随着电子技术的迅猛发展和推广,计算机技术在档案工作中的应用范围越来越广泛,几乎覆盖了档案工作的全过程和大部分工作环节。这就使档案工作由纸质到光电介质载体发生了飞跃,从而给档案管理工作带来了新的机遇和挑战。如何面对电子档案的优点与不足,使档案工作在网络化、数字化的环境中生存与发展,已成为档案管理工作中面临的问题。笔者试从电子档案的特点出发,比较纸质档案和电子档案管理中存在的不同,以探讨现代技术下电子档案的管理现状。
　　一、 纸质档案与电子档案的特点
　　由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要,人们把日后仍需考查的材料有意识地留存下来,这样文书就转化为档案了。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式储于磁带、磁盘、光盘等载体中,通过计算机进行阅读、编辑、传输、存储等处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件是伴随着计算机技术的产生而出现的,是无纸化、自动化办公的直接产物,进入电子时代后将是办公的主角。随着办公自动化的发展和深化,过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文,以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等,都可用电子计算机制作形成。电子文件大量的产生必然会逐渐改变传统纸质文件的主导地位。为了保存历史,为社会主义现代化建设服务,大量具有保存价值的电子文件必将转化为电子档案进行保存,以备提供利用。面对这一新的发展形势,我们必须及时采取应对策略,保证电子档案的长期保存,为社会主义各项事业服务。
　　二、 纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别
　　目前,由于技术力量和实践经验等各方面的原因,电子档案的保护技术和纸质档案相比显得很不成熟,它们在管理中存在以下区别:(1)纸质档案与电子档案归档时间的区别。传统纸质档案的归档时间一般规定,在文件形成后第二年的上半年向本单位档案管理部门移交,以备查考利用。电子文件可以在文件办理完毕后随时归档,由形成文件的各科室通过网络传送的方式传送给本单位的档案管理部门,并履行必要的交接手续,形成交接文据。由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案的分类号,设定访问的限制和级别,以便将来用户查找、利用。随时归档的好处,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率;另一方面也符合电子文件自身的特点,方便快捷,同时还可以避免档案的流失和遭受病毒的破坏。(2)纸质档案与电子档案的归档方式不同。现在传统纸质档案归档采取的是“一事一卷软卷皮、用盒装”的方法,尽管比过去的立“厚卷”的方法有所改进,但仍然存在着文件分类难、程序多、要求细、工作量大等弊端。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留任何痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始性、凭证性辨别真伪变得复杂而又困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、身份验证、信息认证和加密保护,以保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,确保档案管理部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证效率。(3)纸质档案与电子档案在保管方式上存在着差异。目前以纸质档案为主体的保护技术主要内容有:档案制成材料的耐久性和优化档案保存环境技术,它包括温、湿度调节控制的技术、防尘、防光、防有害生物和防有害气体等技术,对破损档案进行修复的技术,如:去污、去酸、字迹恢复、纸张糊裱等方面,它们主要是围绕构成档案的物质材料自然损毁的原因和结果,而进行预防和治理的。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以统一、通用的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源的有效利用。(4)纸质档案与电子档案查询、利用方式的不同。我们开展档案工作,其目的是为了积累档案的信息资源并为现实工作提供利用服务。纸质档案的利用是指以利用者为服务对象,以提供档案室库藏档案为手段,采用多种形式和方法,开发和提供档案为利用者服务。但纸质档案的查询、利用存在场地限制,人工服务的弊端。电子档案查询和利用的方式,只要符合一定条件,利用者就可以注册、登记成为电子文件中心的会员,就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
　　三、 现代技术下的电子档案的管理现状
　　当今社会产生电子文件的环境及工作方式,是随着电子计算机及网络应用的普及深化程度,而有一个逐步发展的过程。从我们单位的情况看,现代技术下的电子档案的管理存在着许多的问题,这些问题如不及时得到解决,将会直接影响到电子文件的管理质量。归纳起来有以下四个方面的问题:一是草稿性电子文件存在着“自生自灭”的状态。在现代办公自动化极为普及的今天,多数科室起草文件都是应用电子计算机来起草,这些文件一旦打印出纸质的正式文件,作为草稿性的电子文件往往就会被人们忽视。第二,辅助性电子文件存在无人管理的状态。在单位的办公自动化网络中,虽然纸质文件仍然是属于正式文件,但也把电子文件作为辅助性的文件来使用,可是由各科室生成的电子文件则没有及时地传送到档案管理部门归档保管,处于无人管理、各自保管的状态。第三,有些电子文件的存贮载体不安全,信息记录格式不标准。由于单位没有制定统一的电子档案管理的规章制度,对于电子文件的载体选择难免带有随意性,单位各科室产生的电子文件只保存在各自的硬盘存储器上,如果系统一旦出现故障或者是被病毒感染,那么就极容易造成数据的丢失。第四,电子文件生成的设备、环境、数据缺少登记,一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件的生成环境是非常复杂的,而且对设备的依赖性特别强。一些科室在保管电子文件时,没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数,如果某系统被毁,那么由其生成的电子文件就可能难以读取,所以保留电子文件的同时,也应该特别注意保留其相关的软件及设备等各种必要的参数。
　　(惠州市实验中学)