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摘 要：本文通过工作量的变化、认识程度的不同、资金投入的多少、人才的匮乏、归档分类的多样性等方面，对农业科技档案管理工作的主要现状和存在的问题进行阐述，并提出应不断深化科技档案的重要性、不断强化科技档案管理意识、不断明确和完善科技档案归档内容、不断提高科技档案的管理水平、不断促进科技档案管理的模式化的发展思路。
关键词：农业；科技；档案；管理；思考
中图分类号：G275.3 文献标识码：A
农业科技档案管理是农业科研管理和档案管理的重要组成部分，是农业科研活动的重要环节，是对科研项目管理活动的延续[1]，其所记录的是科研工作的整个过程，是科研工作向前推进的重要组成部分。建立健全农业科技档案管理制度，确保其记载内容的准确完整，对科技档案的系统性、安全性等方面具有重要意义。
1 农业科技档案管理的主要现状
1.1 科技档案管理工作压力巨大
随着国家对农业重视程度的不断提高，农业科研项目的不断增长，科研成果、人才队伍不断拓展、更新，与之相对应的科技档案资料如文件、合同、申报书、经费情况以及项目执行过程中形成的各类总结材料、声像资料等不断增长，特别是电子档案出现后，相应设施更新缓慢，使传统的科技档案管理工作面临较大压力。同时，资料在项目完成或成果形成之前，处于相对独立的不同小分类中，具有相对的分散性，加之部分档案人员对科研进程和科研工作的连续性缺乏一定深度的认识，而科研人员缺乏对档案管理的了解，使科技档案的形成缺乏一定的系统性、完整性，并缺乏行之有效的制约手段[2]，使档案工作人员压力增大。
1.2 科技档案管理工作认识不足
科技档案记载了农业科研工作的全过程，是对整个科研历程的真实反映，可以从中归纳出一定的规律性，并具有一定的权威性，可以根据科技档案的内容预见未来工作的切入点和可行性，是进行科研决策、制订科研计划的重要依据，是决策者不可或缺的决策资料[3]。但在实际工作中，一方面科研人员普遍存在着材料归档意识不强，轻视科技档案重要性的现象，主要表现在：一是担心自己成果会被泄密，而不将全部材料归档，造成许多有价值的过程性材料收集困难；二是部分科技人员缺乏主动归档意识，造成材料遗失，上述现象使科技档案的完整性受到严重影响。另一方面部分档案管理人员存在档案保密意识不强或有意泄密的现象，严重影响了科技人员的归档积极性。
1.3 科技档案管理工作投入少、人才匮乏
由于对科技档案管理重视程度的差异，存在对档案管理设施、设备更新不太重视[4]，投入资金少，甚至不投入资金，导致管理工作很难开展，严重影响了档案管理人员工作能力的发挥和工作积极性的提高，阻碍了科技档案管理工作的进一步发展。另外，由于档案管理工作具有程序化的特点，有多数年轻人不愿意选择这一行业的问题，限制了人才队伍建设，特别是条件较差或单位领导重视不足的单位，新兴档案管理人才严重匮乏，从业人员多数存在资历水平比较低，专业知识水平不高等现象，导致档案工作存在较大差异，不仅影响到档案的利用效率，而且使之无法纳入规范化管理轨道[5]。
1.4 科技档案管理工作归档分类形式多样
归档分类方法存在多样性，第一种是按文件种类分类后，再按学科进行分类归档；第二种是按科研阶段进行分类归档，如项目报批阶段、执行阶段、结题验收阶段、成果报批阶段、成果推广应用阶段等；第三种是按材料性质进行分类归档，如科研管理类、科研报批类、合作协作类、科研进程类、科研成果类等；第四种是按项目进行分类归档，以项目为主线，从申报、批复、执行到结题验收形成成果，再到成果的推广应用等，组成连续性档案。档案在归档分类上多数是以档案管理者主观意志为转移而形成的，因此档案的形成主要取决于档案管理者自身的学术水平、工作经历等多方面的综合素质，这样在档案归档分类上形成多样化在所难免，因此很难形成统一规划的模式。
2 农业科技档案管理的思考
2.1 不断深化科技档案重要性
科技档案是整体科研工作的的收尾环节，是科研团队整体工作的总结和集体智慧的结晶，关系到一个单位、一个部门的科研进程和国家资金投入回报等多方面内容的综合性工作汇总。而且通过科技档案多年记载所形成的科研工作的系统性和规律性，是农业科研工作不可或缺的决策依据和发展依据；同时，科技档案自身所具有的涉密保密性，是科研关键材料保密的关键所在。因此，科技档案具有其特定的开放性和保密性。在实际工作中，要不断深化科技档案的重要性，既要充分发挥其可利用性，又要根据不同密级对档案采取有效的保护措施[6-7]。
