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我国的档案信息化建设从20世纪80年代起步，随着社会的进步和电子信息技术的发展，档案信息化建设显得日益重要和迫切。档案信息化就是利用现代化的信息技术手段，对纸质档案进行扫描，使之转化成用计算机操作、供人们使用的电子档案信息库，使档案的收集、存储、分类、查阅等变得更方便、快捷，管理更科学。档案信息化是档案管理模式从档案实体保管转为以档案实体信息高度共享，必将引发档案管理模式的变革。
学校档案是在教育管理和教学实践过程中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料，它科学、系统、规范地记载着教育教学工作的内容、方法、途径和效果，对于推动教育改革、科学管理、提高教学质量、开展教学研究、维护学校的权利、展示学校业绩和发展历程具有重大作用，是学校的宝贵财富。因此，必须采取现代化的管理方式，加快档案信息化建设进程，不断提高存档质量和使用效率。
一、学校档案信息化建设的必要性
我省提出了“十二五”期间“全部完成档案的数字化，实现全省各级档案馆档案信息资源共享”的工作目标，加快學校的档案数字化进程是实现目标的必要组成部分。当前，农村中小学校的档案管理大多仍停留在纸介质的阶段，浪费了大量人力、物力，且档案应用效率不高，已经不能适应现代档案管理的要求。随着办公自动化的普及，档案管理工作也迫切要求运用信息技术进行管理，实现档案管理信息化、自动化、高效化。
加快学校档案信息化建设，可以大大提高档案的利用效率，减少档案的提卷次数，加强档案的原件保护，对提高教育教学质量产生极大的助推作用;可以在档案库中检索出需要的档案信息，实现即时查询，使档案查借工作十分方便，极大地减轻工作人员的负担：还可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效催还。
二、学校档案信息化建设中存在的问题
在学校档案管理中，存在着以下几方面突出问题：
1.档案意识谈薄，有边缘化迹象。学校以教书育人为主要任务，高度关注学生综合素质提升和学校教学成绩评比，没有给予档案管理工作以足够的重视，抱有“档案无用论”错误想法的大有人在，使档案管理工作面临着边缘化风险，这在一定程度上延缓了档案信息化建设进程。
2.管理力量偏少，有薄弱化迹象。学校中的档案员大多不是专业人员，一般都是50岁以上、从一线教学岗位上下来的老教师，且往往还要身兼后勤保管、实验员等数职，年龄偏高、精力不足。有的甚至没有参加过专业的档案培训，对于传统的档案管理方法都不熟悉，更不用说掌握现代信息化管理手段。这些都直接影响着学校档案信息化管理的应用和推广。
3.资料收集不全，有应付化迹象。部分学校并没有充分认识档案工作的重要性，只是按上级要求而建立档案，平时不注重管理，录入资料不全，一旦遇到上级检查，才临时突击建设。另外，还有部分学校在填写档案资料时，没有严格地管理约束，学校也不进行定期检查和反馈，致使资料缺乏统一性和真实性，且存在漏填情况，不符合档案管理的相关要求。
4.制度要求各行其是，有混乱化迹象。在档案信息化建设过程中，原有的立卷制度严重制约着信息技术的应用，需要将立卷制度由“案卷级管理”变为“文件级管理”。可是，由于没有一个统一标准，各个学校各行其是，在管理上出现了一定程度的混乱情况。
三、几点对策建议
要实现学校档案管理信息化，必须坚持从实际出发，找准定位，突出特色，将档案管理工作的重心转移到档案信息化建设上来。针对以上问题，我认为要重点加强以下五方面工作。
一要加强对档案信息化建设工作的组织领导。要让学校领导充分认识档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化对学校各项工作创新与发展的重要作用，真正把档案信息化建设工作摆上重要议事日程，成立专门的档案信息化建设工作领导小组，并纳入日常工作督导和考核。使档案管理具备领导保证、人员保证、时间保证和经费保证，做到计划有内容，管理有举措，工作有要求，经费有保障，这是加快学校档案信息化建设的前提，也是学校档案事业生存与发展的根本保证。同时，要加强对档案工作的宣传和应用，提高全校教职员工对档案工作重要性的认识。
二要加强档案人才队伍建设。要设立专职的档案管理人员，熟练掌握现代信息技术条件下的档案管理技能，如档案信息的获取能力、鉴定及评估能力、加工及提炼能力、维护能力、交流及传播能力等。要培养档案管理工作者的责任感和使命感，采用全方位、多层次的培训方式对档案人员进行继续教育，不断提高业务技能。要确立专职档案员，并将档案工作纳入到年终考核，与评奖评先相挂钩，激发工作的主动性和创造性。
三要加强档案管理数字平台的研发应用。统一研究开发适合于学校实际的，具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案管理系统软件，从文件材料的产生开始，运用统一的档案管理系统，完成撰写、检索、借阅、编研等信息处理和档案管理的全过程，同时，让学校各部门能够通过网络实现对这些档案信息资料的共享。
四要加强档案信息化制度建设。结合学校档案信息化建设实际，建立健全档案信息化管理相关制度，如档案立卷归档制度、查阅制度、保密制度、安全管理制度等，进一步提高档案管理工作科学化、标准化、规范化水平，不断提高档案信息化管理质量，持续提升档案工作服务于学校发展的能力和水平。
