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[摘要]随着信息技术及网络技术的飞速发展，OA办公在高校已逐渐普及，随之产生了大量的电子文件。本文就OA环境下高校电子文件的规范管理、安全保密、归档管理问题及档案工作者应具备的素质进行了论述。
[关键词]高校OA 电子文件 管理
21世纪被称之为“信息时代”。随着信息技术及网络技术的飞速发展，目前，OA办公在我国的高校已逐渐普及。在高校OA环境下，产生了大量的电子文件，而这些电子文件的规范、安全及归档工作是高校办公室工作人员及档案工作者亟待解决的问题。
高校OA环境下电子文件的产生及规范管理问题
OA(Office Automation)意即办公自动化。随着信息技术及网络技术的飞速发展，OA办公在高校已日趋普及。OA办公使得高校各党、政职能部门及教学部门实现了信息资源的共享，从而提高了整个学校的工作效率。随着高校OA系统的深入推进，传统处理文件的方式将被网上发文所代替。而电子文件作为高校OA办公的必然产物，从起草、修改、审批、套红、分送到存档都需要借助于网络来实现。电子文件(eleclronic records)，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。在高校OA办公环境下，学校的党政系统、教学教务及后勤部门等都将产生大量的电子文件，这些电子文件则是高校信息资源及档案管理必不可少的重要组成部分。但就目前的现状来看，高校OA办公中所产生的电子文件还没有得到应有的重视，电子文件从产生到归档，还存在一系列的问题。比如：已经正式定稿的电子文件没有备份或者尚未加密；用纸质文件归档代替电子文件归档；对于已经归档的电子文件没有进行系统的分类，使得查找工作非常麻烦。由此可见，高校OA环境下电子文件的规范管理问题亟待解决。
高校OA环境下电子文件信息的安全保密问题
信息技术及网络技术的飞速发展，促使OA办公也广泛应用于我国的高等院校，而高校OA办公所产生的大量的电子文件则给我们提出了电子文件信息的安全与保密问题。
网络时代电子文件的真实性、完整性和机密性受到了严峻的挑战。黑客通过网络入侵，利用特种木马等方式对系统的电子文件进行篡改和伪造；一些涉密的电子文件则被非法拦截，或被复制，或被下载，导致文件泄密。
网络上的文件泄密危害则更加严重，因此，要保证高校OA环境下电子文件信息安全，首先得提高广大OA信息工作者的认识。作为一名高校OA信息工作者，首先得有信息的安全与保密意识。特别是刚从传统办公转换成OA办公时，广大工作者的防范意识非常薄弱，这就对电子文件信息的安全与保密工作造成一定的困难。
其次，先进的信息安全技术是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要手段。就目前来说，对于电子文件我们一般采用加密技术和访问控制技术。加密技术，一方面可以确保不可公开的电子文件内容的非公开性，另一方面也是目前的技术手段在绝大多数情况下能够确保电子文件机密性的唯一方法。电子文件的加密方法多种多样，通常我们会采用“双密钥码”法。即加密通信者各拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能獲取这些加密文件。较之于加密技术，访问控制技术是为了确保电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。我们普遍采用的访问控制技术包括入网访问控制、防火墙控制、权限控制等。权限控制可以控制用户允许访问的目录、文件及其他资源，用户只能执行指定的操作，比如只读操作，这样可以防止电子文件被复制或者修改，确保了电子文件信息的真实性、完整性。在日常工作中，我们若对电子文件采取文档保护，这样其他用户就只能进行阅读，而不能作任何修改或复制、打印。除了先进的信息安全技术外，强硬的信息管理手段也是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要举措。
高校OA环境下电子文件的归档管理问题
电子文件，作为高校OA办公的必然产物，在我们的工作中发挥着极为重要的作用。如何对高校OA办公中所产生的大量的电子文件进行规范管理，则成为广大OA信息员及档案工作者亟待解决的问题。
