论文部分内容阅读
［摘 要］目前我国高校图书馆实施编目业务外包已成为一种趋势,但在实施过程中出现了许多问题,其中最大的弊端是编目质量不稳定。本文分析了高校图书馆编目业务由书商免费外包产生的原因及其对图书馆事业发展可能带来的风险,并提出了提高编目外包质量的措施。
［关键词］高校图书馆；编目外包；编目质量；改进措施
［中图分类号］TG333［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2012）23-0080-02
图书馆编目外包是指图书馆借助于外部的力量或与专业公司合作,将馆内编目工作委托给从事分类编目的专业机构,有的还进一步把贴书标、条码以及其他加工业务承包出去,使得图书到馆以后就可以直接上架,提供给读者使用 。这是图书馆事业的发展趋势,体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。现阶段在我国图书馆编目业务外包主要由图书馆供货商(以下简称书商)免费提供,图书馆通过图书采购招标的方式选择书商,把图书的分类、编目、加工业务当中部分或全部业务以合约的方式授权书商来免费完成,以达到降低成本,提高效率和图书馆服务水平的一种管理模式。
1 高校图书馆编目外包产生的原因
11 图书招标加剧了市场竞争,书商为获取市场空间不得不采取提供编目外包服务随着我国政府招标采购制度不断完善,图书资料也被纳入了招标体系。国内图书市场竞争白热化迫使各书商不断创新以提供免费增值服务来获取市场空间。提供免费采编外包服务是书商为竞争而被迫采取的策略。
1.2编目外包是高校图书馆在新形势下产生的内在需求
新形势下高校图书馆加大经费投入,因此造成了工作量激增,采编任务繁重,图书馆专业工作人员短缺,新书加工滞后,不能及时上架流通,影响读者利用,使得高校图书馆迫切希望寻求外援,编目业务外包服务的出现正好满足了高校图书馆的这一需要。
1.3 编目工作规范化的发展为编目业务外包在技术上提供了可能图书馆分编工作的标准化、自动化、规范化是高校图书馆采编业务外包的技术背景。国家图书馆联合编目中心和高等教育文献保障系统(简称CALIS)联合编目中心发展成为我国两个最大的书目中心。图书馆和书商都可以成为这两大书目中心的会员,共建共享其中的书目数据。图书馆和书商越来越多地使用这两个中心的联合目录数据,采用这些下载数据,只需要简单的编修工作,无论在处理时间上,还是在单位编目成本上都能获得较佳的效益。只有在无下载数据时才需要进行原始编目,这为图书编目业务外包提供了强有力的技术支撑,书商从事编目工作也成为可能。
2 编目外包给图书馆事业发展带来的风险
2.1 书商提供的编目外包数据质量不稳定使图书馆面临服务质量下降的风险书商提供免费编目外包服务的显著效果就是经济和高效,但在实践中也逐渐暴露出一些问题。最大弊端就是编目质量不稳定。如对有过外包经验的图书馆进行的调查显示,8533%的图书馆员对图书馆供应商提供的编目数据质量较为担忧,认为数据质量需要提高。书目数据质量是图书馆服务水平的体现。采编外包后,书目质量下降,令人担忧。
注重成本,追求利润并且低价中标的书商为了降低编目成本更倾向于聘用普通工作人员从事编目,为了尽快完成任务,书商对他们的编目员实行的是量化管理,薪酬与他们所编的图书数量直接挂钩,把数量作为衡量雇员业绩的唯一尺度,导致雇员单纯追求数量,不考虑质量,较低的工资待遇又使外包编目工作人员队伍不稳定、流动性大。
图书馆编目人员受过良好专业训练,长期从事编目工作熟悉本馆的编目规则,工作中还难免出错,书商编目人员一般没有受过多少专业训练,又要不断适应不同图书馆各自差异的编目规则,还要追求编目速度,加上编目人员频繁流动,编目质量不稳定实属必然。
