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一提到档案，首先映入人们脑海的应该是当官的履历，是企业职工参加工作的证明，跟普通老百姓“没有一毛钱的关系”，但是社保业务档案与老百姓的生活确是越来越密不可分。随着我国社会保障水平的不断提高、社会保障体系建设的不断完备、社会保障覆盖范围的不断扩大，即便是刚出生的婴儿，只要参加了社会保险，也会形成社会保险业务档案。
所谓社保业务档案，全名应称作社会保险业务档案，人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令发布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》中是这样表述的：“是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。”
我们知道，社会保险分为养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险五个险种。我们在实际工作中根据社保业务档案的经办环节，一般分为九大类，即社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类。社保业务环节多，过程复杂，今天笔者与大家探讨的是关于社保业务档案管理中存在的一些需要注意问题。
一、做好档案工作，离不开单位领导的重视和支持
我们在写文件的时候，在分享管理经验的时候，一般都会有意识或无意识地加上这么一条“单位领导的重视和支持”。这样看似一句空话，实则里面蕴含了非常深刻的经验。我们通过走访很多单位发现，单位领导，尤其是单位一把手重视档案工作的，档案工作就搞得好，水平就相对较高，单位整体运行就比较顺畅;相反，档案工作得不到领导的重视和支持，档案管理就有些混乱。单位领导重视档案工作，对档案工作能投入较多的精力，配备充足的人员、提供满足工作的经费，我们的档案管理工作自然要轻松得多。有时候我们会抱怨领导对档案工作不重视，笔者认为那对领导有些不公平。因为作为一个领导，并不可能把整个单位的所有业务都精通，有时候不重视，是因为不了解。我们在走访过程中也遇到这样的情形，当我们对领导进行档案重要性的宣传时，很多领导恍然大悟一般，觉得原来档案是这么重要。所以更多时候，我们不要去抱怨领导不重视档案工作，我们应该去更多向领导宣传档案工作，用我们档案发挥作用的实例去宣传。领导对档案有了新的认识，对档案的重要性有了新的了解，自然而然就会重视档案工作了。
二、做好档案工作，离不开对业务档案的规范化整理
档案的收集整理工作是整个档案管理工作的基础性工作，这个基础性工作水平的高低，关乎着所立案卷的质量，直接影响日后档案的提供利用。
1.档案收集不完整。档案的收集工作是档案管理环节的第一步，文件材料收集不齐全、不完整，我们整理出的案卷也是不齐全完整的，日后进行查考利用的时候，它的证明力就会大大折扣，甚至不能证明某些问题。比如，我们发现，有些经办单位，在工作过程中，经办规程和业务规范上要求的表单是收集起来了，参保人员也签了字了，可是却没有审核单位的签章，就像一份公文没有加盖公章一样，这样一来，文件材料就失去了法律效力，连这份文件材料的真实性都不能证明，还能指望用这份文件材料去证明某些实际问题么？一位哲人说过“你用一个假命题去证明另一个假命题，得到的结论仍是假命题”。
2.案卷编号体系还不明晰。档案整理工作中有严格的分类方案和编号系统。编号就是每份文件材料的身份证号。这个编号是唯一的、连续的，而在实际工作中存在很多重号、断号的现象。社保业务档案的档号格式一般是：
全宗号—年度—目录号—案卷号
其中目录号是由保管期限代码和档案类别代码组合而成的。如：1153—2014—Ygl—001。由于社保业务档案数量庞大，我们一般先按年度分开，在每一个目录号下小流水顺次编号。好多单位在实际工作中，由于刚开始工作，数量少，档案员往往忽略这个编号的问题，不区分年度，而是直接在目录号下，第二年接续上年的案卷号顺次编排，这样一来造成案卷號数字太大。而我们档案业务上一般是案卷号到了999后就需要启用新的目录号。
