上个世纪末，朱兰博士说，将要过去的20世纪是生产力的世纪，将要到的21世纪是质量的世纪。档案数据库是档案信息资源的高级组织形式，是适应当今信息化技术和管理需求的最佳形式，作为档案信息资源一个组成部分。它起着举足轻重的作用。因此，影响档案数据库质量的因素也必将从整体上制约着档案信息资源的质量。只有将档案数据库的质量控制好，才能构建高质量的档案信息资源，从而加快档案信息化的进程。
　　怎样建设系统性能高、效益好的档案数据库。是档案数据库建设的关键，也是保证档案数据库质量的重点。笔者主要从以下几个方面进行探讨：
　　
　　1　定位档案数据库，按标准体系进行档案数据库的统筹规划
　　
　　建设档案数据库。首先要明确建设什么样的数据库。明确建库的目的和要求。从总体上对档案数据库进行定位，这样才能有的放矢，从而进行具体的、细节的规划。档案数据库的定位也就直接影响了数据库建设的规模、成本、性能和效益等。所以首先要抓住这个基本出发点。其次，应当采用标准体系来进行档案数据库的综合质量控制。目前我国国家和行业标准中尚无直接针对档案数据库建设的标准，而是间接分散在指导类和操作类标准中。有的地方档案部门自主开发了各自的数据库结构标准，但标准之间的差异很大，有成为信息孤岛的可能。因此，必须就档案数据库建设过程中所涉及到的各类标准规范进行系统管理，构建科学、合理的标准体系。
　　
　　2　档案数据库系统的选择
　　
　　档案数据库采用何种系统组织数据直接关系到档案信息资源能否被方便的开发和利用，能否满足档案利用者的需求，必须根据档案部门的经济状况和档案数量，合理选择档案数据库，不能盲目追求高标准、高要求。当前具有代表性的档案数据库系统主要有两种：一是关系型数据库；二是Lotus Notes数据库。Notes数据库作为面向文档的数据库，对于用户在网络上处理各种不同的文档信息来说非常方便和快捷，但在开发档案管理系统方面不足，容易形成一些信息孤岛。目前大多数档案部门还是利用关系型档案数据库组织档案信息资源，当前，应用比较广泛的大中型关系型数据库系统有SQL Server和Oracle，这两种数据库系统都具有很好的安全机制，其中前者是基于Win-dows开发平台上最标准、最普遍的数据库系统。开发人员可以按照用户的标准来选择数据库。具体考虑数据库系统的自动更新、查询、统计功能，构建与各部门相应的档案数据库系统。
　　
　　3　档案数据库结构的设计
　　
　　档案数据库系统选定之后，接下来的关键步骤就要设计合理的档案数据库结构，它对系统性能的好坏起着决定性的作用。在设计的过程中要充分考虑其可行性和实用性，除了要采用先进的科学技术和管理手段外，更重要的是要立足档案信息资源的特点，不能片面追求数据库的功能而忽视档案的特性。众所周知，数据库系统的响应时间随着库内记录条数和字段数量的增加而降低，而记录的数量多少与档案分类标准有关。分类中的档案数量越少，系统响应越快，详细划分档案的类别可以减少每一类档案的数量，但分得太细又会给用户的查找带来困难，大多数用户对档案的分类还不是很了解。同样，字段长度太短，档案利用比较困难，因此在设置前需要仔细分析每个字段的长度，力求简单实用。综合考虑档案用户的实际需求和系统的实时性，找出两者最佳的结合点。
　　
　　4　档案数据库的安全问题
　　
　　档案数据库的网络化的应用，也为其带来了传统档案信息资源管理时没有的安全性问题。档案信息易于修改而不易被发现，且容易受到网络黑客和计算机病毒的入侵，安全如果不能保证，档案数据库的质量也就无法保证。近年来信息系统的安全技术日臻成熟，档案信息资源也属于信息资源的范畴，因此，可以相互借鉴，如数字加密、身份认证、数字签名、PKI认证技术等。但无论综合运用多少种信息安全技术，信息安全隐患依然存在，所以，在档案数据库的建设过程中和动态的管理过程中都要进行安全防范。
　　总之，档案数据库建设是实现档案信息化管理的基础。是实现档案信息网络化服务的根本保障。只有切实控制好档案数据库的质量，才能更好的开发和利用档案信息资源。加快档案的信息化的进程。