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摘要：电子档案文件不是直接从人的眼睛读出来的，电子档案文件是电子和光学技术发展所产生的一种新的档案文件。电子档案的产生与记录方式不再是传统的纸张和书写，而是依靠新的载体，即磁性载体和光盘载体。
关键词：电子档案;光学技术;档案文件
1、电子档案文件损毁的主要原因
电子档案文件比纸张和缩微胶卷更有耐久性，外部条件对电子档案文件的影响是非常重要的。
（1）温度和湿度的影响：电子记录如果长期保存在10°C至30°C的温度下，其相对湿度为20%至80%，将会影响其可持续性。40%到50%的相对湿度，是保存电子档案的理想条件。不适当的温度和湿度降低了磁性载体和光盘载体的寿命，并加速了这些载体上各种因素对载体的损耗。虽然磁性载体材料的盘基（带基）是通常耐高温的聚酯，但长期置于高温下会变形，温度变化可以导致膨胀或收缩。聚酯盘基（带基）收缩，这可能影响盘基（带基）的稳定性和盘基（带基）与磁性涂层的粘合性。而光盘表面会因为轻微弯曲而影响到激光束的精确定位以及数据的读取和写入。
（2）有害气体的影响：大气中的有害气体（如二氧化硫、二氧化氮、硫化氢、氯等）对电子文档极为危险。这些有害气体在一定条件下，沉积和吸附在磁性载体和光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物质，腐蚀、 破坏磁性载体和光盘载体，致使盘基（带基）老化、变质，磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成电子档案文件信息丢失，盘体（带基）损坏，寿命缩短。
（3）灰尘的影响：灰尘对电子档案文件载体伤害十分巨大，主要有物理、化学和生物损坏。
物理损坏：灰尘污染光盘表面、磁带和光盘载体。使用时，表面尘埃与电子档案载体的摩擦，使磁盘、磁带、光盘表面产生划痕。有划痕就说明已经划伤了磁性载体材料的磁性层，磁粉已然脱落，代表损坏了一些记录的信息;进一步的伤害是破坏磁盘、磁带与磁头的良好接触，引起磁性记录信号的衰减;一旦划伤光盘记录介质，就会影响读出时的反射光强度，造成记录信息的损毁。
化学损坏：粉尘中的化学成分可以在光盘载体上显示不同程度的化学效应，例如腐蚀、降解等。
（4）光线的影响：光，尤其是太阳的紫外线，对电子文件具有极大的破坏力，能与电子文件所制成的材料发生光氧化反应，使光盘、磁带、光盘底座、带底座老化，脆度增加，强度下降，耐用度下降，发生显著的不可逆变化。在强光下，紫外线会加速磁性载体中磁性分子的运动，从而破坏磁性载体的剩磁稳定性，导致信号衰减，影响磁记录信息的读写效果。光盘记录介质化学稳定性差，容易氧化、酸腐蚀。如果在强光下，容易发生在光盘上的光氧化，严重影响光盤记录信息的存储寿命。
2.电子档案文件的保护
（1）软盘（磁带）的保护
软盘（磁带）作为微机系统的重要外存，在数据备份和信息交换中起着重要的作用。正确使用和储存软盘（磁带），可以有效地延长其使用寿命。
控制好温度、湿度，防止温度过低、潮湿，防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过士 3°C，相对湿度变化不得超过±5%。如果在使用过程中，温度、湿度差异较大，在使用前要在环境中保持平衡。
不要弯曲盘片，不要接触盘片暴露的表面。折弯光盘会损坏光盘底座和磁性涂层;触摸磁盘会划伤介质表面，如留下指纹等，一旦留下指纹时间一长就会发霉，从而导致数据存储错误。所以一旦磁盘（磁带）发霉，绝对禁止使用，以防损坏磁头。应用干净的棉絮蘸高纯酒精清洗干净，干燥后即可使用。
保持清洁，不吸烟，防止灰尘和有害气体对软盘（磁带）的污染和危害;为防止强光的影响，紫外线不得直接照射在软盘（磁带）上。切勿将重物压在软盘（磁带）上，以免造成变形及永久损坏。软盘（磁带）应垂直放置在盒中，以确保它没有被压缩，弯曲和折叠。
（2）硬盘的保护
采用温氏技术大大提高了硬盘的可靠性。但是，如果不注意使用方法，也会造成失败;大约70%的硬盘损坏是由人为错误造成的。因此，对硬盘进行预防性维护是非常必要的。
所以我们需要注意环境的温度、湿度和清洁条件。由于主轴电机是高速运转的部件，再加上硬盘是密封的，周围温度会过高，当热量无法分散，会导致磁盘变形、失效;但如果温度过低，又会使硬盘受到收缩，影响硬盘的读写。因此，要加强对温度的控制，采取防潮措施。虽然硬盘工作在密封的结构中，会通过超细滤纸的呼吸孔与外界相连，保证它可以在正常的室内环境中使用，无需安装净化装置。但是，如果环境中的粉尘过多或过湿，还是会使呼吸过滤器堵塞，影响空气过滤系统的正常工作，造成硬盘损坏。因此，要保持环境卫生，减少空气中的灰尘量，并及时清理印刷电路板和主轴电机转子部分的灰尘。
