浅谈校园一卡通与高校财务管理

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  摘 要:该文通过对校园一卡通的介绍,论述了其对高校财务管理的影响,并归纳了目前校园一卡通使用和管理出现的问题,最后提出了一些你解决的方案。
  关键词:高校财务管理 校园一卡通 会计核算
  中图分类号: G471 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)01(a)-0178-02
  数字化校园建设中最具特色性的就是校园一卡通的使用。在校生活中,校园一卡通给学生带来诸多便利。校园一卡通实质上是校园卡校务管理功能和银行卡金融功能的结合体,是学校与银行共同推行使用的银行-校园卡,它主要分为一卡双介质和双卡双介质两种。其中,一卡双介质是将磁条介质与IC芯片共同附于在张卡上,也就是一张卡同时具备银行借记卡功能和校园卡功能;与此相反的双卡双介质校园一卡通则是将磁条介质与IC芯片分别附在不同卡上的银行-校园卡,通过磁条介质行使其金融功能,IC芯片则可作用于校内消费支付和身份识别过程中。凭借校园一卡通,学校的老师与学生可以在任何一个银行网点或者自动存取款机上实现消费、转账以及存取款等金融支付;并且在校园内,一卡通还代替了师生的所有个人证件,比如身份证、学生证、工作证、图书证、医疗证等等,被用来识别学生与老师的身份,在很大程度上为学校的身份识别信息管理工作带来诸多便利;与此同时,附有IC芯片的校园卡还代替了校园生活中的现金消费,学生在校园内就餐、购买商品、上网、医疗等等都可以用这一电子钱包进行支付。总的来说,校园一卡通是集消费支付功能和身份识别功能为一体,能够真正做到“有卡走遍全校园”,同时在校外,校园一卡通还具备金融借记卡功能,进而做到“有卡 走遍全中国”。
  1 校园一卡通系统的重要用途
  1.1 用于购物消费过程中
  银行-校园卡代替了现金消费,凭借一张校园卡,学生就可以实现在学校任何一个消费网点进行消费支付,做到真正的数字化、电子化货币消费。
  1.2 识别校内人员身份
  在校园一卡通的表面附加上持卡人的基本信息,比如学生的姓名、学号、照片以及专业年级等,用来从视觉角度识别身份。校园一卡通上附属的IC芯片与校内数据信息管理系统相结合实现对持卡人电子身份的识别,代替了传统证件识别身份的体系。
  1.3 与其他校内管理系统相结合
  在校园的数字化体系建设中,同时存在信息管理系统和办公自动化系统,这两者可以平台预留的扩展接口与校园一卡通相结合,实现信息资源共享。比如校园一卡通与教务管理系统衔接可以有效提高学生的学籍注册管理工作的效率,有效控制教学资源。
  1.4 实现电子钱包与银行账户的相互运转
  学生或者老师持有银行-校园卡可以通过自助、自动批量等方式随时进行自助转账。与此同时,校园一卡通还给予学校计划经费和科研经费管理的支持,学校可以通过校园一卡通直接向学生收取学杂费和住宿费。结算中心体系的构建还能实现对各大校区、校内商户的统一结算与管理,进而实现对学校整体的财务管理。
  2 校园一卡通与高校财务管理的联系
  学校的财务管理贯穿于校内的各个活动过程中,与学校师生的利益紧密相连,随着校园一卡通的推行,学校的财务管理工作发生了的巨大变化。校园一卡通是推动学校财务管理工作进程和提高管理效率的重要措施。
  2.1 优化财务管理模式,提高劳动资源利用率
  高校在没有施行校园一卡通政策以前,财务管理一般都是依靠纸质或磁盘进行数据信息的储存和传递,而后再通过人工方式将校内工作人员及学生的信息一一录入到相应的工资系统或者学费收费系统之中。但是一卡通的推行使用可以高效的与学校信息管理系统进行数据转换,通过对应的平台预留扩展接口实现与管理系统实现数据信息的资源共享,很大程度的提高了工作效率。除此之外,一卡通是集上网卡、水电卡、图书卡等功能于一身,只需要一次充值银行-校园,便可以进行多种消费,由此便避免了重复性的岗位的设置,提高现有劳动资源的利用率。
  2.2 注重收费管理体制建设,推行合理化、有序化收费制度
