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去年，国家档案局以令的形式颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)，要求各级机关做好文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，如何做好这项工作呢?笔者从依法行政层面和业务操作层面，谈点对做好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的认识。
首先，从依法行政层面来说，全省各级机关要按照《规定》的要求，将其所编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表报同级档案行政管理部门审批，批准后才可执行。以审批制代替备案制是档案工作依法行政的一个重大改革，是档案行政管理部门依法管理档案事务的一个重大举措，全省各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要突出本机关的职能特色，不能照抄照搬不同类型、不同行业、不同系统的机关文件归档范围和文书档案保管期限表；即便是参考同类型、同行业、同系统的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，也要反映出大同小异中“异”的特点。各级机关编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，应坚持“宜细不宜粗”的原则，其条目越具体越详细越好。这样更便于档案工作人员操作，能提高机关档案整理工作、鉴定工作的效率和质量。
其次，从业务操作层面来说，我们在贯彻《规定》时，结合河南实际，提出几条具体的文件材料归档范围和文书档案保管期限的补充规定，供全省各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时采用。下面，我谈谈对几条补充规定的认识。
一是对工作简报、情况反映、工作信息等材料保管期限长短的认识。按国家的《规定》，本机关编辑、编写的工作简报、情况反映、工作信息等，保管期限统统是10年。我们以为，一刀切是不妥的。对于本机关编辑、编写的工作简报、情况反映、工作信息等材料，因机关大小不同，形成工作简报、工作信息的种类、数量也不一样。小机关可能就形成一种工作简报或工作信息，大机关可能形成几种工作简报、情况反映、工作信息等，有的一年出几百期。现在有一个最实际的问题是，大多数机关为了减少发文数量，一些上级领导来本地区、本机关、本系统考察调研工作，本机关领导的一些讲话不正式形成文件，而是在工作简报或工作信息上刊出。像这样的反映本机关重要工作活动的工作简报或工作信息，我们以为应该划为永久保管：一般的工作简报或工作信息划为10年。这样做，我们以为是符合机关工作实际的，是恰当的。
二是对本机关财务年度决算材料归入文书档案的认识，按国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，机关财务年度决算材料属于会计档案的范畴，并且在会计档案中属于永久保管的内容。我们为什么把它归入文书档案呢?这是我们河南机关档案业务指导的一贯做法。把财务年度决算材料归人文书档案的好处是，它随其他永久保管的文书档案一起编号，一起进馆保存，到销毁会计档案时，不再重新编号。否则，和其他会计档案一起编号，这部分永久保管的财务年度决算材料在其他会计档案到期销毁时，要重新编号，即在文书档案后面再增加一个案卷号(现在叫件号)，这样做，打乱了原来的编号，非常麻烦，实践证明，财务年度决算材料还是归人文书档案好。
三是对审计工作文件材料列入归档范围的认识。国家的《规定》，并没有列入归档范围。我们河南为什么把它列入归档范围呢?是基于这样的认识，这项工作在全省各级机关普遍开展，不但是审计主管机关的一项主要工作，也是被审计机关的一项重要工作。对一些大的机关、企事业单位来说，审计工作又分为内部审计和外部审计。内部审计是单位内设的审计处(科)，对本单位财务管理进行的审计：外部审计是审计主管机关对本机关财务管理的审计。对某一个机关来说，审计又分为年度财务审计(按惯例进行)；专项财务审计，如重点档案抢救补助费使用审计、农村义务教育两免一补经费使用审计、农民种粮补贴经费使用审计、水利工程移民安置经费使用审计等：领导干部离任经济责任审计，如《河南日报》2007年3月19日报道，2006年全省共有1187名领导干部接受经济责任审计，共查出违规金额37.67亿元。从廉政制度建设方面看，这是防腐倡廉的一个重要举措。这些材料，我们以为是应该列入文书档案归档范围的。
