺乏一个统一性的标准。要实现档案信息的共享，为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，就必须实现档案管理信息化的规范化标准。
三、 对高校档案管理信息化建设的建议
1.拓展资金渠道，巩固档案管理信息化建设的根基
档案管理信息化建设是一项项目周期长、投入资金大、成果见效慢的长期性工作，而相关资金的投入则是信息化建设的基础，要实现档案信息化需要采取多种方式拓展资金渠道。首先，高校要向相关领导部门反映实际情况，引起领导重视，增加这一领域的财政性拨款。其次，高校要多方筹集资金，可以利用相关的数据库资源和高校网络平台提供有偿的社会服务，一定程度上也能缓解经费不足的问题。
2.加强档案管理安全防卫，确保档案信息安全
档案管理信息化建设中存在着档案使用权限的问题，而网络自身存在着诸多安全性隐患，诸如管理程序自身的漏洞、病毒的侵袭、黑客的恶意攻击等等，加强档案管理的安全防御是档案管理信息化建设的必然选择。首先，相关工作人员要遵循相关信息安全的法律法规和单位的规章制度，增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。其次，要不断增强安全防护技术，升级诸如防火墙、隔离卡等相关软硬件设施。
3.强化档案管理队伍建设，提升工作人员整体素质
在信息化高度发达的当今社会，任何工作都应该以人为本，档案管理部门也不例外，要不断加强对档案管理部门工作人员的继续教育、培训，重点培养其相关的计算机技术、信息网络技术方面的能力，使其自身的工作能力能够达到档案管理信息化建设的要求。同时要不断地优化人员结构，吸引高水平人才加入。
4.建立健全统一标准，全面推进标准化进程
建立适用于各个单位间进行信息传输、管理的统一标准，诸如网络传输标准、计算机系统标准等，使得电子档案信息在各单位、各部门之间的传输能够做到相互协调、相互衔接，以此来提升档案信息的资源共享率。
参考文献：
[1]高力.高校档案管理信息化建设的思考.中外企业家[J]，2011（5）.
[2]马海涛.高校档案管理信息化建设探析.山东教育学院学报[J]，2008（4）.
[3]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设.现代情报[J]，2007（6）.
关键词：高校；档案管理；信息化
所谓档案管理信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为中心向以档案信息为重心的转变过程[1]。高校中的各种档案资料是高校发展过程中各项工作的真是记录，对高校未来的发展具有极其重大的参考借鉴意义。因此高校档案管理的信息化建设具有极其深远的意义。
一、 高校档案管理信息化建设的重要意义
1.能够显著提升档案信息的保存性
档案需要长期保存，纸质档案在这一性质上存在着先天性的不足，诸如纸张容易受潮发生霉变、虫蚀鼠咬等对档案造成破坏，另外档案长时间的被反复借阅，也不可避免的对纸质档案造成了一定的磨损或遗失，这些都是纸质档案管理面对的问题[2]。而档案的信息化建设则很好的解决了这一问题。在档案的信息化管理下，各种资料转化成数字信息存入计算机之后将可永久保存，所有档案通过网上借阅，有效的降低了档案磨损和遗失的可能性。
2.能够降低档案的管理维护成本
高校档案涉及范围极广，包含人事档案、教学档案、财务档案、后勤档案等各方各面的档案信息，不但门类多样，而且数量极其庞大，档案管理部门需要投入大量的人力物力对档案进行保管。档案的数字化、信息化建设，通过对传统档案进行数字化处理，以数字化的形式进行存储，利用计算机系统进行管理，形成电子信息数据库，能够有效地降低档案资料的管理维护成本。
3.能够大大提升档案资料的服务性属性
高校档案是对高校发展过程真实、客观的记录，对高校未来的发展具有重要的借鉴价值，而旧有的档案受限于存储方式的局限[3]，在时间、空间上都限制了档案的查询借阅功能的发挥，而随着档案管理的信息化，这一问题将得到改善，只要取得相关檔案的借阅权限，在任何时间任何地点都能查询到自己需要的档案信息，能够提供更加完善的档案信息服务。
二、 高校档案管理信息化建设所面临的困难
1.需要大量基础设施建设，资金难以筹集
计算机与互联网是档案管理信息化建设的根本，而与之相关的硬件设施如计算机、交换机、存储器、服务器的购置和软件技术诸如数据库管理系统、信息安全系统的开发都需要大量的资金投入。大部分高校都缺乏足够的资金筹集渠道来解决这一问题。
2.档案信息安全问题尤为值得关注
与传统的纸质档案相比，数字化档案具有保存性更强，安全性更高的特点，然而并不能保证不会出现因软件或硬件的故障以及人为操作的失误导致的档案信息损坏或者遗失，更重要的问题是病毒和黑客对档案系统的侵袭，虽然防火墙和杀毒软件能够有效的对侵袭进行拦截，但依然不可能完全避免网络中的非法入侵。如何保证档案信息不被非法用户获得，是档案信息安全面临的首要问题。
3.对工作人员的业务能力和工作素质提出了更高的要求
目前，各高校档案管理工作人员的整体素质参差不齐，尤其缺少既精通计算机技术、网络技术又具有档案管理知识的复合型人才，工作人员的专业素质难以适应信息化发展的要求，工作人员整体素质需要进一步提高。
4.规范化标准化进程相对滞后
受传统观念影响，档案管理部门一直披着一层神秘的面纱，档案管理工作往往具有共享性差的特点，各个高校往往都有一套自己的档案管理系统，各自的档案管理工作缺乏一个统一性的标准。要实现档案信息的共享，为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，就必须实现档案管理信息化的规范化标准。
三、 对高校档案管理信息化建设的建议
1.拓展资金渠道，巩固档案管理信息化建设的根基
档案管理信息化建设是一项项目周期长、投入资金大、成果见效慢的长期性工作，而相关资金的投入则是信息化建设的基础，要实现档案信息化需要采取多种方式拓展资金渠道。首先，高校要向相关领导部门反映实际情况，引起领导重视，增加这一领域的财政性拨款。其次，高校要多方筹集资金，可以利用相关的数据库资源和高校网络平台提供有偿的社会服务，一定程度上也能缓解经费不足的问题。
2.加强档案管理安全防卫，确保档案信息安全
档案管理信息化建设中存在着档案使用权限的问题，而网络自身存在着诸多安全性隐患，诸如管理程序自身的漏洞、病毒的侵袭、黑客的恶意攻击等等，加强档案管理的安全防御是档案管理信息化建设的必然选择。首先，相关工作人员要遵循相关信息安全的法律法规和单位的规章制度，增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。其次，要不断增强安全防护技术，升级诸如防火墙、隔离卡等相关软硬件设施。
3.强化档案管理队伍建设，提升工作人员整体素质
在信息化高度发达的当今社会，任何工作都应该以人为本，档案管理部门也不例外，要不断加强对档案管理部门工作人员的继续教育、培训，重点培养其相关的计算机技术、信息网络技术方面的能力，使其自身的工作能力能够达到档案管理信息化建设的要求。同时要不断地优化人员结构，吸引高水平人才加入。
4.建立健全统一标准，全面推进标准化进程
建立适用于各个单位间进行信息传输、管理的统一标准，诸如网络传输标准、计算机系统标准等，使得电子档案信息在各单位、各部门之间的传输能够做到相互协调、相互衔接，以此来提升档案信息的资源共享率。
参考文献：
[1]高力.高校档案管理信息化建设的思考.中外企业家[J]，2011（5）.
[2]马海涛.高校档案管理信息化建设探析.山东教育学院学报[J]，2008（4）.
[3]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设.现代情报[J]，2007（6）.