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在全球人力资源管理系统中领跑在企业信息化管理中，人力资源管理系统为各个企业提高管理效率提供了不同程度的保障。而在人力资源管理
系统中， SAP 系统中的HRMS 模块已在许多家大型的跨国公司中得到普遍应用。
五大功能模块
HRMS 模块本身就包括许多小模块，如招聘模块、组织结构维护模块、个人信息维护模块、管理计划模块、生成报告模块。
1．招聘模块：在这一模块中，可以把招聘需求明确地完整填写，此后，所有招聘需求信息会自动在与之相连接的内部招聘网上显示出来。应聘者既可以与联系人直接联系，也可以通过网络把个人简历发到公司网页上。人力资源人员在网上就可以看到应聘者的信息，筛选之后，便可以决定是否面试。
2．组织结构维护模块：在这一模块中建立起组织的管理结构。上下级关系在这里一览无余。而个人信息会与这个组织架构连接起来，如果组织架构有错，那么，即便个人信息正确也不能反映组织人员的组织关系，使人力资源管理的功能丧失殆尽，所以，这一模块的正确输入对员工和管理层来讲都是非常重要的。
3．个人信息维护模块：在这一模块中，所有员工的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、电子邮箱、加入公司日期、过去的工作经验以及职务和部门等信息都会在这里得到维护。
4．管理计划模块：这是为继任管理者人选准备的一个模块，它记载了一些继任管理者的培训资料和工作履历以及他们所具备的重要能力等信息。在这里，唯一需要提醒操作人员的就是要及时录入发生的信息，否则拖延之后，就要在档案柜里煞费苦心了。
5．生成报告模块：顾名思义，这一模块就是通过以上数据模块的维护，在输入特定条件后，即可及时、准确地产生员工各种相关报告的模块。这也是其中最有价值的一个模块。
四大优势体现
1．实现强大的企业人力资源信息化。通过HRMS 系统，对员工的信息进行录入，员工、各级经理和人力资源管理者均拥有了不同的查看信息的级别，例如：员工只能查看自己的信息，经理可以查看下属的信息，人力资源的管理者根据不同级别可查看一定范围的员工信息。在任何时间、任何地点，只要你想，就可以上网查询，不用再埋头于档案柜中；而且即便负责档案的人员不在，也可以通过HRMS这个强大系统找到所需信息。这种方式与过去相比，工作效率及便捷性大大提高。让人们只要一“脑”在手，就可拥有员工的所有信息。在通常情况下，过去各单位只是把员工信息存档处理，或者输入一个只供人力资源管理者查看的小型数据库中，一旦需要员工信息时，就必须翻阅员工档案，因为小型数据库资料的有限性使得管理者无法获得全面的员工信息，特别是一些历史信息。所以，HRMS 的采用是对档案管理方式的一种飞跃式的变革，尽管档案管理仍然非常重要，但它已成为一种辅助管理方式。
2．准确快捷的报告系统。从实践来看，此系统的最大好处或者说最令人受益的地方就是它的生成报告模块，只要输入的信息是正确的，那么，在您所设定的条件下，便可很快生成一个您所需要的报告。例如：每个月组织人员的人数报告、人员变更情况报告、人员在组织中分配情况报告、正式与非正式员工情况报告。这一模块的功能是非常强大的，几乎想要的各种类型报告您都可以从这里得到。它真正把人力资源从业人员从手制报告的历史中解救出来，既解放了生产力，也提高了劳动效率，使人力资源管理真正跨上了一个信息化的新台阶。
过去在做月报告时，都是人们在Excel 表中，手动操作，把实际的人数输入每个空格中，这既增加了工作量，又增加了人为出错的机会，而且一张表格可能最多体现2 到3个功能，不能满足管理者的多种需求，如果希望了解员工各方面的情况，还需再作新的表格。在使用HRMS 之后，管理者的诸多需求，都可以在系统中自动实现，几种需求的报告结合在一起，就可以使管理者看到一个立体的组织人员情况结果，为管理者做出正确的战略决策提供了可靠的数据支持。
