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摘 要：实物档案是单位劳动成果和文化底蕴的一种原始记录。在高速公路运营企业发展进程中，各单位都产生了大量的实物档案，它们对于记录养护、征费、保畅、文明建设等各个阶段工作的辉煌成绩，具有重要的历史价值。实物档案一般来说只有一份，其独特性显得尤为珍贵。本文就如何规范、有序地整理好高速公路运营企业的实物档案进行了初步探讨。
关键词：实物档案；收集编号；利用成果
一、整理前，要熟知归档范畴，做好基础工作
对实物档案进行梳理，其前提条件是必须制定一套完善、配套、实用的档案规章制度，明确规定实物档案的归档要求、归档范畴及管理办法，使得档案管理工作有章可循，有法可依。同时，根据上级档案管理单位对实物档案的考核标准进行逐条对照，认真梳理，对存在问题做好笔记，进行标注。
实物档案收集的范围，从横向上来说，主要包括高速运营企业在养护管理、财务管理、稽查监控、疏堵保畅、党工团妇建设等过程中产生的反映单位整体发展水平的奖牌、奖章、锦旗、奖状、证书等不同形式的实物。
从纵向上来说，主要包括省（部）级以上单位授予的荣誉、牌匾、字画等，本单位在参加上级单位公务活动、文体活动中获得的各种奖励及纪念品等，以及本单位形成以来重要节点内部留存的各种具有保存价值的实物。正确界定其收集范围，是企业实物档案整理的基础，亦是依据。
二、过程中，要内容严谨、归存规范，做好编制工作
（一）做好收集、登记、造册工作
做好实物的及时收集和集中保管，为以后档案登记及造册工作提供便利条件。强化实物档案的收集，一是要经常组织兼职档案员进行培训，增强管理人员对实物档案归档意识，让大家知道为何归、怎么归、以及归完后如何利用；二是登记要及时，造册需长久。要求每一名兼职档案员将本部门形成的实物档案逐一、分类、及时登记，以月或季度为单位上报档案归口部门，由归口部门统一编制入册，确定保管期限，以确保信息完整确凿，无遗漏。
（二）做好编号、分类、整理工作
实物档案应“一件一号”，如一张证书为一件，一个奖牌为一件，成套实物以一件计数等。有的单位实物档案数量较少，可不分类，直接按照年限编流水号；实物较多的单位，可先按物品类型排列，如奖牌类、证书类、锦旗类等，同一类中再按时间顺序排列，如1995年度、1996年度、1997年度等。
实物档案编号由类别号和件号组成。类别号按各单位分类方案自行编制，如用字母“S”或数字“8”表示实物档案，件号即按归档时间顺序排的流水号。如果是数量较少的单位“8-12”即表示该单位实物档案第12件归档实物；如果是数量较多的单位，可以用“SW1”表示奖牌类，“SW1-5”即表示实物档案奖牌类第5件归档实物。
（三）做好贴标签、拍照、录入工作
流水编号排好后，要在不影响实物品相的合适位置（如右下角或底端等）贴上标签，标签填写年度（形成时间）、编号、保管期限、参见号。然后对贴好标签的实物进行拍照，并与声像照片档案设置互见号。拍照时尤其要注意金属材质的实物不出现变形、反光、影子、指纹或手印，构图时不要将奖牌装满整个画框，四周留下一些空白，为下一步校正留下足够余量。
有对实物档案较为重视的单位，会将实物档案纳入本单位照片档案的管理，如实物档案编号为（8-12）可参见照片档案（6-3-40），同时制作《照片档案相册》，并复制备份，建立双备案查询记录。最后将实物档案信息录入档案系统，利用网络平台建立电子数据库目录，实现实物档案资源的有效利用及资源共享。
三、利用时，要多层次、多渠道，强化编研成果，拓展利用途径
（一）作为对外宣传企业形象的重要途径
对实物资料进行收集、保管的一项重要目的就在于利用。保存的实物资料可用于制作单位网页、年鉴、印制书刊宣传版面、对外部单位进行展览、参与系统内部评选、记录与司乘人员的互动服务、与交警路政公安等建立联谊单位等，充分利用多媒体与实物相结合的方式，以播放、展览等形式对外宣传、展示单位生产经营过程中所取得的成果，多渠道宣传高速公路企业窗口形象。
（二）作为内部员工学习教育的能量基地
实物档案资料亦可作为一种特殊载体，发挥其文化教育功能，为员工提供一个全面了解企业的动态平台。一是可以通过获得高级荣誉展示本单位辉煌历史和骄人成就，使得企业员工接受良好的正面教育；二是也可从优胜奖、参与奖等奖项中，看到工作中的不足，分析原因，借鉴经验，为今后工作提供更好的思路；三是陈列奖项中，若某单位或个人参与了其中某项活动，循环播放或当众展示，会对单位或个人本身有更强烈、更直接的激励作用。
（三）为编写文字材料提供有力支撑
档案本身是一种信息产品，完善的档案更是本单位后期编写文字材料的数据库。比如写材料需要查阅本单位历史获奖证书、具体内容及获奖时间，或上报上级材料需要对省部级以上荣誉进行统计，再或者单位资质申报、年检等需要查閱实物荣誉证书等。实物档案直观、有序的存放，能够为日后编写、查阅和核对文字材料提供便利条件。
纵向承前启后，横向信息交流。实物档案除了作为历史成果的见证，它更可作为一项精神文明建设的文化财富。实物档案特有的利用价值，必将成为推动企业建设和发展不可缺少的资源，因此，只有思想上高度重视，管理上更加完善，才能真正发挥实物档案的作用。