四是对巡视工作文件材料列入文书档案归档范围的认识。上级党的领导机关组成巡视组，对下级领导班子及其成员进行定期巡视，已成为党内监督的一项经常性工作。据《河南日报》2007年4月报道，从2003年以来，我省已相继开展了三批巡视工作，完成了对17个省辖市、1个直管市和158个县(市区)第一轮的巡视任务(今年安排对安阳等8个省辖市进行第二轮巡视)，同时还对6个省直厅局进行了巡视(今年安排巡视省教育厅、省卫生厅、省农业厅、省交通厅4个厅局)。三年来，巡视组发现领导干部违纪违法线索90件，向被巡视地方和单位提出整改建议541条，向省委省政府提出建议38条，对全省经济社会又好又快发展和加强党风廉政建设起到了积极促进作用，就全省各级机关来说，这是一项新的工作，有的已被巡视过(有的已进行第二轮巡视)，有的正在被巡视，有的还没有列入巡视范围，无论巡视过的单位，还是没有巡视的单位，都应该引起足够的重视。把这项工作形成的文件材料列入文书档案归档范围。
五是对抄件列入文书档案归档范围的认识。按国家的《规定》，供工作参考的抄件不属于归档范围。我们为什么把它列入文书档案归档范围呢?这是从机关档案工作业务指导实践中得出的想法，况且列入文书档案归档范围是有条件的：必须是对本机关、本系统业务工作有针对性、借鉴性、操作性、指导性的抄件。如近几年开展的“非典”、“禽流感”、“艾滋病”防治工作，某一地区发生了“非典”或“禽流感”或“艾滋病”，向上级机关报告或请示，上级机关针对某一地区如何开展防治工作作出的批示或批复，同时要抄送其他地区。我们以为，这种抄送其他地区的抄件，是应该列入文书档案归档范围的。其理由是，虽说上述现象在某一地区没有发生，可视为暂时还没有发生，不等于今后不会发生。如收到抄件后没有发生，要认真做好防范工作：如收到抄件后发生了，就按抄件的要求做好本地区的应急处置工作。像商品进出口检疫部门、食品药品监督管理部门、质量技术监督管理部门、工商行政管理部门在查处假冒伪劣产品商品方面，经常会遇到这方面的抄件，我们以为，这些抄件应该列入文书档案归档范围，保管10年即可，在各级机关的业务工作中，类似这种 抄件的种类还有很多，都可照此办理。
六是对是上级机关普发的属于本机关主管业务的文件材料保管期限长短的认识。按国家的《规定》，上级机关普发的属于本机关主管业务的文件材料，重要的作为永久保管，我们以为保管期限太长了，它长久地挤占当地国家档案馆的馆藏空间，以省档案局为例，国家档案局发给省档案局的重要的业务文件，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，以及这次的国家档案局8号令，这些文件虽说重要，我们以为保管30年就行了。像这样的文件，我们印了几次单行本，发给各单位。同时，自国家档案局成立以来，截至目前。已编辑出版七集《档案工作文件汇编》，国家档案局的业务文件全部收入其中。据此，没有必要再作永久保管。
七是对代同级党政领导机关草拟并被采用的最后草稿和正式发文保管期限长短的认识。按国家的《规定》，代同级党政领导机关草拟并被采用的最后草稿。保管30年。我们在业务指导中发现，有相当一部分单位，只存了同级党政领导机关的正式发文，没有存最后草稿(存在同级党政领导机关)。为保持档案业务工作的连续性，我们仍坚持代同级党政领导机关草拟的最后草稿和正式发文作为永久保管。因为它反映了本机关最重要的工作，否则，不会以同级党政领导机关的名义行文。试想，作为一个单位，一年能代同级党政领导机关草拟几次文件呢?
八是对本机关文件被上级机关转发或本机关负责人在上级机关工作会议上的发言或上级机关工作信息(简报)转载本机关典型材料保管期限长短的认识，一般情况下，上级机关的工作信息(简报)，作为长期或短期保管，但上级机关转发本机关的文件，说明本机关的文件提出的工作思路、开展工作的具体做法，有学习借鉴价值；本机关负责人在上级机关工作会议上发言，说明本机关开展某一方面工作的做法有经验价值；上级机关工作信息(简报)转载本机关典型材料，说明本机关某一方面的工作具有典型意义，值得推广。上述三个方面都说明了上级机关对本机关工作的肯定，对本机关工作的有效宣传。这样的文件材料，我们以为作为永久保管是合适的。
九是对本机关转发文件保管期限长短的认识。我们在业务指导中发现，各个机关都存在着大量的转发文件。据统计，有的机关转发文件占机关发文总数的30％～40％；有的机关转发文件占机关发文总数的50％～60％。对这样多的转发文件，如何划分它们的保管期限呢?我们提出了两条原则：对根据本地区、本系统、本机关工作实际提出了若干条具体贯彻实施意见的，作为永久保管；对原文照转的，没有提出贯彻实施意见的，作为10年保管。这样做，较好地解决了转发文件保管期限的划分问题，方便了档案的整理。