3．强大的系统性。因为HRMS 是SAP 系统中的一个模块，所以，它又与SAP 中的其他模块中的数据连接在一起。如：财务模块、项目管理模块等。有的公司采取先行财务模块，而后启动人力资源模块的方式，有的则相反，依据各公司情况而定，但都收到了异曲同工之功效。人力资源系统这一模块应用之后，就可把它与财务系统相结合，通过一定的权限控制，财务及人力资源部门便可各司其职，完成各种类型的财务、人员的信息分析，为决策层提供及时、准确、快捷的数据信息。
4．本地化程度较高。在这一系统中，考虑到人力资源的多样性，所以它的设置非常本地化，既包括正式员工、临时员工，也包括外包员工、外籍员工以及在职不在岗的员工和身兼数职的岗位设置，可以说全面地考虑到中国的实际情况，本地化程度较高。这就为数据的准确录入提供了可靠的功能保证。
操作中显露弊端
正如前面所述，这一系统的功能确实非常强大，但在实际操作过程中也存在一些弊端，这些弊端的存在又降低了工作效率，增加了人们工作的负荷。
1．繁琐性。或许是因为此系统过于强大，所以，在数据维护时所耗费的时间比较长，一个熟练的数据录入人员，录入一个员工信息可能需要5 分钟左右的时间，一个公司如果出现大规模招聘的情况，就会给录入人员带来沉重的工作压力，其他工作就必须暂且放置一旁。而更让这些录入人员感到束手无措的是，如果这些被录入的员工只是临时人员，那么，很可能会在大规模录入后的短期内，对每一个员工信息进行一次“离职”操作，不但过去的入职信息录入等于零，而且还使得信息录入员的工作又徒增一倍。
2．死板性。一是部分功能欠缺导致死板性。此系统的流程是这样的：一个员工的所有信息，分成不同界面，每一个界面录入完成就需存盘，所以，如果有10 个界面，假如在第4 个界面录入出现错误，就需退出再重新进入，改正这一界面信息，而不能像Excel 中的Undo 功能那样便捷。所以它的死板性就需要以未来改进的灵活性来弥补。二是严格的流程导致死板性。如果有两个功能之间是相互联系的，那么在操作过程中，就必须按照设定的顺序输入，一旦顺序倒置，维护的结果就是零。
3．部分信息不准确。在应用的初始阶段，如果某一公司员工较多，为录入方便，可能会采取把过去小型数据库与HRMS 连接的操作方式对原始数据进行录入，所以数据信息的准确性完全依赖于旧有的数据库，并不是从原始数据得来，这样就存在一个非常严重的信息自然遗失问题。
4．费用昂贵。由于HRMS 的强大功能，所以，它的使用费用是相当昂贵的，再加上有些功能在实际中并未投入使用，就更增加了此系统部分功能的闲置费用。例如：招聘功能、培训功能等等。所以，昂贵的使用及培训费用，使得一些公司对此系统望而却步。
未来发展三大期待
到目前为止，HRMS 系统还是非常优化的人力资源管理系统。如果能消除实际操作中的弊端，那么它将发挥出更大的优势，并进一步保持它在全球人力资源管理系统中的领先地位。
1．HRMS 的维护工作外包，提高效率，节省人力成本。为提高公司管理效率，降低人力成本，公司对于HRMS 的维护工作可以采用外包的形式，这样公司内部的人力资源管理者就可以从繁琐的数据录入维护工作中解放出来，把更多精力投入到人员的战略部署上，发挥人力资源功能的真正核心功效。
2．逐渐改进，使其功能更能满足灵活的需要, 以提高工作效率。如果设计公司可以根据实际应用中的需要，进一步改进其功能，使其更为灵活，人们就会节省更多录入维护的时间，并更好地应用系统中的其他功能，这样不但提高了工作效率，系统的应用成本也会相应降低。
3．面对未来挑战，是否有应对招数。目前，国际国内的人力资源管理系统种类繁多、良莠不齐。随着技术的发展、实际操作流程的优化以及公司之间的兼并与重组，特别是人力资源管理功能的不断演进，将会产生出更多灵活、价优、更为人性化、功能更为完善的人力资源管理系统。所以，这对于设计HRMS 系统的公司而言是一个严峻挑战，对于使用HRMS 系统的公司也是一个即将面临的现实问题。如何应对未来的变化与挑战，将是未来人力资源相关从业人员面对的重要课题。
