论文部分内容阅读
人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案作为反映个体面貌的重要载体，不仅能为其职务晋升、职称评定以及各种待遇的落实提供最直接的依据，也为单位使用各类人才提供了极其重要的信息资源。
地市级公共图书馆人事档案集中反映了公共图书馆工作人员的个体工作、生活经历，学术水平、专业技能、工作业绩以及奖惩情况，是单位档案的重要组成部分。随着经济的发展和技术的进步以及干部体制和人事制度不断变革，对人事档案工作提出了更新、更高的要求，人事档案的规范化管理、信息化建设、科学化应用成为人事档案工作的重要课题。如何在地市级公共图书馆的管理中更好地发挥其价值和作用，是人事档案管理部门和图书馆行业人事档案工作者要认真思考的问题。
1 充分认识公共图书馆人事档案管理工作的意义
随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度得到提高、人才的流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人事档案对人才的流动不再具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重影响了人事档案发挥其应有的使用价值。随着我国图书馆事业改革的日益深化，文化事业决策部门对人才信息的需求量也必然更加迫切。二十一世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此，我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。
2 强化公共图书馆人事档案服务意识，解放思想，更新观念
人事档案作为反映个人成长历史的凭证和依据，是知人善任、选贤举能的重要参考工具，管好、用好人事档案对人才资源的开发起着重要作用。由于历史上的各种主客观原因，各级图书馆人员都不同程度地对人事档案工作缺乏理解与重视，随着图书馆人事制度改革的深入发展，人事档案工作就不能再保持过去那种“默默无闻”的状态。人事档案工作者必须改变“重藏轻用”的旧观念，要树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务，走出“人事档案服务只是档案的借借还还，只是档案资料的收集整理”的思想误区，强化服务意识，深化服务内容。把封闭保守的观念，转换成坚持改革开放、积极创新的观念；把满足现状的观念，转换成敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为图书馆和社会服务的观念；把被动利用人事档案资料的观念，转换成有目的地主动开发人事档案信息资源的观念；把单纯以自身经验进行业务指导的观念，转换成依法管理的观念；把“等”、“靠”的观念，转换成主动创造条件解决存在问题的观念，最大限度地开发利用人事档案信息资源，从人事档案中发掘人才潜能，为图书馆事业的发展服务。
档案管理观念的更新，要求人事档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式也要实行相应的转变，这是深化图书馆人事档案工作的前提条件。人事档案工作者还应充分认识文化事业体制和管理体制改革后档案工作的新特点，探索出图书馆人事档案管理的新模式。随着图书馆事业的改革发展和社会联系的加强，人事档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，档案工作者要充分发挥集体智慧，大胆实践、开拓创新，不断总结实践经验，在改革中完善和提高。
3 提高公共图书馆人事档案管理的方法，加大人事档案的信息化管理
计算机和网络的产生把我们带入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。作为档案事业重要组成部分的图书馆人事档案工作，在全国信息化背景下，对其信息化建设自然也提出了更高的目标。
人事档案信息化就是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式，借助计算机技术和网络环境实现对人事档案信息资源的有效管理和利用。人事档案信息化可以使人事档案管理摆脱库房式管理模式，实现干部人事信息的“全文检索”，迅速准确地为领导和相关部门提供全方位的干部人事信息，同时，也可以使人事档案工作者从繁杂的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来，提高劳动效率与工作质量，增强档案服务的时效性。因此，人事档案工作者必须在现行人事档案管理的基础之上，提高人事档案管理的水平，加快人事档案的信息化建设，使人事档案管理工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。人事档案信息化建设有一个不断完善、提升的过程，在地市级公共图书馆人事档案信息化建设上要做到：