2.2 不断强化科技档案管理意识
目前科技档案管理工作发展缓慢，寻其原因主要在于思想意识上对这项工作不够重视，这包括领导者、档案管理者和科研人员等多方面因素。首先，领导者主要看中的是有没有项目、多大项目，出不出成果、多大成果，获没获奖项、多大奖项等问题，而对于资料是否归档，档案是否完整等问题并不十分重视；其次，档案管理者由于业务水平参差不齐，存在自身要求不高的现象，主要看中的是如何解决自己的职称、待遇等问题，对科技档案管理存在不主动性，对材料归档存在被动性；最后，科研人员主要看中的是项目、成果、奖项等如何争取和完成的问题，并不重视材料归档问题，甚至为了保密存在材料有意不归档的现象。上述问题严重影响了科技档案管理的正常工作，因此，不断强化科技档案管理意识迫在眉睫。
2.3 不断明确和完善科技档案归档内容
归档内容是科技档案管理工作的重要环节，直接关系到科技档案的完整性。这项工作的关键在于档案管理队伍，完成的好坏取决于档案管理人员的管理水平。以项目为例，其整个过程包括项目通知、项目申报、项目批复、研究过程、验收鉴定、成果申报、成果批复、推广应用、奖项申报、奖项批复等多项内容，甚至包括项目的前期研究工作的整体过程、开展前期研究的原因等方面内容，上述内容的每个小环节都可以单独成为一个系列、一个分类，如何将它们串联或如何将它们归档是一项细小而重要的工作，关系到科技档案检索和查阅的方便性和实用性，同时也涉及完整性、涉密性和保密性。因此，归档时以那一方面内容为主线十分重要，是管理人员专业水平高低的检验。同时，明确和完善项目归档的内容，对于没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，采取不予上报验收、不予上报成果[8]，是行之有效的方法。 2.4 不断提高科技档案现代化管理水平
目前现代化办公技术已经处于高水平阶段，而科技档案管理在多数单位仍处于传统办公水平，科技档案的无纸化、电子化、网络化程度不高[9]，严重与现代化管理水平脱节，限制了科技档案管理水平的发展。在确保涉密科技档案保密的情况下，应建立数字化管理体系，更新科技档案载体，发展磁性介质载体在科技档案管理中的作用，实现科技档案信息网络服务平台，设置馆藏简介、馆藏目录、信息快报、查档指南等页面[10]。
2.5 不断促进科技档案模式化管理
通过建立健全科技档案管理制度，促进管理的模式化，是解决科技档案不完整的有效手段。针对科技档案管理对象主要是各类项目的相关材料，建议采取直线式和网络式相结合的管理模式。所谓直线式即主管科研领导、档案管理部门负责人、具体工作人员直线管理；所谓网络式即本着对科研团队负责的原则，由科研团队带头人或负责人负责本团队科研相关材料的归档管理，上对主管科研领导负责，横向对科技档案管理部门和人员负责，下对本团队人员负责的网络式管理。确立分工负责制和责任追究制，形成纵向的管理责任制，横向的协作责任制；建立相关制约措施，形成模式化管理的约束机制。只有不断促进和调整科技档案的模式化管理，是发展科技档案管理工作的必由之路。
参考文献
[1] 朱斌，冯惠英，黄建.谈档案管理与科研管理的相互促进关系[J].现代农业科技，2009（24）：369-370
[2] 朱顺洪.关于高校科研档案质量的现状与思考[J].档案与建设，2006（1）：11-12
[3] 郭朋，张宇航，赵伟锋，等.农业科技档案管理工作存在的问题与对策[J].农业科技管理，2011（3）：48-49
[4] 李丹.浅谈高校档案管理工作存在的问题及改进对策[J].吉林农业科技学院学报，2009（3）：53-55
[5] 丁锋，唐国俊.浅谈高职院校档案管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2010（1）：102-104
[6] 傅华.聚焦人事档案[J].中国档案，2003（4）：6-10
[7] 吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏广播电视大学学报，2006（6）：90-91
[8] 顾娟.高校科研档案管理浅析[J].黑龙江档案，2010（3）：44
