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摘要：结合工作实际，分析当前档案馆藏所存在的问题反产生的原因，提出几点对策，从优化馆藏出发，力求在保持最低限度馆藏档案数量的条件下，保存最大限度必要信息量。
关键词：高校 档案馆 现状
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)006-170-02
案作为历史的原始记录，是人类考证过去、建设今天和发展未来的重要依据，是人类不可缺少的宝贵财富。新中国成立后，党和国家十分重视档案工作，积极发展档案事业，使我国档案事业得到蓬勃发展。其中最突出的发展成绩就是档案在数量上大量增加，在内容上比历史任何一个时期都要丰富。特别近十年来这种发展速度更是迅速。
从我们高校档案工作这一领域看，近年来各校档案馆藏无论在案卷数量的增加、档案门类的增建、档案内容的丰富上都得到很大发展，使我们档案工作者为之振奋和欣慰。但是事物都有其两面性，在我们为馆藏丰富而高兴的同时，另一个困扰我们的问题紧随着出现在我们面前。我们知道，除了少数有条件的高校能建仅起自己的档案馆，在库房面积方面没有近忧之外，多数高校档案馆(室)的资金和库房都十分有限，其中许多档案部门的库房面积由于种种原因不可能在短期内得到改善，又缺乏资金发展密集架，为此，一个既要丰富馆藏，又要处理好库房、装柜日益紧张的问题摆在我们面前。
1 当前高校档案馆范所存在的问题当前高校销案馆藏有几个比较突出的问题
(1)近年来档案馆藏数量增长速度极快，很多学校档案库房和装柜的增加远远跟不上档案数量的增长，档案部门喜忧参半。据了解，近年来全国各高校档案馆或档案室的馆藏数量都在突飞猛进，并且这种增长势头还将继续保持的同时增长的幅度也还在增加。
(2)档案馆藏存在玉石混杂、质量不高的现象。众所周知，遵循档案材料的形成规律和特点是归档案卷的质量要求，还要保持档案之间的有机联系，区别档案的不同价值，以便于保管和利用。但由于很多原因，许多案卷不符合档案的质量要求。而且有的案卷还不完整，档案问的有机联系遭到破坏，其档案内容不能很好反映出立卷单位职能活动的全貌。
(3)馆藏档案结构存在不合理状况。从多数高校档案馆藏结构看，多以文书、教学、科研三大类为结构主体，加上设备、产品、基建、财会、外事、出版物、声悸等类档案，共同构成高校档案“十大类”结构体系。陈“三大门类”外，各校虽因自身特点在其余门类的馆藏结构上各有自己的侧重：如有的侧重财会档案、有的例重基建档案……，但从总体来说“其余门类”都分别存在轻重不等的结构不合理状况，这些门类的归档材料常因其不完整、不齐全问题，而满足不了利用者的需求。
2 造成档案馆藏问题的原因分析
对于档案馆藏问题的存在，原因是多方面的，本人认为其中最主要的原因在于：
(1)由于社会的进步和科学技术的高速发展，各种职能活动增多，随着这些职能活动的增多相应形成的文件材料和技术材料也急剧增加。各单位的领导通过学习《档案法》，对档案工作有了新的认识，加强了对档案工作的领导和支持。这些因京直接促进了档案内容和数量的增加，提高了档案工作的质量和效率，使大量档案信息不断归向档案馆(室)，档案馆藏在内容和数量上都得到极大地增加。丰富储藏一直是我们档案工作的目标之一，今后也不会改变。
