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摘要：高校院系行政办公室是一个综合性办事机构，作为基层单位，事务性工作繁多，既要应对校级各部下达的事务，又要承办直接领导交办的任务，也要协调做好院系内的各项具体工作，同时还要处理办公室内部事务，承载着“参与政务、管理事务、搞好服务”的职责，起着承上启下、沟通内外、协调左右的作用。办公室工作人员的综合素质直接影响到院系工作运行状态，直接影响院系行政效率，直接体现办公室综合服务水平和外在形象。本文从院系基层工作实际出发，探讨行政办公室人员所应具备的综合素质及其培养。
关键词：高校；行政办公室；综合素质；培养
Abstract: The overall quality of the office staff has direct impact on the operating status, it directly affect the faculty and administrative efficiency, and directly embody the office comprehensive level of service and external image. This paper start from the grass-roots work, discussed the department to investigate the quality and training of the administrative office staff.Key words: colleges and universities; administrative offices; comprehensive quality; culture
中图分类号：G640 文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）03-00
院系行政办公室作为基层的综合办事机构，对外是联系内外、沟通左右的窗口，进行着承接上级指示、应对来电来访，进行着院系各部协作，代表和影响办公室工作能力和服务水平，展现的是办公室的形象和威信。对内是决策参谋、执行与督办机构，进行的是工作的布置、衔接、协调与处理。作为办公室行政人员，要认识到办公室“交办、协办、主办”工作的类型，明确何谓 “岗位职责”——办公室日常行政工作，何謂“部门协作”——校领导及校机关各部安排的限时需答复的事务，何为“专项工作”——办公室主导进行的事务，多为院系直接领导安排的专门事务，何谓“临时事务”——非职责明确要求的突发性事务。分清工作性质，明确“轻、重、缓、急”或“主、次”，做好时间安排、人手搭配和资源配套。如此，需要每个办公室行政人员明确自己的角色，不断的学习历练，建立立体化的应对概念，树立全方位的服务意识，适时调整个人角色，适应形势和任务的需要，完成各项工作。
根据行政办公室工作性质和职责要求，对于其工作人员而言，需要具备的综合素质较多，结合当前社会快速发展和高校办公室工作信息化、专业化要求，笔者认为，做好办公室行政工作，以下几方面的素质及其培养尤为重要：
过硬的政治思想素质
高校肩负着培养中国特色社会主义事业合格建设者和可靠接班人的历史重任，对于办公室工作人员来说，必须认真学习社会主义核心价值体系，切实领会其精神实质，在政治上、思想上、行动上坚定不移地与党中央保持高度一致，牢记使命，立场坚定，头脑清醒，是非分明，忠诚的执行党的路线、方针和政策；模范的遵守国家的法律法规，遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规，廉洁奉公；树立全心全意为学校师生员工服务的思想和任劳任怨的奉献精神，爱岗敬业，不计名利，忠于职守，勇于担当。这是办公室人员从业之根本，也是单位选人用人的起码标准。
优良的工作作风
作风是人在实践过程中表现出来的素质、精神和品格，形成的一种对人对事的态度、情绪、方法及习惯。办公室行政人员展现出来的工作作风，主要有顾全大局、客观公正、实事求是、真抓实干，保守机密，谦虚谨慎、平等待人等。办公室工作人员要摆正自己的心态和位置，服从安排，服务中心，服从大局；对所有服务对象一视同仁，秉公办事，平等相待；要一切从实际出发，理论联系实际，各个环节力求准确，如实地反映客观实际，切忌主观臆断、捕风捉影；在对待事务中不图虚名、力戒浮躁；在执行任务中要雷厉风行，果断利索；对于要保密的事件要守口如瓶，不为利益所诱，不为虚荣所露；在和同事交往中，要胸襟宽阔，虚怀若谷，诚心听取意见。
准确的表达能力
办公室工作离不开和人事物打交道，在待人接物，行文办事，会议座谈等各个方面，要有较强的表达能力，主要表现在三个方面的能力：较高的文字表达水平，准确的口头表述能力，得体的形体表达能力。办公室是出材料、出政策、出思路的地方，从领导讲话、汇报材料到请示报告、通知通告、会议纪要等等，工作人员必须具备扎实的文字功底和较高的政治水平、思想水平，能够看清形势，辨别轻重，分清主次，能善于揣摩意图，领会精神，揭示问题实质。要能够驾驭不同的表达体裁，熟练的组织文字，逻辑分明，准确的表达意思。在口头表达上，要求语脉连贯、内容完整、吐词清晰。对表达的内容要精心筛选，提供有价值的信息，不能庞杂罗嗦，牵扯精力；在形体表达上，要符合文明礼仪要求，精神要饱满，仪容要整洁、举止要端庄，着装要得体，看起来亲切自然，积极向上。