作者简介：侯彦翠（1982—），女，汉族，河北石家庄人，本科，中级经济师，主要研究方向：档案学。
关键词：实物档案；收集编号；利用成果
一、整理前，要熟知归档范畴，做好基础工作
对实物档案进行梳理，其前提条件是必须制定一套完善、配套、实用的档案规章制度，明确规定实物档案的归档要求、归档范畴及管理办法，使得档案管理工作有章可循，有法可依。同时，根据上级档案管理单位对实物档案的考核标准进行逐条对照，认真梳理，对存在问题做好笔记，进行标注。
实物档案收集的范围，从横向上来说，主要包括高速运营企业在养护管理、财务管理、稽查监控、疏堵保畅、党工团妇建设等过程中产生的反映单位整体发展水平的奖牌、奖章、锦旗、奖状、证书等不同形式的实物。
从纵向上来说，主要包括省（部）级以上单位授予的荣誉、牌匾、字画等，本单位在参加上级单位公务活动、文体活动中获得的各种奖励及纪念品等，以及本单位形成以来重要节点内部留存的各种具有保存价值的实物。正确界定其收集范围，是企业实物档案整理的基础，亦是依据。
二、过程中，要内容严谨、归存规范，做好编制工作
（一）做好收集、登记、造册工作
做好实物的及时收集和集中保管，为以后档案登记及造册工作提供便利条件。强化实物档案的收集，一是要经常组织兼职档案员进行培训，增强管理人员对实物档案归档意识，让大家知道为何归、怎么归、以及归完后如何利用；二是登记要及时，造册需长久。要求每一名兼职档案员将本部门形成的实物档案逐一、分类、及时登记，以月或季度为单位上报档案归口部门，由归口部门统一编制入册，确定保管期限，以确保信息完整确凿，无遗漏。
（二）做好编号、分类、整理工作
实物档案应“一件一号”，如一张证书为一件，一个奖牌为一件，成套实物以一件计数等。有的单位实物档案数量较少，可不分类，直接按照年限编流水号；实物较多的单位，可先按物品类型排列，如奖牌类、证书类、锦旗类等，同一类中再按时间顺序排列，如1995年度、1996年度、1997年度等。
实物档案编号由类别号和件号组成。类别号按各单位分类方案自行编制，如用字母“S”或数字“8”表示实物档案，件号即按归档时间顺序排的流水号。如果是数量较少的单位“8-12”即表示该单位实物档案第12件归档实物；如果是数量较多的单位，可以用“SW1”表示奖牌类，“SW1-5”即表示实物档案奖牌类第5件归档实物。
（三）做好贴标签、拍照、录入工作
流水编号排好后，要在不影响实物品相的合适位置（如右下角或底端等）贴上标签，标签填写年度（形成时间）、编号、保管期限、参见号。然后对贴好标签的实物进行拍照，并与声像照片档案设置互见号。拍照时尤其要注意金属材质的实物不出现变形、反光、影子、指纹或手印，构图时不要将奖牌装满整个画框，四周留下一些空白，为下一步校正留下足够余量。
有对实物档案较为重视的单位，会将实物档案纳入本单位照片档案的管理，如实物档案编号为（8-12）可参见照片档案（6-3-40），同时制作《照片档案相册》，并复制备份，建立双备案查询记录。最后将实物档案信息录入档案系统，利用网络平台建立电子数据库目录，实现实物档案资源的有效利用及资源共享。
三、利用时，要多层次、多渠道，强化编研成果，拓展利用途径
（一）作为对外宣传企业形象的重要途径
对实物资料进行收集、保管的一项重要目的就在于利用。保存的实物资料可用于制作单位网页、年鉴、印制书刊宣传版面、对外部单位进行展览、参与系统内部评选、记录与司乘人员的互动服务、与交警路政公安等建立联谊单位等，充分利用多媒体与实物相结合的方式，以播放、展览等形式对外宣传、展示单位生产经营过程中所取得的成果，多渠道宣传高速公路企业窗口形象。
（二）作为内部员工学习教育的能量基地
实物档案资料亦可作为一种特殊载体，发挥其文化教育功能，为员工提供一个全面了解企业的动态平台。一是可以通过获得高级荣誉展示本单位辉煌历史和骄人成就，使得企业员工接受良好的正面教育；二是也可从优胜奖、参与奖等奖项中，看到工作中的不足，分析原因，借鉴经验，为今后工作提供更好的思路；三是陈列奖项中，若某单位或个人参与了其中某项活动，循环播放或当众展示，会对单位或个人本身有更强烈、更直接的激励作用。
（三）为编写文字材料提供有力支撑
档案本身是一种信息产品，完善的档案更是本单位后期编写文字材料的数据库。比如写材料需要查阅本单位历史获奖证书、具体内容及获奖时间，或上报上级材料需要对省部级以上荣誉进行统计，再或者单位资质申报、年检等需要查閱实物荣誉证书等。实物档案直观、有序的存放，能够为日后编写、查阅和核对文字材料提供便利条件。
纵向承前启后，横向信息交流。实物档案除了作为历史成果的见证，它更可作为一项精神文明建设的文化财富。实物档案特有的利用价值，必将成为推动企业建设和发展不可缺少的资源，因此，只有思想上高度重视，管理上更加完善，才能真正发挥实物档案的作用。
作者简介：侯彦翠（1982—），女，汉族，河北石家庄人，本科，中级经济师，主要研究方向：档案学。