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摘 要：在目前校院两极管理的新形势下，如何充分调动二级学院行政秘书的工作积极性，提高管理效率和服务质量，对于促进学校教学科研事业的健康发展非常重要。行政秘书个人要提高认知水平，确认自己的岗位职责，树立正确的服务教师、服务学生的意识。高校学校在管理方面也要重视管理模式，对于二级学院行政秘书岗位建立确实有效的绩效考核机制，并提供积极健康的晋升空间，从职业大环境提高行政秘书工作的高效性。
关键词：服务意识 管理模式 考核机制 行政秘书
中图分类号：G647.2 文獻标识码：A 文章编号：1672-8882（2014）11-146-01
在目前国内各高校普遍实行校院两级管理的新形势下，高校内部的二级学院是一个集教学、科研、管理于一身的相对独立的单位。二级学院办公室则成为学院工作的窗口，行政秘书工作在办公室建设与学院的发展建设中起着重要的作用，。既是院系行政管理层的参谋和助手，也是师生员工间的桥梁和纽带，肩负着沟通上下、协调左右、联络内外的责任，对学院的发展和建设起着重要作用。有鉴于此，本文结合自身的工作实际，对新时期如何充分发挥高校二级学院行政秘书的作用进行探讨。
一、高校二级学院行政秘书的工作职责
高校行政秘书的工作是什么？在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。”其职业具有多样性、复杂性、交叉性、承上启下等特点。在高校二级学院行政管理秘书岗位由于其对口学校管理部门的不同又可细分为教学秘书、科研秘书、人事组织秘书等。每个岗位的具体事务性的工作应相关对口管理部门的要求不同而不同。但是不同秘书的工作职责又具有很大的共同性：
（一）承上启下、做好沟通与协调工作。
高校行政管理部门根据国家相关管理部门对高等学校下发的文件作出具体的学校管理规范后下放到院里归口管理秘书处，各岗位行政秘书就要协助学院领导将信息准确地传达到院系师生和教职员工。同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，成为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
（二）院系行政管理层的好助手。
行政秘书直接与学院教师和学生交流，获得一手的意见和资料，同时了解学校政策和上级精神的执行反馈情况。通过收集整理相关信息，帮助领导做好统计、分析和提炼工作，以帮助管理层作出决策。好的院系行政秘书可以成为领导好参谋与助手，发挥自身岗位的能动性，为领导提出建议和意见。
（三）承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。
高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。
二、行政秘书素质的培养
随着高校去行政化改革不断发展的过程中，学校层面管理机构精简，导致二级学院行政秘书负担的任务越来越繁杂与艰巨。行政人员自身应当找准职业定位，树立服务意识，为广大教师和学生提供高效的服务，因此对新时期行政秘书的工作素质也提出了很高的要求。高校行政秘书应当时刻注意自身以下几种素质的培养。
（一）树立坚定的思想政治理论素质。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员应当认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、追踪高校工作动态，把握高校改革发展大方向。
（二）严格恪守职业道德素质。二级学院行政秘书是学校学院政策决策的知情人，同时也肩负协调上级领导与群众师生关系的桥梁作用，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献等。
（三）不断扩充文化知识素质。根据自身工作领域的相关性，行政秘书应当适当扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据信息化时代的快速发展要求，不断提高自身计算机使用水平及档案管理知识。
（四）努力提高专业技术素质。高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。
（五）具备健康的心理品质素质。高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂，这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。
三、二级学院行政人员工作面临的突出问题
（一）机构膨胀，人员臃肿
我国的高校行政机构和人员的设置，是基本按照政府机关的机构和人员的编制建立起来的，经历了设立——膨胀——精简——再膨胀的非良性的循环，机构在行政分工中越设越多，功能越分越细，编制内人员和辅助人员也就随之增加。很多二级学院行政人员设置也存在相应问题。