[9] 蔡颖.高校科研档案管理比较研究及导向性思考[J].农业科技管理，2011（3）：44-47
[10] 蔡颖.高校档案馆参与数字校园建设的研究与对策[J].办公自动化，2011（2）：7-9
作者简介：郭朋（1980-），女，馆员，吉林四平人，一直从事档案业务监督、检查指导工作。
关键词：农业；科技；档案；管理；思考
中图分类号：G275.3 文献标识码：A
农业科技档案管理是农业科研管理和档案管理的重要组成部分，是农业科研活动的重要环节，是对科研项目管理活动的延续[1]，其所记录的是科研工作的整个过程，是科研工作向前推进的重要组成部分。建立健全农业科技档案管理制度，确保其记载内容的准确完整，对科技档案的系统性、安全性等方面具有重要意义。
1 农业科技档案管理的主要现状
1.1 科技档案管理工作压力巨大
随着国家对农业重视程度的不断提高，农业科研项目的不断增长，科研成果、人才队伍不断拓展、更新，与之相对应的科技档案资料如文件、合同、申报书、经费情况以及项目执行过程中形成的各类总结材料、声像资料等不断增长，特别是电子档案出现后，相应设施更新缓慢，使传统的科技档案管理工作面临较大压力。同时，资料在项目完成或成果形成之前，处于相对独立的不同小分类中，具有相对的分散性，加之部分档案人员对科研进程和科研工作的连续性缺乏一定深度的认识，而科研人员缺乏对档案管理的了解，使科技档案的形成缺乏一定的系统性、完整性，并缺乏行之有效的制约手段[2]，使档案工作人员压力增大。
1.2 科技档案管理工作认识不足
科技档案记载了农业科研工作的全过程，是对整个科研历程的真实反映，可以从中归纳出一定的规律性，并具有一定的权威性，可以根据科技档案的内容预见未来工作的切入点和可行性，是进行科研决策、制订科研计划的重要依据，是决策者不可或缺的决策资料[3]。但在实际工作中，一方面科研人员普遍存在着材料归档意识不强，轻视科技档案重要性的现象，主要表现在：一是担心自己成果会被泄密，而不将全部材料归档，造成许多有价值的过程性材料收集困难；二是部分科技人员缺乏主动归档意识，造成材料遗失，上述现象使科技档案的完整性受到严重影响。另一方面部分档案管理人员存在档案保密意识不强或有意泄密的现象，严重影响了科技人员的归档积极性。
1.3 科技档案管理工作投入少、人才匮乏
由于对科技档案管理重视程度的差异，存在对档案管理设施、设备更新不太重视[4]，投入资金少，甚至不投入资金，导致管理工作很难开展，严重影响了档案管理人员工作能力的发挥和工作积极性的提高，阻碍了科技档案管理工作的进一步发展。另外，由于档案管理工作具有程序化的特点，有多数年轻人不愿意选择这一行业的问题，限制了人才队伍建设，特别是条件较差或单位领导重视不足的单位，新兴档案管理人才严重匮乏，从业人员多数存在资历水平比较低，专业知识水平不高等现象，导致档案工作存在较大差异，不仅影响到档案的利用效率，而且使之无法纳入规范化管理轨道[5]。
1.4 科技档案管理工作归档分类形式多样
归档分类方法存在多样性，第一种是按文件种类分类后，再按学科进行分类归档；第二种是按科研阶段进行分类归档，如项目报批阶段、执行阶段、结题验收阶段、成果报批阶段、成果推广应用阶段等；第三种是按材料性质进行分类归档，如科研管理类、科研报批类、合作协作类、科研进程类、科研成果类等；第四种是按项目进行分类归档，以项目为主线，从申报、批复、执行到结题验收形成成果，再到成果的推广应用等，组成连续性档案。档案在归档分类上多数是以档案管理者主观意志为转移而形成的，因此档案的形成主要取决于档案管理者自身的学术水平、工作经历等多方面的综合素质，这样在档案归档分类上形成多样化在所难免，因此很难形成统一规划的模式。
2 农业科技档案管理的思考
2.1 不断深化科技档案重要性
科技档案是整体科研工作的的收尾环节，是科研团队整体工作的总结和集体智慧的结晶，关系到一个单位、一个部门的科研进程和国家资金投入回报等多方面内容的综合性工作汇总。而且通过科技档案多年记载所形成的科研工作的系统性和规律性，是农业科研工作不可或缺的决策依据和发展依据；同时，科技档案自身所具有的涉密保密性，是科研关键材料保密的关键所在。因此，科技档案具有其特定的开放性和保密性。在实际工作中，要不断深化科技档案的重要性，既要充分发挥其可利用性，又要根据不同密级对档案采取有效的保护措施[6-7]。
2.2 不断强化科技档案管理意识