就目前来看，高校OA办公中的电子文件归档管理还存在许多问题。比如，广大的OA信息员或者档案管理者尚未完全意识到电子文件归档的重要性，造成在工作中只重视纸质文件的归档或者用纸质文件归档代替电子文件归档；再如，电子文件的归档管理比较混乱，缺乏—套完善的归档管理制度等。因此，要做好高校OA环境下的电子文件归档工作，我们就得采取相应的措施。
要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作，首先得提高广大OA信息员及档案工作者的认识。这就要求我们在工作中要加强对OA信息员及档案管理者的培训和宣传，使他们充分认识到信息时代及OA环境下电子文件归档工作的重要性。电子文件，作为是一种新生事物，它是信息时代办公自动化的必然产物。随着社会的发展及科技的进步，人们的办公方式也发生了巨大变化，OA办公将逐渐取代传统的办公方式。随之而来的电子文件归档管理工作的重要性也将逐渐凸现出来。在信息时代，电子文件作为高校档案的重要来源，承载着学校的建设和发展，因此，我们要充分认识到电子档案在学校建设和发展中所起的重要作用，逐步改变过去只重视纸质档案而轻其他载体档案的老观念，不断完善电子文件的归档工作。同时，在高校中，各级领导应身体力行，将电子文件归档管理工作作为OA办公中的一项重要工作来抓，以提高全校职工对办公自动化过程中产生的各类电子文件的重要性的认识。而高校的档案部门则可以通过校园OA系统、校园网、报刊、广播等一切可利用的手段，广泛宣传电子文件的重要性，从而来提高人们对电子文件重要性的认识。
要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作，其次得制订一套规范的电子文件管理制度，来完善电子文件的归档管理工作。国家档案局于2003年颁布了中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》，该标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。我们可根据该标准，结合学校的实际情况制定本校的《电子文件归档与电子档案管理规范》及《电子档案管理办法》，以加强对学校电子文件的规范管理。在高校OA环境下，各教学单位及职能部门都是电子文件的形成者。由于电子文件的来源广泛，使得高校电子文件的类型繁多，因此，我们必须制订规范的电子文件管理制度，才能使得各部门在归档过程中做到有章可循。
高校OA环境下档案工作者应具备的素质
信息时代，电子文件作为高校档案的重要来源，承载着学校的建设和发展，因此，我们要充分认识到高校的电子档案管理工作已成为学校建设工作中的重要内容。在新形势下，全面提高高校档案工作者的素质已成为高校档案工作的当务之急。
在高校OA环境下，档案工作者应具备良好的政治素质。作为信息时代高校的档案工作者，必须坚持正确的政治方向，树立正确的人生观和价值观；必须与时俱进，加强学习，具备一定的理论政策水平，能用理论指导自己的实际工作。此外，高校的档案工作者还必须具备保密意识，在工作中加强保密观念，提高保密意识，严格执行档案工作的保密制度。
在高校OA环境下，档案工作者应具备崇高的职业道德素质。档案工作既是一项繁琐、细致的工作，又是一项服务性的工作，这就要求高校的档案工作者要热爱档案事业，同时要树立服务意识。在工作中，既要爱岗敬业，又要增强服务意识，为广大档案使用者提供优质的服务。
在高校OA环境下，档案工作者应具备精湛的业务素质。作为高校的档案工作人员，不仅要熟悉档案工作的各个环节及步骤，同时还要熟练掌握各类档案的管理方法。不同的时代对人们有不同的要求，在新时代，要求高校的档案工作者要加强业务学习，能够快速地与信息时代接轨，能够熟练使用计算机，充分利用互联网，掌握现代化的档案管理技术。
随着高校OA办公的普及，电子文件的管理工作已成为高校工作中的一项重要内容。作为一名高校的OA信息员，我们也应为推动学校的电子文件管理工作而积极努力。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家标准GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范2002，12
[2]王兆新，裘洁浅议电子文件信息的安全与保密浙江档案，2004(1)：21
[3]张健电子文件安全研究现状与思考浙江档案，2009(7)：39
