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高等学校肩负着培养社会主义现代化建设人才，提高全民族的思想道德和科学文化水平的重要任务。而学院是学校二级教学单位， 院办公室是在主任领导下，在学院的教学与管理中起着一个桥梁的作用；向上接受、落实，向下要布置、督促，对内要管理、服务，对外要接待、外联等等；另外，在全院教学、科研、教职工管理中，需要协调左右，为领导服务，为机关服务，为群众服务，因此做好院办公室的管理工作显得十分重要。
1 高校院系办公室的工作特点
高校院系办公室处于学院行政中枢位置，具有综合情况、协调关系、办事服务的职责，是协助院领导贯彻落实党以及学校的方针政策，处理事务的办事部门。因此院系办公室的工作具有自身的特点：
（1）综合性。院系办公室是一个综合性的行政部门，要承担院系的教学管理、科研核算、信息反馈、学生信息统计、对外联络与安排，人事安排，经费支出规划、会议组织、文稿草拟、机要文印、信件收发等各项工作。这样就决定院系办公室在高校管理工作中的综合职能。
（2）协调性。由于办公室是是各种信息的聚集地和中转站， 在上传下达中起着桥梁纽带的作用。实际工作中，高校院系办公室既接触领导又接触员工，既接触教师又接触学生，同时还要接触不同的专业。在教学科研人员与管理人员、教学科研任务与管理之间，上级领导与下级职员之间往往存在一些矛盾与意见不统一，因此，要达到思想统一、步调统一，就需要院系办公室人员妥善安排、科学处理，做到相互支持、配合、理解的工作目的。
（3）辅助性。院系办公室从事领导性质的工作，但不担任领导工作，在教学行政管理工作中起到辅助作用。办公室工作人员在整个行政管理过程中是助手的角色，可以辅佐领导决策，但不能代替领导。办公室工作是因有领导活动、管理活动的存在而存在，社会在进步，知识在更新，信息量不断扩大，我们的领导者每天既要忙于自身的科研与教学，又要担任学院的行政事务，领导者不是神，不可能事事处处都有能力考虑，为了辅助领导处理好各方面的事务，这就要求办公室工作人员主动收集有关的各种信息， 并对收集到的信息进行整理、分析、判断， 去伪存真， 及时、准确地为领导提供决策依据，在不越权、越职的前提下，正确领会领导的意图，实时地在领导决策时，提出真知灼见。
（4）服务性。服务是工作的出发点，也是工作的最终目的。本着全心全意为人民服务的宗旨，努力做好自己的工作，为各方面的人群提供服务，为领导提供政策、信息服务；为机关内部各部门服务；为群众服务，确保内外、上下的信息畅通。
2 高校院系办公室的工作思路
（1）树立全局观念。院系办公室作为学院一个综合部门与服务窗口， 其性质和学院其他职能部门有着本质的区别，主要体现在协调与服务性上， 办公室主要是加强部门之间的协调，为领导和教学、领导决策、全院师生、院其他部门服务，为完成学院各项教学管理工作服务。站在全局的高度， 听取各方意见， 通盘考虑， 综合权衡， 才能提出比较公正、合理的方案， 减少矛盾， 避免纰漏。
（2）增强主动性。办公室工作的辅助性质决定了其工作的被动性， 很容易使人进入一种算珠盘不拨不动的状态，要想做好办公室工作， 就必须发挥自身的主动性，凡事想在领导前，问题想在前， 把工作做在前，善于在被动中求主动， 变被动为主动。积极适应领导的工作思路与办事风格，想领导之所想， 谋领导之所谋，主动做好超前服务。努力克服传统观念、旧的思维方式和工作中的惰性， 增强工作的主动性，同时注意做到到位而不越位， 参谋而不掺和， 尽力避免因对各种问题处理不当给工作带来的麻烦和被动。
（3）提高办事效率。办公室的工作纷繁复杂，看似无序但其背后也是有规律可循的，认真探索并抓住这些规律， 就会实现由无序向有序转化， 收到事半功倍的效果。办公室工作的运转大致有两类：一是确定性的， 二是非确定（下转第193页）（上接第191页）性的。对于确定性的工作，只要在总结经验的基础上， 制定出规范化的制度， 然后照章行事， 就能形成有序的运行机制；对于非确定性的工作， 主要指应急的事件和突发事件的处理等，要有灵活应变能力， 要分清轻重缓急、合理运用时间、调动大家的积极性。这样工作再重、再急、再难， 也可做到井然有序。既保证按时完成任务， 又做到忙而不乱。
