节约型机关的物业管理模式研究

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  摘要:政府机关资产实行物业管理是其走向市场化的重要步骤之一,是时代发展的必然趋势,但由于其特殊的性质,在物业管理方面还存在诸多限制。但随着时代的进步与执政理念的提升,国有资产现有管理模式必然会发生改变,而如何实现其高效管理,提升固定资产使用率并保持长期利益,是当前以及未来我国政府机关单位必须要解决的问题。
  关键词:节约型;物业管理;模式
  一、当前政府物业管理的三种模式
  (一)政府集中统一管理
  在诸多国家针对政府资产均成立了专业的管理部门或机构,实现统一管理、采购、维修、保洁、报废与更新等,以保障政府机关单位的正常运转。例如,在我国负责此项的工作的为后勤管理部门;在加拿大公共工程与政府服务部下属的物业服务局是加拿大物业管理组织最齐全且历史最悠久的管理机构,负责政府后期管理工作,提供各类现代物业管理服务。
  (二)市场化运作模式与专业企业化管理
  本着降低政府运行的成本以及政府职能的发挥更具针对性和有效性,只做重点要做和应该要做的事前的准则,政府机关办公用房以及闲置房屋等可以委托专业物业管理企业进行专业规范管理,以减少政府财政支出且已取得显著效果。例如,1992年奥地利成立了联邦不动产公司(BIG)以市场经济的运作模式,对联邦政府机构使用的不动产进行统一管理。实践表明这种模式取得了巨大成功带来了很大的益处。其一,在市场经济当中其价格是透明的,政府机关单位就可以做出精确的经费预算;其二,实现物业管理之后,各单位要自行承担物业费用,进而迫使其从实际出发考虑成本效益以平衡收支,提高不动产以及财政的使用效率;其三,大多机关单位拥有闲置房产,可通过物业管理公司对外进行出租以获取经营收益,不仅提升了不动产的使用率而且在一定程度上增加财政收入,利于缓解财政压力。
  (三)政府管理与市场化运作模式
  综合国内外政府机关单位物业管理的案例可以得出已有专门的机构负责管理政府性资产,在实际运作中完全由管理机构负责,政府进行指导,充分体现了利用社会资源,实现社会化运作的模式。美国在此方面运作较为成熟,联邦总服务局统一管理联邦政府性资产,联邦政府通过与前者之间签订合同以获得专业物业管理服务和专业人才管理,尤其是在办公大楼的维护方面均是通过此方式聘请专业人士管理以保障办公区的正常稳定运转。在我国香港,政府性物业同样实行市场化运作,由政府产业署按照市场经济的原则统一进行管理和经营。因其代表的是政府,因而大都是通过公开招标的方式来挑选专业物业管理公司,并根据双方现状拟定合同文本,达成物业管理服务。
  二、政府物业管理的特点
  (一)服务保密性
  保密性是物业管理服务的基本内容之一,由于机关单位的特殊性在日常工作中难免会遇到需要高度保密的内容,尤其省会城市与直辖市等,涉及到国际机密的事情较多。因此,作为国际政府机关单位的物业管理人员,遇到此类事件的概率较大,做好保密工作至关重要。
  首先,物业管理单位要针对政府机关的特殊性向从业人员进行严格的筛查和保密相关内容的培训,不定期的开展内部审查与思想教育;其次,在具体工作上也应该有相应的措施,比如在入室保洁工作时应该做登记,有条件的应该实行“双人以上人员同时上岗制度”;最后,还要制定完善的员工手册和奖惩制度,这样才能从多方面、全方位有效地进行保密性服务。
  (二)服务多样性
  服务的多样性是物业管理的重要特征之一,不论是政府机关物业管理还是一般企业与民宅的物业管理,其服务内容均是多样的。通常物业管理服务内容主要有以下方面:设备保养、环境绿化、保洁卫生、门卫保安等基础内容,但在机关单位可能还需负责会议、餐饮、放映等服务。
