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【摘要】随着档案管理水平和信息技术的不断发展与提高，档案管理日益朝着数字化、电子化的方向发展。在电力设计行业，有一部分企业在档案电子化建设方面已经走在了前列，经过几年甚至十几年的档案电子化建设，这部分企业已经建立起了相对完善的档案电子化体制。深圳新能电力开发设计院有限公司（以下简称“新能院”）在档案电子化建设方面处初期探索阶段，与同行业比较还有很大的差距，还有很多需要学习和借鉴的方面。本文旨在分析新能院当前在档案电子化建设存在的问题，并结合行业实际，对如何解决这些问题做一个初步的探索与思考。
【关键词】新能院；档案管理；电子化建设
1、电子文件的认识
电子文件中的“文件”是传统的文件概念，即文件是具有符号的一组相关联元素的有序序列，可以包含范围非常广泛的内容，是信息及其承载介质的集合体。其重要特征是记录人们社会活动提供凭证的记录信息。从文件的价值看，电子文件与纸质文件没有本质的区别，但其信息的记录方式与纸质文件发生了根本的变化，电子文件的生成与保存技术使其管理方式也发生了根本性的变化。
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，称为“数字文件”更为贴切。
2002年我国颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中这样描述电子文件的：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
目前在人们的日常生产活动中，随着信息技术的发展，电子文件多以文本、图像、声音、影像、光栅图或矢量图等形式存在。而电子文件本身又具有非直读性形式的多样性，内容的易改性，对外围设备和操作的依赖性以及它的共享性和复杂性等等特点，因此我们在这方面需要探讨和解决的问题还很多，并且迫在眉睫。
2、新能院档案管理现状
目前在新能院的档案管理还处在以纸质文件归档为主的现象中，所有的科技文件（工程文件）均是以手签图纸方式保存，虽然电子原始文件和扫描文件早在几年前已经进行了收集，但因缺乏对电子档案的认识和管理，以至于在实际应用中没有发挥太多的优势。随着科技的发展、OA办公系统的逐步应用，现在的新能院，上至院领导管理层下至档案从业人员都已经初步意识到了档案电子化建设的重要性，在与同行业单位的考察交流中，已经看到了档案电子化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。新能院在档案电子化建设方面还任重道远，总结起来，急需解决以下几个问题：
2.1对档案电子化缺乏深入的了解
随着计算机网络技术在电子文件归档管理中的广泛应用，档案电子化在整个电力设计行业内已有一定的发展和普及度，但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏深入的了解，对相应的管理规范、软硬件设施、专业知识及网络系统的安全等等也缺乏相应的认识。
2.2对档案电子化建设迫切程度的认识需要加强
在新能院内部还存在着一些对档案电子化建设认识不到位的现象，认为只要做好电力设计就行了，没有真正认识到档案电子化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用，也没有看到档案电子化给整个行业带来的巨大效益，因此，对于档案电子化建设紧迫程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。
2.3档案电子化管理标准规范空缺
现代技术应用标准化问题十分重要，相应的管理规章制度、标准是电子文件管理的基础。2002国家发布了《电子文件归档与管理规范（中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002）》，2003年国家档案局公布《电文公文归档管理暂行办法》但对其如何实施各单位的做法不尽相同。2008年国家档案局着手修订《电子文件归档管理规范》以适应电子文件管理发展的需要，同时《电子文件管理条例》、《电子文件元数据标准》在征求意见中。标准的滞后已经在影响电子文件的管理，而新能院目前还没有制订实施档案电子化管理的相关标准及文件。标准规范是档案电子化建设的基础工作，没有标准规范就无法形成统一的电子化数据文件，电子化数据文件不标准就无法进行交换和再利用，无法实现资源的共享，电子化数据文件的质量无法得到保证，满足不了现实情况对电子化数据文件利用的需求。因此，制订适合本院标准的电子化数据文件规范是档案数据电子化管理和利用不可或缺的必备条件。
