学生资助工作，是国家帮助家庭经济困难学生完成学业，促进教育公平和社会公平的系统工程。近年来，各级各类学校的学生资助项目越来越多，随之形成的文件材料也逐渐增加。如何做好学生资助项目的档案管理工作，同样成为学生资助管理工作的重要问题。
　　一 、学生资助项目档案管理的现状
　　一是各级资助机构对资助档案材料的管理工作不重视，管理混乱。资助工作人员认为资助档案材料的整理工作量大，并且不属资助工作，所以对学生的申请材料、银行的发放清单和资助报表等档案材料乱丢乱放。当相关部门检查或审计需教育行政部门或学校提供时，无法提供，更无法补齐。
　　二是大部分学校和资助管理机构无专门档案管理人员，或管理人员没有经过专业的培训，学生资助活动形成的档案材料不够规范。比如，银行代发资助金额后，打印给资助管理机构或学校的银行发放清单是“工资条”式的清单，给资助管机构的银行发放清单是几万人汇集一起的流水名册表，银行发放清单上无任何签章，佐证档案材料不规范，效力不够。
　　三是大部分学校和资助管理机构没有专用档案室，“六防”设备不配套，必备的切刀、统一的档案盒，都无法购置齐备。硬件环境设施不齐全，引起有资助档案材料的也积满尘埃，甚至霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
　　二、学生资助项目档案管理的策略
　　管好用好学生资助档案，是协调单位各项管理工作、有序、高效运行的有效保证。因此，本人仅从规范学生资助项目档案管理基础工作的做法，提出以下管理策略与大家共同探讨。
　　策略之一：加强领导，提高认识，提升资助人员素质的措施
　　加强对资助档案管理重要性的认识，落实专人或兼职工作人员负责档案管理工作，分工明确，责任到位。建立健全档案管理制度和奖惩制度，确保资助档案管理工作顺利开展。加强对档案管理人员的业务培训，提高资助项目档案管理工作的效率和质量。
　　策略之二：规范学生资助项目档案管理基础工作的具体做法
　　（一）资助项目文件材料归档范围
　　资助项目文件材料归档范围有两个原则：凡是反映学生资助项目业务活动、具有查考利用和凭证作用的文件材料均属归档范围；凡是属应归档范围的文件材料，必须按有关规定建档立卷，实行单位或学校集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
　　（二）资助项目档案的分类及归档标识符号
　　1、资助项目档案的分类
　　目前，全国各省市、自治区等相关管理部门对资助项目档案的分类无统一规定。因此，本人在实际工作中，根据档案管理法规和学生助学金资助项目管理工作的规定以及经济专项审计的要求等，设定“资助类”一级档案目录，按各资助项目的工作流程所形成的档案材料设二级类目。具体分类如下：
　　①资助业务活动形成档案的一级类目有：资助类、会计类、实物类和声像类。
　　②资助业务活动形成的“资助类”二级档案类目有：管理性文件﹙文书类﹚、报表类、学生申请类。
　　③各级资助管理部门涉及资助项目的档案情况：学校涉及资助项目一级类目的档案有资助类、会计类、实物类和声像类。涉及“资助类”档案的二级类目分为：管理性文件﹙文书类﹚、报表类和学生申请类。各级资助业务主管机构的资助项目档案的分类与学校相同，无“学生申请类”档案材料
　　2、统一资助项目归档的标识符号
　　资助业务活动形成的“资助类”一级类目的归档标识符号，按资助项目执行的先后顺序而定。涉及的会计类、实物类和声像类一级类目归档的标识符号，分别按会计类、实物类和声像类的规定执行。
　　（三）资助项目文件材料归档的时间和保管年限
　　归档时间一般是每学期末由学校和各级资助部门整理归档，保管二年后向单位档案部门移交。由于资助项目属经济专项项目，经费来源分别来自于中央和各省市、自治区级财政。因此，资助项目档案的保管期限定为永久。