系统中， SAP 系统中的HRMS 模块已在许多家大型的跨国公司中得到普遍应用。
五大功能模块
HRMS 模块本身就包括许多小模块，如招聘模块、组织结构维护模块、个人信息维护模块、管理计划模块、生成报告模块。
1．招聘模块：在这一模块中，可以把招聘需求明确地完整填写，此后，所有招聘需求信息会自动在与之相连接的内部招聘网上显示出来。应聘者既可以与联系人直接联系，也可以通过网络把个人简历发到公司网页上。人力资源人员在网上就可以看到应聘者的信息，筛选之后，便可以决定是否面试。
2．组织结构维护模块：在这一模块中建立起组织的管理结构。上下级关系在这里一览无余。而个人信息会与这个组织架构连接起来，如果组织架构有错，那么，即便个人信息正确也不能反映组织人员的组织关系，使人力资源管理的功能丧失殆尽，所以，这一模块的正确输入对员工和管理层来讲都是非常重要的。
3．个人信息维护模块：在这一模块中，所有员工的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、电子邮箱、加入公司日期、过去的工作经验以及职务和部门等信息都会在这里得到维护。
4．管理计划模块：这是为继任管理者人选准备的一个模块，它记载了一些继任管理者的培训资料和工作履历以及他们所具备的重要能力等信息。在这里，唯一需要提醒操作人员的就是要及时录入发生的信息，否则拖延之后，就要在档案柜里煞费苦心了。
5．生成报告模块：顾名思义，这一模块就是通过以上数据模块的维护，在输入特定条件后，即可及时、准确地产生员工各种相关报告的模块。这也是其中最有价值的一个模块。
四大优势体现
1．实现强大的企业人力资源信息化。通过HRMS 系统，对员工的信息进行录入，员工、各级经理和人力资源管理者均拥有了不同的查看信息的级别，例如：员工只能查看自己的信息，经理可以查看下属的信息，人力资源的管理者根据不同级别可查看一定范围的员工信息。在任何时间、任何地点，只要你想，就可以上网查询，不用再埋头于档案柜中；而且即便负责档案的人员不在，也可以通过HRMS这个强大系统找到所需信息。这种方式与过去相比，工作效率及便捷性大大提高。让人们只要一“脑”在手，就可拥有员工的所有信息。在通常情况下，过去各单位只是把员工信息存档处理，或者输入一个只供人力资源管理者查看的小型数据库中，一旦需要员工信息时，就必须翻阅员工档案，因为小型数据库资料的有限性使得管理者无法获得全面的员工信息，特别是一些历史信息。所以，HRMS 的采用是对档案管理方式的一种飞跃式的变革，尽管档案管理仍然非常重要，但它已成为一种辅助管理方式。
2．准确快捷的报告系统。从实践来看，此系统的最大好处或者说最令人受益的地方就是它的生成报告模块，只要输入的信息是正确的，那么，在您所设定的条件下，便可很快生成一个您所需要的报告。例如：每个月组织人员的人数报告、人员变更情况报告、人员在组织中分配情况报告、正式与非正式员工情况报告。这一模块的功能是非常强大的，几乎想要的各种类型报告您都可以从这里得到。它真正把人力资源从业人员从手制报告的历史中解救出来，既解放了生产力，也提高了劳动效率，使人力资源管理真正跨上了一个信息化的新台阶。
过去在做月报告时，都是人们在Excel 表中，手动操作，把实际的人数输入每个空格中，这既增加了工作量，又增加了人为出错的机会，而且一张表格可能最多体现2 到3个功能，不能满足管理者的多种需求，如果希望了解员工各方面的情况，还需再作新的表格。在使用HRMS 之后，管理者的诸多需求，都可以在系统中自动实现，几种需求的报告结合在一起，就可以使管理者看到一个立体的组织人员情况结果，为管理者做出正确的战略决策提供了可靠的数据支持。