2.4缺乏档案电子化建设的专业团队
与传统的档案管理方式相比，档案的电子化管理虽然带来了很多便捷，但同时对管理人员要求也更加的专业，特别是电力行业来说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术以及三标管理等多方面的知识。目前新能院的档案电子化建设还缺乏相应的专业团队，缺乏复合型档案专业人员，而与之相对应的人才培养和培训机制也还没有纳入议程。
3、新能院档案电子化建设的设想
深圳新能电力开发设计院有限公司，从2007年成立到现在的发展壮大，虽然只是短短的8年时间，但这8年，在工程设计和工程咨询方面都取得乙级资质。随着公司规模与业务范围的不断壮大，档案（特别是工程档案）的管理与利用问题越来越突出，在电力设计行业中，新能院的档案信息化工作显得相对滞后，如何跟紧行业步伐，将新能院的档案电子化工作更好、更快的开展起来，成为目前我们急需解决的问题。针对电力设计行业的档案电子化现状，结合新能院档案管理的实际情况，我们提出了以下几点设想：
3.1引入档案电子化标准规范体系
国家档案行政管理部门和各行业都根据需要不断出台了档案电子化建设方面的管理制度、规范和标准，但相对零散，没有形成系统完整的标准体系。新能院应根据自身管理的特点，参照2008年国家档案局修订的《电子文件归档管理规范》标准和中国南方电网公司的《广东电网公司建设项目档案管理制度汇编》地方标准，制定适合本单位开展档案电子化的规范、制度和标准，为档案管理从注重实体管理迈入信息管理的时代提供有力支撑，保证档案电子化的各方面有章可循，有法可依。 3.2加强档案管理电子化安全体系的建设
由于档案电子化后，所有档案资料都是以电子文件的形式存在，电子文件存在较强的易破坏性和易泄露性等缺陷，因此，相应的安全措施应加强。要构建安全、可靠的保密体系，做好档案的保密性与开放性，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露。针对特殊档案资料，要根据使用人员的工作性质来设定查阅权限，多级管理，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。
3.3加强档案电子化人才队伍建设
开展档案电子化建设需要复合型人才，既有扎实的档案专业知识，又掌握计算机技术及信息技术，还有较强的管理能力。档案部门在电子化队伍建设中首先在现有档案队伍中，重点培养业务能力强、创新思维活跃的人员，通过档案电子化方面的培训与交流，不断增强利用电子化手段提高档案管理水平的意识和能力，能对档案电子化现状提出改进和完善要求，从而带动整个队伍为适应电子化建设的要求而提高计算机应用能力。另外，还要对档案人员进行思想教育，不断提高档案人员的事业心、养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这才是保证电子文件真实性、安全性的根本保证措施。其次也可通过外部引进人才的方式，来壮大新能院档案电子化建设队伍。
3.4加快档案电子化资源建设
档案电子化的核心是其资源建设，资源供应是档案电子化服务的前提。因电子文件信息记录方式、存储方式、利用方式都与纸质文件不同，电子文件归档管理的方法、要求必然变化，必须根据数字信息与文件信息的特性，以新的思路、新的技术、新方法进行管理，逐步建立起一整套科学可行、规范可靠的管理措施。新能院经过近几年的不断积累，己经形成纸质档案资料与电子档案资料并存的局面，如何选择优秀的档案管理软件，将这些资源进行有效的利用是摆在我们面前的一大课题，同时也是新能院档案电子化建设的重中之重。
最近几年，部分设计院开始加大对档案电子化建设系统软件的引进与研发力度，在收集同期生成的电子原始文件和图纸扫描文件同时，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也快速的满足工程设计人员的需要。
我们的设想是：设计一套档案信息资源服务平台，之后就是要有效、快速、安全的开展电子化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案电子化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。
结束语
综上所述，新能院的档案电子化建设还处在起步阶段，除以上提出的问题以外，在实施过程中肯定还会遇见其他困难。因此我们必须做好攻坚战的准备。新能院的档案电子化建设虽然是一项长期的工作，但是势在必行。只有实现档案电子化，才能提高企业管理水平和工作效率，提供可靠的档案信息资源，还能够更好的为决策服务，为客户服务。