2.2 编目外包使图书馆出现技术空白,图书馆面临着潜在的成本增长风险免费外包可以降低图书馆作业成本是诱使图书馆选择业务外包的一个主要因素,图书馆分编业务承包给书商,长此以往图书馆分编人员缺乏并丧失分编技能,造成图书馆对书商分编业务的过份依赖,图书馆的地位也将由主动状态变为被动状态。图书馆缺乏专业的编目技术人员存在很大风险的,一旦书商形成垄断就会借机寻求扩大利润空间,在外包续约谈判中进行要挟,甚至提出将免费编目变更为收费服务等要求,图书馆此时即使想收回外包业务,也可能面临无人能做的困境,图书馆只能妥协退让接受不利契约条款,极可能加大采购成本,目前免费服务不但不能长久持续,未来可能需要加倍购买,得不偿失。
3 提高编目外包质量的措施
31 引入竞争机制确定中标书商合理数目并尽量保持书商的稳定图书馆在进行招标时必须科学评估和选择书商,选择业务能力强服务水平高的书商。根据一项调查结果显示,成功进行外包的企业只选择3家外包服务商,1家为主,1家为辅,还有1家作为替补。外包服务商之间存在竞争能够大大减少外包风险,能够为委托方提供良好服务方案的书商将得到优先考虑。因此图书馆招标时最好将中标书商数量控制在2~3家。
由于不同图书馆分类编目细则的差异性,许多图书馆都有自己一直延续的馆藏分类编目体系,如图书类目的归类、索书号中的书次号的选取、著录项详细程度的要求等,这些需要较强的实践积累,这就要求编目人员要保持相对要稳定。图书馆应将服务质量上乘的供应商作为长期合作对象,尽量保持书商的稳定,减少书商变更有利于保持编目人员的相对稳定。
32 探索新的编目外包模式
从理论上讲,图书馆可以通过制定严格的合同及详尽的编目细则,加强对外包编目人员的前期培训,建立沟通机制实时指导,建立审核验收体系,完善综合考评等各种手段约束外包服务商,达到对书商编目质量进行控制的目的。
但实际上,由于编目外包是书商随书配送的免费服务,书商的核心专业优势在于提供图书,分类编目不是书商的专长,书商对编目质量的承诺大部分难以兑现。而书商中标后图书馆又难以加入到书商的实际运作中,对书商的管理和约束力度也十分有限,在书商自我运作与管理的状况下,图书馆较难以控制和把握外包业务的质量、业务进展等情况。在提高外包编目质量方面图书馆影响力非常有限,在合同期内即使外包合同无法兑现图书馆也只能妥协让步。
例如,所有图书馆在外包合同中都明确要求书商应配备专业编目人员同时要求保持外包编目人员稳定,但在编目外包实践中却根本无法兑现。书商聘用的都是没有专业知识的普通工作人员,为了使这些人员能适应图书馆的要求,目前各馆都承担了前期培训编目员的任务。但书商的编目人员队伍又具有很大的流动性,他们经常因为待遇低而辞职,有的书商短时期内甚至轮换了几批编目人员,新人员刚刚能正常工作了就又换人了,图书馆员就需要重新投入精力再次培训指导新人一次。对书商工作人员的培训已经成为图书馆新增的一项工作内容,花费了很多时间和精力。新培训的人员工作中会出现各种各样的错误,又进一步增加了图书馆审核工作强度。图书馆对此甚为烦恼而却有无可奈何。
探索新的编目外包模式以提高编目外包服务质量是极为必要。
(1)可采取书商协议委托一家加工的编目外包模式。为了保证书目数据质量,在标书中图书馆虽然对各供应商的规模、技术水平、服务质量、编目数据能力、编目人员配置情况均做出严格要求,但各家书商在实际工作中服务质量还是有很大差别的,有的图书馆实行与多家中标书商协议选择其中一家水平较高的书商委托加工的外包模式。这种模式有利于保持加工人员稳定,且方便图书馆对书商的管理,从而使编目数据质量保持相对稳定、典藏可靠。图书馆作为用户可参与各家供应商的协商,各供应商之间自行签订图书委托加工协议书。这种外包模式虽然将编目能力有限的书商从牵扯其大量精力的编目工作中解脱出来使它们有更多的精力致力于图书的配送,但不能承担编目工作的书商也会觉得有损品牌形象,书商之间也会产生一些矛盾需要图书馆来从中协调。
