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从人类发明第一台计算机到20世纪60年代将计算机运用于档案管理开始，数字档案馆的建设已成为事实。随着数字档案馆建设的推进，档案工作各个环节的计算机化越来越深，档案工作的现代化越来越强。学校档案工作的数字化建设是顺应潮流适应时代发展的举措和要求，档案管理的技术革新也越来越快，面对这种挑战，我们档案工作者积极应对，在此我对学校数字档案管作简要论述。
一、认识数字档案馆
随着计算机技术、数字存储技术与网络技术的迅速发展，数字信息大量产生给信息资源组织和管理带来了巨大影响，至此档案界开始了数字档案馆的研究工作。
在数字档案馆概念的探究中，档案界一般认为电子档案馆是数字档案馆建设的初级阶段，虚拟档案馆是档案馆建设的高级阶段，数字档案馆概念基本涵盖了电子档案馆和虚拟档案馆的范畴，是档案馆信息化的完全表现。但是档案界一直没有形成统一明确的定义。数字档案馆是“一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体，不同地理位置的信患资源以数字化的形式存储，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。数字化档案馆是“一个电子化信息的仓库，能够存储大量的各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且信息存储和用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储、管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。从发挥档案馆社会功能和信息资源建设的角度出发，可以把数字档案馆定义描述为：数字档案馆是以计算机技术为基础，利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案信息数字化，并收集捕获有价值的数字信息资源，通过宽带网络相连接，建立分布式、踌地域的有序的信息资源系统。该系统以用户需求为中心，提供各种信息服务。
二、充分认识档案数字化建设的必要性
1 档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理更简便、更开放，使档案馆内容更全面、更丰富。
2 档案数字化，可实现信息资源共享。数字化档案馆具有海量数据接收存储和管理功能。数字档案馆通过网络连接各行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，提供分散于不同地区的档案信息资源，实现信息资源共享，满足用户对档案信息资源的需求。
3 形势发展的需求和社会强烈需求。21世纪是信息化的时代，学校建设应该向数字化方向发展。数字档案馆是数字学校的重要组成部分，是学校最丰富、最有实用价值的信息资源库。其珍贵的档案信息资源应充分实现信息资源共享，实现真正意义上的数字学校。档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目前，档案馆的档案保管利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集加提供利用，甚至绝大部分的电子档案已经被清洗丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
当今，人们的时间意识越来越强，重大决策需要迅速准确的作出，工作考查要求快速及时，社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解投资地的详细内容，恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化多功能的服务措施使档案馆的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
三、档案数字化建设的内容
1 提高档案标准化、规范化水平目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化落后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。我认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。
2 数字化建设要着眼于提高系统的整体水平档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平。并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 重点抓好数据库建设日前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理的数字管理系统的过度阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高，由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，突出重点，由单一库向系统库发展等。
4 实事求是地改进管理体制集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和适用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过度，反倒有可能退回到分散式。
学校档案工作错综复杂，要有一个系统便捷的档案数据库系统来规范，才能使学校学校档案工作在有条不紊中进行。学校数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们分布实施。突出重点，讲求实施，持续发展。
一、认识数字档案馆
随着计算机技术、数字存储技术与网络技术的迅速发展，数字信息大量产生给信息资源组织和管理带来了巨大影响，至此档案界开始了数字档案馆的研究工作。
在数字档案馆概念的探究中，档案界一般认为电子档案馆是数字档案馆建设的初级阶段，虚拟档案馆是档案馆建设的高级阶段，数字档案馆概念基本涵盖了电子档案馆和虚拟档案馆的范畴，是档案馆信息化的完全表现。但是档案界一直没有形成统一明确的定义。数字档案馆是“一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体，不同地理位置的信患资源以数字化的形式存储，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。数字化档案馆是“一个电子化信息的仓库，能够存储大量的各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且信息存储和用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储、管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。从发挥档案馆社会功能和信息资源建设的角度出发，可以把数字档案馆定义描述为：数字档案馆是以计算机技术为基础，利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案信息数字化，并收集捕获有价值的数字信息资源，通过宽带网络相连接，建立分布式、踌地域的有序的信息资源系统。该系统以用户需求为中心，提供各种信息服务。
二、充分认识档案数字化建设的必要性
1 档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理更简便、更开放，使档案馆内容更全面、更丰富。
2 档案数字化，可实现信息资源共享。数字化档案馆具有海量数据接收存储和管理功能。数字档案馆通过网络连接各行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，提供分散于不同地区的档案信息资源，实现信息资源共享，满足用户对档案信息资源的需求。
3 形势发展的需求和社会强烈需求。21世纪是信息化的时代，学校建设应该向数字化方向发展。数字档案馆是数字学校的重要组成部分，是学校最丰富、最有实用价值的信息资源库。其珍贵的档案信息资源应充分实现信息资源共享，实现真正意义上的数字学校。档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目前，档案馆的档案保管利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集加提供利用，甚至绝大部分的电子档案已经被清洗丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
当今，人们的时间意识越来越强，重大决策需要迅速准确的作出，工作考查要求快速及时，社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解投资地的详细内容，恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化多功能的服务措施使档案馆的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
三、档案数字化建设的内容
1 提高档案标准化、规范化水平目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化落后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。我认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。
2 数字化建设要着眼于提高系统的整体水平档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平。并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 重点抓好数据库建设日前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理的数字管理系统的过度阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高，由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是有领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，突出重点，由单一库向系统库发展等。
4 实事求是地改进管理体制集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和适用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过度，反倒有可能退回到分散式。
学校档案工作错综复杂，要有一个系统便捷的档案数据库系统来规范，才能使学校学校档案工作在有条不紊中进行。学校数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们分布实施。突出重点，讲求实施，持续发展。