3 高校院系办公室人员的素质培养
办公室工作是由党的思想政治工作、教学科研以及行政管理工作的组成的，为了更好完成院系办公室的各项工作，办公人员的各项素质培养至关重要。
首先是政治素质培养。由于办公室人员既要和领导打交道，也要和员工打交道、还要和学生打交道，日常事务性工作很繁杂，很容易影响工作人员对一些事物的判断与处理。因此，掌握一定的政治理论显得很重要，在大是大非问题上保持清醒的头脑，具有坚定的政治立场和鉴别能力，平时多关注时事，注重学习与贯彻党的方针政策与国家的相关法律法规。要勇于承担责任，自觉维护领导的权威，维护单位集体的形象。这样，即使外部条件怎么变化与诱惑，都能以不变应万变来适应所承担的工作。
其次是业务素质的培养。办公室的性质就是一个综合性的管理部门，工作人员如果没有很强的业务素质，会很难胜任。努力加强文化知识学习和提高工作技能，刻不容缓。我们服务的对象都是较高层次的知识分子，国家科学技术水平和高等教育事业发展迅速，为了跟上时代的步伐，不造成与服务对象沟通障碍，努力学习一些学科的基本知识、管理知识和公关礼仪知识，很有必要。在技能方面要求在熟知工作性质和要求情况下，学好公文写作、行政与后勤管理，善于建立自己的信息渠道，收集信息，并能迅速处理信息，及时准确上传下达，分清轻重缓急，有计划、有组织，做到忙而不乱，繁而不杂，疏而不漏，有条不紊。
最后是身心素质的培养。 要求院系办公室人员有一个健康的体魄和良好的心态，有高度的热情与宽宏大量的胸怀，这是每一位劳动者充分发挥其潜能的关键。院系办公室工作十分繁杂，牵涉面比较广，许多的工作都是直接面对领导和师生，在其间，总会发生不协调的事情，有表扬，也有批评与指责，这就需要办公室同志平时就养成良好的心理素质，处之以泰然，以平和的心态来面对事与人，心胸坦荡，多做自我批评。
总之，办公室作为学院服务窗口，在懂得办公室工作的特性的情况下，加强自身素养培养，理清办事思路是作为办公室工作人员必不可少的， 这样才能全心全意为领导、 为老师、 为学生服务，以塑造系办公室的良好形象。
参考文献
[1] 冒荣，刘义恒.高等学校管理学[M].南京:南京大学出版社，1998.
[2] 吴军，叶云.系办公室管理工作探讨[J].广东药学院学报，2004(4):434-439.
[3] 李旭兰，王金明.强化管理职能，提高管理水平[J].潍坊教育学院学报，2003(4):24-26.
1 高校院系办公室的工作特点
高校院系办公室处于学院行政中枢位置，具有综合情况、协调关系、办事服务的职责，是协助院领导贯彻落实党以及学校的方针政策，处理事务的办事部门。因此院系办公室的工作具有自身的特点：
（1）综合性。院系办公室是一个综合性的行政部门，要承担院系的教学管理、科研核算、信息反馈、学生信息统计、对外联络与安排，人事安排，经费支出规划、会议组织、文稿草拟、机要文印、信件收发等各项工作。这样就决定院系办公室在高校管理工作中的综合职能。
（2）协调性。由于办公室是是各种信息的聚集地和中转站， 在上传下达中起着桥梁纽带的作用。实际工作中，高校院系办公室既接触领导又接触员工，既接触教师又接触学生，同时还要接触不同的专业。在教学科研人员与管理人员、教学科研任务与管理之间，上级领导与下级职员之间往往存在一些矛盾与意见不统一，因此，要达到思想统一、步调统一，就需要院系办公室人员妥善安排、科学处理，做到相互支持、配合、理解的工作目的。
（3）辅助性。院系办公室从事领导性质的工作，但不担任领导工作，在教学行政管理工作中起到辅助作用。办公室工作人员在整个行政管理过程中是助手的角色，可以辅佐领导决策，但不能代替领导。办公室工作是因有领导活动、管理活动的存在而存在，社会在进步，知识在更新，信息量不断扩大，我们的领导者每天既要忙于自身的科研与教学，又要担任学院的行政事务，领导者不是神，不可能事事处处都有能力考虑，为了辅助领导处理好各方面的事务，这就要求办公室工作人员主动收集有关的各种信息， 并对收集到的信息进行整理、分析、判断， 去伪存真， 及时、准确地为领导提供决策依据，在不越权、越职的前提下，正确领会领导的意图，实时地在领导决策时，提出真知灼见。
