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摘 要：本文结合当今社会背景论述电子档案归档必要性，并对具体实施过程中应用的方法及措施进行了探究。
关键词：电子档案；归档管理；高效率
当今社会，电子文件几乎已成为业务往来的主要方式。电子文件的存放如果自由散乱，没有一定的规划管理，则容易出现丢失或泄密等不安全事故。多数外资企业和部分国有企业也已建立或正在建立形成完整的电子档案管理体系。在这种前提下，处理档案的工作人员正面临着一個全新的课题。即如何将电子档案进行处理、保管、利用或传递，形成一个信息资源库，建立一个独立而高效的领域。
1 电子档案的含义及构成
电子文件是电子档案的基本组成部分，而电子文件这个概念本身产生于上世纪中期。国际档案理事会电子文件委员会赋予电子文件的定义为：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”即将人们在各种社会活动中产生的一系列信息资源进行数字化处理。随着信息社会的发展，将电子资料进行存储的工具也越来越丰富，例如光盘，磁盘等。目前企业用于电子文件归档的工具多选用光盘。
2 建立电子文件归档意识
文件整合后的最终载体是档案。而电子文件整理后的最终载体则是电子档案。电子档案也是档案的一种，兼容纸质档案的本质属性，即可靠性和真实性。从企业制度形成之初直到二十一世纪，传统的纸质档案管理观念已先入为主地进入人们的思维体系，人们对电子档案还持着观望、不信任、甚至是恐惧的心理。究其原因在于纸质档案管理要相对简单，而电子档案在磁盘损坏、黑客入侵、捆绑病毒等一系列互联网的联发因素下，其管理更复杂、更棘手。这也无形中增加了工作人员的工作量。
然而，在信息社会化的今天，电子档案体系的建立有着不可替代的优越性。前提是企业工作人员了解电子文件管理的基本概念和性质界定，在掌握这些理论常识后，再基于电子文件本身的特点，进行完善并将其优越性充分发挥出来。
3 做好电子文件的收集与积累
3.1重要意义
要想企业不偏离健康发展的轨道，必须做好电子文件的收集以及归类存档。这种类型的收集积累工作对企业档案的健全具有深远的意义。这种举措可以维护电子文件的系统性、完整性、真实性。防止因个人操作失误而造成的电子文件的丢失与损坏，从而确保电子档案的安全性。
3.2收集积累范围
文本文件、数据文件，图像、影像文件，声音、命令文件等，这些都属于电子文件的收集积累范围。企业必须根据企业自身性质的不同及日常业务的偏向来侧重于信息收集的不同方面，选择合适的侧重点。例如，部分企业侧重于行政文件、科研课题文件，设计图纸以及一些软件文件这些主要集中于文本的文件，则可以将企业的信息数据库设置为文本偏向性。
3.3收集积累方法
电子文件的收集方法很多，总体概括后，可分为两种：一种是利用互联网系统，这种系统通常会进行自动化记录。无论是原始文件的形成，还是后期的加工、修改或者删除，均会有所记录。第二种则是借助各种存储工具进行传递的零散电子文件。对于原始电子文件或加工修改后的文件，均存有备份。若期间需进行改单审批等手续，则无须担心冗杂的程序，可高效完成，很大程度上减少了差错出现率。同时，这些原始文件的收集也必须具体到各部门与个人，责任分工明确。要严格避免个人的分散保管。
4 电子文件归档体系的完善
4.1确保电子文件的长期有效性
电子文件类别繁杂，如果不能建立电子文件管理元数据库，那么档案部门的需求将远远得不到满足。必须做好电子文件的收集与积累，不仅仅要保障电子档案的真实性与可用性，更应该进行及时的更新与维护，保障电子文件的安全性，避免归档前的不必要损害。
4.2建立科学有效的电子文件归档方法
工作人员在对电子文件归档的过程中，要具体指明各种规定性要求，以彰显其自身真实性。例如：对于电子印章、数字签名等一些加密工具切实有效的规定等。此外，在系统功能模板、应用模块等方面的系统接口要求。而要保障电子文件的可靠性，最为行之有效的方法分为三种：立法手段、技术手段和完善的组合与管理。这就要求企业的管理机制与制度必须完善而有效，直接方法就是规范企业员工的行为，强化其职业道德。
4.3对电子文件从形成到归档的全过程管理
