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摘要：高职院校图书馆档案是图书馆工作中的一个重要组成部分，对图书馆的发展具有重要作用。文章就目前高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题及解决的对策做了简要论述。目的是认识到目前的问题，进而强化图书馆工作人员的档案意识，做好图书馆档案管理工作。
关键词：高职院校图书馆；档案；管理
高职院校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高职院校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高职院校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。
高职院校图书馆档案管理的作用
为领导工作决策及图书馆建设提供可靠的参考资料依据由于图书馆档案资料在工作和活动中不断得到丰富和充实，完整而全面的图书馆档案材料可为领导提供相关数据、信息。这样通过分析，得出具有规律性的结论，为图书馆领导利用本馆档案信息进行决策、总结工作和指定计划提供可靠依据，进而明确图书馆建设和发展的方向、规模和重点。
图书馆档案是考核评估的依据，为图书馆提高管理水平和工作效率提供保障图书馆档案主要包括上级下发的各种文件，本单位的请示、报告、总结、计划、规划、方案、藏品目录、统计报表及馆外交流材料等，比较系统地记录了本单位各个阶段的主要活动，是上级领导对图书馆工作考核评估时需要查阅的重要依据，也是对图书馆工作人员进行考核评估的依据。图书馆工作人员将这些信息进行收集、归类处理，把最有用的信息提供给领导和业务部门的负责同志，可确保馆内工作的高效运行。
图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。
高职院校图书馆档案管理中存在的问题
尽管高职院校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高职院校图书馆档案工作仍存在一些问题。
档案缺乏集中统一管理图书馆业务档案与其他部门档案一样，是国家的财富和宝贵的文献资源，应归国家所有，但在实际工作中，图书馆往往对图书馆内的其他文献资料比较重视，加之上级档案行政管理部门也对图书馆的档案工作缺乏监督和指导，使大部分高职院校图书馆往往忽视了图书馆的档案管理工作，使图书馆的一些重要的需要长远保存的档案没有得到及时的保存，也没有按照规定报送专业档案管理部门进行保存。
馆藏档案结构并不合理从档案门类结构来看，许多高职院校图书馆的馆藏文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案比重很小，内容亟待丰富；从档案载体看，纸质档案比重较大，其他现代化信息资源载体档案的种类和数量相对较小，这样的馆藏档案结构和内容就完全不能适合图书馆业务发展和信息化社会的需要。
馆藏档案缺乏系统性和完整性一方面档案残缺不全，高职院校图书馆档案一般来自上级有关部门和图书馆业务工作，有许多档案不是断档就是缺档，或者是应当立卷而没有立卷，另一方面对收集、征集的许多案卷既没有进行案目登记，也未进行分类、标引、编目、排列，更没有进行二、三次档案文献的加工，使档案资源不成体系，难以得到有效利用。
档案保管不善因为对高职院校图书馆档案管理的不够重视，造成对档案管理不善。直接表现为：一没有专人负责管理，只是为了应付临时发生的事而临时抽调人员；二没有固定的存放环境，随便乱堆乱放；三缺乏保护措施，四没有严格的管理制度，结果造成图书馆档案的严重丢失、损毁、紊乱。
档案资源的数字化建设缓慢由于不少高职院校的图书馆重点建设在纸型文献和信息资源的现代化建设上，无资金投入档案管理的基础设施建设中，因而很多院校图书馆的档案设施还相当落后和简陋。许多馆的档案资源还是单一的纸型文献和传统的管理模式，没有建成计算机档案室，档案数字化管理还是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也很低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高职院校图书馆管理中广泛应用，但是，运用计算机及网络技术管理档案的还较少，基本停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。这在信息化网络化时代，已无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求，特别是在已实现馆藏文献资源现代化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书馆文献信息资源的现代化开发同步。
图书馆档案管理队伍整体素质偏低由于很多单位、很多人对图书馆工作缺乏足够的重视，认为图书馆是教学辅助单位，不像各教学部门那样对教学质量起很大的作用，所以对图书馆尤其是图书馆档案事业的重要性缺乏足够的认识，认为图书馆档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高职院校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，现有的图书馆档案管理工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理，另一方面，各高职院校的兼职档案管理人员接受过档案管理专业知识专门培训的很少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又制约着档案信息化建设的进程。
解决高职院校图书馆档案管理问题的措施
要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。