(2)历史原因造成在过去各级领导不重视档案工作，使档案工作的开展变得十分困难，由于许多档案树料不能收集上来，这样就造成档案的不完整：到了80年代，档案工作全面开展起来，丰富馆藏作为档案工作的重点，当时收集工作强调完整、齐全，各档案部门都比较注重馆藏数量的充实和丰富，一些档案部门对文件材料“交来就收”，而对质量把关并不太严。致使一些无价值材科也混杂其中，成为档案馆藏中的“南部先生”。部门立卷工作在基层无法开展，档案部门人员配备不齐，档案的归档工作受到影响，造成重复归档和无价值文件材料归档问题。这些都直接影响到档案馆藏的质量。有的部门领导，将部门立卷视为额外负担，不是以种种理内进行搪塞，就是采取漠然置之的态度，这种部门往往造成材料积压，有些文件因保管不善已经残缺不全，或因其它原故而散失，有的领导，为自己使用文件方便，将其“长期”锁在自己的相中，立卷人员不便张口向领导去要，索要之后无结果也不便再张口：有的部门，由于管理工作不完善，如开会不做记录或只记在个人的本子上，当领导调离时，将其一同带走；有的部门，将文件材料乱堆乱放又无专人负责，一旦工作人员换岗，一些材料便不男而飞，或是有正件缺附件，有报告少批复等。这些问题的存在，必然使立档单位归档材料不全，缺漏较多。
3 解决馆藏问题的对策
档案馆、室的首要任务就是丰富档案馆藏，是否保存有内容丰富、数量众多、门类齐全、参考价值大的档案是档案工作满足社会的需要基本要求，但在档案的收集工作中府始终坚持两个原则；一是数量充分，质量优化：二是成分充实，结构合理。在这两个原则的基础之上，针对目的存在的馆藏问题，本人认为应着重做好以下工作：
(1)健全档案归档制度，严把归档关，把低质量、无价值的案卷拒于档案馆、室外。不能因为急于收藏档案，增加数量，而忽视归档与接收前的审核工作，使一些没有保存价值或重复的档案材料亢塞于馆(室)内，造成日后重新拆卷整理和鉴定。
(2)加强档案宣传工作，加强档案基础工作的建设，提高档案利用率。档案的提供利用一方面需要有利用者，另一方面档案部门需要有较高的服务质量，这样才会有比较高的利用率。因此做好档案的宣传工作，使更多的人们知道档案、了解档案、利用档案；做好档案基础工作，运用先进的管理方法，提供高效率的检索工具、高质量的案卷，这是提高档案利用率的唯一途径。
(3)对过期档案要及时组织人力进行鉴定、销毁工作。档案部门要对档案馆藏的总体情况做到心中有数，提前制定档案销毁工作的计划并上报主管领导。销毁档案涉及的归档单位要积极支持档案部门的工作，积极参加档案鉴定小组并提出意见。
(4)积极开展编研工作，解决档案馆藏数量庞大、保存分散和人们按一定专题利用档案之间的矛盾，主动、系统、广泛地提供档案，间接地优化档案。
(5)建议档案行政管理部门在检查档案工作时，不仅要把档案馆藏的数量作为一项考查指标，更要把档案馆藏的质量列入考查指标中。要及时纠正有些档案部门的只要数量忽略质量的错误作法，以更好的导向引导档案工作的积极开展。
档案专业人员是指掌握一定档案学理论和具备一定档案专业技能的人。在档案专业人员中.又分为不同的层次，一般的区分标准是以专业技术职务进行划分，各个不同的专业职务具有不同的标准。这些标准的区分主要是以专业人员的学术水平和业务能力为依据。对于这些有专业职务的人员，应该有相应的素质要求，其中科研素质的要求，是不应忽视的，尤 其对于中高级档案专业人员更是如此。
档案专业人员的科研素质是直接影响档案业务工作质量的内在因素。档案馆要想不断提高业务质量，除进行必要的改革与创新并在工作实践中总结正反面方面的经验外。这说明档案工作实践的发展，已向档案专业人员提出了必须具备一定的科研素质的要求。就本人从事档案工作的多年经验来看，提高档案工作人员的专业素质能力要做好以下几点：
(1)要认识到档案工作社会地位的提高取决于构案专业人员劳动价值的提高。一个人要想出人头地，要在社会上成名，取决于他的工作成就，取决于他创造的价值；一个团体的社会地位如何，人们对它的认可程度高低，与它的工作成就，对人类社会贡献的大小成正比。档案工作要创造出高成就，实现劳动价值的飞跃，就必须作根本性变革，争取突破性进展，这取决于档案专业人员科研素质的高低。
