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【摘 要】 文章主要介绍了档案数字化建设的基本原则与措施，并探讨了数字化过程中需要解决的问题。
【关键词】 档案 数字化建设
Abstract ： The paper mainly introduces the basic principle of the archives digital construction and the measures.
当今人类社会已经迈入了信息时代，信息技术的迅猛发展，深刻地影响着社会的各个领域，变革着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样给档案工作也带来了一场革命。档案的信息化建设包括方方面面的内容，最主要的是档案信息资源建设、网络建设、法规标准建设和人才建设。其中最基础、最迫切的是档案信息资源建设，特别是档案的数字化处理工作，浩如烟海的传统档案资料要经过数字化处理变成计算机能识别和处理的代码序列，这无疑是一项艰巨的工程，也是当前我国档案界进一步推进档案信息化建设所遇到的“瓶颈”问题。
1.档案信息数字化的基本原则：
鉴于电子文件管理、档案资源质量等方面的问题，当前没有可能和必要将所有档案进行数字化。为了追求数字化工作的实际效果，数字化工作应当遵循以下原则：
1.1价值性原则：即优先选择珍贵档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件。
1.2实用性原则：即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化，以提高档案的利用价值。但实用性应用的总需求的高度来考虑。
1.3开放性原则：即优先选择开放的档案文献进行数字化，以提高档案的共享程度。有限考虑非密档案的数字化。
1.4特色性原则：即优先选择开放的档案文献进行数字化。由于所处的地理位置、专业系统等条件不同，每个档案馆收集的档案都有自己的特色。选择特色有利于档案馆创立自己的名牌产品，提供特色服务，还可以在档案馆建造中避免重复。
2.加快馆藏资源数字化建设的措施
传统档案进行数字化处理不外乎两种手段，一种是通过键盘录入进入计算机，另一种是进行光学扫描进入计算机，以图片格式或光学字符识别技术变成文本格式存储起来。键盘录入只适用于档案目录数据库的建立，显然对于浩如烟海的档案全文信息不能采用这种方式，只能用光学扫描技术。
2.1分析馆藏数质量，确立数字化对象
庞大的传统档案资料需要数字化处理，从何处下手呢？这必须考虑先与后、点与面的问题。也就是说必须确定哪些馆藏需要优先数字化？哪些必须数字化？哪些可以暂时不数字化？从各个档案馆的馆藏内容和特色来看，情况不完全相同，但有共性之处。在军队将档案的保管期限分为永久和定期两种，而地方档案馆将档案的保管期限分为永久、长期和短期。笔者认为首先是永久档案必须数字化，特别是永久的文书档案、科技档案和一部分专门档案应该优先数字化；其次再是定期、长期和一部分短期档案；声像档案应尽早数字化；在永久档案中，利用频率高的档案应该优先数字化。
2.2集中人员设备以工厂化作业方式展开
确立了馆藏数字化对象后，就应该抓紧建设档案目录数据库和全文信息数据库。“九五”期间，各档案馆基本已经完成了档案目录的著录，档案目录数据库业已基本建成。现在迫在眉捷的是档案全文信息数据库的建立，即对传统档案全文进行光学扫描。各档案馆应该集中经费、人员和设备重点开展这项工作。
2.3注意使用新技术新设备
在对传统档案进行数字化处理时，应注意使用新设备和新技术，如缩微品转换为数字信号的技术，经过缩微处理的档案，只需使用缩微胶片扫描仪，对缩微胶片进行扫描，直接将缩微胶片转换成数字信号，避免再对纸质原件进行重复扫描。
2.4贯彻边建设边服务的思想
在进行馆藏资源数字化建设的同时，也应抓紧档案馆网站建设，贯彻边建设边服务的思想。要将已经完成的档案目录数据库上网，将完成的部分全文信息分全宗、分专题上网，通过档案馆网站提供服务，还可在档案馆主页上设置留言板，返馈利用者的利用信息，根据利用者的利用需求，指导我们馆藏资源数字化的对象和范围。
3.数字化需要解决的问题
在加快馆藏资源数字化建设的过程中，要特别注意解决以下几个问题：
3.1存储格式标准问题
