论文部分内容阅读
【摘 要】在信息化时代对档案实现网络管理是社会发展的必然选择，档案管理的理念、方式和手段都进行了巨大革新。本文主要简述了目前档案管理网络化的现状、存在的问题、作用以及实现档案管理网络化的方法和途径。
【关键词】计算机；档案管理；网络时代；创新体系
1.前言
随着信息化技术的不断发展，计算机技术被广泛运用到农业、工业、经济、贸易、科技、国防以及社会生活地各个领域。人类的记忆工程便是档案事业，档案管理揽括了极为丰富的信息资源，在社会信息系统中有着极为重要作用和特殊的意义。为适应技术发展的需要和信息处理的基本要求，必须提高信息时代的档案管理水平，将计算机网络技术合理的应用到档案信息管理中去，以进一步提高网络时代的档案管理水平。
2.网络时代中档案管理存在的问题
2.1缺乏统一的网络化管理机构
运行机制和管理体制的相对落后使档案管理部门缺乏统一的管理机制，造成了各自为政、各成系统、自给自足、自我发展及条块分割的不良局面。即使某些档案管理部门已经发现资源共享是十分必要的，但还是缺乏实际的合作及管理行动。而我国目前也缺少一个权威性的组织机构，来协调规划网络化的档案管理工作，也没能实现资源的共享。绝大部分的档案馆依然采用的是封闭式的办馆模式，不管是在软硬件的配置，还是在数据库的构建上，都处于相对分裂的原始状态，这不仅给人力物力带来了巨大的浪费,也制约了我国档案管理的发展进程，使其与档案管理的网络化、自动化、标准化的国际管理水平还存在着一定的差距。
2.2数据库建设相对滞后
虽然经过一段时间的改进，我国的信息化档案管理已取得了一定的成效，部分档案馆都开始构建一个相对规模的档案管理数据库，但因为某些档案室存在各自为政的弊端，数据库的建立在极大程度上是自建自用的。构建的数据库类型单一、规模狭小、缺乏标准化的管理，而且极大程度上是处于低水平的发展状态，数据缺乏规范化的管理和控制，服务水平也较差，很多的数据库只提供给单位内部使用，严重制约了数据库的使用效率。
3.网络时代建立档案信息管理系统的必要性
3.1符合新时期的档案管理需要
随着信息技术的不断发展，目前的社会已经迈入了高水平的信息时代，人们对信息、对网络也越来越依赖，网络信息技术已经完全融入了人们的生活，成为人们教学、生活、服务、科研及生产等提升效率的重要手段。用科学化、现代化的网络技术做好当代的档案管理工作，这是新时期档案管理工作的发展需要，也是我国信息化工程的必然选择，也可以更好地符合社会主义现代化建设的发展要求。
3.2符合档案管理信息规范化的基本要求
日常的档案管理工作承载了极多的个人信息，例如：人事档案、人事统计数据、工资计算、工作绩效考核等，这些信息的保管和储存耗时力且繁琐，加上是人工处理，就造成信息的分隔，不同的管理部门之间信息不能得到及时的汇总和整合，加上不科学的信息流程导致信息内容也极不规范，这种沿用式的手工操作已经适应不了新时代的发展趋势，难以满足人们对档案管理的基本需求。要改变这种不合理的现状，就必须采用现代化的工具去管理个人信息，就必须得构建一套完整的信息管理系统，从而改善信息的规范程度，提高信息的利用价值。
3.3提升现代化办公效率的基本需要
目前大多数企业都采用了计算机及其它的先进办公自动化设备，计算机也得到了更为广泛的运用，信息化工程也得到了进一步的发展，但同时也存在着很多问题。如：信息资源不能得到共享，软件的使用率较低，现有的设备不能充分发挥它的价值等，这就要求我们必须建立一套完整的信息化档案管理系统，充分发挥现有资源的使用价值，提高档案管理工作的工作效率，从而不断提高企业的办公自动化管理水平。
4.应用计算机网络技术进行档案管理的基本方法
4.1思维革新，树立现代化的档案管理意识
当今的社会已经步入了信息化的网络时代，档案管理工作也随即进入到了网络化的发展阶段。利用网络化技术对信息进行采集和管理，已成为档案管理信息化的必然趋势。要进行档案的信息化管理就必须摒弃以往的陈旧观念,树立现代化的管理意识，转变传统的纸质档案管理思维模式,树立以计算机网络技术为主导的创新思维模式，充分理解电子档案管理的现实意义，加速提升电子档案管理的效果和质量。
4.2建立一个统一的网络化管理机构
要建立一個网络化的档案管理机构，就必须由某个权威组织进行牵头，然后组织协调各档案管理机构的加入，从行政和技术进行统一的指导和监督，制定出一整套切实可行、具有约束力的行为准则和规范，特别是应该具体制定出网络化发展的各个阶段性目标，以加强对整个地区的档案部门进行网络化的实质性引导,思想统一，行动协调，开发研制出高水平的应用软件,集中人力、物力、财力建设一个大型的多媒体数据库、文献数据库以及全文数据库，改变那些条块分割、各自为政及自成一统的不良局面。