[4]叶景青高校OA环境下电子文件归档管理的思考，兰台世界，2009(9)：20
[5]黄静，高校电子档案管理的几点思考，云南档案，2009(3)：36
[6]徐盈，高征红浅议高校档案管理人员应具备的素质，唐山职业技术学院学报，2006(2)：70～71
[关键词]高校OA 电子文件 管理
21世纪被称之为“信息时代”。随着信息技术及网络技术的飞速发展，目前，OA办公在我国的高校已逐渐普及。在高校OA环境下，产生了大量的电子文件，而这些电子文件的规范、安全及归档工作是高校办公室工作人员及档案工作者亟待解决的问题。
高校OA环境下电子文件的产生及规范管理问题
OA(Office Automation)意即办公自动化。随着信息技术及网络技术的飞速发展，OA办公在高校已日趋普及。OA办公使得高校各党、政职能部门及教学部门实现了信息资源的共享，从而提高了整个学校的工作效率。随着高校OA系统的深入推进，传统处理文件的方式将被网上发文所代替。而电子文件作为高校OA办公的必然产物，从起草、修改、审批、套红、分送到存档都需要借助于网络来实现。电子文件(eleclronic records)，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。在高校OA办公环境下，学校的党政系统、教学教务及后勤部门等都将产生大量的电子文件，这些电子文件则是高校信息资源及档案管理必不可少的重要组成部分。但就目前的现状来看，高校OA办公中所产生的电子文件还没有得到应有的重视，电子文件从产生到归档，还存在一系列的问题。比如：已经正式定稿的电子文件没有备份或者尚未加密；用纸质文件归档代替电子文件归档；对于已经归档的电子文件没有进行系统的分类，使得查找工作非常麻烦。由此可见，高校OA环境下电子文件的规范管理问题亟待解决。
高校OA环境下电子文件信息的安全保密问题
信息技术及网络技术的飞速发展，促使OA办公也广泛应用于我国的高等院校，而高校OA办公所产生的大量的电子文件则给我们提出了电子文件信息的安全与保密问题。
网络时代电子文件的真实性、完整性和机密性受到了严峻的挑战。黑客通过网络入侵，利用特种木马等方式对系统的电子文件进行篡改和伪造；一些涉密的电子文件则被非法拦截，或被复制，或被下载，导致文件泄密。
网络上的文件泄密危害则更加严重，因此，要保证高校OA环境下电子文件信息安全，首先得提高广大OA信息工作者的认识。作为一名高校OA信息工作者，首先得有信息的安全与保密意识。特别是刚从传统办公转换成OA办公时，广大工作者的防范意识非常薄弱，这就对电子文件信息的安全与保密工作造成一定的困难。
其次，先进的信息安全技术是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要手段。就目前来说，对于电子文件我们一般采用加密技术和访问控制技术。加密技术，一方面可以确保不可公开的电子文件内容的非公开性，另一方面也是目前的技术手段在绝大多数情况下能够确保电子文件机密性的唯一方法。电子文件的加密方法多种多样，通常我们会采用“双密钥码”法。即加密通信者各拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能獲取这些加密文件。较之于加密技术，访问控制技术是为了确保电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。我们普遍采用的访问控制技术包括入网访问控制、防火墙控制、权限控制等。权限控制可以控制用户允许访问的目录、文件及其他资源，用户只能执行指定的操作，比如只读操作，这样可以防止电子文件被复制或者修改，确保了电子文件信息的真实性、完整性。在日常工作中，我们若对电子文件采取文档保护，这样其他用户就只能进行阅读，而不能作任何修改或复制、打印。除了先进的信息安全技术外，强硬的信息管理手段也是保证高校OA环境下电子文件信息安全的重要举措。
高校OA环境下电子文件的归档管理问题
电子文件，作为高校OA办公的必然产物，在我们的工作中发挥着极为重要的作用。如何对高校OA办公中所产生的大量的电子文件进行规范管理，则成为广大OA信息员及档案工作者亟待解决的问题。
就目前来看，高校OA办公中的电子文件归档管理还存在许多问题。比如，广大的OA信息员或者档案管理者尚未完全意识到电子文件归档的重要性，造成在工作中只重视纸质文件的归档或者用纸质文件归档代替电子文件归档；再如，电子文件的归档管理比较混乱，缺乏—套完善的归档管理制度等。因此，要做好高校OA环境下的电子文件归档工作，我们就得采取相应的措施。
