论文部分内容阅读
[摘 要] 伴随高校的快速发展，人事管理工作也应加快建设步伐，加强高校人事档案规范化管理，促使人事档案更高效、快捷地为干部职工服务。阐述了高校干部人事档案管理工作的难点，分析了高校干部人事档案管理工作中存在的问题，最后结合多年工作实践经验，围绕高校干部人事档案管理的对策进行探讨与研究，希望能够从理论层面上为我国高校人事工作的开展提供一点指导与支持。
[关 键 词] 高校人事档案；管理；问题；对策
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）19-0160-02
干部人事档案是单位进行人事管理的基础，是反映干部个人学习与工作经历、业务能力、工作表现、专业技术水平、德能勤绩廉以及记载干部基本信息的载体，以人为单位集中保存的历史记录，是组织与人事部门培养、选拔和任用干部的重要依据，也是延续个人人生经历的重要手段。假如一个人的发展没有记忆，单位事业的壮大出现断檔，整个社会就会有明显的断层或空白，因此干部人事档案管理工作具有非常重要的作用。同时经济社会的发展也赋予了干部人事档案管理工作更高的要求和历史使命。
一、高校干部人事档案管理工作的难点
（一）档案材料收集归档难
高校部门构成具有较强的复杂性，人员规模比较庞大，并且在人事工作中存在频繁的人员调动现象，这就增加了人事档案材料的收集难度。例如教职工年度考核表、青年教师学历与学位证明材料、相关培训结业证书、相关表彰、奖励以及嘉奖通报材料等。不难发现，高校干部人事档案管理人员需要面对繁杂的档案材料，稍有不慎，就难以及时收集与更新这些材料，进而导致档案管理工作出现疏漏。
（二）档案材料整理装订难
根据《干部档案整理工作细则》，“每个干部的档案材料，必须装订成卷”。档案材料必须使用统一规格，即16开的办公用纸，在档案装订之后，还要保持卷面的整洁性，如果档案材料过窄或者出现破损，就必须将将纸边缝在左侧。如果材料与标准不相符，就需要将其逐页裁剪、缝纫、加工，或者采用衬纸托裱的方式将材料转化为鱼鳞形或梯形。近年来，材料归档开始使用A4规格纸张，这种材料裁剪难度较大，一份材料的四边都需要裁剪，并采用尺子进行测量，在装订过程中，装订线往往会覆盖或者损坏文字。面对这些工作，档案管理人员往往需要花费巨大的时间与精力。
（三）档案资源利用难
目前，高校干部档案管理工作并没有受到重视，基于此，档案材料内容往往缺乏真实性，这些资源的利用价值并不高。例如事件时间不准确，有的干部结合实际需求，对出生日期、参加工作年限、入党时间以及获取职称的时间等内容进行更改，这对档案质量产生了严重的影响。此外，有的档案内容的规范性也有待提升，有的鉴定、考察材料千篇一律，完全不能够将干部个性、特点与专长反映出来。就算档案材料信息已经趋于数字化，然而受限于管理人员素质，档案管理的现代化水平并不能适应当今形势发展需求，档案利用质量难以得到保障。
（四）档案外借回收难
根据相关规定，除干部死亡撰写生平简介之外，一般都不允许外借干部人事档案，并且借出时间为15天，15天之后必须归还。然而，受到多方面因素的影响，在高校干部人事档案管理中这一制度的执行力度并不大，有的干部借用了相关档案材料，却没有按照规定时间归还，进而提高了档案材料丢失的几率。此外，有的档案材料在外借与传递中存在被人涂改、散页的情况，对档案资料的保护而言有着不利的影响。
二、干部人事档案管理工作中常见的问题
（一）大多数教职员工对干部人事档案认识不足