4.3有计划、分阶段的建设网络信息档案管理系统
首先，确定系统的基本架构，包括软件应用设备的选用及开发、网络系统的建立及维护、信息资源的搜集和录入等。三者可同时开展，其中采集信息是基础和重点工作，档案数据的采集与录入必须实行制度化、规范化、科学化的操作。其次，提高、改进和完善整个应用系统，并将可取的经验进行普及和推广，不断改善系统的应用水平。再则，进一步加大对这方面的投入，不断对整个系统进行维护和完善，使其适应档案管理工作的全面发展需要。
4.4加强数据库的建设
随着档案管理的数字化进程不断向前发展，档案管理所面对的对象已扩展到多媒体数据和全文数据，其功能和性质都将有所改变。也就是说现代化的档案管理对数据库的容量、功能和安全性的要求会更高。因此，需要在现有数据库技术的基础上进行革新,更为广泛的应用 SQL- server及O racle数据环境，以提高网络化的档案管理水平。
参考文献
[1]许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J].湖北成人教育学院学报. 2011(01).
[2]刘振宇.关于医院档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志.2011(04)[3]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务.2011(S1).
[3]李亚娥.新时期企业档案工作管理策略[J].机电兵船档案.2011(03)[5]蒙天池.浅谈机关档案信息化管理工作的三步曲[J].广播电视信息.2011(05).
[4]贾亮,于美玲.网络信息时代如何加强医院档案管理工作[J].知识经济.2010(09)[7]范志伟.建立计算机信息网络系统 提高档案管理效率[J].职业技术.2010(05).
[5]李素萍.档案管理中信息网络平台建设的几点思考[J].河南工业大学学报(社会科学版). 2009(03)[9]张咏梅.建设单位档案管理的网络化[J].职业.2010(03).
【关键词】计算机；档案管理；网络时代；创新体系
1.前言
随着信息化技术的不断发展，计算机技术被广泛运用到农业、工业、经济、贸易、科技、国防以及社会生活地各个领域。人类的记忆工程便是档案事业，档案管理揽括了极为丰富的信息资源，在社会信息系统中有着极为重要作用和特殊的意义。为适应技术发展的需要和信息处理的基本要求，必须提高信息时代的档案管理水平，将计算机网络技术合理的应用到档案信息管理中去，以进一步提高网络时代的档案管理水平。
2.网络时代中档案管理存在的问题
2.1缺乏统一的网络化管理机构
运行机制和管理体制的相对落后使档案管理部门缺乏统一的管理机制，造成了各自为政、各成系统、自给自足、自我发展及条块分割的不良局面。即使某些档案管理部门已经发现资源共享是十分必要的，但还是缺乏实际的合作及管理行动。而我国目前也缺少一个权威性的组织机构，来协调规划网络化的档案管理工作，也没能实现资源的共享。绝大部分的档案馆依然采用的是封闭式的办馆模式，不管是在软硬件的配置，还是在数据库的构建上，都处于相对分裂的原始状态，这不仅给人力物力带来了巨大的浪费,也制约了我国档案管理的发展进程，使其与档案管理的网络化、自动化、标准化的国际管理水平还存在着一定的差距。
2.2数据库建设相对滞后
虽然经过一段时间的改进，我国的信息化档案管理已取得了一定的成效，部分档案馆都开始构建一个相对规模的档案管理数据库，但因为某些档案室存在各自为政的弊端，数据库的建立在极大程度上是自建自用的。构建的数据库类型单一、规模狭小、缺乏标准化的管理，而且极大程度上是处于低水平的发展状态，数据缺乏规范化的管理和控制，服务水平也较差，很多的数据库只提供给单位内部使用，严重制约了数据库的使用效率。
3.网络时代建立档案信息管理系统的必要性
3.1符合新时期的档案管理需要
随着信息技术的不断发展，目前的社会已经迈入了高水平的信息时代，人们对信息、对网络也越来越依赖，网络信息技术已经完全融入了人们的生活，成为人们教学、生活、服务、科研及生产等提升效率的重要手段。用科学化、现代化的网络技术做好当代的档案管理工作，这是新时期档案管理工作的发展需要，也是我国信息化工程的必然选择，也可以更好地符合社会主义现代化建设的发展要求。