3.1 加大硬件投入，建立完善图书馆人事档案数据库系统。借鉴外部相关软件系统开发的成功经验，不断完善自身系统的运行效率。同时，在设备添置、人员培训等方面加大投入，逐步建立一套与新时期图书馆人事档案工作相适应的软件系统。
3.2 注重自身软件系统的开发。因地制宜，根据自身人事档案管理工作的特点，着力开发出快捷、方便、有效的信息化运行系统。
3.3 建立地市级图书馆人事档案网络化系统，加强横向联系，促进地市级图书馆人事档案管理信息化资源的共享。利用信息库的资源优势，做好人事档案资源的收集、归档、查阅等工作，不断丰富、充实人事档案信息化管理的功能。
3.4 注重图书馆人事档案信息化系统的安全管理。人事档案工作事关重大，不少内容具有一定的机密性，做好安全管理也是人事档案工作的一项重要内容。在地市级公共图书馆人事档案信息化建设中，一定要注意安全系统的配套，防范管理漏洞的发生。
4 规范公共图书馆人事档案管理制度
图书馆人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，必须有规章制度的制约，否则会无所适从。因此，人事档案管理应围绕《干部档案工作条例》对干部人事档案工作的要求，并结合人事档案管理工作的实际，进一步完善各项人事档案管理制度，对人事档案的接收、传递、查阅、保管等作出明确而严格的规定，并在抓落实上下工夫。尤其要在进档材料的鉴别上，对转进、转出人事档案的把关下工夫，为人事干部考察、任用时提供真实、准确的个人信息。同时，强 化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。建立应用计算机管理人事档案的各项制度，进一步提高人事档案管理的现代化水平。
5 提高公共图书馆人事档案工作者的素质
社会的发展、科学技术的进步、人事档案信息化的建设，为地市级图书馆人事档案工作带来了机遇与挑战，使图书馆人事档案工作的任务、工作环境、管理模式等都发生了变化，对人事档案工作者也提出了更高的要求。提高图书馆人事档案工作者的素质成为加速人事档案科学化、标准化、规范化管理的关键。
图书馆人事档案工作人员，不仅要有较扎实的图书管理知识，而且要系统地学习档案学概论、档案管理学、文书学等档案专业理论知识，提高专业理论水平；还要学习统计学、信息科学的有关基本理论知识和技能，尤其要掌握计算机的操作、网络的查询技术，最大限度地利用信息资源为干部人事管理工作服务；并积极参加一些学术研究、技术交流、专家讲座等活动，以丰富治理经验；参加岗位培训，以继续教育的方式切实提高档案管理技能。
信息化时代的图书馆人事档案工作，除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养外，还要求人事档案工作者在创新意识、创新能力、运用现代化管理设备能力等方面有所提高，并要求掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力。只有这样，才能使人事档案工作具有生机和活力，才能适应日新月异的人事档案管理现代化、信息化建设的需要，才能适应新形势下地市级公共图书馆的改革和发展。
6 加大地市级图书馆人事档案信息的开发与利用
利用计算机管理干部人事档案，逐步开发档案信息为干部人事工作服务的深度。经过实践运行，通过地市级图书馆内部局域网，能实现干部档案信息资源共享，使组织领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况，有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。档案管理工作者要结合单位性质与任务，对档案信息资源进行针对性的创新与管理，通过对工资、学历、职称、年龄结构、政治面貌、继续教育、业绩展示、科研成果、专家人才、对外交流等不同信息的分类，形成各具特色的数据库。不仅方便查考利用，还可以通过对职工档案库中个人基本情况、绩效和培训情况的分析，对个人素质、培训、奖励、惩罚等情况形成完整的认识和了解，对机构的人员匹配、员工晋升、人事的调整与任免具有重要参考作用，从而更好地为人才成长、事业发展提供帮助。
7 结语
当前，标准、规范、科学的地市级公共图书馆人事档案信息系统，已成为管理决策者对机构实施现代化管理的必要手段之一。地市级公共图书馆人事档案管理工作者要树立与时俱进、创新发展的观念，在提高人事管理工作水平的同时，学习现代信息技术及相关的科学知识，掌握一定的管理技能，更好地做好地市级公基图书馆人事档案管理工作，为推动图书管理事业的发展发挥更大的作用。
