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【摘 要】本文通过对高校二级学院办公室管理工作职责和目标定位的分析，分析了要通过建立规范的制度、提高人员素质以及树立全新的理念等方式，来提高二级学院办公室的工作效率和服务效能。
【关键词】高校 二级学院 办公室工作 提高
高校二级学院办公室是为院领导决策和实施决策服务的综合性管理机构，处于沟通上下、联系左右、协调全院工作的中心位置。其工作涉及行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、人事劳资管理、公务接待等方面，学校的各项教学管理工作，都需要其承接转达和落实。这就决定了二级学院办公室是学校管理的中间枢纽，这种枢纽作用决定了其工作的重要性和繁琐性。如何提高二级学院办公室工作水平也成为了当今高校的一项重要课题。要做好二级学院办公室工作就必须实事求是地分析二级学院的特点，积极探索新途径、新方法。笔者认为，应注意以下几个方面：
一、明确工作职责，确立工作目标
做好办公室工作的基础是准确把握办公室的工作定位。作为高校管理的基层部门首先应当明确二级学院办公室的具体业务内容，明确指定各办公室人员的职责，科学制订工作计划，形成办公室管理目标体系。高校二级学院办公室作为学校联系基层的枢纽，第一，要做好上传下达，做到政策贯彻不走样，信息反馈不跑调。第二，要做好院领导的参谋助手，担任院领导职务的人员大多是学校的主要学术带头人，他们不但要做学术研究、出席各种学术会议，承担教学任务，还要负责院系行政领导工作，其工作任务的繁重可想而知。办公室应当做好领导的参谋和助手，为领导的决策提供尽可能的便利。第三，要处理好日常事务，做好服务，为教师和学生服务。对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决，要办得好、办得快。这对提高全院的教学水平、科研水平具有重要意义。
二、确立规范化的办公室管理制度
办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大。而且突发性、临时性工作相当多。一些学院办公室在规范化建设上还比较欠缺，工作无序、随意性的现象并不少见，而解决这一问题的关键是规章制度的建立和执行。没有规矩，不成方圆。只有做到制度完善、责任明确、程序合理，才能使工作都有章可循、衔接有序，从而保证办公室工作高效运转。当然，办公室需要对各项规章制度不断进行修订和完善。
办公室日常工作在按照制度执行的基础上，还要规范化运行，它不仅是提高工作效率的重要途径，也是保持办公室工作连续性的重要措施。工作规范化、制度化也并不排除工作的灵活性，有时工作人员要能创造性地工作，保证办公室职能的正常、合理、有序运作，提高办公室工作效率与服务质量。这样，用规章制度引导各项工作在规范化的轨道上流畅运转，既可大大提高办公室的整体运行效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。
三、提高办公室人员综合素质
办公室涉及的业务知识广，工作范围宽，主要包括科研、教学、管理、后勤、会议安排、公务接待等。因此，办公室人员在专业上要有一定的深度，在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能，从而提高办公室的服务质量和工作绩效。要通过岗前培训和在岗培训等，加强理论修养，提高各方面素质，拓宽知识面，不断加强办公室行政人员整体素质。由于二级学院办公室人手少、工作多，要做好学院办公室工作，还需要加强团队协作，充分发挥出整体效能。
随着社会的高速发展和生活办公方式的不断改变，办公室人员也要不断更新知识，掌握现代化管理方法和手段，全面提高文字应用能力、组织协调能力、综合分析能力、现代通信联络能力等，以适应不断变化发展的办公室管理要求，从而提高办公室的服务质量和工作效率。
四、确立全新的办公室工作理念
要树立全新的服务理念，服务工作做得好不好，能不能让领导满意、同事满意、师生满意，是衡量办公室工作好坏的根本标准。这就要求办公室求真务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。要由被动服务向主动服务转变，办公室工作有一定的被动性，虽然办公室的日常工作从某种意义上来说处于奉命行事、较为被动的状态，但是也要发挥主动性、超前性和预见性，化被动为主动。对周期性工作，要事先做好计划安排；对突发性工作，要思考在前，尽量做到有预见和准备。在日常工作中，要主动收集领导工作所需的材料，提出可行性方案，以便领导快速做出决策。对学校的各项工作，不等领导催办，就能主动督办、主动反馈、主动落实，妥善处理各种工作关系和公共关系，上情下达、下情上报。对待前来办事的同事要待人以诚，及时、高效处理事务。
要有全面协调理念。二级学院办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。协调是办公室的基本职能之一，办公室要协调好办公室与学院其他部门和老师之间的关系，对工作合理安排，力求各项工作有条不紊。同时，还要积极主动地发挥好办公室与学校的沟通功能，通过各种途径和方法，加强与学校上级各部门的联系，在按照规章制度办事的过程中，充分争取学校对学院工作的支持，确保各项工作能及时、高效落到实处。加强与学院老师之间的沟通，能让学院各种决议、指示和意见能及时、准确、高效地执行。
【参考文献】
[1]赵建中. 新时期高等院校办公室工作对策研究 [J]. 办公室业务，2012（15）.
[2]缪红华. 浅议高校学院办公室工作[J]. 当代经纪人，2006（6）.
[3]黄若燕. 浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提高 [J]. 科技信息，2007 （8）.
