共同知识价值视角透视长安福特公司内部控制系统

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  [摘要] 本文通过共同知识价值的视角对长安福特公司的内部控制系统透视,发现该公司充分利用内部控制的共同知识价值,提供知识共享平台,促进沟通交流,使其内部控制系统成为全员参与的积极系统以弥补组织的契约不完备,并利用共同知识的作用提升了自控的主导地位,使得自审清单模块充分发挥了作用,形成了自控与他控相结合的动态的内部控制系统,使其运行更为有效。
  [关键词] 共同知识价值 自控他控 动态的内部控制
  
  一、共同知识价值的基本内涵
  
  关于共同知识,罗伯特·奥曼(1976年)指出,对于某件事,若甲知道,乙知道,乙知道甲知道,甲知道乙知道甲知道,乙知道甲知道乙知道,如此循环,无限推理,则甲乙双方就拥有了有关该事件的共同知识。本文对共同知识的理解着重在于其所包含的关于该事件的知识,也可包含相关于该事件的一般信息,知识是将信息提炼转化,经过感知和推理活动而认知的信念。共同知识可以促进高质量的有用信息的传递和共享,减少信息的传递和理解偏差的交易成本,利于相关主体的理性追求和对非理性行为的控制,它的价值在于节约交易费用,并使人们彼此之间的博弈结果从较低的均衡迈入较高的均衡(Vanderschraaf),它加深了人们对冲突和合作的理解,它的提升有利于资源的帕累托最优。
  共同知识的价值凸显是以一定的组织为基础的。所有的组织都是个人或团体之间不完备契约的组合,契约关系中的人们是追求自利和有限理性的,其拥有着私人信息,但同时也无法得到完备的相关信息,所以当处理信息和决策能力有限时,就产生了由于契约不完备而引起的纷争和浪费资源。组织需要控制体系平衡和均衡各种代理关系以减少纷争和浪费资源,同时也需要权力制衡机制保证其执行,内部控制系统就肩负着“组织内控制”﹙参与者利益之间的持续或平衡﹚和“组织的控制”﹙主张由他人来操纵或利用某些参与者﹚的统一:一方面激励组织成员以专门的知识行使权利,另一方面以制度等制约其的行为。
  正如当信息对每个参与者都显而易见,而且每个参与者对他人对信息的认识和处理方式都了如指掌时,当事人也意识到这一事实时,那么利用某些信息牟取私利的人就会减少,产生纷争和资源浪费的风险就会减少,但在这种理想状态下,拥有的是搜寻和处理信息的巨额成本,根本无法完成组织的目标。组织层面而言,共同知识意味着这些知识可以在组织成员之间传播和分享,组织的规章、程序、惯例和共享的准则储存着其生产经营所积累的知识,从而引导组织成员解决特定问题的行为及其互动模式。共同知识形态既可以是作为数据、资料储存起来的存货,也可以是通过交互作用而处于流通状态的知识(彼得·F.德鲁克)。故当内部控制系统担当起共同知识的载体时,组织成员或组织就能够进一步理解或预期其他成员或组织的行为,减少由于契约不完备而产生的信息传递成本和信息理解偏差等的重大交易费用,使组织成员自我控制和他控形成内在有机的融合,利用共同知识的价值促进对组织契约不完备的弥补(如图所示),以保证组织的正常运作和发展。
  