地市级公共图书馆人事档案集中反映了公共图书馆工作人员的个体工作、生活经历，学术水平、专业技能、工作业绩以及奖惩情况，是单位档案的重要组成部分。随着经济的发展和技术的进步以及干部体制和人事制度不断变革，对人事档案工作提出了更新、更高的要求，人事档案的规范化管理、信息化建设、科学化应用成为人事档案工作的重要课题。如何在地市级公共图书馆的管理中更好地发挥其价值和作用，是人事档案管理部门和图书馆行业人事档案工作者要认真思考的问题。
1 充分认识公共图书馆人事档案管理工作的意义
随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度得到提高、人才的流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人事档案对人才的流动不再具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重影响了人事档案发挥其应有的使用价值。随着我国图书馆事业改革的日益深化，文化事业决策部门对人才信息的需求量也必然更加迫切。二十一世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此，我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。
2 强化公共图书馆人事档案服务意识，解放思想，更新观念
人事档案作为反映个人成长历史的凭证和依据，是知人善任、选贤举能的重要参考工具，管好、用好人事档案对人才资源的开发起着重要作用。由于历史上的各种主客观原因，各级图书馆人员都不同程度地对人事档案工作缺乏理解与重视，随着图书馆人事制度改革的深入发展，人事档案工作就不能再保持过去那种“默默无闻”的状态。人事档案工作者必须改变“重藏轻用”的旧观念，要树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务，走出“人事档案服务只是档案的借借还还，只是档案资料的收集整理”的思想误区，强化服务意识，深化服务内容。把封闭保守的观念，转换成坚持改革开放、积极创新的观念；把满足现状的观念，转换成敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为图书馆和社会服务的观念；把被动利用人事档案资料的观念，转换成有目的地主动开发人事档案信息资源的观念；把单纯以自身经验进行业务指导的观念，转换成依法管理的观念；把“等”、“靠”的观念，转换成主动创造条件解决存在问题的观念，最大限度地开发利用人事档案信息资源，从人事档案中发掘人才潜能，为图书馆事业的发展服务。
档案管理观念的更新，要求人事档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式也要实行相应的转变，这是深化图书馆人事档案工作的前提条件。人事档案工作者还应充分认识文化事业体制和管理体制改革后档案工作的新特点，探索出图书馆人事档案管理的新模式。随着图书馆事业的改革发展和社会联系的加强，人事档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，档案工作者要充分发挥集体智慧，大胆实践、开拓创新，不断总结实践经验，在改革中完善和提高。
3 提高公共图书馆人事档案管理的方法，加大人事档案的信息化管理
计算机和网络的产生把我们带入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。作为档案事业重要组成部分的图书馆人事档案工作，在全国信息化背景下，对其信息化建设自然也提出了更高的目标。
人事档案信息化就是利用数字化技术将其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式，借助计算机技术和网络环境实现对人事档案信息资源的有效管理和利用。人事档案信息化可以使人事档案管理摆脱库房式管理模式，实现干部人事信息的“全文检索”，迅速准确地为领导和相关部门提供全方位的干部人事信息，同时，也可以使人事档案工作者从繁杂的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来，提高劳动效率与工作质量，增强档案服务的时效性。因此，人事档案工作者必须在现行人事档案管理的基础之上，提高人事档案管理的水平，加快人事档案的信息化建设，使人事档案管理工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。人事档案信息化建设有一个不断完善、提升的过程，在地市级公共图书馆人事档案信息化建设上要做到：