(2)创造条件，更新观念，使档案工作人员树立起科学研究的意识。在档案工作实践中，最主要的还不是档案专业人员能不能从事科学研究，而是他们有没有进行档案科学研究的意识。因此，在实际工作中，很多档案部门从来就没有将从事档案的科学研究作为档案专业人员的一项任务来对待，无怪乎一些档案馆的馆员与副研懒于研究，几年不撰写一篇学术论文。一般情况下，只要能使档案部门的业务工作正常运转就行，对于某些人员能在业余时间进行些学术探讨，也似乎表示容许，但从来就没有为他们进行科学研究，提供客观上的便利条件。因此，我们必须确定一种全新的观念，即档案学研究及其相关学科的研究是专业人员，尤其是中、高级职称专业人员的份内工作，他们应当选择最适合于自己的方式进行研究工作。为此要将档案专业人员的科研活动纳入管理工作的体系之中，使之经常化、制度化、让科研与工作考核、工资、晋级和晋职等挂钩，强化他们科研行为，否则是难以引起人们对科研的重视与兴趣的。
(3)要克服经验主义，努力运用先进理论指导实践。这要求档案部门要提高对理论重要性的认识，要认识到没有理论指导的实践是盲目的实践。另外，要克服经验主义，凭经验办事在一定条件下，虽可以获得一定进展，但这种进展是有限的和不能持久的。
(4)要不断对档案专业人员进行充实和提高。就是采用各种办法和多种形式，有计划地进行专业人员培训。使档案部门的工作人员有业务进修、总结、提高的机会。不要使工作人员到档案部门之后只帖出，而不给投入，这是不合理的。作为档案部门的领导，要从工作的利益出发，时刻注意提供各种有利条件，让全体人员都有进修、提高的机会。并根据具体情况，安排一定的时间进行学习、总结工作。也可以进行专题研究，每年定期召开档案学术讨论台和工作经验交流会。这些做法都使广大专业人员有重新学习的机会并不断地得到充实和提高。
总之，一个档案馆的工作水平，取决于理论研究的水平，而理论研究水平又反映其档案专业人员的科研素质，要搞好档案部门的工作，稳定档案专业人员队伍，投向档案专业人员的科研意质是一顷刻不容缓的任务。
关键词：高校 档案馆 现状
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)006-170-02
案作为历史的原始记录，是人类考证过去、建设今天和发展未来的重要依据，是人类不可缺少的宝贵财富。新中国成立后，党和国家十分重视档案工作，积极发展档案事业，使我国档案事业得到蓬勃发展。其中最突出的发展成绩就是档案在数量上大量增加，在内容上比历史任何一个时期都要丰富。特别近十年来这种发展速度更是迅速。
从我们高校档案工作这一领域看，近年来各校档案馆藏无论在案卷数量的增加、档案门类的增建、档案内容的丰富上都得到很大发展，使我们档案工作者为之振奋和欣慰。但是事物都有其两面性，在我们为馆藏丰富而高兴的同时，另一个困扰我们的问题紧随着出现在我们面前。我们知道，除了少数有条件的高校能建仅起自己的档案馆，在库房面积方面没有近忧之外，多数高校档案馆(室)的资金和库房都十分有限，其中许多档案部门的库房面积由于种种原因不可能在短期内得到改善，又缺乏资金发展密集架，为此，一个既要丰富馆藏，又要处理好库房、装柜日益紧张的问题摆在我们面前。
1 当前高校档案馆范所存在的问题当前高校销案馆藏有几个比较突出的问题
(1)近年来档案馆藏数量增长速度极快，很多学校档案库房和装柜的增加远远跟不上档案数量的增长，档案部门喜忧参半。据了解，近年来全国各高校档案馆或档案室的馆藏数量都在突飞猛进，并且这种增长势头还将继续保持的同时增长的幅度也还在增加。
(2)档案馆藏存在玉石混杂、质量不高的现象。众所周知，遵循档案材料的形成规律和特点是归档案卷的质量要求，还要保持档案之间的有机联系，区别档案的不同价值，以便于保管和利用。但由于很多原因，许多案卷不符合档案的质量要求。而且有的案卷还不完整，档案问的有机联系遭到破坏，其档案内容不能很好反映出立卷单位职能活动的全貌。