参考文献
[1]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2004
[2]王嘉辰，卢汉明.《电子文件管理》
【关键词】新能院；档案管理；电子化建设
1、电子文件的认识
电子文件中的“文件”是传统的文件概念，即文件是具有符号的一组相关联元素的有序序列，可以包含范围非常广泛的内容，是信息及其承载介质的集合体。其重要特征是记录人们社会活动提供凭证的记录信息。从文件的价值看，电子文件与纸质文件没有本质的区别，但其信息的记录方式与纸质文件发生了根本的变化，电子文件的生成与保存技术使其管理方式也发生了根本性的变化。
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，称为“数字文件”更为贴切。
2002年我国颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中这样描述电子文件的：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
目前在人们的日常生产活动中，随着信息技术的发展，电子文件多以文本、图像、声音、影像、光栅图或矢量图等形式存在。而电子文件本身又具有非直读性形式的多样性，内容的易改性，对外围设备和操作的依赖性以及它的共享性和复杂性等等特点，因此我们在这方面需要探讨和解决的问题还很多，并且迫在眉睫。
2、新能院档案管理现状
目前在新能院的档案管理还处在以纸质文件归档为主的现象中，所有的科技文件（工程文件）均是以手签图纸方式保存，虽然电子原始文件和扫描文件早在几年前已经进行了收集，但因缺乏对电子档案的认识和管理，以至于在实际应用中没有发挥太多的优势。随着科技的发展、OA办公系统的逐步应用，现在的新能院，上至院领导管理层下至档案从业人员都已经初步意识到了档案电子化建设的重要性，在与同行业单位的考察交流中，已经看到了档案电子化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。新能院在档案电子化建设方面还任重道远，总结起来，急需解决以下几个问题：
2.1对档案电子化缺乏深入的了解
随着计算机网络技术在电子文件归档管理中的广泛应用，档案电子化在整个电力设计行业内已有一定的发展和普及度，但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏深入的了解，对相应的管理规范、软硬件设施、专业知识及网络系统的安全等等也缺乏相应的认识。
2.2对档案电子化建设迫切程度的认识需要加强
在新能院内部还存在着一些对档案电子化建设认识不到位的现象，认为只要做好电力设计就行了，没有真正认识到档案电子化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用，也没有看到档案电子化给整个行业带来的巨大效益，因此，对于档案电子化建设紧迫程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。
2.3档案电子化管理标准规范空缺
现代技术应用标准化问题十分重要，相应的管理规章制度、标准是电子文件管理的基础。2002国家发布了《电子文件归档与管理规范（中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002）》，2003年国家档案局公布《电文公文归档管理暂行办法》但对其如何实施各单位的做法不尽相同。2008年国家档案局着手修订《电子文件归档管理规范》以适应电子文件管理发展的需要，同时《电子文件管理条例》、《电子文件元数据标准》在征求意见中。标准的滞后已经在影响电子文件的管理，而新能院目前还没有制订实施档案电子化管理的相关标准及文件。标准规范是档案电子化建设的基础工作，没有标准规范就无法形成统一的电子化数据文件，电子化数据文件不标准就无法进行交换和再利用，无法实现资源的共享，电子化数据文件的质量无法得到保证，满足不了现实情况对电子化数据文件利用的需求。因此，制订适合本院标准的电子化数据文件规范是档案数据电子化管理和利用不可或缺的必备条件。
2.4缺乏档案电子化建设的专业团队