3.案卷题名拟写还不够规范。案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。它是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。案卷题名的拟写一般要求文字简练、内容概括、结构完整、标点符号使用正确。具体到社保业务档案上来讲，我们的业务档案整理方法也做了详细说明，笔者认为在这里有必要再重申一下：
（1）管理类、征缴类、待遇类题名格式
需要区分街道或乡镇、村的表单材料，按照时间 某街道或乡村代码 材料名称;不需要区分乡镇、村的，按时间 某县 材料名称。
如：2014年某乡（01）某村（03）待遇核定表
2014年某县服务协议材料。
（2）统计类题名格式
时间 制表单位 统计报表名称。
如：2014年某县农保中心新农保月统计报表。
（3）稽核类题名格式
时间 本单位名称 属类。
在实际工作中，我们发现，好多单位的档案整理人员并不是严格按照规范要求进行题名的拟写，表现得很随意，甚至只写XXX统计报表。这样的题名是不完整的，案卷里面需要表达的要素没有完全地标示出来，这样在日后提供利用的时候，文件很难被检索得到，也就进一步阻碍了社保业务档案发挥作用。
4.案卷装具不符合工作要求。
我们知道，整理好的案卷都装在档案盒里。档案盒一般都采用无酸牛皮纸制作，有规定的长度大小，笔者在这里指的档案装具不符合工作要求，并不是指档案盒、柜等的制成材料不符合标准规范，而是指档案整理人员不分档案盒脊的内容，而是随意地将社保业务档案装入与案卷要素不对应的其它档案盒。社保业务档案档案盒的脊背应标识全宗号、年度、目录号、案卷号（或起止号）等必备项目，应该使用样子如图（1）所示的档案盒，而往往很多档案整理人员用图（2）所示的档案盒去装社保业务档案，图（2）所示档案盒是我们现行的在整理以件为整理单位的文书档案时所用的档案盒，如果用它来装社保业务档案，我们所需要标识的内容跟档案盒脊上所列示的项目是对应不上的。有些档案整理人员认为这个不重要，我自己知道是怎么一回事就可以了，但是我们档案整理讲究的规范化整理，很可能这个档案员由于工作需要调整到其它岗位上去了，再换作另外的档案员，就不明白这是怎么个整理套路了，再者说，图（2）所示的“起止件号”跟社保业务档案所示的“案卷起止号”不是一个概念，这些希望档案员人提起注意。 5.案卷装订还不够美观、实用。文件材料装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。在工作中，我们发现许多单位的档案员装订案卷时，把结论性的材料放在后面，把证明性的材料放在前面，比如，待遇审批表放在后面，把身份证复印件、户口复印件放在前面，这种做法是不可取的。
文件材料装订时应左对齐、下对齐，打孔的位置应该是在文头，有些单位的档案员不知道是由于粗心大意，还是没有这种意识，把文件材料装反了，这样装订，一是不符合我们的阅读习惯，二是装订打孔时很可能会损害到档案内容，把有内容的、签字或者盖章的地方打了孔了，损害了档案内容的完整性。这虽然是个小细节，但是带来的伤害却是致命性的。
另外，还有一点，我们社保经办业务的表单会经常附一点其它的证明材料，这些证明材料大小不一，大的我们进行折叠，小的我们需要把他们粘贴到和档案材料同样大小的纸张上（一般是A4纸），有些档案员是一张页材料加一张衬纸，这样一来，整本案卷，将近会有一半的衬纸组成，无形中增加了我们档案案卷的数量，挤占了我们宝贵的库房空间，但是保存的却是毫无用处的一张白纸。所以笔者建议一张衬纸上多粘贴几个材料，将他们排列整齐，按照要求，每张材料上编上页码。
三、做好档案工作，离不开档案管理制度的约束
我们档案室里有很多档案制度，比如档案收集制度、整理制度、保管制度、借阅利用制度、统计制度……这样制度的制定，并不是用来挂在墙上展览用的，或者是应付上级主管机关检查用的，而是需要切切实实地去执行。只有依靠完善的制度来管理，我们的档案室管理才会井然有序，我们的档案工作才会一步步提高。在这些制度里，笔者想着重提一下收集制度里档案的交接问题。