(3)馆藏档案结构存在不合理状况。从多数高校档案馆藏结构看，多以文书、教学、科研三大类为结构主体，加上设备、产品、基建、财会、外事、出版物、声悸等类档案，共同构成高校档案“十大类”结构体系。陈“三大门类”外，各校虽因自身特点在其余门类的馆藏结构上各有自己的侧重：如有的侧重财会档案、有的例重基建档案……，但从总体来说“其余门类”都分别存在轻重不等的结构不合理状况，这些门类的归档材料常因其不完整、不齐全问题，而满足不了利用者的需求。
2 造成档案馆藏问题的原因分析
对于档案馆藏问题的存在，原因是多方面的，本人认为其中最主要的原因在于：
(1)由于社会的进步和科学技术的高速发展，各种职能活动增多，随着这些职能活动的增多相应形成的文件材料和技术材料也急剧增加。各单位的领导通过学习《档案法》，对档案工作有了新的认识，加强了对档案工作的领导和支持。这些因京直接促进了档案内容和数量的增加，提高了档案工作的质量和效率，使大量档案信息不断归向档案馆(室)，档案馆藏在内容和数量上都得到极大地增加。丰富储藏一直是我们档案工作的目标之一，今后也不会改变。
(2)历史原因造成在过去各级领导不重视档案工作，使档案工作的开展变得十分困难，由于许多档案树料不能收集上来，这样就造成档案的不完整：到了80年代，档案工作全面开展起来，丰富馆藏作为档案工作的重点，当时收集工作强调完整、齐全，各档案部门都比较注重馆藏数量的充实和丰富，一些档案部门对文件材料“交来就收”，而对质量把关并不太严。致使一些无价值材科也混杂其中，成为档案馆藏中的“南部先生”。部门立卷工作在基层无法开展，档案部门人员配备不齐，档案的归档工作受到影响，造成重复归档和无价值文件材料归档问题。这些都直接影响到档案馆藏的质量。有的部门领导，将部门立卷视为额外负担，不是以种种理内进行搪塞，就是采取漠然置之的态度，这种部门往往造成材料积压，有些文件因保管不善已经残缺不全，或因其它原故而散失，有的领导，为自己使用文件方便，将其“长期”锁在自己的相中，立卷人员不便张口向领导去要，索要之后无结果也不便再张口：有的部门，由于管理工作不完善，如开会不做记录或只记在个人的本子上，当领导调离时，将其一同带走；有的部门，将文件材料乱堆乱放又无专人负责，一旦工作人员换岗，一些材料便不男而飞，或是有正件缺附件，有报告少批复等。这些问题的存在，必然使立档单位归档材料不全，缺漏较多。
3 解决馆藏问题的对策
档案馆、室的首要任务就是丰富档案馆藏，是否保存有内容丰富、数量众多、门类齐全、参考价值大的档案是档案工作满足社会的需要基本要求，但在档案的收集工作中府始终坚持两个原则；一是数量充分，质量优化：二是成分充实，结构合理。在这两个原则的基础之上，针对目的存在的馆藏问题，本人认为应着重做好以下工作：
(1)健全档案归档制度，严把归档关，把低质量、无价值的案卷拒于档案馆、室外。不能因为急于收藏档案，增加数量，而忽视归档与接收前的审核工作，使一些没有保存价值或重复的档案材料亢塞于馆(室)内，造成日后重新拆卷整理和鉴定。
(2)加强档案宣传工作，加强档案基础工作的建设，提高档案利用率。档案的提供利用一方面需要有利用者，另一方面档案部门需要有较高的服务质量，这样才会有比较高的利用率。因此做好档案的宣传工作，使更多的人们知道档案、了解档案、利用档案；做好档案基础工作，运用先进的管理方法，提供高效率的检索工具、高质量的案卷，这是提高档案利用率的唯一途径。
(3)对过期档案要及时组织人力进行鉴定、销毁工作。档案部门要对档案馆藏的总体情况做到心中有数，提前制定档案销毁工作的计划并上报主管领导。销毁档案涉及的归档单位要积极支持档案部门的工作，积极参加档案鉴定小组并提出意见。
