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一、企业档案的内涵
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业在生产活动、经营销售、设备改造、技术革新、内部管理等一系列活动中形成的宝贵财富,是企业发展的历史见证与缩影。它是一个企业在长期的生产经营活动中形成的无形资产,是企业生存发展的重要基础和保证。企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种基础条件的准确数据，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。企业档案在企业发展过程中起到了传承历史、记录现实、服务未来的作用，是企业的一笔巨大财富。
二、企业档案管理工作存在的问题
随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这使得部分企业档案工作的管理出现真空地带。企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体，档案管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。目前，企业档案管理工作存在的主要问题如下：
1、管理分散，各自为政
据初步调查，一些中小型企业把档案工作附属在办公室或某一技术业务部门,配有专人兼管科技、文书档案；还有少数企业虽设了机构,但文书档案工作归行政办主任领导,技档则由总工程师或技术负责人领导。企业档案保管的分散性影响了档案的有效利用，这势必造成建档标准无法统一，档案综合查询、信息比对更是无从谈起。
2、重收藏，轻利用
传统档案管理工作重视对各类档案的分类、整理、建档及保存，对于利用主要集中在被动检索、查阅。没有意识到档案作为一种重要的信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在生产经营活动中的价值。
3、企业档案流失严重
一些企业的领导层和职工对档案资料缺乏正确的认识，加上管理疏忽等原因，使企业档案资产在企业改制中严重流失，如：应该归档的档案资料散失在个人手里，据为己有，由于人才流动带走档案资料而引起法律纠纷的事时有发生；有的企业的档案虽然实行了集中存放，统一管理，但由于投入不足，致使档案保管条件恶化，出现虫蛀、霉变等安全隐患。
4、信息化水平偏低，检索效率低
目前我国许多企业档案仍然采用手工管理的传统模式，电脑网络等信息化手段应用不足，文件资料归档后仍然依靠手工模式进行组卷、编目，没有建立统一的档案信息数据库，随着企业发展，积累的档案信息量越来越大，势必造成档案检索困难。
5、档案管理人员素质有待提高
档案人员的专业技术水平整体偏低，档案人才队伍的结构存在一定的失衡。目前，许多企业的档案管理人员，大多数还停留在收发、保管、查找的阶段，即使使用微机管理，也只是简单的录入和查找，还远远没有掌握现代化设备的操作技能和先进的科学管理方法。不少档案人员对档案工作的地位和作用认识不到位，停留在旧的档案服务意识上，基本处于“你来我查，你问我答”的被动局面。因此，培养一批复合型专业人才，形成一支知识化、专业化的档案工作团队，是适应企业档案管理现代化的迫切需要。
三、面对新形势，企业档案管理的应对策略
1、更新观念,树立企业档案现代化管理意识
要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,建立和完善符合企业需要的现代化档案管理体系,坚持一切从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,努力提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保档案“集中统一管理”。要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
2、创新信息化档案管理模式，提高档案利用效率
运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势。因此，加快档案的现代化管理进程，必须大力实施档案信息化工程。也就是说，要将原始档案资料转变为“数据化档案”，并实行“网络化管理”。就燃气企业来看，档案部门配备了计算机、扫描仪等设施，各门类档案目录全部进机。目前，虽然档案内容暂时没有上网，但我们正在利用现代化的设备，一方面编制多种使用的检索工具，以保证从各个不同角度提示档案的内容，以便提高用户查准率和查全率；另一方面，还计划应用现代化管理工具，积极采用缩微贮存和电子计算机技术，为利用者复制档案创造方便条件；再一方面，档案部门要着手研究电子文件管理办法，以适应电子信息时代带来的崭新课题，开发出更多的档案信息资源，为企业发展提供优质的档案服务。
3、积极提高档案管理人员素质，引进高素质专业人才
提高档案工作者素质，熟练掌握现代化操作技能，加速档案科技进步，是档案工作适应新形势的需要。其一，要把住人才入口关，引进既有专业知识，又有相应专业技术、技能的人才充实档案队伍；其二，加强现有档案管理人员的再教育是目前和今后一段时间内一项十分重要的工作任务。档案继续教育工作要求对档案人员的具体岗位需要、知识结构进行有针对性的岗位技能培训。近几年，我公司为提高档案部门人员业务水平，每年轮流派档案人员参加市档案局举办的专业培训。根据近几年的重点工程项目较多，人员调动频繁的特点，及时做好各项目部档案人员的轮训工作。如佳华管线工程、永唐秦管线工程等项目部的档案人员，都到集团公司档案室接受了系统的培训。培训特点是理论结合实际操作，对档案装订过程中分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤进行了严格规范。几次培训的效果显著，为企业档案的质量和完整性奠定了良好的基础；其三，引入竞争机制，实行择优上岗，克服人的惰性，发挥人的主观能动性，为广大档案工作者打造施展才能和抱负的平台；其四，建立激励机制，合理设置岗位，对工作量化考核，充分发挥档案工作人员的积极性和创造性；其五，提高档案工作者的服务意识，变“你来我查，你问我答”为“主动介入，积极服务”。如对重点项目，档案人员要全过程跟踪管理，从合同签订、设备引进、资料的归档等方面都要有档案人员参与，保证基础资料的归档率达到100%。通过以上措施，打造一支高素质的档案队伍，为企业档案现代化管理奠定基础。
企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的作用，我们应高度重视企业所面临的档案管理问题，以积极地态度加以解决，使档案管理工作再上新台阶。
