当前，新华书店的改革正加快进行，全国各省的新华书店基本上从事业单位整体转制为企业发行集团，完成了体制改革。然而，近几年来新华书店腐败案件频发，大批官员落马，如山西临县新华书店原经理高生荣，贪污公款700多万元。2005年初，高生荣因犯非法经营、单位行贿、贪污罪等多项罪名，被吕梁市中级法院一审判处死刑，缓期二年执行。侯福康，曾任贵州省新华书店教材、教辅发行中心主任，贵州省新闻出版局机关服务中心原副主任，贪污受贿470余万元。还有其他大大小小的腐败案件可以说是触目惊心，对新华书店的安全经营提出了严峻的挑战。表面上看发案原因各异，事实上，与企业的内控薄弱有着密切的关系。
　　新华书店的内控问题表现在很多方面，诸如：①管理部门机构权限不清，出现管理的真空地段。②内部约束不力，规章制度不够健全或执行不力，大量经济案件的出现说明管理存在很大的问题。③内部纪检人员数量不足，素质偏低，内部审计有时流于形式，查出来的问题也不一定得到应有的处理。④财务核算上事前分析、预测和监督少。从这些问题可以看出，如果企业的内部控制机制不够健全，随时都可能出现新的违规。因此在加强外部监管的同时也必须督促内部控制制度的建设。健全的内控制度是企业安全、有序运作的前提和基础。
　　那么新华书店在目前的状况下，如何来建立能真正发挥作用的内控机制呢？笔者认为应该主要从以下两个大方面出发。
　　
　　一 构建全新的内控治理机制
　　
　　内控机制是企业为防范经营风险、保护资本安全采取的一种自律行为。它通过企业内部机构的设置和分工，使各部门之间、人员之间相互联系、相互制约，形成一套程序化、制度化的系统性、制度性安排，最终目的是实现各部门之间的权力制衡、相互监督的动态控制。
　　（1）民主决策制约机制。即本单位的有关重大决策都要经过有关部门的充分论证，不搞个人拍板，更不搞“一言堂”。
　　（2）业务经营制约机制。首先应严格岗位分工，因事设岗，因岗定人，每位员工按各自工作的性质、权限承担相应的工作责任。其次在自我检查监督，自我控制保护的基础上各职能部门之间、上下级之间、岗位之间设置一套相互制约、相互监督的牵制机制，每项业务必须有两个岗位参与记录、核算和管理，各岗位的员工要对自己所办业务的合规性和真实性负责，同时每项业务还应有一专门岗位对之全过程检查，以便及时纠正问题。第三，应注意组织机制的完整性和连贯性，防止出现随着管理人员级别的升高其所受内部控制的约束力减小的情况出现，加强从总部到各级分公司的各级业务主管部门的自身监管和对下级的监督，以有效防止企业高层管理人员的舞弊行为。第四，在设置岗位的时候应注意度的把握，不能脱离现实过于强调严密性和完整性，应尽量简化机构和人员，简化程序和手续，从而提高工作效率和效益。
　　（3）成本核算和财务收支约束机制。会计部门是企业内部的第一监控部门，应首先保证各项会计数据的真实性和账务处理的准确性，通过完整的账务体系发现问题，监控各项业务操作。新华书店应改变目前各部门围绕自身目标的运转现状，一切为了效益。按市场经济的要求，建立现代企业财务管理机制，对成本核算、财务收支都要与业务活动及经理的业绩直接挂钩，注重成本控制，按照目标成本或开支标准，对影响成本的各个环节加以控制，建立成本费用约束机制。
　　（4）利润分配约束机制。保证利润合理分配，使企业有自我发展的能力，将利润与经理业绩挂钩，打破店与店之间分配上的“大锅饭”体制。