减少振动冲击，防止磁场冲击。硬盘驱动器应固定平稳，否则在执行读写操作时，一旦发生振动，磁头很容易划伤磁盘的数据区域。因此，当硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动，否则，容易使磁盘头划伤，造成磁盘信息读写错误。另外，要使硬盘远离强磁场，如扬声器、收音机、电动机等，以避免损坏记录在磁盘上的数据。
防静电。硬盘驱动器的外壳一般都有接地线插头片，应使其在加电前接通微机系统的地线，切不可加电启动后随意插拔。此外，硬盘驱动器里有许多对静电敏感的微电子器件，要时刻注意。做好微机硬盘分区表、主引导扇区和CMOS参数的备份工作，使系统崩溃时能够有效地恢复存储的文件。定期进行计算机病毒检测和系统维护工作，使文件文件存储在微机硬盘中，在一个相对安全、易于安排的环境中。
（3）光盘的保护
良好的温湿度控制，防止不适当的温湿度对光盘载体的损坏。保持清洁，防止有害气体和灰尘对光盘的损害。在使用光盘时，不要直接用手触摸光盘的信息部分。光盘使用后应存放在光盘盒内，避免长期接触空气中的灰尘和有害物质。在保存光盘时，还应注意防止强光（尤其是紫外线）和静电对光盘的影响。
（4）U盘（闪存）的保护
闪存优点：与软盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好;使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000上的操作系统都有自己的驱动程序。
闪存的缺点：目前的价格比较贵，寿命还没有完全确定，缺乏一个通用的标准。
在理论上可以反复使用10年，但这仅是理论值，实际使用过程的环境、操作标准、产品质量和其他因素，常常不能达到这个标准，所以在平时的使用要注意维护。所以在使用的过程中一定要注意使用环境、正确插拨、减少插拔次数，这样方能尽最大的可能延长闪存的使用寿命。
从发展趋势来看，闪存可以完全取代软盘作为小型移动存储介质。随着信息技术的发展，将会有越来越多的电子文件，我们应该加强对电子文件载体的研究，研究保护电子文件的技术方法，以延长电子文件的使用寿命。
关键词：电子档案;光学技术;档案文件
1、电子档案文件损毁的主要原因
电子档案文件比纸张和缩微胶卷更有耐久性，外部条件对电子档案文件的影响是非常重要的。
（1）温度和湿度的影响：电子记录如果长期保存在10°C至30°C的温度下，其相对湿度为20%至80%，将会影响其可持续性。40%到50%的相对湿度，是保存电子档案的理想条件。不适当的温度和湿度降低了磁性载体和光盘载体的寿命，并加速了这些载体上各种因素对载体的损耗。虽然磁性载体材料的盘基（带基）是通常耐高温的聚酯，但长期置于高温下会变形，温度变化可以导致膨胀或收缩。聚酯盘基（带基）收缩，这可能影响盘基（带基）的稳定性和盘基（带基）与磁性涂层的粘合性。而光盘表面会因为轻微弯曲而影响到激光束的精确定位以及数据的读取和写入。
（2）有害气体的影响：大气中的有害气体（如二氧化硫、二氧化氮、硫化氢、氯等）对电子文档极为危险。这些有害气体在一定条件下，沉积和吸附在磁性载体和光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物质，腐蚀、 破坏磁性载体和光盘载体，致使盘基（带基）老化、变质，磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成电子档案文件信息丢失，盘体（带基）损坏，寿命缩短。
（3）灰尘的影响：灰尘对电子档案文件载体伤害十分巨大，主要有物理、化学和生物损坏。
物理损坏：灰尘污染光盘表面、磁带和光盘载体。使用时，表面尘埃与电子档案载体的摩擦，使磁盘、磁带、光盘表面产生划痕。有划痕就说明已经划伤了磁性载体材料的磁性层，磁粉已然脱落，代表损坏了一些记录的信息;进一步的伤害是破坏磁盘、磁带与磁头的良好接触，引起磁性记录信号的衰减;一旦划伤光盘记录介质，就会影响读出时的反射光强度，造成记录信息的损毁。
化学损坏：粉尘中的化学成分可以在光盘载体上显示不同程度的化学效应，例如腐蚀、降解等。