(2)尝试由图书馆采编部与书商进行联合承包的模式。编目业务外包的本质是通过将编目领域的一些事务性、重复性劳动交由那些能比自己更有效率、更为合理完成该任务的外部专业生产商完成,进而与其形成资源互补的战略伙伴,从而能够集中精力培育和提升图书馆核心能力,实现自身的持续性发展。书商是向图书馆销售图书的公司,书商的核心专业优势在于提供图书,编目外包本不是书商的专业优势。将编目外包给书商既分散书商的核心竞争力,而且还也导致图书馆服务水平下降。
我们可以采取图书馆采编部与书商联合承包的编目外包模式能实现书商与图书馆的合同共赢。简单加工服务书商做的都非常好,仍然可以外包给书商由书商免费承担,书商力所不能及的编目等深加工由图书馆采编部负责聘任若干名固定人员进行图书的分编,这些人员的管理由图书馆负责,但是书商要根据其为图书馆配送图书的册数付给图书馆相应的分编经费,作为采编部所聘的分编人员的工资。这样做对书商而言,可确保书商能集中精力提高其核心竞争力,又不至于失掉市场占有率；对于图书馆而言,图书馆对聘任的编目人员管理更容易,有利于图书馆提高编目质量。但是书商提供经费时一般是按低水平人力成本和高定量的编目标准来设定的,图书馆仅靠书商提供的经费想聘到专业的编目人员也是不可能的,因此图书馆自身也要增加一定的经费投入,以保证能聘到优秀的专业编目人员并使他们能长期安心工作。
参考文献：
［1］吴建中21世纪图书馆新论［M］.2版上海：上海科学技术文献出版社,2003
［2］钱丽图书馆业务外包存在问题的博弈论分析［J］.科技信息,2011 (5)：619-620
唐政,等：贺州市蔬菜产业发展现状与对策研究
［关键词］高校图书馆；编目外包；编目质量；改进措施
［中图分类号］TG333［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2012）23-0080-02
图书馆编目外包是指图书馆借助于外部的力量或与专业公司合作,将馆内编目工作委托给从事分类编目的专业机构,有的还进一步把贴书标、条码以及其他加工业务承包出去,使得图书到馆以后就可以直接上架,提供给读者使用 。这是图书馆事业的发展趋势,体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。现阶段在我国图书馆编目业务外包主要由图书馆供货商(以下简称书商)免费提供,图书馆通过图书采购招标的方式选择书商,把图书的分类、编目、加工业务当中部分或全部业务以合约的方式授权书商来免费完成,以达到降低成本,提高效率和图书馆服务水平的一种管理模式。
1 高校图书馆编目外包产生的原因
11 图书招标加剧了市场竞争,书商为获取市场空间不得不采取提供编目外包服务随着我国政府招标采购制度不断完善,图书资料也被纳入了招标体系。国内图书市场竞争白热化迫使各书商不断创新以提供免费增值服务来获取市场空间。提供免费采编外包服务是书商为竞争而被迫采取的策略。
1.2编目外包是高校图书馆在新形势下产生的内在需求
新形势下高校图书馆加大经费投入,因此造成了工作量激增,采编任务繁重,图书馆专业工作人员短缺,新书加工滞后,不能及时上架流通,影响读者利用,使得高校图书馆迫切希望寻求外援,编目业务外包服务的出现正好满足了高校图书馆的这一需要。