通过对本院干部职工的调查，很多人对干部人事档案的认识模棱两可，认为档案仅限于入编调档、退休查档、提干审档的功能，而对档案的来源以及档案形成过程中应注意的事项认识不清。主要表现以下几个方面：第一，档案材料的书写随意性较大。根据《干部人事档案管理办法》的规定：“档案材料必须用钢笔（或毛笔）和碳素墨水（或蓝黑墨水）书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写”。但在档案整理过程中发现已形成的人事档案材料中有用圆珠笔或纯蓝色墨水书写的，有些档案由于保存的时间已久远，字迹变淡，逐渐模糊不清，这样就影响档案保存的意义。第二，档案材料中涂改现象频繁。中组部下发的《关于进一步从严管理干部档案的通知》中规定严禁涂改干部人事档案。在档案整理时，有些个人信息屡屡出现涂改的痕迹，出生时间、参加工作时间有涂改，学习经历、工作经历有涂改。其中出生时间涂改尤为突出，有些档案中最先最早形成的材料中出生时间就有刮痕，影响本人出生日期的准确认定。第三，归档材料出现不同层次的缺失；干部人事档案记载着个人一生的经历，从学习、工作、参加党团直到退休相关材料缺一不可，有的档案中缺少招生登记表，有的缺少学习成绩单，使得学习经历不完整，还有的缺少工资调整审批表的，也有缺少派遣证的，给人员身份认定带来很大的困难，这就需要分门别类认真加以甄别。
（二）干部人事档案管理的规章制度不健全，执行力不强
干部人事档案随着个人经历在不断变化，是一个动态管理的过程，个人归档材料不能及时、准确得到补充、完善和更新，就使存档的材料不能真实反映本人的现实情况。而有些教职工的后取学历已毕业多年，应该入档的毕业生鉴定表等相关材料却未能及时交回档案室，也导致了人事档案信息的不完整，影响了个人信息的准确性与干部人事档案的严肃性。
另外，在实际工作中，档案管理人员大多是兼职的，在工作调整或退休移交档案手续时不规范、不按程序办理，需要检查的省了，需要清理的也免了，该签字的也不签字，造成移交后的干部人事在档案数量和质量上形成界限不清、责任不明。有时甚至由于人为因素出现前后工作脱节，干部人事档案出现重要材料短缺、错位等现象。因此，在档案管理的每个具体环节，都应该有严格的、完整的制度，明确责任。在现有的制度中有比较完整的，却缺乏可操作性，实际工作中实施不力，给整个干部人事档案管理带来了非常不利的影响，需要及时改进和更新。 （三）干部人事档案管理人员知识结构不能与时俱进
随着社会的发展，科技的进步，干部人事档案管理的方式、方法也应随之发生改变。所以就要求干部人事档案管理人员从思想上、工作方式上与时俱进，更新观念。但目前，有些干部人事档案管理人员仍坚守着传统的事务性工作，对干部人事档案工作还进行着简单机械的手工操作，缺乏对工作的敏感与热情，业务能力、知识结构、创新意识已经不能满足当前新形势下人事档案管理工作的需要。干部人事档案管理工作的政策性很强，近年来我国先后颁布的《党政领导干部选拔任用工作条例法》《关于进一步从严管理干部档案的通知》等法律条文，要求严格按规定管理档案，这就需要档案管理人员及时地、不断地充电，掌握政策，紧跟形势，与时俱进。
三、改进干部人事管理工作的对策
（一）增强干部职工的档案意识
干部人事档案是干部或人才选拔和使用的重要依据，也是维护个人权益，关系每位教职工切身利益的一项基础性工作。管好用好干部人事档案是一项非常重要的工作。加大宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好干部人事档案工作的前提和保障。人事档案部门对教职员工进行有关档案知识培训，或请有关专家讲座，不仅可以使每位教职工了解干部人事档案的基础知识，还能进一步掌握干部人事档案管理的规范与要求。从而明确认识到各种归档材料都要如实、准确、规范书写，日常形成的个人材料哪些应该归档，对移交归档的材料有哪些要求，最终把干部人事档案工作与教职工的个人利益联系起来，当成自己的事，以唤醒每个人淡漠的档案意识，体现个人存在的价值。
（二）完善干部人事檔案管理制度