馆藏档案经数字化处理后，以什么格式存储，既能保证其品质又能方便以后的提供利用，这就有一个格式标准的问题。我们在考虑标准问题时，就信息技术而言，首先应该考虑的是国际标准，其次是国家标准，再次是行业标准。传统档案经扫描后，以图像文件存在，以现在比较成熟的标准来看，有TIF格式、JPG格式、GIF格式等，这三种都是国际标准。我们可以借鉴数字图书馆的实践，在存储层采用TIF格式，在网络层采用JPG格式，在索引层采用GIF格式。
3.2质量检测问题
传统档案经数字化处理后，其质量如何，是否图像清晰，便于阅读？必须建立健全质量检测制度。安排专人进行质量检查，严格落实责任制，做到谁出错谁纠错。对那些格式错误、非原件因素字迹模糊不清、褶痕明显遮盖档案内容、漏页、档案内容不完整等不符合质量要求的问题，应该重新处理，确保经过数字化处理所形成的数字档案内容完整、字迹清晰，方便阅读。经检查合格后方可进行存储、备份和数据刻录。
3.3做好数据存储备份，确保数据安全
经数字化处理形成的数字档案凝结着档案工作者的辛勤劳动，是用时间、人力和经费创造出来的宝贵的数字信息资源，一旦保管不善，数据丢失，将会造成难以弥补的损失。为确保其安全，建议在存储数据时，至少采用四套制。即一套用大容量硬盘存储，另一套用大容量硬盘做镜像存储。另两套刻录成光盘，两套光盘分开保存，确保数据的安全。光盘的寿命较长，据有关资料报到，第一张光盘是在1980年诞生的，迄今为止也只有21年，为了测试光盘的寿命，科学家们在实验室做光盘老化实验，以“块错误速率”≥50为指标，美国实验室得出的结果是光盘在常温、黑暗条件下保存其寿命超过100年，柯达公司的试验结果是光盘在黑暗、25℃、相对湿度40%的环境中，95%的光盘的寿命超过200年。
综上所述，旨在说明加快馆藏资源数字化建设已是当今档案信息化建设的重中之重，我们必须采取有效措施，力争在较短的时间内完成这项工作，尽快利用现代信息技术全面提高档案信息服务水平。
参考文献：
[1]高治宇，李超，常晓茹.《数字化档案长期保存的问题及对策》.兰台世界，2009.
[2]陈炜.《档案信息数字化与档案信息资源开发利用》.科技进步与对策，2006.
[3]高振宇.《图书档案的数字化实践》.科技与出版，2010.
（作者单位：哈尔滨第二电业局）
【关键词】 档案 数字化建设
Abstract ： The paper mainly introduces the basic principle of the archives digital construction and the measures.
当今人类社会已经迈入了信息时代，信息技术的迅猛发展，深刻地影响着社会的各个领域，变革着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样给档案工作也带来了一场革命。档案的信息化建设包括方方面面的内容，最主要的是档案信息资源建设、网络建设、法规标准建设和人才建设。其中最基础、最迫切的是档案信息资源建设，特别是档案的数字化处理工作，浩如烟海的传统档案资料要经过数字化处理变成计算机能识别和处理的代码序列，这无疑是一项艰巨的工程，也是当前我国档案界进一步推进档案信息化建设所遇到的“瓶颈”问题。
1.档案信息数字化的基本原则：
鉴于电子文件管理、档案资源质量等方面的问题，当前没有可能和必要将所有档案进行数字化。为了追求数字化工作的实际效果，数字化工作应当遵循以下原则：
1.1价值性原则：即优先选择珍贵档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件。
1.2实用性原则：即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化，以提高档案的利用价值。但实用性应用的总需求的高度来考虑。
1.3开放性原则：即优先选择开放的档案文献进行数字化，以提高档案的共享程度。有限考虑非密档案的数字化。
1.4特色性原则：即优先选择开放的档案文献进行数字化。由于所处的地理位置、专业系统等条件不同，每个档案馆收集的档案都有自己的特色。选择特色有利于档案馆创立自己的名牌产品，提供特色服务，还可以在档案馆建造中避免重复。
2.加快馆藏资源数字化建设的措施