  当前,我国部分高校的财务管理上存有收款不上交、公款私用以及私下设立小金库等问题。但是在校园一卡通推行使用后,高校内部各级单位在有关款项流转过程中都不得使用现金支付,所有牵涉到资金收支的系统都必须要和校园一卡通相结合,学校通过校园一卡通的中心结算账户直接将收取的相关费用转入到对应账户中,这一方法不但使学校收费程序规范化,而且还有效解决了学费、住宿费拖欠的问题。除此之外,校园一卡通还具备网络信息功能,倘若有学生故意拖欠学费和住宿费,学校就可通过一卡通渠道,阻止这类学生的网上学籍注册、成绩登录以及其他的活动。由此而来不仅加强了学生按时交费的主动性,还有助于tiga学校收费工作的效率,在某种程度上减轻了学校的经济负担。
  2.3 打破传统财务管理体制,提高财务服务水平
  校园一卡通的使用打破了高校传统的财务管理框架,一卡通以网络技术手段进行日常的财务管理工作,不但极大的减少时间的使用,而且工作不受空间限制。学生可以随时到学校的自助缴费终端上补交学费或者住宿费,并且能够在任何一个接连校园一卡通服务器的系统上查询缴费信息。在校园一卡通的体系中,学校的每一位老师和学生都用有自己的校园卡,学校一切现金发放都要通过一卡通来完成,直接将钱从学校账户转到对应账户中,简化了先前资金支出的繁琐程序,而且因为一卡通具有数据存储功能,所以每一笔资金交易信息都可以查询到,这样既保障了资金转让的有据可循性,又提高了财务管理的服务水平。
  2.4 推动节约型校园建设
  校园一卡通还是学生缴纳水电费的重要途径,从而在学生使用水电过程中发挥了节制作用。随之现代教育体制不断发展,国内高校的规模越来越大,与此同时,每年的水电费成为各大高校一笔较大的经济开支,所以,怎样做到降低水电使用量,减少日常开支,已经成为各大高校普遍关注的话题。校园一卡通政策的施行,要求学生在用水用电中都要先行刷卡,并且按照规定进行卡内余额的扣除,这一措施有效节制了学生水电的使用量,减少了水电资源的浪费,促进推动节约型校园的创建。   2.5 统一管理资金,实现资金运转效益最大化
  高校可以通过校园一卡通的方式实现对资金的统一管理,加强高校对分散资金的调度,提升学校资金的运转能力,实现资金运转效益最大化。事实上,通过银行账户转到校园一卡通内的一切资金,无论有没有在校园内部消费,最终都会转到校园账户上,这样学校就有足够的周转资金运作于校内的各项活动。
  2.6 高校工作公开化,塑造良好形象
  校园一卡通的信息化管理功能方便家长了解学校的具体收费情况,当学生需要交予相关费用时,家长可以通过互联网查询学校的收费信息并进行核对。高校收费管理工作工作公开化,能够帮助家长及时掌握孩子的日常花费情况,促进家长对孩子合理消费的指导,有助于学生良好消费习惯的养成。
  3 校园一卡通的使用在高校财务管理中的缺陷性
  3.1 校园一卡通的功能利用率低
  许多高校在一卡通管理过程中,因为工作人员的认知不全面,加上初始阶段未能参与一卡通的建设工作,所以导致了一些工作者难以正确理解一卡通的使用原理和设计理念,在实际工作中也就只能局限于对一卡通基础工能的操作运用,从而导致校园一卡通许多潜在性功能难以发挥作用。
  3.2 提高财务信息的流失性
  在校园一卡通的使用过程中,所有款项转账都是电子信息,不存在纸质性数据信息。在这一体系中计算机代替人工进行对数据的审核、统计、处理,随后最终整合成结算报表信息,虽说这在很大程度上减少人工劳动,但是在运转过程中,常会应操作不当导致会计信息的错误,同时,还存有认为更改 、假造、转移、删除以及破换数据等问题。在系统运作中,由于卡片、终端、数据存储媒介、服务器等设备的安全存在不稳定性,财务信息也会流失,并且,网络通畅、病毒入侵以及黑客攻击等方面都是影响财务信息安全与稳定性的重要因素。此外,电子信息的存储和管理不当也会造成财务信息流失。
  3.3 增强高校内部的控制管理难度
  校园一卡通使得学校内部的控制范围扩大,内部控制管理的因素也随之增多。在控管过程中,工作者的防范意识较弱、用户口令易被盗窃,极大地提高信息存储的风险性。一些工作人员由于欠缺整体操作经验、缺乏完善性的会计和计算机知识,难以解决深层次信息资料处理问题。
  4 提高校园一卡通在高校财务管理中运转效率的措施
  4.1 建立健全校园一卡通内部管理体系