以上认识，无论在依法行政层面，还是在业务操作层面，难免存在着偏差。这些偏差，将随着档案业务工作的发展和实践的深化而得到不断的修正。与此同时，这两个层面的认识，也将随之得到进一步的升华。
(作者单位：河南省档案局)
(摘自《档案界》网站)
首先，从依法行政层面来说，全省各级机关要按照《规定》的要求，将其所编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表报同级档案行政管理部门审批，批准后才可执行。以审批制代替备案制是档案工作依法行政的一个重大改革，是档案行政管理部门依法管理档案事务的一个重大举措，全省各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要突出本机关的职能特色，不能照抄照搬不同类型、不同行业、不同系统的机关文件归档范围和文书档案保管期限表；即便是参考同类型、同行业、同系统的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，也要反映出大同小异中“异”的特点。各级机关编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，应坚持“宜细不宜粗”的原则，其条目越具体越详细越好。这样更便于档案工作人员操作，能提高机关档案整理工作、鉴定工作的效率和质量。
其次，从业务操作层面来说，我们在贯彻《规定》时，结合河南实际，提出几条具体的文件材料归档范围和文书档案保管期限的补充规定，供全省各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时采用。下面，我谈谈对几条补充规定的认识。
一是对工作简报、情况反映、工作信息等材料保管期限长短的认识。按国家的《规定》，本机关编辑、编写的工作简报、情况反映、工作信息等，保管期限统统是10年。我们以为，一刀切是不妥的。对于本机关编辑、编写的工作简报、情况反映、工作信息等材料，因机关大小不同，形成工作简报、工作信息的种类、数量也不一样。小机关可能就形成一种工作简报或工作信息，大机关可能形成几种工作简报、情况反映、工作信息等，有的一年出几百期。现在有一个最实际的问题是，大多数机关为了减少发文数量，一些上级领导来本地区、本机关、本系统考察调研工作，本机关领导的一些讲话不正式形成文件，而是在工作简报或工作信息上刊出。像这样的反映本机关重要工作活动的工作简报或工作信息，我们以为应该划为永久保管：一般的工作简报或工作信息划为10年。这样做，我们以为是符合机关工作实际的，是恰当的。
二是对本机关财务年度决算材料归入文书档案的认识，按国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，机关财务年度决算材料属于会计档案的范畴，并且在会计档案中属于永久保管的内容。我们为什么把它归入文书档案呢?这是我们河南机关档案业务指导的一贯做法。把财务年度决算材料归人文书档案的好处是，它随其他永久保管的文书档案一起编号，一起进馆保存，到销毁会计档案时，不再重新编号。否则，和其他会计档案一起编号，这部分永久保管的财务年度决算材料在其他会计档案到期销毁时，要重新编号，即在文书档案后面再增加一个案卷号(现在叫件号)，这样做，打乱了原来的编号，非常麻烦，实践证明，财务年度决算材料还是归人文书档案好。
三是对审计工作文件材料列入归档范围的认识。国家的《规定》，并没有列入归档范围。我们河南为什么把它列入归档范围呢?是基于这样的认识，这项工作在全省各级机关普遍开展，不但是审计主管机关的一项主要工作，也是被审计机关的一项重要工作。对一些大的机关、企事业单位来说，审计工作又分为内部审计和外部审计。内部审计是单位内设的审计处(科)，对本单位财务管理进行的审计：外部审计是审计主管机关对本机关财务管理的审计。对某一个机关来说，审计又分为年度财务审计(按惯例进行)；专项财务审计，如重点档案抢救补助费使用审计、农村义务教育两免一补经费使用审计、农民种粮补贴经费使用审计、水利工程移民安置经费使用审计等：领导干部离任经济责任审计，如《河南日报》2007年3月19日报道，2006年全省共有1187名领导干部接受经济责任审计，共查出违规金额37.67亿元。从廉政制度建设方面看，这是防腐倡廉的一个重要举措。这些材料，我们以为是应该列入文书档案归档范围的。
