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摘要:我国高校人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理不当、档案利用范围狭窄等一系列问题,而人事档案信息化的建设可以从根本上解决我国目前的人事档案管理中的各种问题,在提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、强化档案信息化的法律体制等人事档案管理中起到更加重要的作用。
关键词:人事档案 信息化 必要性
随着现代高新技术的不断普及,计算机网络技术的大量使用给档案管理提供了新鲜的土壤,并为其提供了可靠的保证。传统的高校人事档案管理方式面临着越来越大的挑战。为了充分发挥档案工作在人事工作中的重要作用,各高校应该积极将信息技术与管理方法结合起来,促进档案的信息化管理。
1 高校人事档案信息化建设的紧迫性
高校档案信息化建设是时代发展的需要,社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档單位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载,是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。
高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此可以看出档案的使用频率非凡高,很需要信息化的建设。
2 信息技术在高校人事档案管理中的作用
高校人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是人事部门对个人管理的重要凭证和工作基础,对学校考察和提拔领导干部,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理等各个方面具有重要作用。在档案检索系统中采用现代计算机网络信息技术,可以将档案检索方式由联机检索、脱机检索,发展为智能检索,实现档案传递网络化。另外,每份人事档案通过计算机的管理,对档案资源进行分类、分析、加工,可以直接提高档案的使用效率。并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存和修改,并且可以通过网络快速传递,提高了档案的利用率,降低了相应的管理成本,具体可以表现在以下几个方面:
2.1 提高管理人员的工作效率 我国高校传统的人事档案管理侧重于档案实体的治理,管理人员手工收集、整编、治理、提供单位利用,工作量大但效率低,费时又费力。在实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用,在档案管理的内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后,检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理员从纷繁的目录中找出所需的档案记录,然后根据上面的记录到库房中查找。档案信息化建设后,其检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询,同时其他部门需要某些人员的信息,也可以不通过档案管理员,无论在何时进入局域网,根据一定的权限进行查询,大大提高了工作效率。另一方面,人事档案的信息可以更好地得到利用,以便更加快捷更加准确地为决策机构提供依据。
2.2 有利于档案管理人员业务水平的提高 在今后高校人事档案信息化后,将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,从而有充足的时间钻研业务,开拓创新,学习各种治理知识,不断提高治理水平。尤其是在业务水平不下降的基础之上学习一些现代计算机技术,增进业务能力,提高二者融合水平。
2.3 有利于高校人事制度改革的深化 随着国家人事制度改革的深入,高校用人制度也在发生着变化,“聘用制”逐渐代替“终生制”,这势必导致人才流动频繁。今后聘用与解聘都不涉及他们的人事档案转递,高校通过网络,将所需人才的基本信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来就可以了。变档案实体治理为人员信息治理,这样就减少了聘用人员和人事档案长期分离而带来的不便。随着信息化和网络化的深入,高校直接可以从网上查询个人基本信息,有利于“聘用制”下高校对各类人才的选拔与治理。同时在聘用期间,人员的现实表现也可以以数据的形式传输到聘用人员信息管理中心,不断健全聘用人员的信息,加强对聘用人员的管理。
2.4 有利于人事档案纸制载体的保护 人事档案纸制载体是最原始的证据材料,它的客观性和证明力是毋庸置疑的。因此,人事档案纸制载体的保护显得非常重要,而人事档案利用率非常高,工作中经常要查询相关人员的信息,平均每份档案每年都要翻阅几次,有人事争议、调资、职称的翻阅次数更多。再加上反复拆装,纸质档案往往不堪重负。在人事档案信息化后,职工的信息都可以从数据库中调取,减少了档案管理人员与原始材料的接触,有利于人事档案纸制载体的保护。
3 如何搞好高校人事档案的信息化建设
3.1 提高档案管理的信息化意识 高校的人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称,封闭意识较强,要改变这种局面,不断更新观念、勇于进取,努力学习业务知识,熟悉业务流程,把高校人事档案工作与社会活动结合起来,使档案工作由封闭型向开放型转变。在当今社会,强化档案管理的现代化和科技化意识,在加快档案由手工管理向计算机信息化管理的转变工作中是至关重要的,有利于把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
3.2 学习相应的安全措施 目前,一些高校在进行档案信息化建设时,安全意识不够,往往造成档案的丢失和泄密,带来巨大的损失。在管理中,一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究,在对各种资料的保密级别进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的信息加密功能。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系,既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念,又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外,电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高,管理人员要注意防病毒工作,切实加强档案资料的安全性研究,认真搞好电子档案的及时备份与维护工作,要正确处理好电子档案与纸质档案的关系,确保档案资料的安全完整。