（4）服务性。服务是工作的出发点，也是工作的最终目的。本着全心全意为人民服务的宗旨，努力做好自己的工作，为各方面的人群提供服务，为领导提供政策、信息服务；为机关内部各部门服务；为群众服务，确保内外、上下的信息畅通。
2 高校院系办公室的工作思路
（1）树立全局观念。院系办公室作为学院一个综合部门与服务窗口， 其性质和学院其他职能部门有着本质的区别，主要体现在协调与服务性上， 办公室主要是加强部门之间的协调，为领导和教学、领导决策、全院师生、院其他部门服务，为完成学院各项教学管理工作服务。站在全局的高度， 听取各方意见， 通盘考虑， 综合权衡， 才能提出比较公正、合理的方案， 减少矛盾， 避免纰漏。
（2）增强主动性。办公室工作的辅助性质决定了其工作的被动性， 很容易使人进入一种算珠盘不拨不动的状态，要想做好办公室工作， 就必须发挥自身的主动性，凡事想在领导前，问题想在前， 把工作做在前，善于在被动中求主动， 变被动为主动。积极适应领导的工作思路与办事风格，想领导之所想， 谋领导之所谋，主动做好超前服务。努力克服传统观念、旧的思维方式和工作中的惰性， 增强工作的主动性，同时注意做到到位而不越位， 参谋而不掺和， 尽力避免因对各种问题处理不当给工作带来的麻烦和被动。
（3）提高办事效率。办公室的工作纷繁复杂，看似无序但其背后也是有规律可循的，认真探索并抓住这些规律， 就会实现由无序向有序转化， 收到事半功倍的效果。办公室工作的运转大致有两类：一是确定性的， 二是非确定（下转第193页）（上接第191页）性的。对于确定性的工作，只要在总结经验的基础上， 制定出规范化的制度， 然后照章行事， 就能形成有序的运行机制；对于非确定性的工作， 主要指应急的事件和突发事件的处理等，要有灵活应变能力， 要分清轻重缓急、合理运用时间、调动大家的积极性。这样工作再重、再急、再难， 也可做到井然有序。既保证按时完成任务， 又做到忙而不乱。
3 高校院系办公室人员的素质培养
办公室工作是由党的思想政治工作、教学科研以及行政管理工作的组成的，为了更好完成院系办公室的各项工作，办公人员的各项素质培养至关重要。
首先是政治素质培养。由于办公室人员既要和领导打交道，也要和员工打交道、还要和学生打交道，日常事务性工作很繁杂，很容易影响工作人员对一些事物的判断与处理。因此，掌握一定的政治理论显得很重要，在大是大非问题上保持清醒的头脑，具有坚定的政治立场和鉴别能力，平时多关注时事，注重学习与贯彻党的方针政策与国家的相关法律法规。要勇于承担责任，自觉维护领导的权威，维护单位集体的形象。这样，即使外部条件怎么变化与诱惑，都能以不变应万变来适应所承担的工作。
其次是业务素质的培养。办公室的性质就是一个综合性的管理部门，工作人员如果没有很强的业务素质，会很难胜任。努力加强文化知识学习和提高工作技能，刻不容缓。我们服务的对象都是较高层次的知识分子，国家科学技术水平和高等教育事业发展迅速，为了跟上时代的步伐，不造成与服务对象沟通障碍，努力学习一些学科的基本知识、管理知识和公关礼仪知识，很有必要。在技能方面要求在熟知工作性质和要求情况下，学好公文写作、行政与后勤管理，善于建立自己的信息渠道，收集信息，并能迅速处理信息，及时准确上传下达，分清轻重缓急，有计划、有组织，做到忙而不乱，繁而不杂，疏而不漏，有条不紊。
最后是身心素质的培养。 要求院系办公室人员有一个健康的体魄和良好的心态，有高度的热情与宽宏大量的胸怀，这是每一位劳动者充分发挥其潜能的关键。院系办公室工作十分繁杂，牵涉面比较广，许多的工作都是直接面对领导和师生，在其间，总会发生不协调的事情，有表扬，也有批评与指责，这就需要办公室同志平时就养成良好的心理素质，处之以泰然，以平和的心态来面对事与人，心胸坦荡，多做自我批评。
总之，办公室作为学院服务窗口，在懂得办公室工作的特性的情况下，加强自身素养培养，理清办事思路是作为办公室工作人员必不可少的， 这样才能全心全意为领导、 为老师、 为学生服务，以塑造系办公室的良好形象。
参考文献
[1] 冒荣，刘义恒.高等学校管理学[M].南京:南京大学出版社，1998.
[2] 吴军，叶云.系办公室管理工作探讨[J].广东药学院学报，2004(4):434-439.
[3] 李旭兰，王金明.强化管理职能，提高管理水平[J].潍坊教育学院学报，2003(4):24-26.