健全的干部人事档案管理制度是做好人事档案工作的基石，明确各项干部人事档案管理职能，是做好干部人事档案管理工作的重要保障。为进一步加强干部人事档案的规范管理，完善现行干部人事档案管理体制，必须建立科学、合理的规章制度。按照中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集制度》《干部档案工作细则》的要求，结合本单位自身特点和经验，制定了适合本单位的干部人事档案材料收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管及安全保密等制度，并在实际工作中加以落实，真正融入学校的日常管理中，做到既要简明、实用，还要可操作性强，使干部人事档案工作向制度化、日常化、规范化迈进。
（三）加强干部人事档案管理队伍建设
人是一切生产力要素中最活跃、最具决定性的因素，干部档案管理工作离不开专业人才的强大智力支持。档案管理人员不能仅局限在档案这个学科，还应熟悉历史学、社会学，能运用电子计算机及现代通讯设备，精通文书学等其他学科，向多学科、多领域发展，确保与现代化的干部人事档案管理工作要求相适应。这就要求其工作人员知识层次要不断提高，知识结构也要更加紧密和丰富，各高职院校应鼓励干部人事档案管理人员积极参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会，通过加强行业间的业务交流，使档案工作人员接受新理念，拓宽新视野。
（四）将干部人事档案管理工作经费纳入财务预算
为了推动高校干部人事档案管理工作的开展，还需要资金方面提供强有力的支持。为了实现这一点，就需要在财务预算中纳入干部人事档案管理工作经费。在日常工作中，高校应加强干部人事档案管理工作的硬件设施建设，例如配置铁质档案柜、计算机、复印机、空调机以及装订工具，为档案的保护与整理提供可靠保障。此外，针对高校干部人事档案管理工作人员队伍建设问题，还需要加大培训经费投入，使干部人事档案管理的现代化水平得到有效提升。
四、结束语
综上所述，在高校工作不断深入的背景下，新时期对干部人事档案管理提出了新的要求。不可否认，现阶段高校干部人事档案管理工作依然存在一些问题，而为了解决这些问题，就需要科学规范地管理干部人事档案，进一步提升干部人事档案管理的实效性，充分开发利用档案信息资源，使档案的价值得到最大化体现。
参考文献：
[1]王向明.档案管理学原理[M].上海大学出版社，2009.
[2]方咏梅.探究干部人事档案审核工作[J].现代经济信息，2011（16）.
[关 键 词] 高校人事档案；管理；问题；对策
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）19-0160-02
干部人事档案是单位进行人事管理的基础，是反映干部个人学习与工作经历、业务能力、工作表现、专业技术水平、德能勤绩廉以及记载干部基本信息的载体，以人为单位集中保存的历史记录，是组织与人事部门培养、选拔和任用干部的重要依据，也是延续个人人生经历的重要手段。假如一个人的发展没有记忆，单位事业的壮大出现断檔，整个社会就会有明显的断层或空白，因此干部人事档案管理工作具有非常重要的作用。同时经济社会的发展也赋予了干部人事档案管理工作更高的要求和历史使命。
一、高校干部人事档案管理工作的难点
（一）档案材料收集归档难
高校部门构成具有较强的复杂性，人员规模比较庞大，并且在人事工作中存在频繁的人员调动现象，这就增加了人事档案材料的收集难度。例如教职工年度考核表、青年教师学历与学位证明材料、相关培训结业证书、相关表彰、奖励以及嘉奖通报材料等。不难发现，高校干部人事档案管理人员需要面对繁杂的档案材料，稍有不慎，就难以及时收集与更新这些材料，进而导致档案管理工作出现疏漏。
（二）档案材料整理装订难
根据《干部档案整理工作细则》，“每个干部的档案材料，必须装订成卷”。档案材料必须使用统一规格，即16开的办公用纸，在档案装订之后，还要保持卷面的整洁性，如果档案材料过窄或者出现破损，就必须将将纸边缝在左侧。如果材料与标准不相符，就需要将其逐页裁剪、缝纫、加工，或者采用衬纸托裱的方式将材料转化为鱼鳞形或梯形。近年来，材料归档开始使用A4规格纸张，这种材料裁剪难度较大，一份材料的四边都需要裁剪，并采用尺子进行测量，在装订过程中，装订线往往会覆盖或者损坏文字。面对这些工作，档案管理人员往往需要花费巨大的时间与精力。
