企业建设项目档案的来源是建设项目过程文件材料，其齐全、完整、准确及整理、编制质量，取决于建设单位对其过程的管控。只有管控到位，才会形成高质量的建设项目档案，为企业日后生产、经营、改扩建提供高效的服务。笔者以历经多个项目建设档案管理的实践，认为管控应做到如下几个方面：
　　一、档案专业人员“先行”原则
　　企业在建设项目筹备时，应先行配备档案专业人员，最好是经验丰富的档案人员，超前了解建设项目计划、规划情况，建设项目性质、规模、周期，为制定符合实际的管控制度做好充分的准备。切忌配备毫无档案工作经验或从未从事过档案工作的人员来管理建设项目档案；切忌认为人人皆可干此工作。档案工作是一项专业管理工作，没有理论和实践经验是难以全面管控整个建设过程文件材料的，所以企业应坚持建设项目档案人员“先行”，而且是经验丰富的专业档案人员“先行”原则。
　　二、档案管理制度“先行”原则
　　“没有规矩，不成方圆”。项目在开工建设前，档案人员应制定切合实际的项目档案管理制度，从项目机构设置、各承包商、供应商等全方位考虑档案如何收集、收集责任如何落实、如何规范承包商、供应商资料的编制、档案如何审核接收、如何规范整理才符合要求等方面，先行制定档案管理规章制度。规章制度要可具操作性，要细化，不能太笼统或太概括。无论是收集范围、整理标准、审核验收流程等都要一目了然，方便操作，这样才能为档案的齐全、完整、规范做好制度上的保证，使建设过程档案的管理有章可循，有法可依。
　　三、指导“先行”原则
　　指导是对规章制度进行详细诠释，让参与建设所有人员掌握档案管理的要求。笔者在多年实践工作中，感受到如果只是制定文件下发，不进行指导，很多参与建设人员都不会重视此项工作，更不会认真研读文件规定，按程序进行档案的收集、审核、编制、移交，最后导致档案的质量受损。指导的方式不应单一，应多样化。最常用的可有现场指导、举办培训、专题会议、面对面答疑等方式，分阶段进行，如建设前期主要对项目建设各专业部门进行培训，让各部门了解本部门应收集档案的内容、档案的要求，从源头重视档案的形成、收集；承包商进场后，对承包商进行文件编制要求、审核结算程序培训，规范承包商承揽项目档案的质量，同时对承包商建设过程中出现的问题进行面对面答疑、协调、沟通，对制度中没有规定的，达成一致意见，始终以形成更准确反映施工过程档案为核心。所以指导“先行”，是建设过程中不可或缺的一个环节，应贯穿于建设全过程。
　　四、检查落实原则
　　检查落实是对规章制度贯彻执行情况落到实处的具体措施。过去多数企业检查落实只针对项目内设各部门，而忽略对承包商的检查，常出现承包商编制竣工文件时，原件缺失，导致承包商文件重做或事后补做的情况发生，影响档案的质量。企业应依项目建设阶段实施周检、月检、季检、年检，即前期检查频率高，通过不断整改、规范，打好基础、养好习惯，后期则可规范运作，从周检逐步减少到月检、季检、年检。检查落实还应纳入项目建设考核体系或企业相应考核体系，和投资、进度、质量、安全一同进行考核，与薪酬体系挂钩，以促进管控到位。坚持检查落实原则，可及时发现内部各部门及承包商文件材料存在的问题，追溯文件的产生处，完善文件材料，确保文件材料可控。
　　五、审核验收从严原则
　　建设过程档案的审核验收主要包括两部分内容：一是交工文件的审核验收，以合同为单元进行较为可行，原因是多数企业建设项目都是依合同结算。应严格按规章制度中规定的验收单上设定的顺序，依次为监理单位现场监理、总监，建设单位现场代表、技术负责人审核意见，项目部档案人员审核、项目部上级单位档案部门审核意见。对于重大项目主体安装单位交工文件，还应在建设单位意见栏增设机、电、仪、管道工程师审核意见，以合格的验收单作为结算送审或财务结算的依据。二是监理文件的验收，仍以合同为单元较为可行。不同的是除了档案部门要求其按规章制度进行编制、整理、移交外，无法界定建设单位项目部是否有相应一些部门有审核监理资料权限，只能按合同约定和档案部门的要求完成。合格的监理文件移交清册是多数企业验收监理档案的依据，也是财务结算监理费用的前提。三是项目前期资料与开箱文件的审核验收，依据规章制度中归档范围、整理规范、质量要求逐项检查，以移交目录的签收作为合格与否的依据，并与考核挂钩。尤其是开箱文件，应在供应商提供资料合格后付款，才能有效控制供应商文件质量，满足日后设备运行需要。
　　总之，上述五项原则，是企业建设项目档案准确、齐全、完整的保证，可为项目档案通过专项验收及项目审计、整体验收创造条件，也可为企业今后生产、经营、维护提供翔实的档案。
　　（作者单位：重庆化医新天投资管理有限公司）