五要加强对档案管理工作的统筹规划。要紧扣档案收集、管理、鉴定、保管和使用等各个环节，统筹规划档案管理的全过程，科学设置管理流程，减少人力、物力的重复、浪费。要整合和完善软件管理系统，做好数据的兼容，避免数据库的闲置。要定期对档案进行梳理，及时剔除系统中的无用和重复信息。要分步骤对档案进行数字化建设，可以首先对保存比较久的档案进行数字化，然后进行短期档案，确保数字化过程科学有序。
（作者单位：河北省平泉县政府办公室）
学校档案是在教育管理和教学实践过程中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料，它科学、系统、规范地记载着教育教学工作的内容、方法、途径和效果，对于推动教育改革、科学管理、提高教学质量、开展教学研究、维护学校的权利、展示学校业绩和发展历程具有重大作用，是学校的宝贵财富。因此，必须采取现代化的管理方式，加快档案信息化建设进程，不断提高存档质量和使用效率。
一、学校档案信息化建设的必要性
我省提出了“十二五”期间“全部完成档案的数字化，实现全省各级档案馆档案信息资源共享”的工作目标，加快學校的档案数字化进程是实现目标的必要组成部分。当前，农村中小学校的档案管理大多仍停留在纸介质的阶段，浪费了大量人力、物力，且档案应用效率不高，已经不能适应现代档案管理的要求。随着办公自动化的普及，档案管理工作也迫切要求运用信息技术进行管理，实现档案管理信息化、自动化、高效化。
加快学校档案信息化建设，可以大大提高档案的利用效率，减少档案的提卷次数，加强档案的原件保护，对提高教育教学质量产生极大的助推作用;可以在档案库中检索出需要的档案信息，实现即时查询，使档案查借工作十分方便，极大地减轻工作人员的负担：还可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效催还。
二、学校档案信息化建设中存在的问题
在学校档案管理中，存在着以下几方面突出问题：
1.档案意识谈薄，有边缘化迹象。学校以教书育人为主要任务，高度关注学生综合素质提升和学校教学成绩评比，没有给予档案管理工作以足够的重视，抱有“档案无用论”错误想法的大有人在，使档案管理工作面临着边缘化风险，这在一定程度上延缓了档案信息化建设进程。
2.管理力量偏少，有薄弱化迹象。学校中的档案员大多不是专业人员，一般都是50岁以上、从一线教学岗位上下来的老教师，且往往还要身兼后勤保管、实验员等数职，年龄偏高、精力不足。有的甚至没有参加过专业的档案培训，对于传统的档案管理方法都不熟悉，更不用说掌握现代信息化管理手段。这些都直接影响着学校档案信息化管理的应用和推广。
3.资料收集不全，有应付化迹象。部分学校并没有充分认识档案工作的重要性，只是按上级要求而建立档案，平时不注重管理，录入资料不全，一旦遇到上级检查，才临时突击建设。另外，还有部分学校在填写档案资料时，没有严格地管理约束，学校也不进行定期检查和反馈，致使资料缺乏统一性和真实性，且存在漏填情况，不符合档案管理的相关要求。
4.制度要求各行其是，有混乱化迹象。在档案信息化建设过程中，原有的立卷制度严重制约着信息技术的应用，需要将立卷制度由“案卷级管理”变为“文件级管理”。可是，由于没有一个统一标准，各个学校各行其是，在管理上出现了一定程度的混乱情况。
三、几点对策建议
要实现学校档案管理信息化，必须坚持从实际出发，找准定位，突出特色，将档案管理工作的重心转移到档案信息化建设上来。针对以上问题，我认为要重点加强以下五方面工作。
一要加强对档案信息化建设工作的组织领导。要让学校领导充分认识档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化对学校各项工作创新与发展的重要作用，真正把档案信息化建设工作摆上重要议事日程，成立专门的档案信息化建设工作领导小组，并纳入日常工作督导和考核。使档案管理具备领导保证、人员保证、时间保证和经费保证，做到计划有内容，管理有举措，工作有要求，经费有保障，这是加快学校档案信息化建设的前提，也是学校档案事业生存与发展的根本保证。同时，要加强对档案工作的宣传和应用，提高全校教职员工对档案工作重要性的认识。
二要加强档案人才队伍建设。要设立专职的档案管理人员，熟练掌握现代信息技术条件下的档案管理技能，如档案信息的获取能力、鉴定及评估能力、加工及提炼能力、维护能力、交流及传播能力等。要培养档案管理工作者的责任感和使命感，采用全方位、多层次的培训方式对档案人员进行继续教育，不断提高业务技能。要确立专职档案员，并将档案工作纳入到年终考核，与评奖评先相挂钩，激发工作的主动性和创造性。
三要加强档案管理数字平台的研发应用。统一研究开发适合于学校实际的，具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案管理系统软件，从文件材料的产生开始，运用统一的档案管理系统，完成撰写、检索、借阅、编研等信息处理和档案管理的全过程，同时，让学校各部门能够通过网络实现对这些档案信息资料的共享。
四要加强档案信息化制度建设。结合学校档案信息化建设实际，建立健全档案信息化管理相关制度，如档案立卷归档制度、查阅制度、保密制度、安全管理制度等，进一步提高档案管理工作科学化、标准化、规范化水平，不断提高档案信息化管理质量，持续提升档案工作服务于学校发展的能力和水平。
五要加强对档案管理工作的统筹规划。要紧扣档案收集、管理、鉴定、保管和使用等各个环节，统筹规划档案管理的全过程，科学设置管理流程，减少人力、物力的重复、浪费。要整合和完善软件管理系统，做好数据的兼容，避免数据库的闲置。要定期对档案进行梳理，及时剔除系统中的无用和重复信息。要分步骤对档案进行数字化建设，可以首先对保存比较久的档案进行数字化，然后进行短期档案，确保数字化过程科学有序。
（作者单位：河北省平泉县政府办公室）