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在众多劳动争议仲裁案件中，“证据”往往成为胜诉与否的关键。但由于一些用人单位对举证责任认识不清，往往在劳动争议仲裁中陷于不利之地。因此，用人单位必须强化证据收集、保留意识，在日常工作中加强证据管理工作，以从容的姿态应对潜在的劳动争议。
哪些情形用人单位需举证
在劳动争议仲裁及诉讼实践过程中，需要用人单位举证的情况比较多。笔者从劳动争议发生概率较大的案件中，归纳出若干情形，以供参考借鉴：
●用人单位主张劳动者严重违反纪律或用人单位规章制度，解除劳动合同的;
●劳动者被证明不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位后，仍不能胜任工作，用人单位解除劳动合同的;
●劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同解除的;
●劳动者主张用人单位存在克扣或无故拖欠工资报酬等情况，用人单位否认的;
●劳动者否认收到用人单位对其劳动合同管理文书送达的;
●劳动者以欺诈等非法手段使用人单位在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同，致使劳动合同无效的;
●劳动者在试用期间被证明不符合录用条件，用人单位解除劳动合同的;
●劳动者主张用人单位系无故拖欠、减少工资等报酬的;
●劳动者主张用人单位未为其办理社会保险，用人单位否认的;
●被派遣劳动者要求同工同酬，用人单位或用工单位拒绝的;
●劳动者患病或非因工致残医疗期满后仍然不能从事原岗位工作，用人单位解除劳动关系的;
●属于用人单位掌握、管理的与争议事项有关的其他证据等。
哪些资料需要收集、保留
●职工代表大会制度的资料。主要包括召开职代会向同级党组织的请示，同级党组织的批复材料，向上级工会的备案材料，职代会召开情况报告表，协商代表签名的协商会议记录等。以及职工代表产生的办
法，职工代表人数及比例，职工代表组成人员名单，职工代表出席人数，职工代表的选举、罢免、任期和补选，职工代表大会选举和表决相关事项等。
●厂务公开制度的资料。主要包括经营管理的基本情况，招用职工及签订劳动合同的情况，集体合同文本和劳动规章制度的内容，单方解除劳动合同的情况以及裁员的方案和结果，评选劳动模范和优秀职工的条件、名额和结果，劳动安全卫生标准，安全事故发生情况及处理结果，社会保险以及企业年金的缴费情况，职工教育经费使用情况和职工培训计划及执行情况，劳动争议及处理结果情况，法律法规规定的其他事项。
国有企业、集体企业及其控股企业还应当收集下列资料：投资和生产经营管理重大决策方案等重大事项，企业中长期发展规划，年度生产经营目标及完成情况，企业担保，大额资金使用及大额资产处置情况，工程建设项目的招投标，大宗物资采购供应，产品销售和盈亏情况，承包租赁合同履行情况，内部经济责任制落实情况，重要规章制度制定等重大事项;职工提薪晋级、工资奖金收入分配情况;专业技术职称的评聘情况;中层领导人员、重要岗位人员的选聘和任用情况，企业领导人员薪酬、职务消费和兼职情况，以及出国出境费用支出等廉洁自律规定执行情况，职工代表大会民主评议企业领导人员的结果;依照国家有关规定应当公开的其他事项。
●职工董事和职工监事制度的资料。主要包括职工董事和职工监事的产生办法，职工董事、职工监事候选人自荐、推荐、提名资料，经职工代表大会全体代表的过半数通过当选资料，报上级工会组织备案资料等。
●劳动规章制度需要收集的资料。职代会讨论劳动规章制度的会议纪要和公示情况、明确依法履行劳动规章制度告知程序的认定材料，包括用人单位公示规章制度的照片以及相关材料，职工签收有关规章制度的记录等。如经过与工会协商的，协商的会议纪要经工会盖章，工会主席签字确认。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如用人单位网站公布办法、电子邮件通知、公告栏张贴办法、员工手册发放签收记录、劳动规章制度培训签到记录、劳动规章制度考试试卷、用工录用表确认以及影像资料等等。
●处理或者解除劳动合同方面的资料。在日常检查和调解、处理因劳动规章制度引发的劳动争议时，是由用人单位提供处理依据的，因此，用人单位需要保留违规调查方面的证据，征求工会意见的书面材料及工会的回复意见材料、书面处理决定、送达回执，停保材料、移送档案回执等。