社保档案管理办法里有一个档案移交表，还有一个移交清册，这两个表单是配合使用的，应该说移交清册是移交表的一个附件。因为移交表在设计的时候，只是有移交数量的说明，却没有详细列举移交的文件材料有哪些。这样势必会造成这样一种结果，交接表上显示交接双方于某日交接了档案，但具体是交接了哪些档案，没有人知道，而且，随着时间的推移，恐怕连交接双方自己都记不起那天交接了哪些文件了。有些档案员嫌麻烦，觉得一一列举出交接的档案材料太繁琐，其实不然。移交清册上记载的文件材料，应该一一核对清楚，交了就是交了，没有交就是没有交。还有就是移交表中应有第三者参与监督。日后若档案材料发生问题，比如找不到了，交接双方各执一词，就没办法区分清责任了。
四、做好档案工作，离不开建立健全“档案的档案”
通过上面文字的表达，我想大家应该对档案有了初步的认识。这里又出来一个“档案的档案”，是玩文字游戏么？不是。“档案的档案”，我们专业术语叫做“全宗卷”，它是我们在日常管理我们全宗内档案的过程中形成的，由记录和说明立档单位档案历史和现状的综合性文字材料组成的，是管理档案的一个工具。
建立健全全宗卷，有利于澄清事实、明确责任。全宗卷材料是对该全宗所做工作的历史记录和原始凭证明，一旦需要了解全宗和立档单位的情况，就需要查阅全宗卷，以获得比较可靠的依据。
建立健全全宗卷，有利于全宗管理的連续性。一个全宗的档案，无论是哪个环节，都不是一次性完成和一劳永逸的，而是一直延续下去的，对于这种连续性的管理，必须借助于反映全宗历史情况的全宗卷。
建立健全全宗卷，有助于在档案工作人员发生变动的情况下，缩短熟悉档案的时间，进一步提高工作效率。档案人员应相对保持稳定，但这不（下转第103页）（上接100页）意味着档案工作永远不换人，全宗卷会有助于新的档案员尽快了解全宗历史情况，熟悉档案整理方法，进一步提高工作效率。
以上是笔者与大家探讨的关于社保业务档案管理中需要注意的几个问题，或许有些问题由于篇幅和水平有限，未能展开陈述。总之，笔者希望社保档案管理员同志们在工作中注意所提的几个问题，按照“参保一生，记录一生，服务一生”的社会保险档案管理工作指导思想，让社保业务档案服务好人民群众，达到“记录一生、服务一生、保障一生”的总要求，推动科学发展、促进社会和谐。
（作者单位：沧州市档案局）
所谓社保业务档案，全名应称作社会保险业务档案，人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令发布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》中是这样表述的：“是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。”
我们知道，社会保险分为养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险五个险种。我们在实际工作中根据社保业务档案的经办环节，一般分为九大类，即社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类。社保业务环节多，过程复杂，今天笔者与大家探讨的是关于社保业务档案管理中存在的一些需要注意问题。
一、做好档案工作，离不开单位领导的重视和支持
我们在写文件的时候，在分享管理经验的时候，一般都会有意识或无意识地加上这么一条“单位领导的重视和支持”。这样看似一句空话，实则里面蕴含了非常深刻的经验。我们通过走访很多单位发现，单位领导，尤其是单位一把手重视档案工作的，档案工作就搞得好，水平就相对较高，单位整体运行就比较顺畅;相反，档案工作得不到领导的重视和支持，档案管理就有些混乱。单位领导重视档案工作，对档案工作能投入较多的精力，配备充足的人员、提供满足工作的经费，我们的档案管理工作自然要轻松得多。有时候我们会抱怨领导对档案工作不重视，笔者认为那对领导有些不公平。因为作为一个领导，并不可能把整个单位的所有业务都精通，有时候不重视，是因为不了解。我们在走访过程中也遇到这样的情形，当我们对领导进行档案重要性的宣传时，很多领导恍然大悟一般，觉得原来档案是这么重要。所以更多时候，我们不要去抱怨领导不重视档案工作，我们应该去更多向领导宣传档案工作，用我们档案发挥作用的实例去宣传。领导对档案有了新的认识，对档案的重要性有了新的了解，自然而然就会重视档案工作了。