目前科技档案管理工作发展缓慢，寻其原因主要在于思想意识上对这项工作不够重视，这包括领导者、档案管理者和科研人员等多方面因素。首先，领导者主要看中的是有没有项目、多大项目，出不出成果、多大成果，获没获奖项、多大奖项等问题，而对于资料是否归档，档案是否完整等问题并不十分重视；其次，档案管理者由于业务水平参差不齐，存在自身要求不高的现象，主要看中的是如何解决自己的职称、待遇等问题，对科技档案管理存在不主动性，对材料归档存在被动性；最后，科研人员主要看中的是项目、成果、奖项等如何争取和完成的问题，并不重视材料归档问题，甚至为了保密存在材料有意不归档的现象。上述问题严重影响了科技档案管理的正常工作，因此，不断强化科技档案管理意识迫在眉睫。
2.3 不断明确和完善科技档案归档内容
归档内容是科技档案管理工作的重要环节，直接关系到科技档案的完整性。这项工作的关键在于档案管理队伍，完成的好坏取决于档案管理人员的管理水平。以项目为例，其整个过程包括项目通知、项目申报、项目批复、研究过程、验收鉴定、成果申报、成果批复、推广应用、奖项申报、奖项批复等多项内容，甚至包括项目的前期研究工作的整体过程、开展前期研究的原因等方面内容，上述内容的每个小环节都可以单独成为一个系列、一个分类，如何将它们串联或如何将它们归档是一项细小而重要的工作，关系到科技档案检索和查阅的方便性和实用性，同时也涉及完整性、涉密性和保密性。因此，归档时以那一方面内容为主线十分重要，是管理人员专业水平高低的检验。同时，明确和完善项目归档的内容，对于没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，采取不予上报验收、不予上报成果[8]，是行之有效的方法。 2.4 不断提高科技档案现代化管理水平
目前现代化办公技术已经处于高水平阶段，而科技档案管理在多数单位仍处于传统办公水平，科技档案的无纸化、电子化、网络化程度不高[9]，严重与现代化管理水平脱节，限制了科技档案管理水平的发展。在确保涉密科技档案保密的情况下，应建立数字化管理体系，更新科技档案载体，发展磁性介质载体在科技档案管理中的作用，实现科技档案信息网络服务平台，设置馆藏简介、馆藏目录、信息快报、查档指南等页面[10]。
2.5 不断促进科技档案模式化管理
通过建立健全科技档案管理制度，促进管理的模式化，是解决科技档案不完整的有效手段。针对科技档案管理对象主要是各类项目的相关材料，建议采取直线式和网络式相结合的管理模式。所谓直线式即主管科研领导、档案管理部门负责人、具体工作人员直线管理；所谓网络式即本着对科研团队负责的原则，由科研团队带头人或负责人负责本团队科研相关材料的归档管理，上对主管科研领导负责，横向对科技档案管理部门和人员负责，下对本团队人员负责的网络式管理。确立分工负责制和责任追究制，形成纵向的管理责任制，横向的协作责任制；建立相关制约措施，形成模式化管理的约束机制。只有不断促进和调整科技档案的模式化管理，是发展科技档案管理工作的必由之路。
参考文献
[1] 朱斌，冯惠英，黄建.谈档案管理与科研管理的相互促进关系[J].现代农业科技，2009（24）：369-370
[2] 朱顺洪.关于高校科研档案质量的现状与思考[J].档案与建设，2006（1）：11-12
[3] 郭朋，张宇航，赵伟锋，等.农业科技档案管理工作存在的问题与对策[J].农业科技管理，2011（3）：48-49
[4] 李丹.浅谈高校档案管理工作存在的问题及改进对策[J].吉林农业科技学院学报，2009（3）：53-55
[5] 丁锋，唐国俊.浅谈高职院校档案管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2010（1）：102-104
[6] 傅华.聚焦人事档案[J].中国档案，2003（4）：6-10
[7] 吴建美.高校人事档案管理浅议[J].江苏广播电视大学学报，2006（6）：90-91
[8] 顾娟.高校科研档案管理浅析[J].黑龙江档案，2010（3）：44
[9] 蔡颖.高校科研档案管理比较研究及导向性思考[J].农业科技管理，2011（3）：44-47
[10] 蔡颖.高校档案馆参与数字校园建设的研究与对策[J].办公自动化，2011（2）：7-9
作者简介：郭朋（1980-），女，馆员，吉林四平人，一直从事档案业务监督、检查指导工作。