　　（5）人事管理与劳工用工机制。内控要以人为本，充分发挥人的潜能，做到人尽其才，能者上，庸者下，任人唯贤。对干部和重要岗位的人员配备要考察其综合素质，可以采取跟踪考核制度，确保管理人员与所承担的职权相适应，有能力组织和负责处理业务，对市场分析、业务和管理技巧有全面深刻的了解，深知业务风险的内涵，严禁业务人员对某一客户给予不正常的特别优惠。各级领导更应该严以律己，以身作则，身体力行，做遵守规范制度的模范。
　　（6）稽核监督机制。内部稽核是内控的重要组成部分。从内控层次上看，第一层次是各部门、岗位人员按业务规章、操作规程、法律法规的要求自律；第二层次是管理部门对其他各部门按岗位责任制和目标责任制进行考核管理；第三层次是稽核部门对业务经营财务会计活动进行再监督。
　　在新华书店内部，设立对最高决策层负责的地位独立、监督权威的稽核监督机构，实行总部垂直领导的派驻稽核制度，配足配好稽核人员，不断提高他们的业务素质和检查水平。要努力实现稽核工作三个转变：由内审为主向内审与内控相结合转变，由以现场稽核为主向以现场稽核和非现场稽核相结合转变，由以事后稽核为主向事前、事中、事后稽核并重转变，切实提高稽核工作效率和质量。
　　（7）内部激励机制。目前在内控制度的执行过程中奖惩不明现象严重，这是导致规章制度执行不力的一个重要原因。所以应对执行制度好的给予精神鼓励和物质鼓励，对违规违章的给予必要的行政处罚和经济处罚。可将员工的执行制度情况与奖金和职务升降挂钩，既给权力又给压力和动力。
　　
　　二 加强企业内控机制的队伍建设
　　
　　企业内部控制最关键的因素是人。建立新华书店内控机制必须遵守以人为本的原则，即各项内控活动都应以调动人的主观能动性为根本。各项内控制度的制定、内控标准的确定、内控效果的计量和内控制度的执行终归都必须由人去做，在以人为本原理下必须遵守三个原则，人尽其才原则、激励原则和行为原则。
　　1．干部的选拔与使用
　　针对目前新华书店内控队伍素质的现状，有针对性地采取积极有效措施，造就一支政治过硬、业务精湛、技术全面、智能互补的内控干部队伍成为当前加强内控制度建设的中心议题。
　　（1）择优录用。新华书店要按照一定的内控人员比例，确定本店全部内控人员的数量。内控人员的录用应坚持理论与实践相结合的原则、操作型与管理型人才相匹配原则、传统业务与新业务相兼顾的原则。同时，按照各种不同岗位的工作技能要求，向系统内或系统外公开招聘各类专业人才，通过定岗与公开招聘的办法既可以改变内控队伍力量单薄的现状，又塑造了一批高起点、知识和技能互补的内控专业人才，从而为保证内控措施执行打下基础。
　　（2）员工培训。开展对岗位职工的制度培训和政治、业务学习，既是目前新华书店员工素质的迫切要求，又是新华书店经营、发展之必需。高素质的员工固然可从人才市场上取得，但如果长期得不到培训，他们的知识会老化、素质会降低，内部控制的功效得不到充分的发挥。因此针对内控员工素质要求高的特点，应有目的的在以下几个方面对员工进行培训：一是加强形势政策教育和职业道德强化训练，确保内控队伍廉洁高效地开展工作；二是开展短期培训和业余培训相结合的办法，逐步夯实内控人员的理论水平；三是实行岗位轮换。这不仅是培养、锻炼中层管理人员和培养员工全面发展的手段，而且是堵塞岗位工作中的漏洞和隐患的重要措施；四是保证基本功训练、规章制度、新知识的学习不间断，狠抓员工新岗位培训和上岗考核；五是建立对员工定期考核制度。
　　（3）“人尽其才”。这是内控干部在使用上必须遵守的一项最基本的原则，充分发挥每个内控人员在内控中的作用，有利于内控效率的提高。
　　2．权力的制衡