二、做好档案工作，离不开对业务档案的规范化整理
档案的收集整理工作是整个档案管理工作的基础性工作，这个基础性工作水平的高低，关乎着所立案卷的质量，直接影响日后档案的提供利用。
1.档案收集不完整。档案的收集工作是档案管理环节的第一步，文件材料收集不齐全、不完整，我们整理出的案卷也是不齐全完整的，日后进行查考利用的时候，它的证明力就会大大折扣，甚至不能证明某些问题。比如，我们发现，有些经办单位，在工作过程中，经办规程和业务规范上要求的表单是收集起来了，参保人员也签了字了，可是却没有审核单位的签章，就像一份公文没有加盖公章一样，这样一来，文件材料就失去了法律效力，连这份文件材料的真实性都不能证明，还能指望用这份文件材料去证明某些实际问题么？一位哲人说过“你用一个假命题去证明另一个假命题，得到的结论仍是假命题”。
2.案卷编号体系还不明晰。档案整理工作中有严格的分类方案和编号系统。编号就是每份文件材料的身份证号。这个编号是唯一的、连续的，而在实际工作中存在很多重号、断号的现象。社保业务档案的档号格式一般是：
全宗号—年度—目录号—案卷号
其中目录号是由保管期限代码和档案类别代码组合而成的。如：1153—2014—Ygl—001。由于社保业务档案数量庞大，我们一般先按年度分开，在每一个目录号下小流水顺次编号。好多单位在实际工作中，由于刚开始工作，数量少，档案员往往忽略这个编号的问题，不区分年度，而是直接在目录号下，第二年接续上年的案卷号顺次编排，这样一来造成案卷號数字太大。而我们档案业务上一般是案卷号到了999后就需要启用新的目录号。
3.案卷题名拟写还不够规范。案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。它是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。案卷题名的拟写一般要求文字简练、内容概括、结构完整、标点符号使用正确。具体到社保业务档案上来讲，我们的业务档案整理方法也做了详细说明，笔者认为在这里有必要再重申一下：
（1）管理类、征缴类、待遇类题名格式
需要区分街道或乡镇、村的表单材料，按照时间 某街道或乡村代码 材料名称;不需要区分乡镇、村的，按时间 某县 材料名称。
如：2014年某乡（01）某村（03）待遇核定表
2014年某县服务协议材料。
（2）统计类题名格式
时间 制表单位 统计报表名称。
如：2014年某县农保中心新农保月统计报表。
（3）稽核类题名格式
时间 本单位名称 属类。
在实际工作中，我们发现，好多单位的档案整理人员并不是严格按照规范要求进行题名的拟写，表现得很随意，甚至只写XXX统计报表。这样的题名是不完整的，案卷里面需要表达的要素没有完全地标示出来，这样在日后提供利用的时候，文件很难被检索得到，也就进一步阻碍了社保业务档案发挥作用。
4.案卷装具不符合工作要求。
我们知道，整理好的案卷都装在档案盒里。档案盒一般都采用无酸牛皮纸制作，有规定的长度大小，笔者在这里指的档案装具不符合工作要求，并不是指档案盒、柜等的制成材料不符合标准规范，而是指档案整理人员不分档案盒脊的内容，而是随意地将社保业务档案装入与案卷要素不对应的其它档案盒。社保业务档案档案盒的脊背应标识全宗号、年度、目录号、案卷号（或起止号）等必备项目，应该使用样子如图（1）所示的档案盒，而往往很多档案整理人员用图（2）所示的档案盒去装社保业务档案，图（2）所示档案盒是我们现行的在整理以件为整理单位的文书档案时所用的档案盒，如果用它来装社保业务档案，我们所需要标识的内容跟档案盒脊上所列示的项目是对应不上的。有些档案整理人员认为这个不重要，我自己知道是怎么一回事就可以了，但是我们档案整理讲究的规范化整理，很可能这个档案员由于工作需要调整到其它岗位上去了，再换作另外的档案员，就不明白这是怎么个整理套路了，再者说，图（2）所示的“起止件号”跟社保业务档案所示的“案卷起止号”不是一个概念，这些希望档案员人提起注意。 5.案卷装订还不够美观、实用。文件材料装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。在工作中，我们发现许多单位的档案员装订案卷时，把结论性的材料放在后面，把证明性的材料放在前面，比如，待遇审批表放在后面，把身份证复印件、户口复印件放在前面，这种做法是不可取的。
