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在档案利用中，经常会遇到设查与漏查现象，即通过检索工具查不到所需的档案材料，或虽查到但却同时检出了不切题的档案材料，从而影响了查全率与查准率。影响查全率与查准率的因素很多，从档案检索工具这一角度分析，概括起来有二个方面，即主体因素与客体因素。一、主体因素影响查全率与查准率的主体因素是指档案检索工具本身的质量因素。它包括以下几个方面；1．著录的详细程度档案检索工具的质量，在很大程度上取决于著录时贮存的信息量是否丰富。如果着录时对档案材料的内容与形式特征描述细致，检索时就便于分析判断，从而提高查全率与查准率。