要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作，首先得提高广大OA信息员及档案工作者的认识。这就要求我们在工作中要加强对OA信息员及档案管理者的培训和宣传，使他们充分认识到信息时代及OA环境下电子文件归档工作的重要性。电子文件，作为是一种新生事物，它是信息时代办公自动化的必然产物。随着社会的发展及科技的进步，人们的办公方式也发生了巨大变化，OA办公将逐渐取代传统的办公方式。随之而来的电子文件归档管理工作的重要性也将逐渐凸现出来。在信息时代，电子文件作为高校档案的重要来源，承载着学校的建设和发展，因此，我们要充分认识到电子档案在学校建设和发展中所起的重要作用，逐步改变过去只重视纸质档案而轻其他载体档案的老观念，不断完善电子文件的归档工作。同时，在高校中，各级领导应身体力行，将电子文件归档管理工作作为OA办公中的一项重要工作来抓，以提高全校职工对办公自动化过程中产生的各类电子文件的重要性的认识。而高校的档案部门则可以通过校园OA系统、校园网、报刊、广播等一切可利用的手段，广泛宣传电子文件的重要性，从而来提高人们对电子文件重要性的认识。
要做好高校OA环境下的电子文件归档管理工作，其次得制订一套规范的电子文件管理制度，来完善电子文件的归档管理工作。国家档案局于2003年颁布了中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》，该标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。我们可根据该标准，结合学校的实际情况制定本校的《电子文件归档与电子档案管理规范》及《电子档案管理办法》，以加强对学校电子文件的规范管理。在高校OA环境下，各教学单位及职能部门都是电子文件的形成者。由于电子文件的来源广泛，使得高校电子文件的类型繁多，因此，我们必须制订规范的电子文件管理制度，才能使得各部门在归档过程中做到有章可循。
高校OA环境下档案工作者应具备的素质
信息时代，电子文件作为高校档案的重要来源，承载着学校的建设和发展，因此，我们要充分认识到高校的电子档案管理工作已成为学校建设工作中的重要内容。在新形势下，全面提高高校档案工作者的素质已成为高校档案工作的当务之急。
在高校OA环境下，档案工作者应具备良好的政治素质。作为信息时代高校的档案工作者，必须坚持正确的政治方向，树立正确的人生观和价值观；必须与时俱进，加强学习，具备一定的理论政策水平，能用理论指导自己的实际工作。此外，高校的档案工作者还必须具备保密意识，在工作中加强保密观念，提高保密意识，严格执行档案工作的保密制度。
在高校OA环境下，档案工作者应具备崇高的职业道德素质。档案工作既是一项繁琐、细致的工作，又是一项服务性的工作，这就要求高校的档案工作者要热爱档案事业，同时要树立服务意识。在工作中，既要爱岗敬业，又要增强服务意识，为广大档案使用者提供优质的服务。
在高校OA环境下，档案工作者应具备精湛的业务素质。作为高校的档案工作人员，不仅要熟悉档案工作的各个环节及步骤，同时还要熟练掌握各类档案的管理方法。不同的时代对人们有不同的要求，在新时代，要求高校的档案工作者要加强业务学习，能够快速地与信息时代接轨，能够熟练使用计算机，充分利用互联网，掌握现代化的档案管理技术。
随着高校OA办公的普及，电子文件的管理工作已成为高校工作中的一项重要内容。作为一名高校的OA信息员，我们也应为推动学校的电子文件管理工作而积极努力。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家标准GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范2002，12
[2]王兆新，裘洁浅议电子文件信息的安全与保密浙江档案，2004(1)：21
[3]张健电子文件安全研究现状与思考浙江档案，2009(7)：39
[4]叶景青高校OA环境下电子文件归档管理的思考，兰台世界，2009(9)：20
[5]黄静，高校电子档案管理的几点思考，云南档案，2009(3)：36
[6]徐盈，高征红浅议高校档案管理人员应具备的素质，唐山职业技术学院学报，2006(2)：70～71