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摘 要：科學技术的不断发展和进步推动了办公自动化的发展和普及，很多机关企事业单位都选择了文件档案一体化管理，这种方式不仅能够很好地展现企业的办公水平也能为企业的发展带来更多的益处，不仅能够使企业的管理更加规范，而且也能使工作效率得到大幅度的提升。
关键词：文件；档案；相互关系
虽然不同的单位对文件的定义方式不尽相同，但是，这中间也体现出了很多的共同点。狭义的文件就是指由政府或者是权威性的机构所颁布的文件，广义的文件就涵盖了很多方面，它不仅包含了广义中所提到的文件类型，而且也包含了很多私人性质的文件，从上世纪的70年代开始，我国的很多部门和企业都倾向于广义的文件，所以也就增加了文件档案一体化管理的重要性。同时，社会的发展也离不开高质量的档案管理工作，所以文件管理工作无论是对于各单位自身的发展还是对于社会的进步都有着非常重要的意义。本文主要分析了文件档案的一体化管理，希望能够为从事文件和档案管理工作的人们提供经验和借鉴。
1 文档一体化的概念
所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
当前，很多的学者都在对文件的生命周期进行研究和探讨，但是始终没能得出一个相对较为统一的结论，对文件生命周期的认识还存在着很大的差异，所以在划分的方法上也存在着很大的差别。笔者根据自己的经验认为将我国的文件生命周期划分为四个阶段相对比较合适。第一阶段是制作阶段，第二阶段是现行的使用阶段，第三阶段是暂时保存阶段，第四个阶段是永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
2 文档一体化的实现
2.1 以“OA”为基础
在OA办公系统中，在文件完成了所有需要的环节之后，把需要归档保存的文件通过一个数据端自动保存到系统当中，能够很好地实现文件和档案的一体化管理。数字化的档案管理系统具有很多的优势，它不仅功能丰富，而且实际操作起来也不是非常困难，只需要很简单的几个环节就可以完成对这个设备的操作，而且它能够非常好地对需要保密的文件执行保密功能，而且这个系统对于硬件设备的使用也没有很多的限制，并且能够很好地对电子文档和实体文件进行同时管理，这个系统可以根据单位自身的需要和特点对相关的专业性信息进行标准和规范的管理，同时还可以根据系统平台实时的变化来对工作方式进行适当的调整，从而更好地提高了档案和文件管理的工作质量和工作效率。
每一个科室可以通过使用单位内部设置的局域网来实现文件和档案信息资源的实时共享，能够为需要这些材料的工作人员提供非常大的便利。而且这种方式可以有效提高档案和文件管理的科学性和有效性，能够更加规范地对本单位的档案和文件进行管理，从而也能够更好地实现文件和档案的功能。同时这样的方式对各类机构的管理工作也有着很重要的推动作用。不仅如此，这个数字化平台还能够对档案的原文和目录进行管理，这样就可以使档案和文件管理人员的工作内容进一步得到简化，工作人员不需要再对重要文件进行重复著录，在进行相关的登记时也不再需要操作人员对其进行手工操作，这样可以更加方便快捷地对文件进行处理，促进文件和档案一体化管理的科学化和标准化，档案室的相关工作人员也不再需要承担非常繁琐复杂的立卷工作。
2.2 对文书工作的要求
文件登记工作的进步是需要多年实践和经验的积累的，在文书管理工作中一定要对文件的立卷和管理工作引起重视，按照不同的内容和类别将其进行及时的整理和分类，要充分保证文件的完整性，对重要文件和机密性较强的文件要进行及时的归档。另外在文件登记工作中，相关人员一定要对文件需要记录的内容进行详细、准确的记录，对相关的要求一定要严格的贯彻执行。文书登记是文件和档案管理中非常重要的一个环节，做好登记工作才能更好地掌握文件的具体内容，才能更好地将其分类和归档，也为以后的立卷工作提供了重要的保障。
2.3 设备与软件的投入
目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。
结束语
文件档案一体化管理是文书工作发展的一个必经之路，所以当前一定要加强文书工作者的专业知识和技能，同时也要把相关的理念不断渗透给相关的工作人员，只有这样，我国的文件档案一体化工作才能更加顺利地开展。
参考文献
[1]王珍.电子文件的技术鉴定与归档浅述[J].山东纺织经济，2009（6）.
