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[摘要]电子档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，本文对此进行探讨，供业内人士参考。
[关键词]电子档案；纸质档案；关系；保护
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）07-0236-01
档案是人们在社会实践中直接形成并被人们有意识保存下来，以便供将来人们对档案信息资源查询利用。当今电子网络越发发达，电子档案以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，然而电子档案与传统纸质档案存在着紧密的互补关系，主要体在保护技术上有很大的不同，这些互补关系将是电子时代档案保护技术的新领域，使得电子档案与纸质档案同时并存。
1 电子档案与纸质档案载体寿命的互补
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前，光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15 年。
2 电子档案与纸质档案环境条件影响不同特点
2.1 温湿度影响的不同特点。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子档案载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对湿度为45％～60％，而保存电子档案的理想温度为16～20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子档案和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的不同特点。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子档案载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子档案载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，防止灰尘对电子档案载体的危害有特别重要的意义，在电子档案形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的不同特点。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架內或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的不同特点。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子档案的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子档案信息丢失。光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3 电子档案与纸质档案技术寿命的不同特点
纸质文件一旦形成，其制成材料--纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子档案设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子档案安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子档案中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子档案的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子档案转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子档案数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4 电子档案与纸质档案信息保护的不同特点
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体--纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子档案而言，信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子档案信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手--电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子档案保护的重要课题。
目前，保护电子档案信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子档案中，电子档案如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。
这些保证了电子档案信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子档案信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子档案被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子档案信息的技术只能是相对的，因为电子档案的加密和解密技术都在不断地发展过程中。
[关键词]电子档案；纸质档案；关系；保护
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）07-0236-01
档案是人们在社会实践中直接形成并被人们有意识保存下来，以便供将来人们对档案信息资源查询利用。当今电子网络越发发达，电子档案以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，然而电子档案与传统纸质档案存在着紧密的互补关系，主要体在保护技术上有很大的不同，这些互补关系将是电子时代档案保护技术的新领域，使得电子档案与纸质档案同时并存。
1 电子档案与纸质档案载体寿命的互补
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前，光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15 年。
2 电子档案与纸质档案环境条件影响不同特点
2.1 温湿度影响的不同特点。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子档案载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对湿度为45％～60％，而保存电子档案的理想温度为16～20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子档案和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的不同特点。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子档案载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子档案载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，防止灰尘对电子档案载体的危害有特别重要的意义，在电子档案形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的不同特点。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架內或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的不同特点。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子档案的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子档案信息丢失。光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3 电子档案与纸质档案技术寿命的不同特点
纸质文件一旦形成，其制成材料--纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子档案设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子档案安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子档案中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子档案的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子档案转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子档案数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4 电子档案与纸质档案信息保护的不同特点
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体--纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子档案而言，信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子档案信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手--电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子档案保护的重要课题。
目前，保护电子档案信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子档案中，电子档案如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。
这些保证了电子档案信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子档案信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子档案被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子档案信息的技术只能是相对的，因为电子档案的加密和解密技术都在不断地发展过程中。