1.3 编目工作规范化的发展为编目业务外包在技术上提供了可能图书馆分编工作的标准化、自动化、规范化是高校图书馆采编业务外包的技术背景。国家图书馆联合编目中心和高等教育文献保障系统(简称CALIS)联合编目中心发展成为我国两个最大的书目中心。图书馆和书商都可以成为这两大书目中心的会员,共建共享其中的书目数据。图书馆和书商越来越多地使用这两个中心的联合目录数据,采用这些下载数据,只需要简单的编修工作,无论在处理时间上,还是在单位编目成本上都能获得较佳的效益。只有在无下载数据时才需要进行原始编目,这为图书编目业务外包提供了强有力的技术支撑,书商从事编目工作也成为可能。
2 编目外包给图书馆事业发展带来的风险
2.1 书商提供的编目外包数据质量不稳定使图书馆面临服务质量下降的风险书商提供免费编目外包服务的显著效果就是经济和高效,但在实践中也逐渐暴露出一些问题。最大弊端就是编目质量不稳定。如对有过外包经验的图书馆进行的调查显示,8533%的图书馆员对图书馆供应商提供的编目数据质量较为担忧,认为数据质量需要提高。书目数据质量是图书馆服务水平的体现。采编外包后,书目质量下降,令人担忧。
注重成本,追求利润并且低价中标的书商为了降低编目成本更倾向于聘用普通工作人员从事编目,为了尽快完成任务,书商对他们的编目员实行的是量化管理,薪酬与他们所编的图书数量直接挂钩,把数量作为衡量雇员业绩的唯一尺度,导致雇员单纯追求数量,不考虑质量,较低的工资待遇又使外包编目工作人员队伍不稳定、流动性大。
图书馆编目人员受过良好专业训练,长期从事编目工作熟悉本馆的编目规则,工作中还难免出错,书商编目人员一般没有受过多少专业训练,又要不断适应不同图书馆各自差异的编目规则,还要追求编目速度,加上编目人员频繁流动,编目质量不稳定实属必然。
2.2 编目外包使图书馆出现技术空白,图书馆面临着潜在的成本增长风险免费外包可以降低图书馆作业成本是诱使图书馆选择业务外包的一个主要因素,图书馆分编业务承包给书商,长此以往图书馆分编人员缺乏并丧失分编技能,造成图书馆对书商分编业务的过份依赖,图书馆的地位也将由主动状态变为被动状态。图书馆缺乏专业的编目技术人员存在很大风险的,一旦书商形成垄断就会借机寻求扩大利润空间,在外包续约谈判中进行要挟,甚至提出将免费编目变更为收费服务等要求,图书馆此时即使想收回外包业务,也可能面临无人能做的困境,图书馆只能妥协退让接受不利契约条款,极可能加大采购成本,目前免费服务不但不能长久持续,未来可能需要加倍购买,得不偿失。
3 提高编目外包质量的措施
31 引入竞争机制确定中标书商合理数目并尽量保持书商的稳定图书馆在进行招标时必须科学评估和选择书商,选择业务能力强服务水平高的书商。根据一项调查结果显示,成功进行外包的企业只选择3家外包服务商,1家为主,1家为辅,还有1家作为替补。外包服务商之间存在竞争能够大大减少外包风险,能够为委托方提供良好服务方案的书商将得到优先考虑。因此图书馆招标时最好将中标书商数量控制在2~3家。
由于不同图书馆分类编目细则的差异性,许多图书馆都有自己一直延续的馆藏分类编目体系,如图书类目的归类、索书号中的书次号的选取、著录项详细程度的要求等,这些需要较强的实践积累,这就要求编目人员要保持相对要稳定。图书馆应将服务质量上乘的供应商作为长期合作对象,尽量保持书商的稳定,减少书商变更有利于保持编目人员的相对稳定。
32 探索新的编目外包模式
从理论上讲,图书馆可以通过制定严格的合同及详尽的编目细则,加强对外包编目人员的前期培训,建立沟通机制实时指导,建立审核验收体系,完善综合考评等各种手段约束外包服务商,达到对书商编目质量进行控制的目的。
