医院人事档案管理中的PDCA应用

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  摘 要:分析PDCA应用于医院人事档案管理中的价值与意义。将本院2020年1月至6月未实施PDCA循环管理的100份医院职工作为常规组,将2020年7月至12月实施PDCA循环管理的100份医院职工作为观察组,比较两组人事档案的管理质量,包括归档率、归档资料完整率。分析得出观察组人事档案的归档率(98%)、归档资料完整率(91.83%)明显高于常规组人事档案的管归档率(86%)、归档资料完整率(82.14%),P<0.05。因此PDCA管理是能够提高医院人事档案管理质量,可以考虑积极推广。
  关键词:医院;人事档案;管理;PDCA
  人事档案在人事管理活动中有着极为重要的作用,是能够对职工的德才情况以及成长经历进行有效记录与反映。医院人事档案的内容形式有很多,包括考核表、职称评审聘任表、登记表等,会将每一位医护人员的专业水平、工作经历、科研水平、奖惩情况等进行真实的记录与反映,属于医护人员个人成长的一种“印证”,所以确保医院人事档案材料的完整性与真实性,是医院进行专业人才管理工作的基础,并且还能够最大程度地开发医院人力资源。不过就目前而言,医院人事档案管理存在不健全情况,不仅缺少专业的管理人员,同时档案室缺乏完善的设备条件,从而导致档案资料归档不及时、档案材料分类不标准、信息记载前后不一致的情况,进而会影响档案材料信息的准确性。而PDCA循环管理在医院人事档案管理中的应用是能够将档案管理质量与效率极大地提升,通过每一次循环来阶梯式上升档案管理的完整性与真实性。本文的研究对象为医院职工,共200份,均为我院2020年1月至2020年12月期间病案,以此来研究分析PDCA循环管理在医院人事档案管理中的作用与效果。
  一、资料与方法
  1.基础资料
  将本院2020年1月至6月未实施PDCA循环管理的100份医院职工作为常规组,将2020年7月至12月实施PDCA循环管理的100份医院职工作为观察组,包括在编人员、合同制人员、退休返聘人员等,医院人事档案来源比较无差异,P>0.05。
  2.实施方法
  (1)计划阶段(Plan)
  组织相关工作人员进行讨论,最终将导致医院人事档案管理的相关问题分为16个方面,即医院人员情况复杂、医院职工对人事档案的具体流程与要求不清楚、医院职工缺乏足够的培训工作、医院职工日常工作繁忙,缺乏足够的关注、档案管理缺乏较高的信息化管理、历史遗留问题导致人事档案资料不全、人事档案管理系统缺乏专业性、硬件条件偏低,缺少与之对应的硬件设施,包括电脑与档案室等、缺少专业水平较高的专职档案管理人员、档案管理人员缺少积极性、不完善的档案管理规章制度、高层领导对其缺乏足够的认识、奖惩措施不到位、医院对其缺乏足够的重视。在明确问题后,需要对要因进行确认,将主因与次因进行区分,同时对其原因进行讨论与分析,经过讨论与分析,明确导致档案管理混乱的主要原因是因为医院对其缺乏足够的重视。之后再拟定计划与措施,为了使医院人事档案管理更加规范化与标准化,医院可以在年度工作计划中纳入档案管理,经同部署、同推进、同考核,对各项工作步骤进行明确,同时将需要的人员与物质计划详细呈列。在工作计划方面,需要制定比较完整的医院人事档案工作计划,将工作目标、工作任务以及工作步骤进行明确,同时对相关工作人员的岗位职责、工作流程以及规章制度进行明确;在人员计划方面,需要对专职人员的培训力度进行加强,同时配备与之相应的协助人员以及档案管理系统的专业技术人员;根据工作的需求与需要,配备对应的设备,提报财务预算,并配齐除湿器、复印件、电脑、灭菌器、打印机等设施,同时申请医院人事档案管理的专用库房,在库房中配备医院人事档案信息管理系统。
  (2)执行阶段(Do)