采取合适的技术措施，安装高防护技术软件保证企业生产、建设的现代化。同时、档案管理人员必须有专业而全面的相关知识与技术，了解文件形成和运行特点。分类编号体系是一项行之有效的措施。它能在文件之间建立起有机联系，为文件档案资源库的服务与共享打下必要条件。无论是不同部门的电子文件的读写形式是否一致，在建立了信息转换中间件后，都能实现读写接口的移交。是原点子档案的信息量更为完整，不失时效。
4.4建立并执行严格的保管利用制度
与纸质文档不同，由电子文件组成的档案本身有其特殊性。首先，电子文档管理人员需将电子文件设为只读状态。在将电子文件进行格式转换时，要观察软硬件平台是否发生改变，如果发生了改变，则需注意在处理过程中是否存在信息失真的情况。与此同时，需再一次检测电子文档的保密性和安全性。若发现文件有所损坏，则需及时修复补救，将损失最小化。其次，已经入库的电子文档不得随意外借，非工作人员也不得非法查看，对电子文档的访问权限进行严格控制。其三，必须建立电子文件管理的记录系统，在经过各种载体进行格式转换后，电子文件会改变其自身的存在形式，这时候，便需要有相关信息来证明其真实性。
5 总结
综上所述，完善的企业电子档案管理，首先要做到对电子文件归档意识的增强。意识指导行动，意识得到了强化，行动才能产生高效率的先进性。其次，要建立科学的归档制度。在电子文件原件成形后，若不能科学归档，则很容易出现信息流失或者失真的现象，拉低整个企业的运行效率。其三，在建立科学的归档制度后，还要对整个归档体系进行与时俱进的完善。建立电子文件管理元数据标准等，减少归档过程中不必要的文件损失。其四，企业必须建立并且执行严格的保管利用制度。定期检测电子档案的安全性，若信息有所损伤，也便于尽快采取维护措施，将损失最小化。只有做到以上几点，才能不断地进行企业的内部完善，加强企业综合竞争力。
参考文献
[1]邓达宏.现代企业科技创新与知识产权档案建设[J].亚太经济，2007，10（04）：22-23.
[2]秦海萍.试论知识产权保护与科研档案管理之关系[J].中国集体经济，2008，15（07）：14-15.
[3]岳素芳.企事业单位科技档案管理与知识产权保护[J].机电兵船档案，2007，11（04）：8-9.
关键词：电子档案；归档管理；高效率
当今社会，电子文件几乎已成为业务往来的主要方式。电子文件的存放如果自由散乱，没有一定的规划管理，则容易出现丢失或泄密等不安全事故。多数外资企业和部分国有企业也已建立或正在建立形成完整的电子档案管理体系。在这种前提下，处理档案的工作人员正面临着一個全新的课题。即如何将电子档案进行处理、保管、利用或传递，形成一个信息资源库，建立一个独立而高效的领域。
1 电子档案的含义及构成
电子文件是电子档案的基本组成部分，而电子文件这个概念本身产生于上世纪中期。国际档案理事会电子文件委员会赋予电子文件的定义为：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”即将人们在各种社会活动中产生的一系列信息资源进行数字化处理。随着信息社会的发展，将电子资料进行存储的工具也越来越丰富，例如光盘，磁盘等。目前企业用于电子文件归档的工具多选用光盘。
2 建立电子文件归档意识
文件整合后的最终载体是档案。而电子文件整理后的最终载体则是电子档案。电子档案也是档案的一种，兼容纸质档案的本质属性，即可靠性和真实性。从企业制度形成之初直到二十一世纪，传统的纸质档案管理观念已先入为主地进入人们的思维体系，人们对电子档案还持着观望、不信任、甚至是恐惧的心理。究其原因在于纸质档案管理要相对简单，而电子档案在磁盘损坏、黑客入侵、捆绑病毒等一系列互联网的联发因素下，其管理更复杂、更棘手。这也无形中增加了工作人员的工作量。
然而，在信息社会化的今天，电子档案体系的建立有着不可替代的优越性。前提是企业工作人员了解电子文件管理的基本概念和性质界定，在掌握这些理论常识后，再基于电子文件本身的特点，进行完善并将其优越性充分发挥出来。
3 做好电子文件的收集与积累
3.1重要意义
要想企业不偏离健康发展的轨道，必须做好电子文件的收集以及归类存档。这种类型的收集积累工作对企业档案的健全具有深远的意义。这种举措可以维护电子文件的系统性、完整性、真实性。防止因个人操作失误而造成的电子文件的丢失与损坏，从而确保电子档案的安全性。