  二﹑共同知识价值凸显的案例透视
  
  共同知识价值凸显的载体是公司这一组织形式的内部控制系统。长安福特公司之所以在国内外汽车市场上长期居于优势地位,原因是多方面的,但最关键的因素就是充分利用共同知识价值的作用。运用共同知识的原理,透视长安福特公司先进管理内部控制系统模式,对我们正确认识共同知识价值的积极作用,具有重要的现实意义。
  长安福特汽车有限公司于2001年成立,由长安汽车集团和福特汽车公司共同出资成立,其主要的管理架构是由合资双方各派代表组成的董事会、执行委员会(EC)及各個部门组成。
  1.长安福特公司内部控制系统的基本框架
  长安福特公司的内部控制系统是在借鉴美国福特公司具有百年历史的内部控制体系基础上建立而成,具有较高的起点。它的内控包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督这五大要素,并在COSO《内部控制——整体框架》指引下,结合我国国情形成了具有一定特色和较高水准的内部控制系统。
  长安福特公司的内部控制系统由一系列书面政策和流程组成,其内部控制系统框架如下图所示
  当内部控制系统实施监控时,财务控制、资产安全、人员运用、IT控制安全、内部控制自审流程模块 MCRP、供应商审计、经销商审计、长安福特总审计 GAO、长安福特审计委员会等全面启动,以提供对资产、财务和遵守的合理保证:保证公司资产被充分保护及防止舞弊或其他形式的非法操作;保证财务报告正确和公正地反映业务结果和状态;保证员工行为完全遵守相关的规章制度。
  2.长安福特公司内部控制系统的主要载体
  该公司有着清晰的内部控制理念,坚信正确的书面政策和流程就是共同知识,在内部可控范围内促进组织成员的互动,实现高层次高质量的信息共享——知识共享,动态地推动共同知识和分享共同知识的条款。该公司任何业务的实行都遵循流程图的指导,并必伴随书面文件的传递,书面流程体系已成为提供共同知识的载体,在风险管理上极为有效。在IT的支持下,长安福特公司内部网络上提供了几乎所有的业务流程、规范和政策制度,为员工提供了良好的学习平台,提升共同知识,员工知道了各岗位的功能、权限等的指南,使得其在履行自己的职责之外,还知晓相互牵制、相互促进的原则。长安福特公司的业务流程和规章制度,要求每项业务经过既定的步骤和相应的手续,既是完成各项业务活动所必须的环节,又是确保这些业务活动达到预期目的的措施;各个机构、各个岗位之间的相互关系的明确和不断完善修订,使之更为有效和实用。
  3.长安福特公司内部控制系统的内生条件
  长安福特公司内部控制系统的内生条件就是全员参与全面内部控制体系提升共同知识,它主要表现在该公司高级管理层就已建立起控制氛围,董事会和执行委员会(EC)的成员都充分认识到内部控制的重要性,积极推行内部控制的实施,从上到下的风险控制意识提供了有良好的控制环境。该公司成立的总审办(GAO)的使命就是为经营和董事会提供目标保证和咨询服务,用系统严谨的方法来评价和改进公司业务程序的执行,并进行风险控制、管理和架构。公司内部的GAO网随时追踪更新各类审计计划﹑公告﹑报告,内控人员每季在网上更新跟踪和纠正措施的状态,并连续3个月提交实施证据评估状态,由GAO审核后决定是否关闭网上公示。它充分体现了最高层对内控的重视与关注,并使其以提供共同知识的姿态出现。
  长安福特公司实施的是全面内部控制,运用6-sigma原则,业务控制上有着很好的管理标准;通用的全球应用系统保证了财务和其他关键业务系统的信息正确、有效和及时处理。该公司的内部控制不仅仅是公司财务部门和审计部门的职责,它更是一个采购、生产、销售、财务、存货管理等各部门和责任中心都参与的系统控制。这样,共同知识在各部门沟通传递,一方面它能够增加各部门的责任,另一方面还能降低内部控制的成本。长安福特的专职内控人员不过三人,但其实行的全员参与内控,使得每位员工都承担了相应的内控职责,它不仅能起到综合控制和监督的作用的财务控制,还有着采购、生产、销售等业务控制。企业成为一个整体,共同知识利于提高内控的整体效率。
  4.长安福特公司内部控制系统的主要方式