但实际上,由于编目外包是书商随书配送的免费服务,书商的核心专业优势在于提供图书,分类编目不是书商的专长,书商对编目质量的承诺大部分难以兑现。而书商中标后图书馆又难以加入到书商的实际运作中,对书商的管理和约束力度也十分有限,在书商自我运作与管理的状况下,图书馆较难以控制和把握外包业务的质量、业务进展等情况。在提高外包编目质量方面图书馆影响力非常有限,在合同期内即使外包合同无法兑现图书馆也只能妥协让步。
例如,所有图书馆在外包合同中都明确要求书商应配备专业编目人员同时要求保持外包编目人员稳定,但在编目外包实践中却根本无法兑现。书商聘用的都是没有专业知识的普通工作人员,为了使这些人员能适应图书馆的要求,目前各馆都承担了前期培训编目员的任务。但书商的编目人员队伍又具有很大的流动性,他们经常因为待遇低而辞职,有的书商短时期内甚至轮换了几批编目人员,新人员刚刚能正常工作了就又换人了,图书馆员就需要重新投入精力再次培训指导新人一次。对书商工作人员的培训已经成为图书馆新增的一项工作内容,花费了很多时间和精力。新培训的人员工作中会出现各种各样的错误,又进一步增加了图书馆审核工作强度。图书馆对此甚为烦恼而却有无可奈何。
探索新的编目外包模式以提高编目外包服务质量是极为必要。
(1)可采取书商协议委托一家加工的编目外包模式。为了保证书目数据质量,在标书中图书馆虽然对各供应商的规模、技术水平、服务质量、编目数据能力、编目人员配置情况均做出严格要求,但各家书商在实际工作中服务质量还是有很大差别的,有的图书馆实行与多家中标书商协议选择其中一家水平较高的书商委托加工的外包模式。这种模式有利于保持加工人员稳定,且方便图书馆对书商的管理,从而使编目数据质量保持相对稳定、典藏可靠。图书馆作为用户可参与各家供应商的协商,各供应商之间自行签订图书委托加工协议书。这种外包模式虽然将编目能力有限的书商从牵扯其大量精力的编目工作中解脱出来使它们有更多的精力致力于图书的配送,但不能承担编目工作的书商也会觉得有损品牌形象,书商之间也会产生一些矛盾需要图书馆来从中协调。
(2)尝试由图书馆采编部与书商进行联合承包的模式。编目业务外包的本质是通过将编目领域的一些事务性、重复性劳动交由那些能比自己更有效率、更为合理完成该任务的外部专业生产商完成,进而与其形成资源互补的战略伙伴,从而能够集中精力培育和提升图书馆核心能力,实现自身的持续性发展。书商是向图书馆销售图书的公司,书商的核心专业优势在于提供图书,编目外包本不是书商的专业优势。将编目外包给书商既分散书商的核心竞争力,而且还也导致图书馆服务水平下降。
我们可以采取图书馆采编部与书商联合承包的编目外包模式能实现书商与图书馆的合同共赢。简单加工服务书商做的都非常好,仍然可以外包给书商由书商免费承担,书商力所不能及的编目等深加工由图书馆采编部负责聘任若干名固定人员进行图书的分编,这些人员的管理由图书馆负责,但是书商要根据其为图书馆配送图书的册数付给图书馆相应的分编经费,作为采编部所聘的分编人员的工资。这样做对书商而言,可确保书商能集中精力提高其核心竞争力,又不至于失掉市场占有率；对于图书馆而言,图书馆对聘任的编目人员管理更容易,有利于图书馆提高编目质量。但是书商提供经费时一般是按低水平人力成本和高定量的编目标准来设定的,图书馆仅靠书商提供的经费想聘到专业的编目人员也是不可能的,因此图书馆自身也要增加一定的经费投入,以保证能聘到优秀的专业编目人员并使他们能长期安心工作。
参考文献：
［1］吴建中21世纪图书馆新论［M］.2版上海：上海科学技术文献出版社,2003
［2］钱丽图书馆业务外包存在问题的博弈论分析［J］.科技信息,2011 (5)：619-620
唐政,等：贺州市蔬菜产业发展现状与对策研究