【摘 要】 所有工程项目，工程技术保证资料是核定工程质量等级的重要依据。验评标准要求，工程技术保证资料必须基本齐全。否则，视为不合格工程，不能交付使用。这就足以证明工程项目施工资料档案管理的必要性和重要性，然而，工程资料档案的整理编档又必须有一支具备有专业素质人才的技术团队来完成。
　　【关键词】 历史背景；职业态度；职业能力；岗位职责
　　一、档案管理的历史背景
　　近十几年来，政府主管管理部门对公路工程的投入大大增加，对公路工程项目管理的质量，进度等各方面要求的更加严格、规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料档案管理的建立来体现，工程项目施工档案资料的管理是否完整与质量的好坏，直接影响关系到这个项目工程的好与坏，所以工程资料档案的管理是一重要的组成部分。公路工程资料档案管理是记载该工程项目施工活动全过程的一项重要内容，它是项目工程档案的重要组成部分，也是公路工程项目在中间交工验收、竣工验收的必要文件，又是对交付使用后的工程项目进行后续管理的有力依据。公路工程资料档案管理工作也影射了一个工程项目的整体管理水平。交通管理系统部门要求建立并管理好公路工程建设的档案，进一步加强对公路工程项目档案管理的必要性和重要性的认识，并明确要求：所有工程项目，工程技术保证资料是核定工程质量等级的重要依据。符合公路工程质量检验评定标准的要求，工程技术保证资料必须基本齐全。否则，视为不合格工程，不能交付使用。这就足以证明工程项目施工资料档案管理的必要性和重要性，然而，工程资料档案的整理编档又必须有一支具备有良好的职业态度、有一定职业能力和明确岗位职责的专业性较强的技术团队来完成。
　　二、资料档案管理人员（下称资料员）的职业态度
　　公路工程资料档案是对工程项目实体质量的真实写照，一般都认为整理资料的工作轻松，真正要做好也不容易。首先，要具备良好的职业道德素养，每个资料员都要正确认识自己工作的重要性，增强为企业服务的意识，提高工作服务质量，保持良好的工作态度，增强责任感，树立企业主人翁精神，确保资料档案管理工作有序进行。在工作中，都必须认真思考，如何保证所完成的资料是否齐全，而且做到及时性、真实性、准确性、完整性；还要做到符合图纸设计、资料的整理、编制要求；要配合好各施工区域施工员做好施工组织、方案、计划、技术交底等工作；要对项目前期工作施工组织设计等进行了审核，用字用词是否恰当和规范，字体工整，是否有遗漏和不全面；如何采用诚恳谦虚的态度及规范的语言与监理、业主进行了沟通；能否虚心接受监理、业主提出的意见和建议；能否熟悉施工图并发现问题，能否与业主、设计单位进行了联系和沟通，并于最短时间内解决问题；对各部门的人员在工作过程中所提出的建议能否勇于接受并落实到实际工作中去；能否对以前的工作进行了总结，取长补短。要用踏实、勤奋、认真及科学的工作态度去完成工作。
　　公路工程资料档案管理工作从技术部、工程部、工地试验室、物资部、质安部到经营合约部一直渗透到项目部各个角落，各部门、人员各尽其责又相互制约、环环相扣，尤其是资料交圈性的要求，更像一条绳索将项目部所有资料相关部室、人员紧紧捆绑在一起，这就要求所有资料相关人员必须步调一致，工作的各个环节还要有补位意识，加强协调和配合。强有力的领导及制度是硬件保证，具有高素质及优秀业务水平的员工是软件保证，两者兼具才能树立一个优秀的团队精神。
　　三、资料员的职业能力
　　资料员的工作是一项集工程项目管理、档案管理知识为复合体的专业工作，非常繁琐，要有一定的耐心，不仅仅在工作思想态度上要端正，还应该具备公路工程建设的相关的专业知识。首先必须熟悉国家、省、市（地区）公路工程建设和资料档案管理的相关法律、法规、政策、规定、行业标准；要看懂公路工程施工设计图，能编制修改工程竣工图；了解工程项目各种施工构造物的结构模式、施工技术工艺；能正确填写各种施工日常记录、施工试验记录、工程施工项目检验批验记录、隐蔽工程记录以及各工程部位在施工过程中的技术资料表格；掌握工程测量相关知识，熟悉工程测量，并能填写相应的工程测量施工技术文件及资料表格；了解文秘基础知识，熟悉公路工程各种活动的报告、批复、通知、纪要，各种资料的字体、间距、方案的封面和内部审批表、技术交底的格式等应用公文的编写方法，资料员还要具备一定的语言表达能力和文字驾驭功底，只有这样才能更好地完成各种报告、综述、信息报道、工作总结；熟悉公路工程资料档案管理的内容、范围，掌握公路工程资料档案收集、编制、整理的方法及具体要求，明确施工过程中工程资料在编制、收集整理等各个资料各个环节的责任人；资料员还要有了解、掌握、利用计算机的能力，现在的工作要单纯地依靠手工作业，已经不能满足工作需求。对于一个资料员来说，要快速掌握并使用计算机应用技术，不仅要学会基本的文字编辑与处理，而且要会编写简单的程序，将计算机应用技术运用到资料档案管理的工作中，使对计算机的运用在工作中起到节省时间，提高工作效率的作用。