●涉及劳动关系、劳动报酬方面的资料。需要保留劳动合同名册、双方签订的劳动合同、工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录、劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录和考勤记录等有关凭证等。
在有些资料暂时无法弄清楚到底是否需要保存的情况下，要保存好现有的可能与争议有关的所有资料、物品、信息，切勿轻易丢弃，尽量做到“宁滥勿缺”。发生争议后，要迅速弄清楚还需要收集哪些证据，并全力收集。
●事实存在但无任何有力证据证明的资料。用人单位可提前在适当时机以录音或录像的形式将对方的口述录制下来作为视听资料来使用。收集证人证言时，用人单位应尽力收集与争议双方当事人及案件本身均无利害关系的人的证言、书面证明及物证原件，若只有复印件，还需要提供其他证据作为佐证。
●证据存在但无法收集的资料。应将此作为收集线索提供给劳动争议仲裁委员会或人民法院，请求这些职权机关依职权收集所需证据。这些证据主要包括：申请调查收集的证据属于国家有关部门保存并需人民法院依职权调取的档案材料;涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的材料;当事人及其诉讼代理人确因客观原因不能自行收集的其他材料。
●电子文件收集的资料。随着电子文件的生成日益增多，电子文件的收集整理工作也是用人单位面临的一项紧迫任务。相对纸质文件而言，电子文件的载体稳定性更差、较易损毁，因此，收集保留方式的选择至关重要。为了确保所形成的电子文件的完整性，确保电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集保留并采取有效的防护措施。 对收集的资料要进行有效管理
为了保证用人单位收集的资料合法、有效，能够起到保护用人单位合法权益不受侵害的作用，防止出现因资料收集不全或丢失、损毁等问题带来的潜在法律风险，在日常工作中用人单位还需要对收集到的资料进行有效管理。
●哪些证据起到决定性的作用。如何管理收集到的资料是一项基础工作，如判断用人单位制定的劳动规章制度是否依法履行了民主程序，就需要拿出制定过程中的合法文件加以证明。因此，用人单位要设专人，对已经履行法定程序的各种资料进行收集、整理、归档，目的是证明用人单位制定劳动规章制度的过程和内容符合法律规定，具有法律效力。
●准确掌握特别举证责任。根据法律法规的相关规定，用人单位应当承担的举证责任至少包括以下四种情况：
一是用人单位作出的开除、终止、解除劳动合同、生产经营发生重大变化需要裁减人员、减少劳动报酬、变更劳动合同、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议。
二是用人单位与劳动者或者劳动者直系亲属对于是否构成工伤发生的争议。用人单位拒不举证的，劳动保障行政部门可以根据受伤害职工提供的证据依法作出工伤认定结论。
三是职工名册、工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录、劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录和考勤记录等有关凭证等。
四是劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据。
●收集、保管过程要合法。用非法手段获取的证据即便是真实的，也不会被劳动仲裁机关采纳为裁决的依据。以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取据，不能作为评定案件事实的依据。在收集证据方面，律师通常比较专业，调查取证的过程也能保证合法性，收集证据的范围也更加广泛。
●谨防电子文件损毁、删改。用人单位的电子文件类别多种多样，对这些电子文件要结合本单位的特点，按门类科学制订分类编号方案进行管理。分类编号就是对电子文件进行划分，并给每份电子文件拟定一个固定的、唯一的编号，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
另外，电子证据安全性相对较弱，易被删改、破坏，且一经删改不仅不留痕迹，依现有的技术也难以鉴定和恢复。因此，用人单位要积极采取措施，加强防护，防止“黑客”侵入，确保电子证据的安全。
