差旅费报销信息化重要性
　　财政部于2015年12月颁发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财监〔2015〕86号），要求行政事业单位于2016年全面推进行政事业内部控制建设，规范行政事业单位内部控制经济和业务活动，强化对内部权力运行的制约。
　　2017年，宁夏回族自治区财政厅制定了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号），要求自治区本级各部门及各直属单位自2017年3月1日起施行本制度;2018年，印发了《关于规范自治区本级党政机关差旅费报销内部控制管理的通知》（财会〔2018〕4号），将差旅费报销内部控制作为内控建设突破口，推进各单位內部控制全过程信息化管理的落地。
　　随着高职院校对外交流日渐增加，工作人员公务外出逐年增加，差旅费报销也成为日常报销的重头戏，是内部控制收支业务管控的重点。目前，学院差旅费报销业务尚未进行信息化建设，从发起申请、审批、实施、报销，环节众多，流程复杂，工作量大，存在各方面风险点，为提高差旅费报销效率，防范过程中风险点，实现差旅费报销信息化建设已刻不容缓。
　　差旅费报销管理现状
　　1.政策信息了解不到位，出差变数多
　　学院差旅费报销和业务行为结合紧密，出差事前事后不确定性强，难以完全按原定计划执行。同时，差旅费报销项目种类多且复杂，不同地区、不同季节、不同人员执行标准不一。虽然以众多方式宣传差旅费报销制度，但仍存在大量对差旅费报销制度了解不全面、不到位的情况。遇到意外情况，不能即时查询报销规定，容易引发先支后请，超预算、超标准、超范围、以公报私的风险，出错率较高，影响财务核算。
　　2.报销效率低
　　从报销人员角度来看，当前采用的传统报销模式，包括事前申请、事中执行、事后报销三个环节。三个环节缺一不可，权力互相制约，最大程度防范风险。但从另一个角度来看，环节众多，报销人员跑路多，如遇相关人员不在岗的情况，多次往返报销不仅增加了时间成本，还降低了报销效率。
　　3.管理工具原始
　　报销的原始单据以纸质形式保存，历史相关数据查询繁琐，汇总数据难度大，无法进行多年数据的分析比较。对项目或日常费用预算控制，如果由人工翻看预算表，逐个查询报销单据，耗费大量的时间和精力，且工作质量堪忧。
　　4.报销执行力度难以控制
　　单位的费用支出规则、费用控制制度（比如前款不清后款不借、限时报销、专款专用、限额使用等）无法强制遵守，可能因为个人因素影响不易贯彻执行。
　　差旅费报销信息化实现分析
　　建立健全差旅费报销管理制度，严格差旅费支出标准，明确报销流程，按照规定办理报销事项;实行出差审批制度，从严把控出差天数和人数;运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、预算控制、归口管理、会计控制、信息公开等方式，加强差旅费报销管理。差旅费报销按照“事前审批，标准约束，流程控制”的管理原则，实行全过程信息化管理。
　　差旅费报销管理系统在现有信息化基础上，可选择支持OA电脑端、移动手机，iPad设备的建设方式，以内控管理为基础，通过底层“支撑层”“业务层”“分析层”建设，其中“业务层”信息支持自定义，可以根据学院的需求调整表格、出差类型等内容;“分析层”信息支持自定义，可以根据不同人员角色查看统计信息。切实达到过程留痕、责任可追溯，完成“不见面审批”。
　　设置使用人、财务人员、单位领导三种角色，清晰明了。在流程中，要求做到事前审批，使用人提出“出差申请”经过单位领导审批;事后报销时，使用人提出“出差报销”，可以将出差审批单据作为报销依据，同时附上其他出差凭据，让报销过程中的审批人清晰、准确地了解报销情况，让审批有理有据，完全做到过程管控。
　　1.系统功能分析
　　学院具体报销流程为：报销人、部门负责人逐张签字→分管院领导逐张签字→计划财务处副处长审核并粘贴→报销人、主管院领导在差旅费审批表签字→计划财务处处长审批→分管财务院领导审批→出纳付款（转公务卡）。
　　差旅费报销中的流程需非常严密，既要充分体现出各部门的权责，又要避免推诿扯皮而导致管理的缺失。流程的自动发起与流转使得信息也自动传递，避免了各部门之间的信息不对称。
　　2.业务功能分析
　　出差申请单。申请人根据单据内容填写出差事项，其中系统设置必填项内容，保证单据内容的完整性;单据中设置“出差类型”“经费类型”“出差地点”等模块采用下拉框选择信息，保证单据内容的统一性;其次，申请人根据职级、地点信息了解到出差的预算金额，实现事前管控费用预算。
　　借款申请单。在出差申请单中如果是否借款选择“是”，当出差申请单流程结束后可自动触发借款申请单审批流程，审批通过后，发起差旅费报销的时候可关联相关借款申请单的借款金额到单据中，快速了解当前报销人员的借款情况，对报销金额进行冲销。上传原始凭证。出差人员线上上传培训、会议文件，填报申请（时间、地点、人员、事由），系统内嵌差旅住宿费标准、补贴定额，充分利用表单中的相同、相关信息，实现部分数据自动填入，自动审核，从而避免人工手填单的失误和多次核对，减轻工作量，提高报销效率，加快支付速度。相关领导线上审批，财务人员线上审核，提高出差审批效率，方便教职工，真正将“放管服”落地。
　　3.查询功能分析
　　在单据的侧面附有差旅费报销的相关制度信息，申请人可以直接了解报销制度;在单据的侧面可以简单地查看当前报销人员的报销情况，以图标的形式直观展示出来。在财务审批过程中，财务人员也可以看到报销人员之前的报销情况，避免出现重复报销。
　　在审批过程中，关联查看报销人的出差审批单，实时查看制度及单据、报销票据等信息，了解报销人员的报销情况，考虑是否允许报销，真正做到事前审批，事后报销。
　　4.统计功能分析
　　系统支持自定义统计分析，可以根据不同角色人员的需求，设置统计表展示方式，如个人差旅费报销情况、部门差旅费报销情况、分年度报销情况等多种查询方式，便捷操作。
　　构建高职院校内部控制规范体系，不断提高高职院校的管理水平，保障财产物资的安全和完整，提高高职院校整体发展能力。而差旅费报销信息化管理，从制度管理的角度，实现事前审批，事后报销，让报销工作有理有据，从结果管控转型为过程管控每一项费用的支出与使用。它与财务管理密切结合，达到节约各项费用开支的目的，为单位的全面预算管理奠定基础。
　　差旅费报销信息化构建及实现，解答了使用人在差旅费报销时的疑惑和难题，优化财务审批流程，节约报销时间。对差旅费报销系统的研究和分析，可为实现后续的网上报销系统的设计和使用提供参考。（作者单位：宁夏财经职业技术学院计划财务处）