3．强大的系统性。因为HRMS 是SAP 系统中的一个模块，所以，它又与SAP 中的其他模块中的数据连接在一起。如：财务模块、项目管理模块等。有的公司采取先行财务模块，而后启动人力资源模块的方式，有的则相反，依据各公司情况而定，但都收到了异曲同工之功效。人力资源系统这一模块应用之后，就可把它与财务系统相结合，通过一定的权限控制，财务及人力资源部门便可各司其职，完成各种类型的财务、人员的信息分析，为决策层提供及时、准确、快捷的数据信息。
4．本地化程度较高。在这一系统中，考虑到人力资源的多样性，所以它的设置非常本地化，既包括正式员工、临时员工，也包括外包员工、外籍员工以及在职不在岗的员工和身兼数职的岗位设置，可以说全面地考虑到中国的实际情况，本地化程度较高。这就为数据的准确录入提供了可靠的功能保证。
操作中显露弊端
正如前面所述，这一系统的功能确实非常强大，但在实际操作过程中也存在一些弊端，这些弊端的存在又降低了工作效率，增加了人们工作的负荷。
1．繁琐性。或许是因为此系统过于强大，所以，在数据维护时所耗费的时间比较长，一个熟练的数据录入人员，录入一个员工信息可能需要5 分钟左右的时间，一个公司如果出现大规模招聘的情况，就会给录入人员带来沉重的工作压力，其他工作就必须暂且放置一旁。而更让这些录入人员感到束手无措的是，如果这些被录入的员工只是临时人员，那么，很可能会在大规模录入后的短期内，对每一个员工信息进行一次“离职”操作，不但过去的入职信息录入等于零，而且还使得信息录入员的工作又徒增一倍。
2．死板性。一是部分功能欠缺导致死板性。此系统的流程是这样的：一个员工的所有信息，分成不同界面，每一个界面录入完成就需存盘，所以，如果有10 个界面，假如在第4 个界面录入出现错误，就需退出再重新进入，改正这一界面信息，而不能像Excel 中的Undo 功能那样便捷。所以它的死板性就需要以未来改进的灵活性来弥补。二是严格的流程导致死板性。如果有两个功能之间是相互联系的，那么在操作过程中，就必须按照设定的顺序输入，一旦顺序倒置，维护的结果就是零。
3．部分信息不准确。在应用的初始阶段，如果某一公司员工较多，为录入方便，可能会采取把过去小型数据库与HRMS 连接的操作方式对原始数据进行录入，所以数据信息的准确性完全依赖于旧有的数据库，并不是从原始数据得来，这样就存在一个非常严重的信息自然遗失问题。
4．费用昂贵。由于HRMS 的强大功能，所以，它的使用费用是相当昂贵的，再加上有些功能在实际中并未投入使用，就更增加了此系统部分功能的闲置费用。例如：招聘功能、培训功能等等。所以，昂贵的使用及培训费用，使得一些公司对此系统望而却步。
未来发展三大期待
到目前为止，HRMS 系统还是非常优化的人力资源管理系统。如果能消除实际操作中的弊端，那么它将发挥出更大的优势，并进一步保持它在全球人力资源管理系统中的领先地位。
1．HRMS 的维护工作外包，提高效率，节省人力成本。为提高公司管理效率，降低人力成本，公司对于HRMS 的维护工作可以采用外包的形式，这样公司内部的人力资源管理者就可以从繁琐的数据录入维护工作中解放出来，把更多精力投入到人员的战略部署上，发挥人力资源功能的真正核心功效。
2．逐渐改进，使其功能更能满足灵活的需要, 以提高工作效率。如果设计公司可以根据实际应用中的需要，进一步改进其功能，使其更为灵活，人们就会节省更多录入维护的时间，并更好地应用系统中的其他功能，这样不但提高了工作效率，系统的应用成本也会相应降低。
3．面对未来挑战，是否有应对招数。目前，国际国内的人力资源管理系统种类繁多、良莠不齐。随着技术的发展、实际操作流程的优化以及公司之间的兼并与重组，特别是人力资源管理功能的不断演进，将会产生出更多灵活、价优、更为人性化、功能更为完善的人力资源管理系统。所以，这对于设计HRMS 系统的公司而言是一个严峻挑战，对于使用HRMS 系统的公司也是一个即将面临的现实问题。如何应对未来的变化与挑战，将是未来人力资源相关从业人员面对的重要课题。