  会议服务是物业管理中重要组成部分,在机关单位是必不可少的,更是考验物业管理单位能力的重要环节。在会议服务中涉及的环节较多,会场安排、会场布置、茶水的准备、会议上可能出现的问题或紧急情况的处理等,都需要物业管理部门精心筹划并落实到实处,保障会议的顺利进行。同时,在筹划中要根据会议的规模、性质、内容等进行针对性的筹划。
  餐饮服务从严格意义上来说并不属于物业管理的范围之内,但由于机关单位的特殊性以及从物业管理全方位服务层次而言,餐饮服务正体现出了机关单位物业管理的多样性。然而,要将餐饮服务做到面面俱到,各方满意却并非易事,所谓众口难调,还需要在工作中多方研究。
  但是如果物业管理企业能够从餐饮服务管理上下手,制定严格的服务制度,不仅从饭菜上下功夫,而且注重食堂的用餐服务,一旦有了这种双管齐下的服务,一定会使机关业主满意,得到他们的认可,而这也将成为物业管理企业与同行竞争的一张王牌。
  (三)沟通的重要性
  政府机关物业管理服务的第三个特点就是沟通的重要性。做好服务,沟通甚为重要。俗话说“知己知彼,百战不殆”,这就要求物业管理人员想业主所想,做业主想做。机关的工作往往是具有连贯性的,很多事情是一环扣一环地进行的,如果物业管理企业没有和机关业主做好良好的沟通,不能全方位地了解情况,就不可能提供完善有效的服务。如果一件事情被耽误,可能会导致很多后续的工作无法正常进行。这样一来,其结果可能不是单纯的物业管理企业服务不到位的问题,还可能严重影响或阻礙机关的正常工作,这样怎么让机关再选用物业管理企业为其服务?所以,物业管理企业在管理过程中一定要做好与机关领导的沟通工作,不仅物业管理领导要和机关领导沟通,物业管理企业各部门的工作人员均应做好沟通工作,这样才能保证物业管理工作的万无一失。
  三、对节约型政府物业管理模式的建议
  (一)向政府物业管理市场化方向迈进
  物业管理属于市场行为,机关单位物业管理同样应遵循市场经济规律与原则,走向市场化,尝试与专业的物业管理公司合作,当前已经有先行者。如处于改革开放前沿阵地的深圳,其住宅局以及海关所属的楼宇已委托莲花物业进行管理、国家建设部大院则被万科物业接管。虽有先行者但就全国整体而言属于沧海一粟,规模化与市场化十分有限,机关单位市场化物业管理还有诸多单位停留着传统的后勤管理模式之中,参与市场化经营、管理、竞争的积极性极其微弱,甚至存在抵触心理。此外,大多数单位办公用房的建设和分配还没有完全市场化,只是将物业的后期管理转交给了社会。因此应加大政府物业管理市场化的步伐,以提高政府物业管理的效率。
  (二)制定完善的法律制度
  法律的缺失不仅为违纪违法行为提供了温床而且阻碍了依法执政,物业管理乱象横生与执法困难的根本原因在于相关法律法规的不完善,因此根据现状,立足长远建立完备的、统一的、有效的机关单位物业管理法规势在必行。尤其是在由后勤管理转向物业管理阶段,极易引起诸多纠纷,加强立法使物业管理走向法制化轨道是相关单位应首要解决的问题。
  (三)厉行节约,提高政府物业使用效率
  虽然当前我国经过改革开放社会经济取得了巨大飞越,但依旧处于社会主义初级阶段,资源紧张、供需矛盾、财政收支等还需要很长一段时间去改善。而政府机关与事业单位固定资产使用率偏低的现象依旧存在,财政支出的困境依然是主要焦点之一,因此强化物业管理成本效益至关重要。将固定资产的购置、使用维修、管理、报废更新等方面纳入制度化、规范化的轨道。可以避免和减少固定资产购置的随意性盲目性。从而避免闲置浪费现象的发生,提高固定资产的使用率。另外。在公共产物的使用上,要充分依靠社会资源,尽量减少政府自购资产的数量。有效地减少财政支出。
  参考文献:
  [1]张长国.政府小区物业管理的特殊难点[J].现代物业,2009年第10期
  [2]许之珊.权属与物业管理[J].中外房地产导报,2001年第23期
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