（二）部门间缺乏密切配合
高校机关内部由于功能的条块分割以及越来越细的划分，使得各机关在具体行政的过程中，虽然做到了各司其职，但各自又只是完成了其中一小部分，由此造成了行政管理工作中部门间办事效率低下，二级学院行政秘书在承担学校和学院桥梁的过程中，由于上述问题的存在，导致沟通不畅，两头不讨好的情形出现。
（三）缺乏开拓进取精神
由于在高校的行政管理中，制度是明确的，流程是清晰的，由此形成了二级学院的行政人员的思想惰性就是办事墨守成规，人浮于事，不钻研业务，由此造成了行政管理观念日渐陈旧，有些已渐渐不适应高校改革和发展的需要。无法为学院提供高效高质的服务。
四、完善绩效考核体系的措施
根据现代管理学的思想，高效的管理模式因该是利用健全的制度来规范行为，提高行政效率。对行政管理人员实行切实有效的绩效绩效考核制度。根据中央提出的关于我国高校要向世界一流大学的发展目标前进的要求，校级管理部门制定长期规划性战略目标、年度计划性目标以及分阶段具体性目标，同时对于学院也提出了明确考核指标来衡量学院党政领导班子的工作。但是对于工作在一线的行政工作人员即二级学院的各种行政秘书，并未制定细化的考核指标。目前大多数高校对于二级学院行政人员绩效考核制度存在不少问题，结合新时期高校二级学院行政人员的工作职责和实际工作中面临的突出问题，我们认为应该从以下几个方面完善相关绩效考核体系：
（一）明晰岗位职责。指定岗位职责的时候可以将行政事务具体化，例如二级学院秘书对口哪些学校管理部门，有哪些日常处理的事务等，这些工作都可以明细化、条理化，形成正式的岗位条款。即使秘书工作岗位变动，新人也可以迅速进入工作状态。这也为学院学校绩效考核提供了可执行的依据。
（二）制定考核目标。具体岗位具体分析，科学合理的确定每个员工的具体绩效目标；考核目标难度适当，既要符合实际情况，也要合理加压，不断地提高行政人员的综合素质和工作效率。
（三）考评结果反馈。绩效考核不是行政管理工作的目的而是一种管理的手段，不能走入为了考核而考核的误区，要尽量避免发生走过场、图形式，不务求实效的情况。考评结果应当及时反馈给被考评对象，通过分析考评结果发现自己工作不足之处，提升工作效率。
参考文献：
[1] 甄勇.浅析“90后”时代高校辅导员思想政治工作方法[J].教育理论研究，2010（233）.
[2] 季红.浅析新时期下的高校行政管理工作[J].时代经贸，2009（5）.
[3] 赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J]. 中国科技信息，2006（22）.
关键词：服务意识 管理模式 考核机制 行政秘书
中图分类号：G647.2 文獻标识码：A 文章编号：1672-8882（2014）11-146-01
在目前国内各高校普遍实行校院两级管理的新形势下，高校内部的二级学院是一个集教学、科研、管理于一身的相对独立的单位。二级学院办公室则成为学院工作的窗口，行政秘书工作在办公室建设与学院的发展建设中起着重要的作用，。既是院系行政管理层的参谋和助手，也是师生员工间的桥梁和纽带，肩负着沟通上下、协调左右、联络内外的责任，对学院的发展和建设起着重要作用。有鉴于此，本文结合自身的工作实际，对新时期如何充分发挥高校二级学院行政秘书的作用进行探讨。
一、高校二级学院行政秘书的工作职责
高校行政秘书的工作是什么？在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。”其职业具有多样性、复杂性、交叉性、承上启下等特点。在高校二级学院行政管理秘书岗位由于其对口学校管理部门的不同又可细分为教学秘书、科研秘书、人事组织秘书等。每个岗位的具体事务性的工作应相关对口管理部门的要求不同而不同。但是不同秘书的工作职责又具有很大的共同性：
（一）承上启下、做好沟通与协调工作。
高校行政管理部门根据国家相关管理部门对高等学校下发的文件作出具体的学校管理规范后下放到院里归口管理秘书处，各岗位行政秘书就要协助学院领导将信息准确地传达到院系师生和教职员工。同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，成为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
（二）院系行政管理层的好助手。
行政秘书直接与学院教师和学生交流，获得一手的意见和资料，同时了解学校政策和上级精神的执行反馈情况。通过收集整理相关信息，帮助领导做好统计、分析和提炼工作，以帮助管理层作出决策。好的院系行政秘书可以成为领导好参谋与助手，发挥自身岗位的能动性，为领导提出建议和意见。
（三）承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。