  由医院领导对其进行监督,确保计划能够高效的执行,实施集中统一的管理模式,不断增强管理人员的档案业务学习,促使档案管理人员能够积极主动地参加档案管理相关的业务知识培训。档案管理人员还需要对人事档案方面的新规定进行不断学习,使其能够及时有效地掌握新时期的人事档案管理新标准。在对人事档案资料进行收集时,需要对其内容以及范围进行明确,确保所收集的档案资料与新规定相符,并将无关材料的收集减少。医院建立专门的档案室,由3名专职工作人员对其负责,同时由相关人员协助完成,医院分开管理编制内以及编制外的人事档案,在医院档案室中集中存放编制内的职工资料,而编制外的人员,则由市人才服务中心进行统一保管。而且医院还需要配备专门的人事档案管理系统,从而落实信息化档案管理。在以往实践过程中,由于许多档案都是属于一次性入档,通常都不会根据实际情况来对其完善与修改,容易产生档案资料不完整的情况。所以医院需要对档案进行集中性梳理,对相关材料进行不断完善与健全,针对工作人员档案中所缺少的材料,需要将其一一列出,然后用纸质形式来對个人进行通知,同时要求个人在限期内对其进行整改,从而形成动态的补充机制。
  (3)检查阶段(Check)
  对执行阶段的效果进行检查、验证与评估,同时对执行阶段的具体落实情况进行记录,并将执行阶段所产生的问题进行及时统计与汇总。如果执行阶段的效果达到了计划目标,则对前期的工作展开实时总结,然后将好的工作经验进行推广。如果执行阶段的效果未必能够实现计划目标,则需要对目标进行多方面分析,以此来了解计划目标的设定是否不切合实际或者有偏高情况。医院需要全面的检查和评估信息化建设水平、规章制度的制定、人员的培训以及档案室的硬件配备等情况,然后逐一对其进行审核,对落实情况进行有效监督。记录并汇总检查情况,然后将汇总数据转化为书面材料,在绩效考核中纳入检查与评估结果,进而最大程度调动档案专职人员的工作积极性与热情。除此之外,医院还需要定期的召开协调会,将各个科室之间的沟通与交流进行加强,然后询问相关科室对医院人事档案管理下一步的建设意见。   (4)处理阶段(Action)
  结合检查阶段所评估的结果,对医院人事档案管理建设情况进行检验,同时对问题进行总结,针对不足之处提出下一步的整改计划措施。首先,医院可以组织开展人事档案管理协调会,对已经存在的问题进行协调解决,然后将本次PDCA循环中无法解决的问题循环至下一个PDCA。其次,需要对人事档案管理人员的培训力度进行不断加强,同时要求工作人员不断对新方法以及新规定进行学习,并将外院的先进管理经验引入到本院中,并不断提升工作人员的专业能力与水平,不断探索、构建与本院档案管理实际相符的标准,这样是能够将医院人事档案管理与建设的规划变得更加科学化、系统化与条理化,进而更好为医院职工服务,这样有助有医院的良好发展。在档案管理标准建立方面,医院可以让人事档案管理人员通过外出学习,交流经验,然后以本院的工作实际为基础,制定与本院档案相契合的管理标准,对医院的规章制度进行不断补充与完善,并对流程进行严格查阅与审核,同时需要工作人员严格按照流程工作。医院需要根据建立的档案管理标准来定期组织相关人员进行梳理与检查,及时补充档案中缺少的材料,使其能够形成长效机制。在检查过程中,如果发现某些问题无法立即解决,那么便将问题转入到下一个PDCA循环。比如,在医院人事档案管理中,虽然对规章制度进行了明确,同时配备了专职人员,当职工对档案的了解程度依然存在欠缺情况,所以在下一个PDCA循環中,就需要侧重于加强工作人员的培训教育工作,并制定相应的培训计划。
  3.观察指标
  比较两组人事档案的管理质量,包括归档率、归档资料完整率。
  4.统计学方法
  利用统计学软件SPSS20.0对患者的相关数据进行分析和处理,计数资料采取率(%)表示,X2检验。当P<0.05时,则代表差异有统计学意义。
  二、结果
  两两比较有差异,且观察组人事档案的管理质量明显高于常规组人事档案的管理质量,P<0.05,如表1所示。
  三、讨论
