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摘 要：企业数字档案馆建设是一项新任务，需要从理论和实践等多方面进行探索、积累和完善。本文通过对企业数字档案馆概念的认识，企业数字档案馆建设过程中在技术层面、管理层面需要解决的问题以及人才的培养和使用等方面进行了思考和探讨。
关键词：企业 数字档案馆建设 问题 思考
企业数字档案馆建设是企业档案工作伴随着信息化建设的不断发展而形成的一项新任务，也是未来企业档案工作发展的大趋势。目前，从国家档案管理部门到企业档案部门都在从理论和实践等方面积极探索和研究数字档案馆建设问题，并取得了积极的应用成果。但由于数字档案馆是近年来档案界提出的新概念，還处在不断发展完善之中，不同角度对数字档案馆本质的认识也不同，仍需要从理论和实践等多方面不断探索、积累、完善，使企业数字档案馆建设更符合企业发展的实际需要。下面，结合油田数字档案馆建设的实际，就有关问题谈点个人思考。
一、对企业数字档案馆概念的认识
数字档案馆就是充分建立在现代信息技术基础上，利用计算机、多媒体、网络通讯及数据库等技术，通过网络通信技术实现档案信息的网络化存取以及信息的分布式管理，实现信息利用的无空间、无时间限制。
企业数字档案馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理，实现企业资源自动化管理，存贮和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。它是一个由数字化信息、数字化信息的管理、传输和提供利用组成的整体。其中，数字化信息是基础，数字化信息的管理是手段，数字化信息的传输是保障，数字化信息的提供利用是目的，他们之间相互依存，共同完成数字档案馆高密度存贮、快速传输和无地域、无时限资源共享的功能，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式。
二、企业数字档案馆建设过程中需要处理好的几个问题
1、技术层面的问题
（l）建立数字档案馆标准化的规范体系。目前，随着国内外对数字档案管理、电子档案管理的十分重视，制定了一系列的管理制度、规范、标准，企业档案管理部门应根据自身的行业特点，在数字档案馆建设的同时，加快相关规范、制度和标准的制定和出台。首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。数字档案馆建设中确定标准的原则应该是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系，从而使企业数字档案馆建设规范化更高、共享性更强、成功率更高。
（2）建设高质量的档案信息数据库。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：准确、规范、稳定以及数据项目和内容的完整。
档案信息数据库建设是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门一方面要做好充分调查研究，在进行用户需求和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，要分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无谓劳动。其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，把好质量关，建立健全数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率控制在最低点，确保数据的准确、规范。
（3）建设功能强大的数字档案信息管理系统。系统应具备以下主要功能：
——能够实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理系统中，能够记录电子文件从形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，实现前端控制。
——实现档案全文存储与检索。系统能够实现文书、业务部门随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上，档案部门也可将原有的档案原件扫描后存储到服务器上，当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。
——实现档案业务管理自动化。可以随时随地进行各种数据的统计、设计，打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等等，使档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现档案业务办公自动化。
（4）在数字化档案中要考虑安全成本。
计算机网络中的病毒是当今世界很难应对的一件事，因此，保证数字档案信息的安全完整是我们要高度重视的一个问题。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以数字档案馆建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。
2、管理层面上的问题
（1）档案馆数字化工作中，要注意结合本企业档案利用的情况来确定数字化档案的范围。如果对全部馆藏档案数字化，在人力、物力、财力上要做更大的投入，显然对多数企业来讲难度是相当大的。在数字化工作时，要遵循“突出重点，先急后缓”的原则，应该侧重对那些形成时间早，影响范围广，典型特点强，使用价值大，利用频率高，保管期限长的馆藏档案。按照这一原则，编制馆藏档案数字化计划表，分步骤按顺序组织开展档案数字化工作。
（2）数字化档案过程中，要强调以人为本、知识管理理念。档案数字化工作中，很大一部分是要靠工作人员手工录入、扫描、传输数字档案，如果没有强烈的责任心和敬业精神，在数字化档案过程中的任一环节都可能出问题。技术是重要因素，但不是关键因素，不能忽视档案专业人员兢兢业业的兰台精神，不能忽视人文因素的重要作用。比如，档案工作人员在调卷和还卷过程中，禁止出现丢失和遗漏，扫描人员要对数字信息的明晰度高度负责，查验人员必须对数字化的档案逐一检查，技术人员必须及时修复出现故障的计算机、网络和相关设备等。因此，在数字档案馆建设过程中必须把人纳入其构成要素，在技术人员、业务人员、操作人员之间采取有效措施构建一种适于知识交流和共享数字档案的档案馆文化，使数字档案馆在网络时代中发挥重要作用。
三、加快相关人才的培养和使用
人才问题是关系到数字档案馆建设持续、稳定、健康发展的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。数字档案馆建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。目前，档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。同时也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应数字档案馆建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：（1）做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。（2）针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。（3）充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。