高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。
二、行政秘书素质的培养
随着高校去行政化改革不断发展的过程中，学校层面管理机构精简，导致二级学院行政秘书负担的任务越来越繁杂与艰巨。行政人员自身应当找准职业定位，树立服务意识，为广大教师和学生提供高效的服务，因此对新时期行政秘书的工作素质也提出了很高的要求。高校行政秘书应当时刻注意自身以下几种素质的培养。
（一）树立坚定的思想政治理论素质。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员应当认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、追踪高校工作动态，把握高校改革发展大方向。
（二）严格恪守职业道德素质。二级学院行政秘书是学校学院政策决策的知情人，同时也肩负协调上级领导与群众师生关系的桥梁作用，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献等。
（三）不断扩充文化知识素质。根据自身工作领域的相关性，行政秘书应当适当扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据信息化时代的快速发展要求，不断提高自身计算机使用水平及档案管理知识。
（四）努力提高专业技术素质。高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。
（五）具备健康的心理品质素质。高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂，这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。
三、二级学院行政人员工作面临的突出问题
（一）机构膨胀，人员臃肿
我国的高校行政机构和人员的设置，是基本按照政府机关的机构和人员的编制建立起来的，经历了设立——膨胀——精简——再膨胀的非良性的循环，机构在行政分工中越设越多，功能越分越细，编制内人员和辅助人员也就随之增加。很多二级学院行政人员设置也存在相应问题。
（二）部门间缺乏密切配合
高校机关内部由于功能的条块分割以及越来越细的划分，使得各机关在具体行政的过程中，虽然做到了各司其职，但各自又只是完成了其中一小部分，由此造成了行政管理工作中部门间办事效率低下，二级学院行政秘书在承担学校和学院桥梁的过程中，由于上述问题的存在，导致沟通不畅，两头不讨好的情形出现。
（三）缺乏开拓进取精神
由于在高校的行政管理中，制度是明确的，流程是清晰的，由此形成了二级学院的行政人员的思想惰性就是办事墨守成规，人浮于事，不钻研业务，由此造成了行政管理观念日渐陈旧，有些已渐渐不适应高校改革和发展的需要。无法为学院提供高效高质的服务。
四、完善绩效考核体系的措施
根据现代管理学的思想，高效的管理模式因该是利用健全的制度来规范行为，提高行政效率。对行政管理人员实行切实有效的绩效绩效考核制度。根据中央提出的关于我国高校要向世界一流大学的发展目标前进的要求，校级管理部门制定长期规划性战略目标、年度计划性目标以及分阶段具体性目标，同时对于学院也提出了明确考核指标来衡量学院党政领导班子的工作。但是对于工作在一线的行政工作人员即二级学院的各种行政秘书，并未制定细化的考核指标。目前大多数高校对于二级学院行政人员绩效考核制度存在不少问题，结合新时期高校二级学院行政人员的工作职责和实际工作中面临的突出问题，我们认为应该从以下几个方面完善相关绩效考核体系：
（一）明晰岗位职责。指定岗位职责的时候可以将行政事务具体化，例如二级学院秘书对口哪些学校管理部门，有哪些日常处理的事务等，这些工作都可以明细化、条理化，形成正式的岗位条款。即使秘书工作岗位变动，新人也可以迅速进入工作状态。这也为学院学校绩效考核提供了可执行的依据。
（二）制定考核目标。具体岗位具体分析，科学合理的确定每个员工的具体绩效目标；考核目标难度适当，既要符合实际情况，也要合理加压，不断地提高行政人员的综合素质和工作效率。
（三）考评结果反馈。绩效考核不是行政管理工作的目的而是一种管理的手段，不能走入为了考核而考核的误区，要尽量避免发生走过场、图形式，不务求实效的情况。考评结果应当及时反馈给被考评对象，通过分析考评结果发现自己工作不足之处，提升工作效率。
参考文献：
[1] 甄勇.浅析“90后”时代高校辅导员思想政治工作方法[J].教育理论研究，2010（233）.
[2] 季红.浅析新时期下的高校行政管理工作[J].时代经贸，2009（5）.
[3] 赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书如何提高工作效率[J]. 中国科技信息，2006（22）.