增强档案意识，健全管理制度图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。
提高档案信息化水平随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。
关键词：高职院校图书馆；档案；管理
高职院校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高职院校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高职院校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。
高职院校图书馆档案管理的作用
为领导工作决策及图书馆建设提供可靠的参考资料依据由于图书馆档案资料在工作和活动中不断得到丰富和充实，完整而全面的图书馆档案材料可为领导提供相关数据、信息。这样通过分析，得出具有规律性的结论，为图书馆领导利用本馆档案信息进行决策、总结工作和指定计划提供可靠依据，进而明确图书馆建设和发展的方向、规模和重点。
图书馆档案是考核评估的依据，为图书馆提高管理水平和工作效率提供保障图书馆档案主要包括上级下发的各种文件，本单位的请示、报告、总结、计划、规划、方案、藏品目录、统计报表及馆外交流材料等，比较系统地记录了本单位各个阶段的主要活动，是上级领导对图书馆工作考核评估时需要查阅的重要依据，也是对图书馆工作人员进行考核评估的依据。图书馆工作人员将这些信息进行收集、归类处理，把最有用的信息提供给领导和业务部门的负责同志，可确保馆内工作的高效运行。
图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。
高职院校图书馆档案管理中存在的问题
尽管高职院校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高职院校图书馆档案工作仍存在一些问题。
档案缺乏集中统一管理图书馆业务档案与其他部门档案一样，是国家的财富和宝贵的文献资源，应归国家所有，但在实际工作中，图书馆往往对图书馆内的其他文献资料比较重视，加之上级档案行政管理部门也对图书馆的档案工作缺乏监督和指导，使大部分高职院校图书馆往往忽视了图书馆的档案管理工作，使图书馆的一些重要的需要长远保存的档案没有得到及时的保存，也没有按照规定报送专业档案管理部门进行保存。
馆藏档案结构并不合理从档案门类结构来看，许多高职院校图书馆的馆藏文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案比重很小，内容亟待丰富；从档案载体看，纸质档案比重较大，其他现代化信息资源载体档案的种类和数量相对较小，这样的馆藏档案结构和内容就完全不能适合图书馆业务发展和信息化社会的需要。
馆藏档案缺乏系统性和完整性一方面档案残缺不全，高职院校图书馆档案一般来自上级有关部门和图书馆业务工作，有许多档案不是断档就是缺档，或者是应当立卷而没有立卷，另一方面对收集、征集的许多案卷既没有进行案目登记，也未进行分类、标引、编目、排列，更没有进行二、三次档案文献的加工，使档案资源不成体系，难以得到有效利用。
档案保管不善因为对高职院校图书馆档案管理的不够重视，造成对档案管理不善。直接表现为：一没有专人负责管理，只是为了应付临时发生的事而临时抽调人员；二没有固定的存放环境，随便乱堆乱放；三缺乏保护措施，四没有严格的管理制度，结果造成图书馆档案的严重丢失、损毁、紊乱。
档案资源的数字化建设缓慢由于不少高职院校的图书馆重点建设在纸型文献和信息资源的现代化建设上，无资金投入档案管理的基础设施建设中，因而很多院校图书馆的档案设施还相当落后和简陋。许多馆的档案资源还是单一的纸型文献和传统的管理模式，没有建成计算机档案室，档案数字化管理还是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也很低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高职院校图书馆管理中广泛应用，但是，运用计算机及网络技术管理档案的还较少，基本停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。这在信息化网络化时代，已无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求，特别是在已实现馆藏文献资源现代化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书馆文献信息资源的现代化开发同步。
图书馆档案管理队伍整体素质偏低由于很多单位、很多人对图书馆工作缺乏足够的重视，认为图书馆是教学辅助单位，不像各教学部门那样对教学质量起很大的作用，所以对图书馆尤其是图书馆档案事业的重要性缺乏足够的认识，认为图书馆档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高职院校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，现有的图书馆档案管理工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理，另一方面，各高职院校的兼职档案管理人员接受过档案管理专业知识专门培训的很少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又制约着档案信息化建设的进程。
解决高职院校图书馆档案管理问题的措施
要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。
增强档案意识，健全管理制度图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。
提高档案信息化水平随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。