　　四、资料员的岗位职责
　　各个地方、区域资料档案管理部门对资料档案的整理和编档、存档的认知不同，因此，在工程项目开工时，工程项目主管部门必须提供一整套完整规范的标准表格格式和编档、存档办法，规范填写、评论等要求，加上各个施工工地的资料员也来自四面八方，工作经验、水平参差不齐，要对参与人员做必要的岗前培训。明确资料员的岗位职责是充分做好工作的前提，资料员没有一个很好的工作职责分析能力导致工作没有目标性，所以明确资料员岗位职责也很重要。
　　工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应统一采用本地区公路工程行业管理部门或档案管理部门的统一格式。工程资料应采取分级管理的方式，各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程管理工作，而工程资料的收集、整理和审核工作则由本单位资料员负责。 　　首先，资料员要明确的岗位职责：负责接收、发放及保管工程部的书函文件、合同、招投标文件、设计图纸与设计变更，以及书籍等资料的收集、借阅和管理；签发、分发的工作要做到及时、到位，并注明收发时间；管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等，建立项目施工图纸和设计变更的工程档案；负责与项目部、监理方及业主等有关部门的资料收发、借阅，并办理签收手续；及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录；对资料、文件往来做好编号登记，经项目经理阅批后归档；收集、建立与工程建设有关的标准、文件、材料与设备等资料；负责工程部档案归类管理，认真做好合同编号、归档、分发，统计工程付款情况；负责工程部工程预算、决算、结算、工程量计算清单等资料，以及招投标档案、技术、经济方面的签证资料的保管；按主管部门和资料档案馆的有关规定，收集、检查、核对建设工程竣工资料；会同公司其他部门将项目立项依据性批文、批复、合同、竣工验收文件、现场声像等档案资料进行汇总整理；负责打字、复印及接听电话，接待来访人员并做好记录；参加有关工程会议并做好记录工作；对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计算机问题造成重要文档丢失；负责工程部的日常内务、文案工作；完成项目部各级领导交办的其他工作。
　　另外，试验室资料员还应积极配合各试验员建立、健全各种试验的原始记录和试验台帐；按季度或年度向档案室送交档案资料，并配合档案人员整理好本部门的档案资料；定期对各种原材料及各类外加剂成品的质量情况进行统计分析，及时向技术负责人提供各类材料质量信息；熟练掌握业务，及时为领导决策提供理论依据；了解市场外加剂的新技术、新材料情况，及时为技术负责人提供新技术、新材料的信息和资料。
　　资料员不仅仅要明确岗位职责，而是要在工程施工过程中认真的落实岗位职责，做好手头上的工作才是最重要。
　　五、本人工作体会
　　本人做为南宁外环公路建设中的一员，自进驻工地以来，本项目资料整理方面一直欠缺人手、人员思想不端正、管理松散、资料滞后、有时还存在闭门造车、资料填写简单、千遍一律的现象。在几次工程资料整理检查中发现存在着种种问题：如分部分项划分不符合规范要求，有错划、漏划，资料员在整理资料的过程中未能按分部分项划分要求，存在混乱现象；施工员在施工日记的记录不认真，流水账模式，未能反映日常生产所发生的事情，有的施工员在日记中还存在工程施工项目记录漏项、记录不及时，未能与工程施工同步登记；施工单位、监理人员、业主管理人员对资料整理的指导缺乏主心骨，人人各抒己见、缺乏统一的标准；工程施工项目记录表、检验表、评定表的规范表格缺项；工地员工岗位稳定性差、流动性大。以上种种问题的存在，均影响工程资料后期整理归档的工作，造成内业资料成为工程后期日常工作的沉重负担，耽误了工程项目竣工验收的良好时机，工程项目在通车后用于整理竣工验收资料耗费的时间长、还必须用到诸多的人手，导致了工程项目的后期管理费用增加。因此，在资料档案管理工作的过程中，资料员应该不断提高专业素质和服务能力，改变服务观念，加强团队合作精神和人际关系的协调能力，掌握资料管理方法，吸收更多的工程管理经验和专业技术知识，才能适应工程的工作要求，更好的服务于工程。