较强的信息处理能力
信息是各项决策的基础和依据，办公室行政人员要做好领导参谋，必须具备较强的信息处理能力。信息处理能力包括信息收集、辨别整理、整合应用，以之为决策提供参考或预见。在信息收集上，要具备敏锐的洞察力，掌握一定的方法，善于利用网络、文件报纸书籍，以及代表座谈、基层调研等形式，大至国家政策方针，教育动态，科技前沿，专业发展趋势，小到单位运行状况，基层工作状况，民意诉求等等，要善于根据工作需要，多途径多角度的收集有用的信息，将各种信息进行严格的取舍，正确地选择分析、总结归纳，为决策者掌握第一手材料，保证决策的正确性，发挥信息工作的决策效益和经济效益，用信息来为工作服务，努力满足不同层次对信息的需求。同时注意对工作进程进行跟踪反馈，及时纠偏，更好地把握全局，指导工作。
较强的创新意识
院系行政办公室事务纷繁芜杂，但工作决不能停留在事务性工作上，面对日新月异不断变化的新形势、层出不穷的新问题，如果一味因循守旧、同步自封，会造成工作上的被动，工作效率和质量难以提高。因此，必须解放思想、更新观念、勤于思考、勇于实践。作为行政办公室工作人员，在工作中要增强创新意识，主动去研究问题，规范管理，寻求突破。要善于在常规工作中摸索出规律，不断总结经验，汲取教训，要结合不同时期的任务合理安排相关工作，对可能出现的问题做出预见，提前做好准备。在管理上，要建立一套系统的、科学的管理制度。在管理规范上不断创新，使常规工作实施有准则，突发工作实施有参考，确保忙而不乱，有条不紊。通过不断的开拓创新，树立终生学习理念，不断接受新知识和新观点，逐步提高工作水平和工作能力，不断开创工作新局面。
技术装备应用能力及自动化办公意识
现代技术装备的普及，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等设备的应用，给办公室工作带来了极大的方便，这也要求办公室工作人员要懂一些基本的操作、维护和管理知识。计算机的广泛应用，使自动化办公效率更高，这也需要行政办公室人员要熟练使用办公软件，要能够利用它们做好常见文档处理、数据分析、档案管理。办公网络和校园网、各类管理系统的使用使协同办公更为方便，无纸化办公已经成为趋势，这也要求办公室行政人员必须不断的提高计算机及其网络的应用水平，适应办公方式向现代信息技术方向的转变。
院系行政办公室工作人员既要做好领导的参谋，又要能够独当一面的处理事务，还要做好各项服务工作。提高个人综合素质，既是工作要求，也是自身发展需要，在平时的工作和学习中，要时刻注重自身素质的培养，在思想上严格要求自己，加强师德师风修养，增强政治敏锐性，丰富理论水平；加强作风训练，凝练作风，立足岗位工作，不断提高工作技能。总之，院系办公室行政人员素质培养是一个系统工程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈，始终把学习放在首位，不断自我激励，不断学习，不断锤炼，以期成为能够适应岗位需要，适应学校发展需要的综合性人才。
关键词：高校；行政办公室；综合素质；培养
Abstract: The overall quality of the office staff has direct impact on the operating status, it directly affect the faculty and administrative efficiency, and directly embody the office comprehensive level of service and external image. This paper start from the grass-roots work, discussed the department to investigate the quality and training of the administrative office staff.Key words: colleges and universities; administrative offices; comprehensive quality; culture
中图分类号：G640 文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）03-00
院系行政办公室作为基层的综合办事机构，对外是联系内外、沟通左右的窗口，进行着承接上级指示、应对来电来访，进行着院系各部协作，代表和影响办公室工作能力和服务水平，展现的是办公室的形象和威信。对内是决策参谋、执行与督办机构，进行的是工作的布置、衔接、协调与处理。作为办公室行政人员，要认识到办公室“交办、协办、主办”工作的类型，明确何谓 “岗位职责”——办公室日常行政工作，何謂“部门协作”——校领导及校机关各部安排的限时需答复的事务，何为“专项工作”——办公室主导进行的事务，多为院系直接领导安排的专门事务，何谓“临时事务”——非职责明确要求的突发性事务。分清工作性质，明确“轻、重、缓、急”或“主、次”，做好时间安排、人手搭配和资源配套。如此，需要每个办公室行政人员明确自己的角色，不断的学习历练，建立立体化的应对概念，树立全方位的服务意识，适时调整个人角色，适应形势和任务的需要，完成各项工作。