  长安福特公司内部控制系统的主要方式就是共同知识引领自控主导与他控相结合的模块控制。它主要体现在内部控制自审清单(MCRP)上,用于评估公司内部控制的符合性,既利于自控,又用于他控。11类34个模块,涵括了包括资产、客户满意度、总账、人力资源、业务应用系统、公司管理和道德规范、市场营销、索赔等众多内容,它包括了关键的、基本的内部控制要求,并且具体到不同的业务类别和部门,甚至到具体员工。各部门根据MCRP计划,进入审核系统;内控组人员则根据MCRP检查完成进度和抽样检查,提交每月MCRP状态分析报告并将重大问题报集团总部。
  内部控制自审清单(MCRP)的制度存在,使得从上到董事会、经理层下到亚管理层、每个员工都有着自我核查的意识,一个作业完成后的自我评估起到了自控作用,相应的授权审核则再次核查责任、权利到个人。该公司的内部控制系统得到了业内人士的推崇,在减少差错和舞弊上有着较好的防范,该公司的员工也认为本公司的内部控制系统是一个较有效率的系统,只需做好作业所要求的每一细节(已在相应的制度规范中写明),做好自我核查,不会花费更多的精力在一些无关的非增值作业上(比如人事关系上的扯皮等),另外职责的授权细化使得风险得到有效控制,这些都充分体现了共同知识的价值,减少了交易成本。
  该公司的倾听惯例激励着员工的积极性,它以制度方式确定了包括董事会及各管理层的定期与不定期的倾听,与员工之间正式与非正式的业务沟通,学习沟通,并予以物资与精神双重激励员工主动学习与沟通,形成了良好的学习和知识共享的氛围。我们知道任何内部控制系统都不是十全十美的,但重在倾听的控制系统,则激励员工学习与知识共享,作为共同知识载体的流程控制会随着知识共享带来的提升而恰当修订,并在根据环境变化采取不同的激励与约束措施,灵活地选取控制方式和方法,内部控制成为一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的“动态过程”,注重效率和效果。
  5.长安福特公司内部控制系统的主要途径
  长安福特公司内部控制系统的主要途径就是通过IT技术与企业文化氛围提供内部控制中共同知识的有效传播。长安福特公司利用信息技术,及优良管理,采用的预算、计划、预测的3+9滚动式获取及时准确的信息,员工们在授权内,使用信息和进行纵向与横向的有效传递。最高管理当局明确全体员工各自的信息管理职责,每个员工则了解自己在信息管理系统中的地位和作用,同时也具有搜集、处理、传递有关信息的明确责任和条件,特别是将其转化为知识共享。当管理者和员工在日常工作中接触到一些关于技术、市场、管理等方面的关键性信息时,可能他们是最先认识到问题与机遇的存在的人,长安福特公司以制度方式鼓励他们将这些信息转化为知识,并及时有效传递,得到倾听与共享,减少了信息理解偏差的交易成本,也利于公司及时修订有关内容做出正确的决策,包括找出内部控制的潜在或显现的薄弱环节并及时采取相应的预防或糾正措施。
  在进行调研中,我们还发现员工的素质起到关键的作用,设计再好的流程控制,再科学的岗位授权控制也会有不完善的地方,员工诚实状况、敬业精神、业务知识与工作技能、创新能力等方面素质的优劣,是内部控制科学有效与否的重要决定因素。全体员工是公司内部控制的塑造者,共同知识则是对塑造者的再塑造——特别是员工的主动学习和知识的主动分享能够塑造更好的内部控制体系并在实践中产生良好的控制效果。长安福特公司深知人员素质的重要性,所以针对自己的企业文化、生产经营特点、员工素质和外部环境状况,并根据企业发展战略的需要,在员工录用、职业道德教育与业务培训、岗位轮换、考核、提拔、处罚等方面,明确条件并建立有效机制,投入大量资金进行员工培训,促进了员工的自我约束,自我挖掘,自我学习和对公司的忠诚度,自控管理超越他控,并通过知识共享,提升共同知识,建立了积极的有效内部控制系统。
  总之,通过对长安福特公司内部控制系统运用共同知识价值透视的案例分析,可以看到在现代信息技术飞速发展的条件下,重视和运用共同知识价值的作用对推进现代公司科学管理进程是非常重要的,也是经济全球化发展的必然要求。
  
  参考文献:
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