  医院人事档案管理有着比较复杂的人员情况,不仅信息量繁杂,而且工作量较大。如果缺乏健全的管理制度,则容易导致医院人事档案管理混乱情况,进而出现归档不及时、档案资料不完整以及档案材料丢失等现象,不仅会降低医院人事档案管理工作的效率,同时还会影响人事管理工作的顺利展开,所以采取有效的档案管理方法就显得尤为重要。PDCA循环管理又被称之为戴明环,总共被分为四个阶段以及八个步骤,在计划阶段(P),其步骤为分析现状找出问题、对产生问题的原因展开分析、找出产生问题的主要原因、拟定措施与制定计划;在实施阶段(D),其步骤为执行措施与执行计划;在检查阶段(C),其步骤为检查工作,调查结果;在处理阶段(A),其步骤为总结经验与处理差错,最终遗留的问题转入到下一个循环当中。这样不停地循环,每次循环都赋予新的内容,是能够促使医院人事档案管理质量的不断提升。在本次研究中,观察组人事档案的归档率(98%)、归档资料完整率(91.83%)明显高于常规组人事档案的管归档率(84%)、归档资料完整率(82.14%),P<0.05,该结果能够充分说明PDCA循环管理的重要作用。对其原因进行分析,是因为该管理模式属于系统性的管理方案,是由计划、实施、检查、处理等环节组成,不仅科学有效,同时还能够将人力资源配置最大程度地合理化,有助于人事档案管理流程的优化,进而是能够将归档率与档案完整率提升。
  就目前而言,我国大多数医疗机构的管理中心都是以医疗事业为主,所有的资源都用在如何为医院创造直接效益的工作中,通常不会重视医院人事档案管理工作,因此才会使得医院档案管理混乱的情况出现,所以医院的各级领导需要给予足够的重视,加强对医院人事档案管理的财力、物力以及人力的投入,确保医院人事档案管理工作能够获得足够的基础设施条件。医院人事档案管理工作的质量与档案工作人员的素质有着密切联系,所以人事档案的工作人员需要将自身的专业素养以及政治素养进行不断提高。医院需要对人事档案管理员的培训力度加强,使得人事档案管理人员不仅能够“走出去”,同时还能够将先进的管理手段“引进来”。这样是能够帮助人事档案管理人员加强与其他医院之间的交流,同时能够极大提高工作人员的档案管理水平。为了做到档案管理工作的有章可循和有据可依,医院还需要建立严格的档案保管、查阅、审核以及使用制度,并要求工作人员严格遵守制度流程,这样是能够促使医院人事档案管理工作的精细化与规范性,有助于人事档案管理工作的高效性。为了提高档案管理的存档严谨性与查阅效率,医院还需要加强档案管理信息化建设,将纸质档案与电子档案相结合,将医院人事档案管理工作信息化水平不断提升,并在人事档案管理系统中引入专业人才。同时医院还需要在医院人事档案管理方法中融入统计工具,对人事档案信息整理环节、收集环节以及更新环节等流程进行不断优化,从而不断提高医院人事档案管理的工作效率与质量。在对保管人员展开培训时,不仅要不断强化员工的档案保管意识,同时还需要普及医院职工的档案知识,这样能够有效解决工作人员对档案存放不重视的情况,所以可以将人事档案知识培训加入到新入职的职工培训内容中。
  综上所述,PDCA循环管理在医院人事档案管理中有着重要作用,是贯穿医院人力资源全过程的重要原理,包括人力资源管理的配置、规划、考评与培训开发等。将PDCA循环管理模式应用于人力资源管理工作中,是能够充分落实工作流程、工作计划以及各项规章制度,进而不断提高人力资源管理工作的资料与效率,使得人力资源管理工作能够不断完善、不断合理,有助于人力资源管理水平的提升,最终让人力资源管理工作进入到良性的循环轨道中,不仅能够实现医院和谐、岗到责到、人事匹配等目的,有助于医务人员与医院的共同发展,进而能够提高档案管理质量,并提升医院整体管理水平,值得将其广泛应用。
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  (作者单位:济南市中医医院)
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