3.2收集积累范围
文本文件、数据文件，图像、影像文件，声音、命令文件等，这些都属于电子文件的收集积累范围。企业必须根据企业自身性质的不同及日常业务的偏向来侧重于信息收集的不同方面，选择合适的侧重点。例如，部分企业侧重于行政文件、科研课题文件，设计图纸以及一些软件文件这些主要集中于文本的文件，则可以将企业的信息数据库设置为文本偏向性。
3.3收集积累方法
电子文件的收集方法很多，总体概括后，可分为两种：一种是利用互联网系统，这种系统通常会进行自动化记录。无论是原始文件的形成，还是后期的加工、修改或者删除，均会有所记录。第二种则是借助各种存储工具进行传递的零散电子文件。对于原始电子文件或加工修改后的文件，均存有备份。若期间需进行改单审批等手续，则无须担心冗杂的程序，可高效完成，很大程度上减少了差错出现率。同时，这些原始文件的收集也必须具体到各部门与个人，责任分工明确。要严格避免个人的分散保管。
4 电子文件归档体系的完善
4.1确保电子文件的长期有效性
电子文件类别繁杂，如果不能建立电子文件管理元数据库，那么档案部门的需求将远远得不到满足。必须做好电子文件的收集与积累，不仅仅要保障电子档案的真实性与可用性，更应该进行及时的更新与维护，保障电子文件的安全性，避免归档前的不必要损害。
4.2建立科学有效的电子文件归档方法
工作人员在对电子文件归档的过程中，要具体指明各种规定性要求，以彰显其自身真实性。例如：对于电子印章、数字签名等一些加密工具切实有效的规定等。此外，在系统功能模板、应用模块等方面的系统接口要求。而要保障电子文件的可靠性，最为行之有效的方法分为三种：立法手段、技术手段和完善的组合与管理。这就要求企业的管理机制与制度必须完善而有效，直接方法就是规范企业员工的行为，强化其职业道德。
4.3对电子文件从形成到归档的全过程管理
采取合适的技术措施，安装高防护技术软件保证企业生产、建设的现代化。同时、档案管理人员必须有专业而全面的相关知识与技术，了解文件形成和运行特点。分类编号体系是一项行之有效的措施。它能在文件之间建立起有机联系，为文件档案资源库的服务与共享打下必要条件。无论是不同部门的电子文件的读写形式是否一致，在建立了信息转换中间件后，都能实现读写接口的移交。是原点子档案的信息量更为完整，不失时效。
4.4建立并执行严格的保管利用制度
与纸质文档不同，由电子文件组成的档案本身有其特殊性。首先，电子文档管理人员需将电子文件设为只读状态。在将电子文件进行格式转换时，要观察软硬件平台是否发生改变，如果发生了改变，则需注意在处理过程中是否存在信息失真的情况。与此同时，需再一次检测电子文档的保密性和安全性。若发现文件有所损坏，则需及时修复补救，将损失最小化。其次，已经入库的电子文档不得随意外借，非工作人员也不得非法查看，对电子文档的访问权限进行严格控制。其三，必须建立电子文件管理的记录系统，在经过各种载体进行格式转换后，电子文件会改变其自身的存在形式，这时候，便需要有相关信息来证明其真实性。
5 总结
综上所述，完善的企业电子档案管理，首先要做到对电子文件归档意识的增强。意识指导行动，意识得到了强化，行动才能产生高效率的先进性。其次，要建立科学的归档制度。在电子文件原件成形后，若不能科学归档，则很容易出现信息流失或者失真的现象，拉低整个企业的运行效率。其三，在建立科学的归档制度后，还要对整个归档体系进行与时俱进的完善。建立电子文件管理元数据标准等，减少归档过程中不必要的文件损失。其四，企业必须建立并且执行严格的保管利用制度。定期检测电子档案的安全性，若信息有所损伤，也便于尽快采取维护措施，将损失最小化。只有做到以上几点，才能不断地进行企业的内部完善，加强企业综合竞争力。
参考文献
[1]邓达宏.现代企业科技创新与知识产权档案建设[J].亚太经济，2007，10（04）：22-23.
[2]秦海萍.试论知识产权保护与科研档案管理之关系[J].中国集体经济，2008，15（07）：14-15.
[3]岳素芳.企事业单位科技档案管理与知识产权保护[J].机电兵船档案，2007，11（04）：8-9.