我们平常进行各类考试的报名，一般都是通过Excel等电子表格软件进行操作，而这些报名信息经过逐级汇总之后，有时会达到几万甚至几十万的数据记录，这时往往就需要通过各种数据库软件来汇总管理这些数据。而数据库不同于Excel表格，对数据有效性检查较为严格，我就曾经因为报名数据检查不认真受到领导的批评。希望我用教训换回的经验，能够为大家的报名工作出点力。
　　
　　一、以0开头的各种序号
　　大家知道，在单元格中直接输入首位为0的数字，它会自动将前面的0省略，只显示非0开始的数字。在实际报名工作中，我们一般会采用以下两种解决方法：一是先输入“’”，然后再输入学号；二是先右击执行“设置单元格格式→数字→文本”命令，将单元格设置为文本格式，然后再输入学号。
　　如果你的基本数据来自不同的班级或部门，这两种方法在你汇总的工作表中可能同时存在（图1），而以“’”开头的学号是无法直接导入数据库的，会出现类型不匹配的错误提示。因此在上报信息之前，应该将它们全部删除。
　　这里以Excel 2007为例，具体操作方法如下：选中并复制可能包含“’”的数据单元，在工作表的其它单元格处，右击执行“选择性粘贴→数值”命令，“’”将会被全部删除，然后再将这部分数据复制粘贴到原来位置即可。
　　二、两个字的学生姓名
　　姓名输入则是另外一个常常会影响到数据库导入的问题。例如C2单元格中的“张□龙”，为了格式的工整或显示的美观，有的人会在两个字的姓名中间插入空格，但是对于计算机而言，“张龙”与“张□龙”就是两个完全不同的姓名符号。如果我们不小心将含有空格的姓名导入数据库中，虽然打印出来的名字看不出什么问题，但是当你需要在数据库中查询修改信息时，你会发现根本查不到“张龙”这个人。
　　为了避免出现这种情况，原始报名工作表在导入数据库之前，往往都要进行空格删除操作。具体操作方法如下：选中可能包含多余空格的数据区域，同时按下Ctrl+F键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”处输入一个半角空格（图2），在“替换为”处不输入任何内容，单击“全部替换”，即可完成所有多余空格的删除操作。
　　
　　三、数据有效范围检查
　　某些特殊数据类型的有效范围问题，也会影响到数据库的导入工作。例如，高中学生的年龄一般都在15岁与25岁之间，数据库中的对应项一般都会有数据有效范围设置。为了将类似的导入错误消灭在萌芽状态，我们可以在Excel中输入初始报名信息时，就对相应的数据区域设置条件格式，一旦出现超出有效范围的数字，就会立即显示特殊的样式，如D4单元格的118，便于及时发现和修改。
　　具体操作方法如下：选中想要设置条件格式的数据区域，执行“开始→条件格式→突出显示单元格规则→其它规则”命令，打开“新建格式规则”对话框，将未介于15和25之间的单元格的值设置为突出的显示效果，例如红色、加粗、加底纹等（图3）。
　　还有出生日期等信息，也需要根据数据采集的相关格式要求进行操作，否则也可能在导入数据库时出现问题。
　　
　　小提示
　　我们在平时使用Excel进行信息采集的过程中，应该养成规范的数据录入习惯，严格按照各种数据采集规格进行相关操作，唯有如此，才能降低工作表导入到数据库的难度，为别人节省数据导入汇总的时间，方便别人终究会方便自己。