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业在生产活动、经营销售、设备改造、技术革新、内部管理等一系列活动中形成的宝贵财富,是企业发展的历史见证与缩影。它是一个企业在长期的生产经营活动中形成的无形资产,是企业生存发展的重要基础和保证。企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种基础条件的准确数据，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。企业档案在企业发展过程中起到了传承历史、记录现实、服务未来的作用，是企业的一笔巨大财富。
二、企业档案管理工作存在的问题
随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这使得部分企业档案工作的管理出现真空地带。企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体，档案管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。目前，企业档案管理工作存在的主要问题如下：
1、管理分散，各自为政
据初步调查，一些中小型企业把档案工作附属在办公室或某一技术业务部门,配有专人兼管科技、文书档案；还有少数企业虽设了机构,但文书档案工作归行政办主任领导,技档则由总工程师或技术负责人领导。企业档案保管的分散性影响了档案的有效利用，这势必造成建档标准无法统一，档案综合查询、信息比对更是无从谈起。
2、重收藏，轻利用
传统档案管理工作重视对各类档案的分类、整理、建档及保存，对于利用主要集中在被动检索、查阅。没有意识到档案作为一种重要的信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在生产经营活动中的价值。
3、企业档案流失严重
一些企业的领导层和职工对档案资料缺乏正确的认识，加上管理疏忽等原因，使企业档案资产在企业改制中严重流失，如：应该归档的档案资料散失在个人手里，据为己有，由于人才流动带走档案资料而引起法律纠纷的事时有发生；有的企业的档案虽然实行了集中存放，统一管理，但由于投入不足，致使档案保管条件恶化，出现虫蛀、霉变等安全隐患。
4、信息化水平偏低，检索效率低
目前我国许多企业档案仍然采用手工管理的传统模式，电脑网络等信息化手段应用不足，文件资料归档后仍然依靠手工模式进行组卷、编目，没有建立统一的档案信息数据库，随着企业发展，积累的档案信息量越来越大，势必造成档案检索困难。
5、档案管理人员素质有待提高
档案人员的专业技术水平整体偏低，档案人才队伍的结构存在一定的失衡。目前，许多企业的档案管理人员，大多数还停留在收发、保管、查找的阶段，即使使用微机管理，也只是简单的录入和查找，还远远没有掌握现代化设备的操作技能和先进的科学管理方法。不少档案人员对档案工作的地位和作用认识不到位，停留在旧的档案服务意识上，基本处于“你来我查，你问我答”的被动局面。因此，培养一批复合型专业人才，形成一支知识化、专业化的档案工作团队，是适应企业档案管理现代化的迫切需要。
三、面对新形势，企业档案管理的应对策略
1、更新观念,树立企业档案现代化管理意识
要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,建立和完善符合企业需要的现代化档案管理体系,坚持一切从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,努力提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保档案“集中统一管理”。要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
2、创新信息化档案管理模式，提高档案利用效率
运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势。因此，加快档案的现代化管理进程，必须大力实施档案信息化工程。也就是说，要将原始档案资料转变为“数据化档案”，并实行“网络化管理”。就燃气企业来看，档案部门配备了计算机、扫描仪等设施，各门类档案目录全部进机。目前，虽然档案内容暂时没有上网，但我们正在利用现代化的设备，一方面编制多种使用的检索工具，以保证从各个不同角度提示档案的内容，以便提高用户查准率和查全率；另一方面，还计划应用现代化管理工具，积极采用缩微贮存和电子计算机技术，为利用者复制档案创造方便条件；再一方面，档案部门要着手研究电子文件管理办法，以适应电子信息时代带来的崭新课题，开发出更多的档案信息资源，为企业发展提供优质的档案服务。
3、积极提高档案管理人员素质，引进高素质专业人才
提高档案工作者素质，熟练掌握现代化操作技能，加速档案科技进步，是档案工作适应新形势的需要。其一，要把住人才入口关，引进既有专业知识，又有相应专业技术、技能的人才充实档案队伍；其二，加强现有档案管理人员的再教育是目前和今后一段时间内一项十分重要的工作任务。档案继续教育工作要求对档案人员的具体岗位需要、知识结构进行有针对性的岗位技能培训。近几年，我公司为提高档案部门人员业务水平，每年轮流派档案人员参加市档案局举办的专业培训。根据近几年的重点工程项目较多，人员调动频繁的特点，及时做好各项目部档案人员的轮训工作。如佳华管线工程、永唐秦管线工程等项目部的档案人员，都到集团公司档案室接受了系统的培训。培训特点是理论结合实际操作，对档案装订过程中分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤进行了严格规范。几次培训的效果显著，为企业档案的质量和完整性奠定了良好的基础；其三，引入竞争机制，实行择优上岗，克服人的惰性，发挥人的主观能动性，为广大档案工作者打造施展才能和抱负的平台；其四，建立激励机制，合理设置岗位，对工作量化考核，充分发挥档案工作人员的积极性和创造性；其五，提高档案工作者的服务意识，变“你来我查，你问我答”为“主动介入，积极服务”。如对重点项目，档案人员要全过程跟踪管理，从合同签订、设备引进、资料的归档等方面都要有档案人员参与，保证基础资料的归档率达到100%。通过以上措施，打造一支高素质的档案队伍，为企业档案现代化管理奠定基础。
企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的作用，我们应高度重视企业所面临的档案管理问题，以积极地态度加以解决，使档案管理工作再上新台阶。