3.3 提高管理人员的专业素质 虽然技术进步对环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定性因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在,这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来,对每位档案管理员在业务素质上提出了更高的要求,不仅要加强专业知识学习,不断拓宽自己的知识面,提高文字能力、综合分析能力,并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习,掌握现代管理技术,努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外,由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任,因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育,使他们具有较高的政治觉悟以及坚定的责任感、敏锐性和鉴别力。
3.4 强化档案信息化的法律规制 档案信息化建设需要相应的法律环境的保护,档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题,这就需要相应的法律法规加以调整。可以说,依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及组织部门领导,要增强档案意识,了解、熟悉、研究人事档案工作,组织人员学习《档案法》等一系列法律法规,强化人事档案管理意识,要根据学校自身发展对人事档案工作的需求来制定人事档案工作发展规划,准备好人事档案管理工作所需的软、硬件,建立健全人事档案管理工作的各项规章制度,使人事档案工作有章可循。
可以说,现代化的人事管理模式及人事档案管理建设对实现高校的人事人才管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件,尽快实现人事档案管理的化,实现高校的档案管理的根本变革。
总之,随着时代的发展和社会的进步,网络化和信息化必然将在未来的社会中占据着主导地位,只要我们勇于开拓,不断进取,与时俱进,做好档案信息资源开发与利用,才能在未来的工作中不断增强自己的竞争力,才能在激烈的市场竞争中立于不败之地,才能在信息社会的发展中不断进步。
参考文献:
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障,2009(2).
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报,2004(11).
[3]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报,2009(6).
关键词:人事档案 信息化 必要性
随着现代高新技术的不断普及,计算机网络技术的大量使用给档案管理提供了新鲜的土壤,并为其提供了可靠的保证。传统的高校人事档案管理方式面临着越来越大的挑战。为了充分发挥档案工作在人事工作中的重要作用,各高校应该积极将信息技术与管理方法结合起来,促进档案的信息化管理。
1 高校人事档案信息化建设的紧迫性
高校档案信息化建设是时代发展的需要,社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档單位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载,是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。
高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此可以看出档案的使用频率非凡高,很需要信息化的建设。
2 信息技术在高校人事档案管理中的作用
高校人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是人事部门对个人管理的重要凭证和工作基础,对学校考察和提拔领导干部,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理等各个方面具有重要作用。在档案检索系统中采用现代计算机网络信息技术,可以将档案检索方式由联机检索、脱机检索,发展为智能检索,实现档案传递网络化。另外,每份人事档案通过计算机的管理,对档案资源进行分类、分析、加工,可以直接提高档案的使用效率。并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存和修改,并且可以通过网络快速传递,提高了档案的利用率,降低了相应的管理成本,具体可以表现在以下几个方面:
2.1 提高管理人员的工作效率 我国高校传统的人事档案管理侧重于档案实体的治理,管理人员手工收集、整编、治理、提供单位利用,工作量大但效率低,费时又费力。在实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用,在档案管理的内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后,检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理员从纷繁的目录中找出所需的档案记录,然后根据上面的记录到库房中查找。档案信息化建设后,其检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询,同时其他部门需要某些人员的信息,也可以不通过档案管理员,无论在何时进入局域网,根据一定的权限进行查询,大大提高了工作效率。另一方面,人事档案的信息可以更好地得到利用,以便更加快捷更加准确地为决策机构提供依据。