  一方面,必须先要完善校内的各项管理制度。具体落实到校园一卡通管理、中心结算管理、电子信息档案管理、数据备份管理、设备管理以及网络维护安全管理等方面。针对计算机操作步骤、系统管理流程必须要严格规范,加强管理。另一方面,岗位设置、职责分工以及用户权限划分必须要合理科学化。其中岗位设置主要包括系统管理、监控、操作以及维护,因为这四者权益的差异性,所以必定要正确划分职责。系统管理岗位的工作任务是注重对用户、权限以及数据信息的管理;监控岗位是用来记录和审查系统数据、操作岗位的行为及结果,避免人为利用网络或计算机进行舞弊的现象发生;操作岗位还需细划为卡片与密钥管理、制卡、充值与收费、资金结算等分开设立的环节;维护岗位的工作人员主要担当系统、计算机、网络的安全维护职责。针对用户权限的分配可以依据岗位逐级授权,权限设置时需注意不要将相互排斥性的权限分配给同一用户,存在权责差异性的工作不可通过计算机代替人工,通过职责划分实现各岗位间的相互牵制。此外,各个岗位上的人员需经过筛选方可任职,每一个岗位上的工作人员都应该具备认真负责、爱岗敬业、团结合作的工作态度,同时要有较高的个人修养。
  4.2 推动校内财务信息化管理建设,加强学校收费工作的管理力度
  第一,提高财务管理的服务水平。校园一卡通在高校财务信息化管理过程中发挥重大作用,在校园一卡通的使用中,需要适时对已有的财务信息的输入、输出和内部数据格式进行更新,从而便于一卡通与其他管理信息系统实现信息资源共享,例如学费管理系统就可实现与学籍管理系统的信息共享。同时,一卡通的身份识别功能使得其存持卡人的财务信息,能够保障持卡人身份的真实性与可靠性,增强了财务信息管理系统的安全性能,推动校内查询系统的建设进程。
  第二,避免高校设立小金库现象。校园一卡通就相当于一个电子钱包,具有消费支功能,学校内部的所有资金款项的运转都不再以现今的方式,而是通过一卡通实现直接转账。这种方法不但加强了学校收费管理的力度,而且还使学校的收费管理工作公开化。从某种程度而言,校园卡的推行使用还为校内的各大活动提供强有力的经费支持。
  4.3 提高系统运转的安全性与稳定性
  校园一卡通实现稳定运行的前提是校内管理系统的软硬件、数据库、服务器、网络等设备具有良好的性能与配置。管理系统中心的服务器需使用高性能并且是双机热备,要具备专一化的服务器房,具有UPS断电保护性能,同时安排专人监管。确保校园一卡通安全运转的重要因素则是设计合理化的网络线路。校园网的路由器、交换机以及网络线路应该保障一卡通的安全稳定性。提高校园一卡通的核心服务器、银行转账前置机及圈存机设备的安全系数,留有一定性的专用网线路。学校内部的信息管理系统存储着所有持卡人的身份信息和款项交易信息,是校园一卡通信息的核心。与外部系统相连的对接口必须要设置防火墙避免不良网络的攻击、病毒入侵、黑客入侵以及人为的非法更改和删除等现象。通过磁盘镜像技术的方式定期备份数据信息。
  4.4 注重人员培训,培养全能型的工作者
  在校园一卡通的推行过程中,学校要重视对工作人员的业务技能培训,提升工作人员的会计知识和计算机知识能力。现今,高校会计、计算机以及管理方面的工作正面临着提升工作人员业务技能的问题。随着校园一卡通的使用,财务信息逐渐实现网络化,因此,校园一卡通在本质上优化了学校的管理方法,同时推动高校财务信息化管理的发展进程,很大程度上改革了学校的财务管理。校园一卡通的使用是高校发展的必然趋势,以往的计算机操作技术早已不能满足目前学校财务信息化管理模式的需求,所以,相关工作人员必须要加强对此类知识的学习,熟悉掌握各个环节的工作经验,提高自身业务工作水平。
  校园一卡通的使用是科学社会发展的必然趋势,随着时代的变迁,一卡通的功能将日益完善,其在高校财务管理的信息化建设过程中的作用也将越来越大。一卡通能够有效提高学校财务管理的工作效率,并为学校构建科学性、合理性、规范性的制度体系奠定基础。今后,随着社会经济水平的提高,校园一卡通可能会逐渐发展成全国化乃至全球化,在未来中,校园一卡通也许会伴随持卡人一生,成为一个真正的电子个人信息系统。
  参考文献
  [1] 刘晴云.谈校园一卡通对高校财务管理的影响[J].科技创新导报,2012(1).
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  [3] 朱智璇,徐晓铁.校园一卡通对高校财务管理的作用探析[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2003(10).
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