每年节省500万美元的报销成本,对于微软这样的企业来说是一个不太起眼的“小钱”。但对于一家有几百人规模的传统企业来说,这可能就是一年的利润。
　　
　　OBA省下500万美元
　　
　　以前,微软员工每一笔报销的平均处理时间长达两周以上,因此很多员工不得不垫付相关的费用,这仅仅是在个人的层面。而在公司的层面,由于报销时间较长,因此一些本来应该计入本季的成本和费用,由于报销周期较长的缘故被计入下个季度或年度,这多少会影响微软财报的真实性。
　　微软IT部门的Frank Jin表示:“如今,微软通过OBA和Dynamics CRM方案处理微软全球员工的报销,使得公司每年50万笔报销的处理时间缩短到3天,将每笔报销的直接、间接成本从21美元下降到8美元,每年可节约500万美元以上的成本。”
　　所谓OBA就是Office Business Application,它采用将Office System作为业务系统前端操作平台的应用模式,采用积木式的搭建方法,整合了前台办公应用与后台业务处理流程,构建在企业原有业务系统之上。
　　如今在Office 2010套件中,OBA让Office System套件不再只是传统意义上的办公套件或者一个简单提升企业劳动生产力的产品,它已然与企业的核心业务系统融合在一起。实际上,它早在Office 2007版本中就已经出现。
　　中外运空运发展股份有限公司工程部总经理章熙说:“企业的快速发展使中外运的成员企业不断增多,业务量不断增长,组织机构不断扩大,因此在信息采集和管理上也存在着海量的数据。业务数据的采集和录入日益困难,而表单的二次开发又存在周期长、难度大、流程之间无法达成业务协同、员工信息化应用水平不均衡等四大难题。针对这四大难题,我们发现可以借助微软的OBA 技术来予以解决。”
　　中外运空运发展股份有限公司采用了OBA,利用Office 2007作为业务人员的桌面工具,将之前的业务数据信息转换为可供信息交互的XML格式,业务人员通过Excel 2007、Outlook 2007、Web浏览器等应用程序就可以快速、准确、智能地完成数据的填写、收集和管理工作。同时,根据企业业务流程的需要,公司借助Office SharePoint Server 2007,将业务数据传递给后台应用系统,做到数据和信息的及时流动和分析,从而避免了以前繁杂的重复性工作和手工处理,实现了业务数据的自动化流程处理,全面提升了企业核心竞争力,大大提高了业务处理效率。
　　
　　OBA令信息系统不再孤立
　　
　　通过微软自身的案例,Frank Jin对OBA总结了三大特点:首先是OBA的界面友好,可以提升一线工作人员的生产力,给予销售人员更多时间关怀客户,缩短销售周期;其次是可以与Outlook 2010集成,最大限度降低对客户端环境的依赖;最后是实现了多重信息同步,不需要VPN即可隨时更新信息。更重要的是,OBA帮助公司合规操作的执行,这也是现在广大企业最为看重的一点。
　　微软大中华区信息工作者业务群组总经理邱丽孟表示,微软对新一代OBA的愿景是,以最熟悉的用户界面完成日常业务操作,扩大系统的使用范围,简化用户体验从而简化用户操作,使用户获得跨设备的一致用户体验。比如,用户打开Outlook 2010就可以直接登录企业的CRM系统,ERP的后台数据也可以通过Excel 2010进行编辑和浏览。
　　记者了解到,企业构建OBA后,销售人员可以轻松地对电子邮件消息中的客户线索采取行动,只需点击消息中的一个按钮即可对运行于后台的客户关系管理软件进行更新,而不用打开新程序再复制相应的资料。利用 OBA系统,企业可以让封闭在孤立系统中的信息和功能更易于访问和操作,从而帮助自己的员工更高效地工作,更好地进行决策。