3.2符合档案管理信息规范化的基本要求
日常的档案管理工作承载了极多的个人信息，例如：人事档案、人事统计数据、工资计算、工作绩效考核等，这些信息的保管和储存耗时力且繁琐，加上是人工处理，就造成信息的分隔，不同的管理部门之间信息不能得到及时的汇总和整合，加上不科学的信息流程导致信息内容也极不规范，这种沿用式的手工操作已经适应不了新时代的发展趋势，难以满足人们对档案管理的基本需求。要改变这种不合理的现状，就必须采用现代化的工具去管理个人信息，就必须得构建一套完整的信息管理系统，从而改善信息的规范程度，提高信息的利用价值。
3.3提升现代化办公效率的基本需要
目前大多数企业都采用了计算机及其它的先进办公自动化设备，计算机也得到了更为广泛的运用，信息化工程也得到了进一步的发展，但同时也存在着很多问题。如：信息资源不能得到共享，软件的使用率较低，现有的设备不能充分发挥它的价值等，这就要求我们必须建立一套完整的信息化档案管理系统，充分发挥现有资源的使用价值，提高档案管理工作的工作效率，从而不断提高企业的办公自动化管理水平。
4.应用计算机网络技术进行档案管理的基本方法
4.1思维革新，树立现代化的档案管理意识
当今的社会已经步入了信息化的网络时代，档案管理工作也随即进入到了网络化的发展阶段。利用网络化技术对信息进行采集和管理，已成为档案管理信息化的必然趋势。要进行档案的信息化管理就必须摒弃以往的陈旧观念,树立现代化的管理意识，转变传统的纸质档案管理思维模式,树立以计算机网络技术为主导的创新思维模式，充分理解电子档案管理的现实意义，加速提升电子档案管理的效果和质量。
4.2建立一个统一的网络化管理机构
要建立一個网络化的档案管理机构，就必须由某个权威组织进行牵头，然后组织协调各档案管理机构的加入，从行政和技术进行统一的指导和监督，制定出一整套切实可行、具有约束力的行为准则和规范，特别是应该具体制定出网络化发展的各个阶段性目标，以加强对整个地区的档案部门进行网络化的实质性引导,思想统一，行动协调，开发研制出高水平的应用软件,集中人力、物力、财力建设一个大型的多媒体数据库、文献数据库以及全文数据库，改变那些条块分割、各自为政及自成一统的不良局面。
4.3有计划、分阶段的建设网络信息档案管理系统
首先，确定系统的基本架构，包括软件应用设备的选用及开发、网络系统的建立及维护、信息资源的搜集和录入等。三者可同时开展，其中采集信息是基础和重点工作，档案数据的采集与录入必须实行制度化、规范化、科学化的操作。其次，提高、改进和完善整个应用系统，并将可取的经验进行普及和推广，不断改善系统的应用水平。再则，进一步加大对这方面的投入，不断对整个系统进行维护和完善，使其适应档案管理工作的全面发展需要。
4.4加强数据库的建设
随着档案管理的数字化进程不断向前发展，档案管理所面对的对象已扩展到多媒体数据和全文数据，其功能和性质都将有所改变。也就是说现代化的档案管理对数据库的容量、功能和安全性的要求会更高。因此，需要在现有数据库技术的基础上进行革新,更为广泛的应用 SQL- server及O racle数据环境，以提高网络化的档案管理水平。
参考文献
[1]许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J].湖北成人教育学院学报. 2011(01).
[2]刘振宇.关于医院档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志.2011(04)[3]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务.2011(S1).
[3]李亚娥.新时期企业档案工作管理策略[J].机电兵船档案.2011(03)[5]蒙天池.浅谈机关档案信息化管理工作的三步曲[J].广播电视信息.2011(05).
[4]贾亮,于美玲.网络信息时代如何加强医院档案管理工作[J].知识经济.2010(09)[7]范志伟.建立计算机信息网络系统 提高档案管理效率[J].职业技术.2010(05).
[5]李素萍.档案管理中信息网络平台建设的几点思考[J].河南工业大学学报(社会科学版). 2009(03)[9]张咏梅.建设单位档案管理的网络化[J].职业.2010(03).