目前，一些用人单位认为电子文件用完后保存在电脑或磁盘中就可以了，因此采取完全与纸质载体脱钩的做法，使一些有重要价值的电子文件由于没有纸质文件等硬拷贝作为备件而面临无法复原的危险。在此建议用人单位要把电子文件与纸质文件结合起来保存，对有重要保存价值的电子文件要制作纸质文件存档，纸质文件要经过相关领导或工会签字确认，保证电子文件的原始性。
哪些情形用人单位需举证
在劳动争议仲裁及诉讼实践过程中，需要用人单位举证的情况比较多。笔者从劳动争议发生概率较大的案件中，归纳出若干情形，以供参考借鉴：
●用人单位主张劳动者严重违反纪律或用人单位规章制度，解除劳动合同的;
●劳动者被证明不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位后，仍不能胜任工作，用人单位解除劳动合同的;
●劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同解除的;
●劳动者主张用人单位存在克扣或无故拖欠工资报酬等情况，用人单位否认的;
●劳动者否认收到用人单位对其劳动合同管理文书送达的;
●劳动者以欺诈等非法手段使用人单位在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同，致使劳动合同无效的;
●劳动者在试用期间被证明不符合录用条件，用人单位解除劳动合同的;
●劳动者主张用人单位系无故拖欠、减少工资等报酬的;
●劳动者主张用人单位未为其办理社会保险，用人单位否认的;
●被派遣劳动者要求同工同酬，用人单位或用工单位拒绝的;
●劳动者患病或非因工致残医疗期满后仍然不能从事原岗位工作，用人单位解除劳动关系的;
●属于用人单位掌握、管理的与争议事项有关的其他证据等。
哪些资料需要收集、保留
●职工代表大会制度的资料。主要包括召开职代会向同级党组织的请示，同级党组织的批复材料，向上级工会的备案材料，职代会召开情况报告表，协商代表签名的协商会议记录等。以及职工代表产生的办
法，职工代表人数及比例，职工代表组成人员名单，职工代表出席人数，职工代表的选举、罢免、任期和补选，职工代表大会选举和表决相关事项等。
●厂务公开制度的资料。主要包括经营管理的基本情况，招用职工及签订劳动合同的情况，集体合同文本和劳动规章制度的内容，单方解除劳动合同的情况以及裁员的方案和结果，评选劳动模范和优秀职工的条件、名额和结果，劳动安全卫生标准，安全事故发生情况及处理结果，社会保险以及企业年金的缴费情况，职工教育经费使用情况和职工培训计划及执行情况，劳动争议及处理结果情况，法律法规规定的其他事项。
国有企业、集体企业及其控股企业还应当收集下列资料：投资和生产经营管理重大决策方案等重大事项，企业中长期发展规划，年度生产经营目标及完成情况，企业担保，大额资金使用及大额资产处置情况，工程建设项目的招投标，大宗物资采购供应，产品销售和盈亏情况，承包租赁合同履行情况，内部经济责任制落实情况，重要规章制度制定等重大事项;职工提薪晋级、工资奖金收入分配情况;专业技术职称的评聘情况;中层领导人员、重要岗位人员的选聘和任用情况，企业领导人员薪酬、职务消费和兼职情况，以及出国出境费用支出等廉洁自律规定执行情况，职工代表大会民主评议企业领导人员的结果;依照国家有关规定应当公开的其他事项。
●职工董事和职工监事制度的资料。主要包括职工董事和职工监事的产生办法，职工董事、职工监事候选人自荐、推荐、提名资料，经职工代表大会全体代表的过半数通过当选资料，报上级工会组织备案资料等。
●劳动规章制度需要收集的资料。职代会讨论劳动规章制度的会议纪要和公示情况、明确依法履行劳动规章制度告知程序的认定材料，包括用人单位公示规章制度的照片以及相关材料，职工签收有关规章制度的记录等。如经过与工会协商的，协商的会议纪要经工会盖章，工会主席签字确认。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如用人单位网站公布办法、电子邮件通知、公告栏张贴办法、员工手册发放签收记录、劳动规章制度培训签到记录、劳动规章制度考试试卷、用工录用表确认以及影像资料等等。
●处理或者解除劳动合同方面的资料。在日常检查和调解、处理因劳动规章制度引发的劳动争议时，是由用人单位提供处理依据的，因此，用人单位需要保留违规调查方面的证据，征求工会意见的书面材料及工会的回复意见材料、书面处理决定、送达回执，停保材料、移送档案回执等。
●涉及劳动关系、劳动报酬方面的资料。需要保留劳动合同名册、双方签订的劳动合同、工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录、劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录和考勤记录等有关凭证等。