(4)积极开展编研工作，解决档案馆藏数量庞大、保存分散和人们按一定专题利用档案之间的矛盾，主动、系统、广泛地提供档案，间接地优化档案。
(5)建议档案行政管理部门在检查档案工作时，不仅要把档案馆藏的数量作为一项考查指标，更要把档案馆藏的质量列入考查指标中。要及时纠正有些档案部门的只要数量忽略质量的错误作法，以更好的导向引导档案工作的积极开展。
档案专业人员是指掌握一定档案学理论和具备一定档案专业技能的人。在档案专业人员中.又分为不同的层次，一般的区分标准是以专业技术职务进行划分，各个不同的专业职务具有不同的标准。这些标准的区分主要是以专业人员的学术水平和业务能力为依据。对于这些有专业职务的人员，应该有相应的素质要求，其中科研素质的要求，是不应忽视的，尤 其对于中高级档案专业人员更是如此。
档案专业人员的科研素质是直接影响档案业务工作质量的内在因素。档案馆要想不断提高业务质量，除进行必要的改革与创新并在工作实践中总结正反面方面的经验外。这说明档案工作实践的发展，已向档案专业人员提出了必须具备一定的科研素质的要求。就本人从事档案工作的多年经验来看，提高档案工作人员的专业素质能力要做好以下几点：
(1)要认识到档案工作社会地位的提高取决于构案专业人员劳动价值的提高。一个人要想出人头地，要在社会上成名，取决于他的工作成就，取决于他创造的价值；一个团体的社会地位如何，人们对它的认可程度高低，与它的工作成就，对人类社会贡献的大小成正比。档案工作要创造出高成就，实现劳动价值的飞跃，就必须作根本性变革，争取突破性进展，这取决于档案专业人员科研素质的高低。
(2)创造条件，更新观念，使档案工作人员树立起科学研究的意识。在档案工作实践中，最主要的还不是档案专业人员能不能从事科学研究，而是他们有没有进行档案科学研究的意识。因此，在实际工作中，很多档案部门从来就没有将从事档案的科学研究作为档案专业人员的一项任务来对待，无怪乎一些档案馆的馆员与副研懒于研究，几年不撰写一篇学术论文。一般情况下，只要能使档案部门的业务工作正常运转就行，对于某些人员能在业余时间进行些学术探讨，也似乎表示容许，但从来就没有为他们进行科学研究，提供客观上的便利条件。因此，我们必须确定一种全新的观念，即档案学研究及其相关学科的研究是专业人员，尤其是中、高级职称专业人员的份内工作，他们应当选择最适合于自己的方式进行研究工作。为此要将档案专业人员的科研活动纳入管理工作的体系之中，使之经常化、制度化、让科研与工作考核、工资、晋级和晋职等挂钩，强化他们科研行为，否则是难以引起人们对科研的重视与兴趣的。
(3)要克服经验主义，努力运用先进理论指导实践。这要求档案部门要提高对理论重要性的认识，要认识到没有理论指导的实践是盲目的实践。另外，要克服经验主义，凭经验办事在一定条件下，虽可以获得一定进展，但这种进展是有限的和不能持久的。
(4)要不断对档案专业人员进行充实和提高。就是采用各种办法和多种形式，有计划地进行专业人员培训。使档案部门的工作人员有业务进修、总结、提高的机会。不要使工作人员到档案部门之后只帖出，而不给投入，这是不合理的。作为档案部门的领导，要从工作的利益出发，时刻注意提供各种有利条件，让全体人员都有进修、提高的机会。并根据具体情况，安排一定的时间进行学习、总结工作。也可以进行专题研究，每年定期召开档案学术讨论台和工作经验交流会。这些做法都使广大专业人员有重新学习的机会并不断地得到充实和提高。
总之，一个档案馆的工作水平，取决于理论研究的水平，而理论研究水平又反映其档案专业人员的科研素质，要搞好档案部门的工作，稳定档案专业人员队伍，投向档案专业人员的科研意质是一顷刻不容缓的任务。