与传统的档案管理方式相比，档案的电子化管理虽然带来了很多便捷，但同时对管理人员要求也更加的专业，特别是电力行业来说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术以及三标管理等多方面的知识。目前新能院的档案电子化建设还缺乏相应的专业团队，缺乏复合型档案专业人员，而与之相对应的人才培养和培训机制也还没有纳入议程。
3、新能院档案电子化建设的设想
深圳新能电力开发设计院有限公司，从2007年成立到现在的发展壮大，虽然只是短短的8年时间，但这8年，在工程设计和工程咨询方面都取得乙级资质。随着公司规模与业务范围的不断壮大，档案（特别是工程档案）的管理与利用问题越来越突出，在电力设计行业中，新能院的档案信息化工作显得相对滞后，如何跟紧行业步伐，将新能院的档案电子化工作更好、更快的开展起来，成为目前我们急需解决的问题。针对电力设计行业的档案电子化现状，结合新能院档案管理的实际情况，我们提出了以下几点设想：
3.1引入档案电子化标准规范体系
国家档案行政管理部门和各行业都根据需要不断出台了档案电子化建设方面的管理制度、规范和标准，但相对零散，没有形成系统完整的标准体系。新能院应根据自身管理的特点，参照2008年国家档案局修订的《电子文件归档管理规范》标准和中国南方电网公司的《广东电网公司建设项目档案管理制度汇编》地方标准，制定适合本单位开展档案电子化的规范、制度和标准，为档案管理从注重实体管理迈入信息管理的时代提供有力支撑，保证档案电子化的各方面有章可循，有法可依。 3.2加强档案管理电子化安全体系的建设
由于档案电子化后，所有档案资料都是以电子文件的形式存在，电子文件存在较强的易破坏性和易泄露性等缺陷，因此，相应的安全措施应加强。要构建安全、可靠的保密体系，做好档案的保密性与开放性，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露。针对特殊档案资料，要根据使用人员的工作性质来设定查阅权限，多级管理，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。
3.3加强档案电子化人才队伍建设
开展档案电子化建设需要复合型人才，既有扎实的档案专业知识，又掌握计算机技术及信息技术，还有较强的管理能力。档案部门在电子化队伍建设中首先在现有档案队伍中，重点培养业务能力强、创新思维活跃的人员，通过档案电子化方面的培训与交流，不断增强利用电子化手段提高档案管理水平的意识和能力，能对档案电子化现状提出改进和完善要求，从而带动整个队伍为适应电子化建设的要求而提高计算机应用能力。另外，还要对档案人员进行思想教育，不断提高档案人员的事业心、养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这才是保证电子文件真实性、安全性的根本保证措施。其次也可通过外部引进人才的方式，来壮大新能院档案电子化建设队伍。
3.4加快档案电子化资源建设
档案电子化的核心是其资源建设，资源供应是档案电子化服务的前提。因电子文件信息记录方式、存储方式、利用方式都与纸质文件不同，电子文件归档管理的方法、要求必然变化，必须根据数字信息与文件信息的特性，以新的思路、新的技术、新方法进行管理，逐步建立起一整套科学可行、规范可靠的管理措施。新能院经过近几年的不断积累，己经形成纸质档案资料与电子档案资料并存的局面，如何选择优秀的档案管理软件，将这些资源进行有效的利用是摆在我们面前的一大课题，同时也是新能院档案电子化建设的重中之重。
最近几年，部分设计院开始加大对档案电子化建设系统软件的引进与研发力度，在收集同期生成的电子原始文件和图纸扫描文件同时，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也快速的满足工程设计人员的需要。
我们的设想是：设计一套档案信息资源服务平台，之后就是要有效、快速、安全的开展电子化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案电子化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。
结束语
综上所述，新能院的档案电子化建设还处在起步阶段，除以上提出的问题以外，在实施过程中肯定还会遇见其他困难。因此我们必须做好攻坚战的准备。新能院的档案电子化建设虽然是一项长期的工作，但是势在必行。只有实现档案电子化，才能提高企业管理水平和工作效率，提供可靠的档案信息资源，还能够更好的为决策服务，为客户服务。
参考文献
[1]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2004
[2]王嘉辰，卢汉明.《电子文件管理》