（4）光线的影响：光，尤其是太阳的紫外线，对电子文件具有极大的破坏力，能与电子文件所制成的材料发生光氧化反应，使光盘、磁带、光盘底座、带底座老化，脆度增加，强度下降，耐用度下降，发生显著的不可逆变化。在强光下，紫外线会加速磁性载体中磁性分子的运动，从而破坏磁性载体的剩磁稳定性，导致信号衰减，影响磁记录信息的读写效果。光盘记录介质化学稳定性差，容易氧化、酸腐蚀。如果在强光下，容易发生在光盘上的光氧化，严重影响光盤记录信息的存储寿命。
2.电子档案文件的保护
（1）软盘（磁带）的保护
软盘（磁带）作为微机系统的重要外存，在数据备份和信息交换中起着重要的作用。正确使用和储存软盘（磁带），可以有效地延长其使用寿命。
控制好温度、湿度，防止温度过低、潮湿，防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过士 3°C，相对湿度变化不得超过±5%。如果在使用过程中，温度、湿度差异较大，在使用前要在环境中保持平衡。
不要弯曲盘片，不要接触盘片暴露的表面。折弯光盘会损坏光盘底座和磁性涂层;触摸磁盘会划伤介质表面，如留下指纹等，一旦留下指纹时间一长就会发霉，从而导致数据存储错误。所以一旦磁盘（磁带）发霉，绝对禁止使用，以防损坏磁头。应用干净的棉絮蘸高纯酒精清洗干净，干燥后即可使用。
保持清洁，不吸烟，防止灰尘和有害气体对软盘（磁带）的污染和危害;为防止强光的影响，紫外线不得直接照射在软盘（磁带）上。切勿将重物压在软盘（磁带）上，以免造成变形及永久损坏。软盘（磁带）应垂直放置在盒中，以确保它没有被压缩，弯曲和折叠。
（2）硬盘的保护
采用温氏技术大大提高了硬盘的可靠性。但是，如果不注意使用方法，也会造成失败;大约70%的硬盘损坏是由人为错误造成的。因此，对硬盘进行预防性维护是非常必要的。
所以我们需要注意环境的温度、湿度和清洁条件。由于主轴电机是高速运转的部件，再加上硬盘是密封的，周围温度会过高，当热量无法分散，会导致磁盘变形、失效;但如果温度过低，又会使硬盘受到收缩，影响硬盘的读写。因此，要加强对温度的控制，采取防潮措施。虽然硬盘工作在密封的结构中，会通过超细滤纸的呼吸孔与外界相连，保证它可以在正常的室内环境中使用，无需安装净化装置。但是，如果环境中的粉尘过多或过湿，还是会使呼吸过滤器堵塞，影响空气过滤系统的正常工作，造成硬盘损坏。因此，要保持环境卫生，减少空气中的灰尘量，并及时清理印刷电路板和主轴电机转子部分的灰尘。
减少振动冲击，防止磁场冲击。硬盘驱动器应固定平稳，否则在执行读写操作时，一旦发生振动，磁头很容易划伤磁盘的数据区域。因此，当硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动，否则，容易使磁盘头划伤，造成磁盘信息读写错误。另外，要使硬盘远离强磁场，如扬声器、收音机、电动机等，以避免损坏记录在磁盘上的数据。
防静电。硬盘驱动器的外壳一般都有接地线插头片，应使其在加电前接通微机系统的地线，切不可加电启动后随意插拔。此外，硬盘驱动器里有许多对静电敏感的微电子器件，要时刻注意。做好微机硬盘分区表、主引导扇区和CMOS参数的备份工作，使系统崩溃时能够有效地恢复存储的文件。定期进行计算机病毒检测和系统维护工作，使文件文件存储在微机硬盘中，在一个相对安全、易于安排的环境中。
（3）光盘的保护
良好的温湿度控制，防止不适当的温湿度对光盘载体的损坏。保持清洁，防止有害气体和灰尘对光盘的损害。在使用光盘时，不要直接用手触摸光盘的信息部分。光盘使用后应存放在光盘盒内，避免长期接触空气中的灰尘和有害物质。在保存光盘时，还应注意防止强光（尤其是紫外线）和静电对光盘的影响。
（4）U盘（闪存）的保护
闪存优点：与软盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好;使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000上的操作系统都有自己的驱动程序。
闪存的缺点：目前的价格比较贵，寿命还没有完全确定，缺乏一个通用的标准。
在理论上可以反复使用10年，但这仅是理论值，实际使用过程的环境、操作标准、产品质量和其他因素，常常不能达到这个标准，所以在平时的使用要注意维护。所以在使用的过程中一定要注意使用环境、正确插拨、减少插拔次数，这样方能尽最大的可能延长闪存的使用寿命。
从发展趋势来看，闪存可以完全取代软盘作为小型移动存储介质。随着信息技术的发展，将会有越来越多的电子文件，我们应该加强对电子文件载体的研究，研究保护电子文件的技术方法，以延长电子文件的使用寿命。