3.1 加大硬件投入，建立完善图书馆人事档案数据库系统。借鉴外部相关软件系统开发的成功经验，不断完善自身系统的运行效率。同时，在设备添置、人员培训等方面加大投入，逐步建立一套与新时期图书馆人事档案工作相适应的软件系统。
3.2 注重自身软件系统的开发。因地制宜，根据自身人事档案管理工作的特点，着力开发出快捷、方便、有效的信息化运行系统。
3.3 建立地市级图书馆人事档案网络化系统，加强横向联系，促进地市级图书馆人事档案管理信息化资源的共享。利用信息库的资源优势，做好人事档案资源的收集、归档、查阅等工作，不断丰富、充实人事档案信息化管理的功能。
3.4 注重图书馆人事档案信息化系统的安全管理。人事档案工作事关重大，不少内容具有一定的机密性，做好安全管理也是人事档案工作的一项重要内容。在地市级公共图书馆人事档案信息化建设中，一定要注意安全系统的配套，防范管理漏洞的发生。
4 规范公共图书馆人事档案管理制度
图书馆人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，必须有规章制度的制约，否则会无所适从。因此，人事档案管理应围绕《干部档案工作条例》对干部人事档案工作的要求，并结合人事档案管理工作的实际，进一步完善各项人事档案管理制度，对人事档案的接收、传递、查阅、保管等作出明确而严格的规定，并在抓落实上下工夫。尤其要在进档材料的鉴别上，对转进、转出人事档案的把关下工夫，为人事干部考察、任用时提供真实、准确的个人信息。同时，强 化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。建立应用计算机管理人事档案的各项制度，进一步提高人事档案管理的现代化水平。
5 提高公共图书馆人事档案工作者的素质
社会的发展、科学技术的进步、人事档案信息化的建设，为地市级图书馆人事档案工作带来了机遇与挑战，使图书馆人事档案工作的任务、工作环境、管理模式等都发生了变化，对人事档案工作者也提出了更高的要求。提高图书馆人事档案工作者的素质成为加速人事档案科学化、标准化、规范化管理的关键。
图书馆人事档案工作人员，不仅要有较扎实的图书管理知识，而且要系统地学习档案学概论、档案管理学、文书学等档案专业理论知识，提高专业理论水平；还要学习统计学、信息科学的有关基本理论知识和技能，尤其要掌握计算机的操作、网络的查询技术，最大限度地利用信息资源为干部人事管理工作服务；并积极参加一些学术研究、技术交流、专家讲座等活动，以丰富治理经验；参加岗位培训，以继续教育的方式切实提高档案管理技能。
信息化时代的图书馆人事档案工作，除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养外，还要求人事档案工作者在创新意识、创新能力、运用现代化管理设备能力等方面有所提高，并要求掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力。只有这样，才能使人事档案工作具有生机和活力，才能适应日新月异的人事档案管理现代化、信息化建设的需要，才能适应新形势下地市级公共图书馆的改革和发展。
6 加大地市级图书馆人事档案信息的开发与利用
利用计算机管理干部人事档案，逐步开发档案信息为干部人事工作服务的深度。经过实践运行，通过地市级图书馆内部局域网，能实现干部档案信息资源共享，使组织领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况，有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。档案管理工作者要结合单位性质与任务，对档案信息资源进行针对性的创新与管理，通过对工资、学历、职称、年龄结构、政治面貌、继续教育、业绩展示、科研成果、专家人才、对外交流等不同信息的分类，形成各具特色的数据库。不仅方便查考利用，还可以通过对职工档案库中个人基本情况、绩效和培训情况的分析，对个人素质、培训、奖励、惩罚等情况形成完整的认识和了解，对机构的人员匹配、员工晋升、人事的调整与任免具有重要参考作用，从而更好地为人才成长、事业发展提供帮助。
7 结语
当前，标准、规范、科学的地市级公共图书馆人事档案信息系统，已成为管理决策者对机构实施现代化管理的必要手段之一。地市级公共图书馆人事档案管理工作者要树立与时俱进、创新发展的观念，在提高人事管理工作水平的同时，学习现代信息技术及相关的科学知识，掌握一定的管理技能，更好地做好地市级公基图书馆人事档案管理工作，为推动图书管理事业的发展发挥更大的作用。