[4]黄贵森. 独立学院办公室工作浅析[J]. 沿海企业与科技，2012（5）.
【关键词】高校 二级学院 办公室工作 提高
高校二级学院办公室是为院领导决策和实施决策服务的综合性管理机构，处于沟通上下、联系左右、协调全院工作的中心位置。其工作涉及行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、人事劳资管理、公务接待等方面，学校的各项教学管理工作，都需要其承接转达和落实。这就决定了二级学院办公室是学校管理的中间枢纽，这种枢纽作用决定了其工作的重要性和繁琐性。如何提高二级学院办公室工作水平也成为了当今高校的一项重要课题。要做好二级学院办公室工作就必须实事求是地分析二级学院的特点，积极探索新途径、新方法。笔者认为，应注意以下几个方面：
一、明确工作职责，确立工作目标
做好办公室工作的基础是准确把握办公室的工作定位。作为高校管理的基层部门首先应当明确二级学院办公室的具体业务内容，明确指定各办公室人员的职责，科学制订工作计划，形成办公室管理目标体系。高校二级学院办公室作为学校联系基层的枢纽，第一，要做好上传下达，做到政策贯彻不走样，信息反馈不跑调。第二，要做好院领导的参谋助手，担任院领导职务的人员大多是学校的主要学术带头人，他们不但要做学术研究、出席各种学术会议，承担教学任务，还要负责院系行政领导工作，其工作任务的繁重可想而知。办公室应当做好领导的参谋和助手，为领导的决策提供尽可能的便利。第三，要处理好日常事务，做好服务，为教师和学生服务。对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决，要办得好、办得快。这对提高全院的教学水平、科研水平具有重要意义。
二、确立规范化的办公室管理制度
办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大。而且突发性、临时性工作相当多。一些学院办公室在规范化建设上还比较欠缺，工作无序、随意性的现象并不少见，而解决这一问题的关键是规章制度的建立和执行。没有规矩，不成方圆。只有做到制度完善、责任明确、程序合理，才能使工作都有章可循、衔接有序，从而保证办公室工作高效运转。当然，办公室需要对各项规章制度不断进行修订和完善。
办公室日常工作在按照制度执行的基础上，还要规范化运行，它不仅是提高工作效率的重要途径，也是保持办公室工作连续性的重要措施。工作规范化、制度化也并不排除工作的灵活性，有时工作人员要能创造性地工作，保证办公室职能的正常、合理、有序运作，提高办公室工作效率与服务质量。这样，用规章制度引导各项工作在规范化的轨道上流畅运转，既可大大提高办公室的整体运行效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。
三、提高办公室人员综合素质
办公室涉及的业务知识广，工作范围宽，主要包括科研、教学、管理、后勤、会议安排、公务接待等。因此，办公室人员在专业上要有一定的深度，在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能，从而提高办公室的服务质量和工作绩效。要通过岗前培训和在岗培训等，加强理论修养，提高各方面素质，拓宽知识面，不断加强办公室行政人员整体素质。由于二级学院办公室人手少、工作多，要做好学院办公室工作，还需要加强团队协作，充分发挥出整体效能。
随着社会的高速发展和生活办公方式的不断改变，办公室人员也要不断更新知识，掌握现代化管理方法和手段，全面提高文字应用能力、组织协调能力、综合分析能力、现代通信联络能力等，以适应不断变化发展的办公室管理要求，从而提高办公室的服务质量和工作效率。
四、确立全新的办公室工作理念
要树立全新的服务理念，服务工作做得好不好，能不能让领导满意、同事满意、师生满意，是衡量办公室工作好坏的根本标准。这就要求办公室求真务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。要由被动服务向主动服务转变，办公室工作有一定的被动性，虽然办公室的日常工作从某种意义上来说处于奉命行事、较为被动的状态，但是也要发挥主动性、超前性和预见性，化被动为主动。对周期性工作，要事先做好计划安排；对突发性工作，要思考在前，尽量做到有预见和准备。在日常工作中，要主动收集领导工作所需的材料，提出可行性方案，以便领导快速做出决策。对学校的各项工作，不等领导催办，就能主动督办、主动反馈、主动落实，妥善处理各种工作关系和公共关系，上情下达、下情上报。对待前来办事的同事要待人以诚，及时、高效处理事务。
要有全面协调理念。二级学院办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。协调是办公室的基本职能之一，办公室要协调好办公室与学院其他部门和老师之间的关系，对工作合理安排，力求各项工作有条不紊。同时，还要积极主动地发挥好办公室与学校的沟通功能，通过各种途径和方法，加强与学校上级各部门的联系，在按照规章制度办事的过程中，充分争取学校对学院工作的支持，确保各项工作能及时、高效落到实处。加强与学院老师之间的沟通，能让学院各种决议、指示和意见能及时、准确、高效地执行。
【参考文献】
[1]赵建中. 新时期高等院校办公室工作对策研究 [J]. 办公室业务，2012（15）.
[2]缪红华. 浅议高校学院办公室工作[J]. 当代经纪人，2006（6）.
[3]黄若燕. 浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提高 [J]. 科技信息，2007 （8）.
[4]黄贵森. 独立学院办公室工作浅析[J]. 沿海企业与科技，2012（5）.