根据行政办公室工作性质和职责要求，对于其工作人员而言，需要具备的综合素质较多，结合当前社会快速发展和高校办公室工作信息化、专业化要求，笔者认为，做好办公室行政工作，以下几方面的素质及其培养尤为重要：
过硬的政治思想素质
高校肩负着培养中国特色社会主义事业合格建设者和可靠接班人的历史重任，对于办公室工作人员来说，必须认真学习社会主义核心价值体系，切实领会其精神实质，在政治上、思想上、行动上坚定不移地与党中央保持高度一致，牢记使命，立场坚定，头脑清醒，是非分明，忠诚的执行党的路线、方针和政策；模范的遵守国家的法律法规，遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规，廉洁奉公；树立全心全意为学校师生员工服务的思想和任劳任怨的奉献精神，爱岗敬业，不计名利，忠于职守，勇于担当。这是办公室人员从业之根本，也是单位选人用人的起码标准。
优良的工作作风
作风是人在实践过程中表现出来的素质、精神和品格，形成的一种对人对事的态度、情绪、方法及习惯。办公室行政人员展现出来的工作作风，主要有顾全大局、客观公正、实事求是、真抓实干，保守机密，谦虚谨慎、平等待人等。办公室工作人员要摆正自己的心态和位置，服从安排，服务中心，服从大局；对所有服务对象一视同仁，秉公办事，平等相待；要一切从实际出发，理论联系实际，各个环节力求准确，如实地反映客观实际，切忌主观臆断、捕风捉影；在对待事务中不图虚名、力戒浮躁；在执行任务中要雷厉风行，果断利索；对于要保密的事件要守口如瓶，不为利益所诱，不为虚荣所露；在和同事交往中，要胸襟宽阔，虚怀若谷，诚心听取意见。
准确的表达能力
办公室工作离不开和人事物打交道，在待人接物，行文办事，会议座谈等各个方面，要有较强的表达能力，主要表现在三个方面的能力：较高的文字表达水平，准确的口头表述能力，得体的形体表达能力。办公室是出材料、出政策、出思路的地方，从领导讲话、汇报材料到请示报告、通知通告、会议纪要等等，工作人员必须具备扎实的文字功底和较高的政治水平、思想水平，能够看清形势，辨别轻重，分清主次，能善于揣摩意图，领会精神，揭示问题实质。要能够驾驭不同的表达体裁，熟练的组织文字，逻辑分明，准确的表达意思。在口头表达上，要求语脉连贯、内容完整、吐词清晰。对表达的内容要精心筛选，提供有价值的信息，不能庞杂罗嗦，牵扯精力；在形体表达上，要符合文明礼仪要求，精神要饱满，仪容要整洁、举止要端庄，着装要得体，看起来亲切自然，积极向上。
较强的信息处理能力
信息是各项决策的基础和依据，办公室行政人员要做好领导参谋，必须具备较强的信息处理能力。信息处理能力包括信息收集、辨别整理、整合应用，以之为决策提供参考或预见。在信息收集上，要具备敏锐的洞察力，掌握一定的方法，善于利用网络、文件报纸书籍，以及代表座谈、基层调研等形式，大至国家政策方针，教育动态，科技前沿，专业发展趋势，小到单位运行状况，基层工作状况，民意诉求等等，要善于根据工作需要，多途径多角度的收集有用的信息，将各种信息进行严格的取舍，正确地选择分析、总结归纳，为决策者掌握第一手材料，保证决策的正确性，发挥信息工作的决策效益和经济效益，用信息来为工作服务，努力满足不同层次对信息的需求。同时注意对工作进程进行跟踪反馈，及时纠偏，更好地把握全局，指导工作。
较强的创新意识
院系行政办公室事务纷繁芜杂，但工作决不能停留在事务性工作上，面对日新月异不断变化的新形势、层出不穷的新问题，如果一味因循守旧、同步自封，会造成工作上的被动，工作效率和质量难以提高。因此，必须解放思想、更新观念、勤于思考、勇于实践。作为行政办公室工作人员，在工作中要增强创新意识，主动去研究问题，规范管理，寻求突破。要善于在常规工作中摸索出规律，不断总结经验，汲取教训，要结合不同时期的任务合理安排相关工作，对可能出现的问题做出预见，提前做好准备。在管理上，要建立一套系统的、科学的管理制度。在管理规范上不断创新，使常规工作实施有准则，突发工作实施有参考，确保忙而不乱，有条不紊。通过不断的开拓创新，树立终生学习理念，不断接受新知识和新观点，逐步提高工作水平和工作能力，不断开创工作新局面。
技术装备应用能力及自动化办公意识
现代技术装备的普及，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等设备的应用，给办公室工作带来了极大的方便，这也要求办公室工作人员要懂一些基本的操作、维护和管理知识。计算机的广泛应用，使自动化办公效率更高，这也需要行政办公室人员要熟练使用办公软件，要能够利用它们做好常见文档处理、数据分析、档案管理。办公网络和校园网、各类管理系统的使用使协同办公更为方便，无纸化办公已经成为趋势，这也要求办公室行政人员必须不断的提高计算机及其网络的应用水平，适应办公方式向现代信息技术方向的转变。
院系行政办公室工作人员既要做好领导的参谋，又要能够独当一面的处理事务，还要做好各项服务工作。提高个人综合素质，既是工作要求，也是自身发展需要，在平时的工作和学习中，要时刻注重自身素质的培养，在思想上严格要求自己，加强师德师风修养，增强政治敏锐性，丰富理论水平；加强作风训练，凝练作风，立足岗位工作，不断提高工作技能。总之，院系办公室行政人员素质培养是一个系统工程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈，始终把学习放在首位，不断自我激励，不断学习，不断锤炼，以期成为能够适应岗位需要，适应学校发展需要的综合性人才。