（三）档案资源利用难
目前，高校干部档案管理工作并没有受到重视，基于此，档案材料内容往往缺乏真实性，这些资源的利用价值并不高。例如事件时间不准确，有的干部结合实际需求，对出生日期、参加工作年限、入党时间以及获取职称的时间等内容进行更改，这对档案质量产生了严重的影响。此外，有的档案内容的规范性也有待提升，有的鉴定、考察材料千篇一律，完全不能够将干部个性、特点与专长反映出来。就算档案材料信息已经趋于数字化，然而受限于管理人员素质，档案管理的现代化水平并不能适应当今形势发展需求，档案利用质量难以得到保障。
（四）档案外借回收难
根据相关规定，除干部死亡撰写生平简介之外，一般都不允许外借干部人事档案，并且借出时间为15天，15天之后必须归还。然而，受到多方面因素的影响，在高校干部人事档案管理中这一制度的执行力度并不大，有的干部借用了相关档案材料，却没有按照规定时间归还，进而提高了档案材料丢失的几率。此外，有的档案材料在外借与传递中存在被人涂改、散页的情况，对档案资料的保护而言有着不利的影响。
二、干部人事档案管理工作中常见的问题
（一）大多数教职员工对干部人事档案认识不足
通过对本院干部职工的调查，很多人对干部人事档案的认识模棱两可，认为档案仅限于入编调档、退休查档、提干审档的功能，而对档案的来源以及档案形成过程中应注意的事项认识不清。主要表现以下几个方面：第一，档案材料的书写随意性较大。根据《干部人事档案管理办法》的规定：“档案材料必须用钢笔（或毛笔）和碳素墨水（或蓝黑墨水）书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写”。但在档案整理过程中发现已形成的人事档案材料中有用圆珠笔或纯蓝色墨水书写的，有些档案由于保存的时间已久远，字迹变淡，逐渐模糊不清，这样就影响档案保存的意义。第二，档案材料中涂改现象频繁。中组部下发的《关于进一步从严管理干部档案的通知》中规定严禁涂改干部人事档案。在档案整理时，有些个人信息屡屡出现涂改的痕迹，出生时间、参加工作时间有涂改，学习经历、工作经历有涂改。其中出生时间涂改尤为突出，有些档案中最先最早形成的材料中出生时间就有刮痕，影响本人出生日期的准确认定。第三，归档材料出现不同层次的缺失；干部人事档案记载着个人一生的经历，从学习、工作、参加党团直到退休相关材料缺一不可，有的档案中缺少招生登记表，有的缺少学习成绩单，使得学习经历不完整，还有的缺少工资调整审批表的，也有缺少派遣证的，给人员身份认定带来很大的困难，这就需要分门别类认真加以甄别。
（二）干部人事档案管理的规章制度不健全，执行力不强
干部人事档案随着个人经历在不断变化，是一个动态管理的过程，个人归档材料不能及时、准确得到补充、完善和更新，就使存档的材料不能真实反映本人的现实情况。而有些教职工的后取学历已毕业多年，应该入档的毕业生鉴定表等相关材料却未能及时交回档案室，也导致了人事档案信息的不完整，影响了个人信息的准确性与干部人事档案的严肃性。
另外，在实际工作中，档案管理人员大多是兼职的，在工作调整或退休移交档案手续时不规范、不按程序办理，需要检查的省了，需要清理的也免了，该签字的也不签字，造成移交后的干部人事在档案数量和质量上形成界限不清、责任不明。有时甚至由于人为因素出现前后工作脱节，干部人事档案出现重要材料短缺、错位等现象。因此，在档案管理的每个具体环节，都应该有严格的、完整的制度，明确责任。在现有的制度中有比较完整的，却缺乏可操作性，实际工作中实施不力，给整个干部人事档案管理带来了非常不利的影响，需要及时改进和更新。 （三）干部人事档案管理人员知识结构不能与时俱进