[2]李通苓，张恒林.网络时代电子档案管理工作的探索[J].经营管理者，2009（9）.
[3]惠芬，王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2006（6）.
关键词：文件；档案；相互关系
虽然不同的单位对文件的定义方式不尽相同，但是，这中间也体现出了很多的共同点。狭义的文件就是指由政府或者是权威性的机构所颁布的文件，广义的文件就涵盖了很多方面，它不仅包含了广义中所提到的文件类型，而且也包含了很多私人性质的文件，从上世纪的70年代开始，我国的很多部门和企业都倾向于广义的文件，所以也就增加了文件档案一体化管理的重要性。同时，社会的发展也离不开高质量的档案管理工作，所以文件管理工作无论是对于各单位自身的发展还是对于社会的进步都有着非常重要的意义。本文主要分析了文件档案的一体化管理，希望能够为从事文件和档案管理工作的人们提供经验和借鉴。
1 文档一体化的概念
所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
当前，很多的学者都在对文件的生命周期进行研究和探讨，但是始终没能得出一个相对较为统一的结论，对文件生命周期的认识还存在着很大的差异，所以在划分的方法上也存在着很大的差别。笔者根据自己的经验认为将我国的文件生命周期划分为四个阶段相对比较合适。第一阶段是制作阶段，第二阶段是现行的使用阶段，第三阶段是暂时保存阶段，第四个阶段是永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
2 文档一体化的实现
2.1 以“OA”为基础
在OA办公系统中，在文件完成了所有需要的环节之后，把需要归档保存的文件通过一个数据端自动保存到系统当中，能够很好地实现文件和档案的一体化管理。数字化的档案管理系统具有很多的优势，它不仅功能丰富，而且实际操作起来也不是非常困难，只需要很简单的几个环节就可以完成对这个设备的操作，而且它能够非常好地对需要保密的文件执行保密功能，而且这个系统对于硬件设备的使用也没有很多的限制，并且能够很好地对电子文档和实体文件进行同时管理，这个系统可以根据单位自身的需要和特点对相关的专业性信息进行标准和规范的管理，同时还可以根据系统平台实时的变化来对工作方式进行适当的调整，从而更好地提高了档案和文件管理的工作质量和工作效率。
每一个科室可以通过使用单位内部设置的局域网来实现文件和档案信息资源的实时共享，能够为需要这些材料的工作人员提供非常大的便利。而且这种方式可以有效提高档案和文件管理的科学性和有效性，能够更加规范地对本单位的档案和文件进行管理，从而也能够更好地实现文件和档案的功能。同时这样的方式对各类机构的管理工作也有着很重要的推动作用。不仅如此，这个数字化平台还能够对档案的原文和目录进行管理，这样就可以使档案和文件管理人员的工作内容进一步得到简化，工作人员不需要再对重要文件进行重复著录，在进行相关的登记时也不再需要操作人员对其进行手工操作，这样可以更加方便快捷地对文件进行处理，促进文件和档案一体化管理的科学化和标准化，档案室的相关工作人员也不再需要承担非常繁琐复杂的立卷工作。
2.2 对文书工作的要求
文件登记工作的进步是需要多年实践和经验的积累的，在文书管理工作中一定要对文件的立卷和管理工作引起重视，按照不同的内容和类别将其进行及时的整理和分类，要充分保证文件的完整性，对重要文件和机密性较强的文件要进行及时的归档。另外在文件登记工作中，相关人员一定要对文件需要记录的内容进行详细、准确的记录，对相关的要求一定要严格的贯彻执行。文书登记是文件和档案管理中非常重要的一个环节，做好登记工作才能更好地掌握文件的具体内容，才能更好地将其分类和归档，也为以后的立卷工作提供了重要的保障。
2.3 设备与软件的投入
目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。
结束语
文件档案一体化管理是文书工作发展的一个必经之路，所以当前一定要加强文书工作者的专业知识和技能，同时也要把相关的理念不断渗透给相关的工作人员，只有这样，我国的文件档案一体化工作才能更加顺利地开展。
参考文献
[1]王珍.电子文件的技术鉴定与归档浅述[J].山东纺织经济，2009（6）.
[2]李通苓，张恒林.网络时代电子档案管理工作的探索[J].经营管理者，2009（9）.
[3]惠芬，王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2006（6）.