2.2 有利于档案管理人员业务水平的提高 在今后高校人事档案信息化后,将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,从而有充足的时间钻研业务,开拓创新,学习各种治理知识,不断提高治理水平。尤其是在业务水平不下降的基础之上学习一些现代计算机技术,增进业务能力,提高二者融合水平。
2.3 有利于高校人事制度改革的深化 随着国家人事制度改革的深入,高校用人制度也在发生着变化,“聘用制”逐渐代替“终生制”,这势必导致人才流动频繁。今后聘用与解聘都不涉及他们的人事档案转递,高校通过网络,将所需人才的基本信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来就可以了。变档案实体治理为人员信息治理,这样就减少了聘用人员和人事档案长期分离而带来的不便。随着信息化和网络化的深入,高校直接可以从网上查询个人基本信息,有利于“聘用制”下高校对各类人才的选拔与治理。同时在聘用期间,人员的现实表现也可以以数据的形式传输到聘用人员信息管理中心,不断健全聘用人员的信息,加强对聘用人员的管理。
2.4 有利于人事档案纸制载体的保护 人事档案纸制载体是最原始的证据材料,它的客观性和证明力是毋庸置疑的。因此,人事档案纸制载体的保护显得非常重要,而人事档案利用率非常高,工作中经常要查询相关人员的信息,平均每份档案每年都要翻阅几次,有人事争议、调资、职称的翻阅次数更多。再加上反复拆装,纸质档案往往不堪重负。在人事档案信息化后,职工的信息都可以从数据库中调取,减少了档案管理人员与原始材料的接触,有利于人事档案纸制载体的保护。
3 如何搞好高校人事档案的信息化建设
3.1 提高档案管理的信息化意识 高校的人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称,封闭意识较强,要改变这种局面,不断更新观念、勇于进取,努力学习业务知识,熟悉业务流程,把高校人事档案工作与社会活动结合起来,使档案工作由封闭型向开放型转变。在当今社会,强化档案管理的现代化和科技化意识,在加快档案由手工管理向计算机信息化管理的转变工作中是至关重要的,有利于把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
3.2 学习相应的安全措施 目前,一些高校在进行档案信息化建设时,安全意识不够,往往造成档案的丢失和泄密,带来巨大的损失。在管理中,一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究,在对各种资料的保密级别进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的信息加密功能。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系,既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念,又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外,电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高,管理人员要注意防病毒工作,切实加强档案资料的安全性研究,认真搞好电子档案的及时备份与维护工作,要正确处理好电子档案与纸质档案的关系,确保档案资料的安全完整。
3.3 提高管理人员的专业素质 虽然技术进步对环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定性因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在,这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来,对每位档案管理员在业务素质上提出了更高的要求,不仅要加强专业知识学习,不断拓宽自己的知识面,提高文字能力、综合分析能力,并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习,掌握现代管理技术,努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外,由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任,因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育,使他们具有较高的政治觉悟以及坚定的责任感、敏锐性和鉴别力。
3.4 强化档案信息化的法律规制 档案信息化建设需要相应的法律环境的保护,档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题,这就需要相应的法律法规加以调整。可以说,依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及组织部门领导,要增强档案意识,了解、熟悉、研究人事档案工作,组织人员学习《档案法》等一系列法律法规,强化人事档案管理意识,要根据学校自身发展对人事档案工作的需求来制定人事档案工作发展规划,准备好人事档案管理工作所需的软、硬件,建立健全人事档案管理工作的各项规章制度,使人事档案工作有章可循。
可以说,现代化的人事管理模式及人事档案管理建设对实现高校的人事人才管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件,尽快实现人事档案管理的化,实现高校的档案管理的根本变革。
总之,随着时代的发展和社会的进步,网络化和信息化必然将在未来的社会中占据着主导地位,只要我们勇于开拓,不断进取,与时俱进,做好档案信息资源开发与利用,才能在未来的工作中不断增强自己的竞争力,才能在激烈的市场竞争中立于不败之地,才能在信息社会的发展中不断进步。
参考文献:
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障,2009(2).
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报,2004(11).
[3]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报,2009(6).