　　近年来，新华书店普遍实行经理负责制，但没有建立有效的内控机制，使某些经理权力过大，独断专行。如高生荣在任临县新华书店经理期间，通过书店结算员或直接向临县各乡镇学校收取货款3835万多元，除2020多万元交回财务进账外，其余资金采取账外经营、销售收入不进账等手段将1100余万元胡支乱花，近720万元占为己有。这个例子说明许多重大问题不少都与经理越权行事有关。有的经理业务水平和管理水平低下，置书店的基本规章制度和起码职业道德于不顾，贪污腐化，使内控制度成为一纸空文。针对权力制衡中存在的问题，要做好以下几项工作：
　　(1)完善决策层面的制衡机制，防止个人随意性和非理性行为对全店重大决策的影响。新华书店每一级领导都要坚持分工负责制、民主制基础上的经理负责制。对全店的重大经营决策应集体研究，少数服从多数。
　　(2)建立经理年审制度。每年年终由上级店的稽核监察部门对下一级店经理本年度的经营管理情况、重大决策情况、执行制度情况等进行稽核、检查评价。对于评价的结果除在适宜的范围和场合通报外，应计入个人档案。
　　(3)提高业务主管部门对规章制度垂直管理的权威性。明确规定其管理的基本原则，各级领导不得随意变通，不能越权行使。规定各级业务主管部门对属于本职管辖范围的重大原则问题必须坚持原则，如遇疑难问题应及时向上级业务主管部门请示报告，否则要对不良后果负连带责任。
　　(4)完善干部异地交流和岗位轮换制度。目前这项制度在新华书店内部发展不够平衡，有的力度太小，又不规范，应该对领导干部任期和交流，重要业务工作岗位上一般干部的任期和交流做出明确的规定，使之逐步实现制度化、规范化。
　　(5)推行决策失误责任制度，以此促进各级经理提高决策能力，减少决策失误，防止经营风险。
　　(6)完善经理离任和重要工作岗位上干部换岗审计制度。在经理任职期满、重要工作岗位上干部交流时，应有人事、稽核、会计、信贷、计划等有关部门对其任职期间的任期目标完成情况和经营管理情况进行稽核，并存档管理。
　　(7)增强各店业务运作和决策的透明度，自觉接受群众的民主监督。
　　3．企业内控文化的建设
　　有效的内部控制系统的一项实质性内容就是建立强有力的内控文化。内控文化的建设应体现在：一方面，高级管理层负责促进在道德和完整性方面的高标准，并在机构中建立一种文化，向各级人员强调和说明内部控制的重要性；另一方面，所有员工都需要理解他们在内部控制程序中的作用，并在程序中充分发挥自身的作用。
　　培育诚信敬业的企业文化，坚持以人为本的管理思想。员工的职业道德水平、胜任能力和诚信度是影响企业内部控制环境的一个非常重要的因素。良好的企业文化氛围，不仅有助于提高员工的综合素质，使人的自觉行为与制度对人的行为约束有机结合，也有助于防范道德风险。因此，应通过培育新华书店企业文化，营造良好的内控文化氛围。建立以提高员工素质和敬业精神为核心的人力资源管理制度，通过多层次、多渠道的培训，提高员工的政治、业务素质和职业道德素养；创造公平、平等、择优的用人环境，建立健全有利于优秀人才脱颖而出的选任用人机制；建立健全对员工尤其是管理人员和决策人员的考核、任用、监督管理制度，认真贯彻执行干部交流、岗位轮换、任期离任稽核制度。通过教育与管理、激励和约束的有机结合，从根本上解决国有新华书店内控制度建设中的“人”的问题。
　　“高生荣事件”及其后的“侯福康事件”应该使我们更加清醒地认识到，对“人”的管理更加重要，从近期发生的诸多案例可以看出，这种现象不是偶然的，新华书店内控薄弱是普遍存在的突出问题，因此，建立一套责权分明、相互制约、规章健全、运作有序的内控机制已迫在眉睫。