作者简介：
龙秀云（1959-），胜利石油管理局信息中心（档案馆）馆员。
关键词：企业 数字档案馆建设 问题 思考
企业数字档案馆建设是企业档案工作伴随着信息化建设的不断发展而形成的一项新任务，也是未来企业档案工作发展的大趋势。目前，从国家档案管理部门到企业档案部门都在从理论和实践等方面积极探索和研究数字档案馆建设问题，并取得了积极的应用成果。但由于数字档案馆是近年来档案界提出的新概念，還处在不断发展完善之中，不同角度对数字档案馆本质的认识也不同，仍需要从理论和实践等多方面不断探索、积累、完善，使企业数字档案馆建设更符合企业发展的实际需要。下面，结合油田数字档案馆建设的实际，就有关问题谈点个人思考。
一、对企业数字档案馆概念的认识
数字档案馆就是充分建立在现代信息技术基础上，利用计算机、多媒体、网络通讯及数据库等技术，通过网络通信技术实现档案信息的网络化存取以及信息的分布式管理，实现信息利用的无空间、无时间限制。
企业数字档案馆是依托企业高速宽带通信网络设施，利用数字化手段，对企业形成的档案信息资源进行收集、处理，实现企业资源自动化管理，存贮和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。它是一个由数字化信息、数字化信息的管理、传输和提供利用组成的整体。其中，数字化信息是基础，数字化信息的管理是手段，数字化信息的传输是保障，数字化信息的提供利用是目的，他们之间相互依存，共同完成数字档案馆高密度存贮、快速传输和无地域、无时限资源共享的功能，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式。
二、企业数字档案馆建设过程中需要处理好的几个问题
1、技术层面的问题
（l）建立数字档案馆标准化的规范体系。目前，随着国内外对数字档案管理、电子档案管理的十分重视，制定了一系列的管理制度、规范、标准，企业档案管理部门应根据自身的行业特点，在数字档案馆建设的同时，加快相关规范、制度和标准的制定和出台。首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。数字档案馆建设中确定标准的原则应该是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系，从而使企业数字档案馆建设规范化更高、共享性更强、成功率更高。
（2）建设高质量的档案信息数据库。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：准确、规范、稳定以及数据项目和内容的完整。
档案信息数据库建设是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门一方面要做好充分调查研究，在进行用户需求和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，要分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无谓劳动。其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，把好质量关，建立健全数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率控制在最低点，确保数据的准确、规范。
（3）建设功能强大的数字档案信息管理系统。系统应具备以下主要功能：
——能够实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理系统中，能够记录电子文件从形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况，实现前端控制。
——实现档案全文存储与检索。系统能够实现文书、业务部门随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上，档案部门也可将原有的档案原件扫描后存储到服务器上，当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。
——实现档案业务管理自动化。可以随时随地进行各种数据的统计、设计，打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等等，使档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现档案业务办公自动化。
（4）在数字化档案中要考虑安全成本。
计算机网络中的病毒是当今世界很难应对的一件事，因此，保证数字档案信息的安全完整是我们要高度重视的一个问题。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以数字档案馆建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。
2、管理层面上的问题
（1）档案馆数字化工作中，要注意结合本企业档案利用的情况来确定数字化档案的范围。如果对全部馆藏档案数字化，在人力、物力、财力上要做更大的投入，显然对多数企业来讲难度是相当大的。在数字化工作时，要遵循“突出重点，先急后缓”的原则，应该侧重对那些形成时间早，影响范围广，典型特点强，使用价值大，利用频率高，保管期限长的馆藏档案。按照这一原则，编制馆藏档案数字化计划表，分步骤按顺序组织开展档案数字化工作。
（2）数字化档案过程中，要强调以人为本、知识管理理念。档案数字化工作中，很大一部分是要靠工作人员手工录入、扫描、传输数字档案，如果没有强烈的责任心和敬业精神，在数字化档案过程中的任一环节都可能出问题。技术是重要因素，但不是关键因素，不能忽视档案专业人员兢兢业业的兰台精神，不能忽视人文因素的重要作用。比如，档案工作人员在调卷和还卷过程中，禁止出现丢失和遗漏，扫描人员要对数字信息的明晰度高度负责，查验人员必须对数字化的档案逐一检查，技术人员必须及时修复出现故障的计算机、网络和相关设备等。因此，在数字档案馆建设过程中必须把人纳入其构成要素，在技术人员、业务人员、操作人员之间采取有效措施构建一种适于知识交流和共享数字档案的档案馆文化，使数字档案馆在网络时代中发挥重要作用。
三、加快相关人才的培养和使用
人才问题是关系到数字档案馆建设持续、稳定、健康发展的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。数字档案馆建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。目前，档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。同时也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应数字档案馆建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：（1）做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。（2）针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。（3）充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。
作者简介：
龙秀云（1959-），胜利石油管理局信息中心（档案馆）馆员。