四是对巡视工作文件材料列入文书档案归档范围的认识。上级党的领导机关组成巡视组，对下级领导班子及其成员进行定期巡视，已成为党内监督的一项经常性工作。据《河南日报》2007年4月报道，从2003年以来，我省已相继开展了三批巡视工作，完成了对17个省辖市、1个直管市和158个县(市区)第一轮的巡视任务(今年安排对安阳等8个省辖市进行第二轮巡视)，同时还对6个省直厅局进行了巡视(今年安排巡视省教育厅、省卫生厅、省农业厅、省交通厅4个厅局)。三年来，巡视组发现领导干部违纪违法线索90件，向被巡视地方和单位提出整改建议541条，向省委省政府提出建议38条，对全省经济社会又好又快发展和加强党风廉政建设起到了积极促进作用，就全省各级机关来说，这是一项新的工作，有的已被巡视过(有的已进行第二轮巡视)，有的正在被巡视，有的还没有列入巡视范围，无论巡视过的单位，还是没有巡视的单位，都应该引起足够的重视。把这项工作形成的文件材料列入文书档案归档范围。
五是对抄件列入文书档案归档范围的认识。按国家的《规定》，供工作参考的抄件不属于归档范围。我们为什么把它列入文书档案归档范围呢?这是从机关档案工作业务指导实践中得出的想法，况且列入文书档案归档范围是有条件的：必须是对本机关、本系统业务工作有针对性、借鉴性、操作性、指导性的抄件。如近几年开展的“非典”、“禽流感”、“艾滋病”防治工作，某一地区发生了“非典”或“禽流感”或“艾滋病”，向上级机关报告或请示，上级机关针对某一地区如何开展防治工作作出的批示或批复，同时要抄送其他地区。我们以为，这种抄送其他地区的抄件，是应该列入文书档案归档范围的。其理由是，虽说上述现象在某一地区没有发生，可视为暂时还没有发生，不等于今后不会发生。如收到抄件后没有发生，要认真做好防范工作：如收到抄件后发生了，就按抄件的要求做好本地区的应急处置工作。像商品进出口检疫部门、食品药品监督管理部门、质量技术监督管理部门、工商行政管理部门在查处假冒伪劣产品商品方面，经常会遇到这方面的抄件，我们以为，这些抄件应该列入文书档案归档范围，保管10年即可，在各级机关的业务工作中，类似这种 抄件的种类还有很多，都可照此办理。
六是对是上级机关普发的属于本机关主管业务的文件材料保管期限长短的认识。按国家的《规定》，上级机关普发的属于本机关主管业务的文件材料，重要的作为永久保管，我们以为保管期限太长了，它长久地挤占当地国家档案馆的馆藏空间，以省档案局为例，国家档案局发给省档案局的重要的业务文件，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，以及这次的国家档案局8号令，这些文件虽说重要，我们以为保管30年就行了。像这样的文件，我们印了几次单行本，发给各单位。同时，自国家档案局成立以来，截至目前。已编辑出版七集《档案工作文件汇编》，国家档案局的业务文件全部收入其中。据此，没有必要再作永久保管。
七是对代同级党政领导机关草拟并被采用的最后草稿和正式发文保管期限长短的认识。按国家的《规定》，代同级党政领导机关草拟并被采用的最后草稿。保管30年。我们在业务指导中发现，有相当一部分单位，只存了同级党政领导机关的正式发文，没有存最后草稿(存在同级党政领导机关)。为保持档案业务工作的连续性，我们仍坚持代同级党政领导机关草拟的最后草稿和正式发文作为永久保管。因为它反映了本机关最重要的工作，否则，不会以同级党政领导机关的名义行文。试想，作为一个单位，一年能代同级党政领导机关草拟几次文件呢?
八是对本机关文件被上级机关转发或本机关负责人在上级机关工作会议上的发言或上级机关工作信息(简报)转载本机关典型材料保管期限长短的认识，一般情况下，上级机关的工作信息(简报)，作为长期或短期保管，但上级机关转发本机关的文件，说明本机关的文件提出的工作思路、开展工作的具体做法，有学习借鉴价值；本机关负责人在上级机关工作会议上发言，说明本机关开展某一方面工作的做法有经验价值；上级机关工作信息(简报)转载本机关典型材料，说明本机关某一方面的工作具有典型意义，值得推广。上述三个方面都说明了上级机关对本机关工作的肯定，对本机关工作的有效宣传。这样的文件材料，我们以为作为永久保管是合适的。
九是对本机关转发文件保管期限长短的认识。我们在业务指导中发现，各个机关都存在着大量的转发文件。据统计，有的机关转发文件占机关发文总数的30％～40％；有的机关转发文件占机关发文总数的50％～60％。对这样多的转发文件，如何划分它们的保管期限呢?我们提出了两条原则：对根据本地区、本系统、本机关工作实际提出了若干条具体贯彻实施意见的，作为永久保管；对原文照转的，没有提出贯彻实施意见的，作为10年保管。这样做，较好地解决了转发文件保管期限的划分问题，方便了档案的整理。
以上认识，无论在依法行政层面，还是在业务操作层面，难免存在着偏差。这些偏差，将随着档案业务工作的发展和实践的深化而得到不断的修正。与此同时，这两个层面的认识，也将随之得到进一步的升华。
(作者单位：河南省档案局)
(摘自《档案界》网站)