传统档案进行数字化处理不外乎两种手段，一种是通过键盘录入进入计算机，另一种是进行光学扫描进入计算机，以图片格式或光学字符识别技术变成文本格式存储起来。键盘录入只适用于档案目录数据库的建立，显然对于浩如烟海的档案全文信息不能采用这种方式，只能用光学扫描技术。
2.1分析馆藏数质量，确立数字化对象
庞大的传统档案资料需要数字化处理，从何处下手呢？这必须考虑先与后、点与面的问题。也就是说必须确定哪些馆藏需要优先数字化？哪些必须数字化？哪些可以暂时不数字化？从各个档案馆的馆藏内容和特色来看，情况不完全相同，但有共性之处。在军队将档案的保管期限分为永久和定期两种，而地方档案馆将档案的保管期限分为永久、长期和短期。笔者认为首先是永久档案必须数字化，特别是永久的文书档案、科技档案和一部分专门档案应该优先数字化；其次再是定期、长期和一部分短期档案；声像档案应尽早数字化；在永久档案中，利用频率高的档案应该优先数字化。
2.2集中人员设备以工厂化作业方式展开
确立了馆藏数字化对象后，就应该抓紧建设档案目录数据库和全文信息数据库。“九五”期间，各档案馆基本已经完成了档案目录的著录，档案目录数据库业已基本建成。现在迫在眉捷的是档案全文信息数据库的建立，即对传统档案全文进行光学扫描。各档案馆应该集中经费、人员和设备重点开展这项工作。
2.3注意使用新技术新设备
在对传统档案进行数字化处理时，应注意使用新设备和新技术，如缩微品转换为数字信号的技术，经过缩微处理的档案，只需使用缩微胶片扫描仪，对缩微胶片进行扫描，直接将缩微胶片转换成数字信号，避免再对纸质原件进行重复扫描。
2.4贯彻边建设边服务的思想
在进行馆藏资源数字化建设的同时，也应抓紧档案馆网站建设，贯彻边建设边服务的思想。要将已经完成的档案目录数据库上网，将完成的部分全文信息分全宗、分专题上网，通过档案馆网站提供服务，还可在档案馆主页上设置留言板，返馈利用者的利用信息，根据利用者的利用需求，指导我们馆藏资源数字化的对象和范围。
3.数字化需要解决的问题
在加快馆藏资源数字化建设的过程中，要特别注意解决以下几个问题：
3.1存储格式标准问题
馆藏档案经数字化处理后，以什么格式存储，既能保证其品质又能方便以后的提供利用，这就有一个格式标准的问题。我们在考虑标准问题时，就信息技术而言，首先应该考虑的是国际标准，其次是国家标准，再次是行业标准。传统档案经扫描后，以图像文件存在，以现在比较成熟的标准来看，有TIF格式、JPG格式、GIF格式等，这三种都是国际标准。我们可以借鉴数字图书馆的实践，在存储层采用TIF格式，在网络层采用JPG格式，在索引层采用GIF格式。
3.2质量检测问题
传统档案经数字化处理后，其质量如何，是否图像清晰，便于阅读？必须建立健全质量检测制度。安排专人进行质量检查，严格落实责任制，做到谁出错谁纠错。对那些格式错误、非原件因素字迹模糊不清、褶痕明显遮盖档案内容、漏页、档案内容不完整等不符合质量要求的问题，应该重新处理，确保经过数字化处理所形成的数字档案内容完整、字迹清晰，方便阅读。经检查合格后方可进行存储、备份和数据刻录。
3.3做好数据存储备份，确保数据安全
经数字化处理形成的数字档案凝结着档案工作者的辛勤劳动，是用时间、人力和经费创造出来的宝贵的数字信息资源，一旦保管不善，数据丢失，将会造成难以弥补的损失。为确保其安全，建议在存储数据时，至少采用四套制。即一套用大容量硬盘存储，另一套用大容量硬盘做镜像存储。另两套刻录成光盘，两套光盘分开保存，确保数据的安全。光盘的寿命较长，据有关资料报到，第一张光盘是在1980年诞生的，迄今为止也只有21年，为了测试光盘的寿命，科学家们在实验室做光盘老化实验，以“块错误速率”≥50为指标，美国实验室得出的结果是光盘在常温、黑暗条件下保存其寿命超过100年，柯达公司的试验结果是光盘在黑暗、25℃、相对湿度40%的环境中，95%的光盘的寿命超过200年。
综上所述，旨在说明加快馆藏资源数字化建设已是当今档案信息化建设的重中之重，我们必须采取有效措施，力争在较短的时间内完成这项工作，尽快利用现代信息技术全面提高档案信息服务水平。
参考文献：
[1]高治宇，李超，常晓茹.《数字化档案长期保存的问题及对策》.兰台世界，2009.
[2]陈炜.《档案信息数字化与档案信息资源开发利用》.科技进步与对策，2006.
[3]高振宇.《图书档案的数字化实践》.科技与出版，2010.
（作者单位：哈尔滨第二电业局）