文件材料装订时应左对齐、下对齐，打孔的位置应该是在文头，有些单位的档案员不知道是由于粗心大意，还是没有这种意识，把文件材料装反了，这样装订，一是不符合我们的阅读习惯，二是装订打孔时很可能会损害到档案内容，把有内容的、签字或者盖章的地方打了孔了，损害了档案内容的完整性。这虽然是个小细节，但是带来的伤害却是致命性的。
另外，还有一点，我们社保经办业务的表单会经常附一点其它的证明材料，这些证明材料大小不一，大的我们进行折叠，小的我们需要把他们粘贴到和档案材料同样大小的纸张上（一般是A4纸），有些档案员是一张页材料加一张衬纸，这样一来，整本案卷，将近会有一半的衬纸组成，无形中增加了我们档案案卷的数量，挤占了我们宝贵的库房空间，但是保存的却是毫无用处的一张白纸。所以笔者建议一张衬纸上多粘贴几个材料，将他们排列整齐，按照要求，每张材料上编上页码。
三、做好档案工作，离不开档案管理制度的约束
我们档案室里有很多档案制度，比如档案收集制度、整理制度、保管制度、借阅利用制度、统计制度……这样制度的制定，并不是用来挂在墙上展览用的，或者是应付上级主管机关检查用的，而是需要切切实实地去执行。只有依靠完善的制度来管理，我们的档案室管理才会井然有序，我们的档案工作才会一步步提高。在这些制度里，笔者想着重提一下收集制度里档案的交接问题。
社保档案管理办法里有一个档案移交表，还有一个移交清册，这两个表单是配合使用的，应该说移交清册是移交表的一个附件。因为移交表在设计的时候，只是有移交数量的说明，却没有详细列举移交的文件材料有哪些。这样势必会造成这样一种结果，交接表上显示交接双方于某日交接了档案，但具体是交接了哪些档案，没有人知道，而且，随着时间的推移，恐怕连交接双方自己都记不起那天交接了哪些文件了。有些档案员嫌麻烦，觉得一一列举出交接的档案材料太繁琐，其实不然。移交清册上记载的文件材料，应该一一核对清楚，交了就是交了，没有交就是没有交。还有就是移交表中应有第三者参与监督。日后若档案材料发生问题，比如找不到了，交接双方各执一词，就没办法区分清责任了。
四、做好档案工作，离不开建立健全“档案的档案”
通过上面文字的表达，我想大家应该对档案有了初步的认识。这里又出来一个“档案的档案”，是玩文字游戏么？不是。“档案的档案”，我们专业术语叫做“全宗卷”，它是我们在日常管理我们全宗内档案的过程中形成的，由记录和说明立档单位档案历史和现状的综合性文字材料组成的，是管理档案的一个工具。
建立健全全宗卷，有利于澄清事实、明确责任。全宗卷材料是对该全宗所做工作的历史记录和原始凭证明，一旦需要了解全宗和立档单位的情况，就需要查阅全宗卷，以获得比较可靠的依据。
建立健全全宗卷，有利于全宗管理的連续性。一个全宗的档案，无论是哪个环节，都不是一次性完成和一劳永逸的，而是一直延续下去的，对于这种连续性的管理，必须借助于反映全宗历史情况的全宗卷。
建立健全全宗卷，有助于在档案工作人员发生变动的情况下，缩短熟悉档案的时间，进一步提高工作效率。档案人员应相对保持稳定，但这不（下转第103页）（上接100页）意味着档案工作永远不换人，全宗卷会有助于新的档案员尽快了解全宗历史情况，熟悉档案整理方法，进一步提高工作效率。
以上是笔者与大家探讨的关于社保业务档案管理中需要注意的几个问题，或许有些问题由于篇幅和水平有限，未能展开陈述。总之，笔者希望社保档案管理员同志们在工作中注意所提的几个问题，按照“参保一生，记录一生，服务一生”的社会保险档案管理工作指导思想，让社保业务档案服务好人民群众，达到“记录一生、服务一生、保障一生”的总要求，推动科学发展、促进社会和谐。
（作者单位：沧州市档案局）