随着社会的发展，科技的进步，干部人事档案管理的方式、方法也应随之发生改变。所以就要求干部人事档案管理人员从思想上、工作方式上与时俱进，更新观念。但目前，有些干部人事档案管理人员仍坚守着传统的事务性工作，对干部人事档案工作还进行着简单机械的手工操作，缺乏对工作的敏感与热情，业务能力、知识结构、创新意识已经不能满足当前新形势下人事档案管理工作的需要。干部人事档案管理工作的政策性很强，近年来我国先后颁布的《党政领导干部选拔任用工作条例法》《关于进一步从严管理干部档案的通知》等法律条文，要求严格按规定管理档案，这就需要档案管理人员及时地、不断地充电，掌握政策，紧跟形势，与时俱进。
三、改进干部人事管理工作的对策
（一）增强干部职工的档案意识
干部人事档案是干部或人才选拔和使用的重要依据，也是维护个人权益，关系每位教职工切身利益的一项基础性工作。管好用好干部人事档案是一项非常重要的工作。加大宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好干部人事档案工作的前提和保障。人事档案部门对教职员工进行有关档案知识培训，或请有关专家讲座，不仅可以使每位教职工了解干部人事档案的基础知识，还能进一步掌握干部人事档案管理的规范与要求。从而明确认识到各种归档材料都要如实、准确、规范书写，日常形成的个人材料哪些应该归档，对移交归档的材料有哪些要求，最终把干部人事档案工作与教职工的个人利益联系起来，当成自己的事，以唤醒每个人淡漠的档案意识，体现个人存在的价值。
（二）完善干部人事檔案管理制度
健全的干部人事档案管理制度是做好人事档案工作的基石，明确各项干部人事档案管理职能，是做好干部人事档案管理工作的重要保障。为进一步加强干部人事档案的规范管理，完善现行干部人事档案管理体制，必须建立科学、合理的规章制度。按照中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集制度》《干部档案工作细则》的要求，结合本单位自身特点和经验，制定了适合本单位的干部人事档案材料收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管及安全保密等制度，并在实际工作中加以落实，真正融入学校的日常管理中，做到既要简明、实用，还要可操作性强，使干部人事档案工作向制度化、日常化、规范化迈进。
（三）加强干部人事档案管理队伍建设
人是一切生产力要素中最活跃、最具决定性的因素，干部档案管理工作离不开专业人才的强大智力支持。档案管理人员不能仅局限在档案这个学科，还应熟悉历史学、社会学，能运用电子计算机及现代通讯设备，精通文书学等其他学科，向多学科、多领域发展，确保与现代化的干部人事档案管理工作要求相适应。这就要求其工作人员知识层次要不断提高，知识结构也要更加紧密和丰富，各高职院校应鼓励干部人事档案管理人员积极参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会，通过加强行业间的业务交流，使档案工作人员接受新理念，拓宽新视野。
（四）将干部人事档案管理工作经费纳入财务预算
为了推动高校干部人事档案管理工作的开展，还需要资金方面提供强有力的支持。为了实现这一点，就需要在财务预算中纳入干部人事档案管理工作经费。在日常工作中，高校应加强干部人事档案管理工作的硬件设施建设，例如配置铁质档案柜、计算机、复印机、空调机以及装订工具，为档案的保护与整理提供可靠保障。此外，针对高校干部人事档案管理工作人员队伍建设问题，还需要加大培训经费投入，使干部人事档案管理的现代化水平得到有效提升。
四、结束语
综上所述，在高校工作不断深入的背景下，新时期对干部人事档案管理提出了新的要求。不可否认，现阶段高校干部人事档案管理工作依然存在一些问题，而为了解决这些问题，就需要科学规范地管理干部人事档案，进一步提升干部人事档案管理的实效性，充分开发利用档案信息资源，使档案的价值得到最大化体现。
参考文献：
[1]王向明.档案管理学原理[M].上海大学出版社，2009.
[2]方咏梅.探究干部人事档案审核工作[J].现代经济信息，2011（16）.