在有些资料暂时无法弄清楚到底是否需要保存的情况下，要保存好现有的可能与争议有关的所有资料、物品、信息，切勿轻易丢弃，尽量做到“宁滥勿缺”。发生争议后，要迅速弄清楚还需要收集哪些证据，并全力收集。
●事实存在但无任何有力证据证明的资料。用人单位可提前在适当时机以录音或录像的形式将对方的口述录制下来作为视听资料来使用。收集证人证言时，用人单位应尽力收集与争议双方当事人及案件本身均无利害关系的人的证言、书面证明及物证原件，若只有复印件，还需要提供其他证据作为佐证。
●证据存在但无法收集的资料。应将此作为收集线索提供给劳动争议仲裁委员会或人民法院，请求这些职权机关依职权收集所需证据。这些证据主要包括：申请调查收集的证据属于国家有关部门保存并需人民法院依职权调取的档案材料;涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的材料;当事人及其诉讼代理人确因客观原因不能自行收集的其他材料。
●电子文件收集的资料。随着电子文件的生成日益增多，电子文件的收集整理工作也是用人单位面临的一项紧迫任务。相对纸质文件而言，电子文件的载体稳定性更差、较易损毁，因此，收集保留方式的选择至关重要。为了确保所形成的电子文件的完整性，确保电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集保留并采取有效的防护措施。 对收集的资料要进行有效管理
为了保证用人单位收集的资料合法、有效，能够起到保护用人单位合法权益不受侵害的作用，防止出现因资料收集不全或丢失、损毁等问题带来的潜在法律风险，在日常工作中用人单位还需要对收集到的资料进行有效管理。
●哪些证据起到决定性的作用。如何管理收集到的资料是一项基础工作，如判断用人单位制定的劳动规章制度是否依法履行了民主程序，就需要拿出制定过程中的合法文件加以证明。因此，用人单位要设专人，对已经履行法定程序的各种资料进行收集、整理、归档，目的是证明用人单位制定劳动规章制度的过程和内容符合法律规定，具有法律效力。
●准确掌握特别举证责任。根据法律法规的相关规定，用人单位应当承担的举证责任至少包括以下四种情况：
一是用人单位作出的开除、终止、解除劳动合同、生产经营发生重大变化需要裁减人员、减少劳动报酬、变更劳动合同、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议。
二是用人单位与劳动者或者劳动者直系亲属对于是否构成工伤发生的争议。用人单位拒不举证的，劳动保障行政部门可以根据受伤害职工提供的证据依法作出工伤认定结论。
三是职工名册、工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录、劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录和考勤记录等有关凭证等。
四是劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据。
●收集、保管过程要合法。用非法手段获取的证据即便是真实的，也不会被劳动仲裁机关采纳为裁决的依据。以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取据，不能作为评定案件事实的依据。在收集证据方面，律师通常比较专业，调查取证的过程也能保证合法性，收集证据的范围也更加广泛。
●谨防电子文件损毁、删改。用人单位的电子文件类别多种多样，对这些电子文件要结合本单位的特点，按门类科学制订分类编号方案进行管理。分类编号就是对电子文件进行划分，并给每份电子文件拟定一个固定的、唯一的编号，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
另外，电子证据安全性相对较弱，易被删改、破坏，且一经删改不仅不留痕迹，依现有的技术也难以鉴定和恢复。因此，用人单位要积极采取措施，加强防护，防止“黑客”侵入，确保电子证据的安全。
目前，一些用人单位认为电子文件用完后保存在电脑或磁盘中就可以了，因此采取完全与纸质载体脱钩的做法，使一些有重要价值的电子文件由于没有纸质文件等硬拷贝作为备件而面临无法复原的危险。在此建议用人单位要把电子文件与纸质文件结合起来保存，对有重要保存价值的电子文件要制作纸质文件存档，纸质文件要经过相关领导或工会签字确认，保证电子文件的原始性。