公文是单位在管理过程中处理各种公务，写作具有一定格式并被人们共同遵守的实用性文字材料。“实用”即“有用”是公文最大的特点。当重大灾害来临时，为减轻灾害，降低损失，各级政府或相关管理部门会下发统一思想认识，做好防灾救灾工作的公文。13日下午，网传××中医药大学深圳医院一份《关于台风期间的安全通知》（以下简称《通知》）在深圳卫计系统引起了广泛关注，不少网友直呼“太有才了！”，甚至有网友评价说：“这份《安全通知》不仅要素全在、主旨清晰，更是引经据典，文艺感十足”。文中语句“大家珍惜生命，你不是金刚，君若欲乖风归去，当铭记，高处不胜寒”着实让人感受到了作者幽默的文笔。但从公文语言角度来分析，正是这种不恰当的幽默让这份《通知》效果大打折扣，甚至变得“无用”。认真分析，发现该《通知》不仅语言，而且在主旨表达、材料选择、结构安排、文本格式等方面都存在诸多瑕疵。
　　一、主旨不明确
　　强台风“山竹”未到，在强台风即将肆虐的区域内，上级机关、相关管理部门往往严阵以待，将作好相关防御与抗击工作作为当务之急，工作任务重中之重，下发相关文件，其目的就是为了引起有关各方及人员的高度关注与重视，并积极配合应对。因此，做好台风安全防抗工作是本文的主旨。在该《通知》中，前半部分4小点，从关好门窗、安排准备周五出院的病人尽早办理手续，到取消项目专家行程，再到检查高处悬挂物，都不失为防御强台风带来安全事故的有效措施，能比较好地体现防抗主旨。
　　后半部分的3小点分别就有家的、单身的、迷茫的员工提出了如何诗意生活的建议，含蓄隐晦地体现组织关心职工生活。我们知道，公文的主旨是以事论理，据理明事，从具体的客观事实中直截了当地阐明发文的意图，是什么，主张什么，反对什么，都必须明白无误地传输给受文者，而不是让读者慢慢去感悟。否则，容易造成一千个读者形成一千个哈姆雷特形象，不同读者有不同理解后采取不同的方式方法，违背了公文直述不曲的要求。
　　同时，后半部分转向了医院关心职工生活，使得《通知》有了两个主旨：一是台风期间安全防御问题；二是关心员工生活问题。这既违背了主旨集中单一的原则，更有损台风期间安全防抗要求主旨的体现。
　　二、材料不充分
　　主旨确定后，具体写作时必须对收集占有的材料进行筛选。为充分体现主旨，公文写作中要选择切题、确凿、典型的材料，并按照一定的思路，合乎逻辑地组织材料。材料切题要求选用能明确、具体、突出地说明主旨或观点的材料，给人以深刻的印象、清晰的认识，不能笼统含糊，使人不得要领；而且必须能准确地说明观点，决不能材料和观点互相脱节，成为“两张皮”，与主旨无关的材料，再生动也不能选用，否则将与主旨南辕北辙。《通知》后半部分的3小点与主旨关联度不高，而且容易造成收文对象思想上的松懈，应坚决予以舍弃。
　　公文写作材料一般包括基本情况、具体事实、统计数据、引语、方针、政策等。要做强台风安全工作，从时间上来说，主要会涉及到三个阶段，台风来临前如何积极预防；台风到来之时，如何有效应对；强台风过境后，应当如何灾后自救或处理问题；从重视程度来说，主要会涉及到上级指示精神，本单位领导要求等；从主客观来说，客观上有恶劣天气状况；主观上讲有本单位员工对此次强台风的认识。《通知》前半部分只提到了预防，全文没有提到应对与善后；可见，《通知》在材料选择上是不充分的。
　　三、结构问题多
　　主旨与材料解决“言之有物”的问题，结构解决“言之有序”的问题。公文如何开头，如何结尾，层次与段落如何安排，过渡、照应如何设置，这些结构外在形式都必须有利于主旨表达。仔细分析《通知》外在形式，存在着不少问题，略举其例，不一而足。
　　（一）開头缘由不完整。段首缘由采用根据式开头，根据只写了天气预报这一事实，强台风天气将会造成恶劣影响，这虽是采取应对措施的主要原因之一。分析该《通知》的写作缘由，除了天气恶劣原因之外，应有上级指示精神与布置要求；还必须有为了保障人民群众人身与财产安全这一重要目的。
　　（二）过渡句运用不当。在写作通知实践中，当主体部分内容较多，层次较为复杂时，在首段最末一句往往用“现将有关事项通知如下”，来达到承上启下的效果。该《通知》用“提请大家注意”来结句，面对强台风“山竹”岂是注意能达到的效果，而且下文内容不是注意，是要求科室人员采取有关行动。
　　（三）层次标注错误。应用文结构安排，如果有二层或二层以上的意思表达，应标注不同的层次顺号。根据《党政机关公文格式》相关规定：文中结构层次序数依次可以用
　　“一、”“（一）”“1.”“（1）”来标注第一、二、三、四不同层级，第三层，阿拉伯数字后用实心圆点标注。从《通知》内容上来看，应有二层；该文在列出4小点时，标点符号错误地使用了顿号。
　　四、语言不恰当
　　公文的实用性决定了其语言具有准确、简洁、平实、庄重的特点。这短短千字的公文，语言错误达10多处。一是用曲笔表达（1）段首处写到“相当于每小时以200公里的跑车在狂飙”，既是跑车，人们都知道非常之快，很刺激，而其危害性并不能引起人们极大的关注。而遭遇强台风不是刺激，而是危险，应充分引起阅文者的高度重视。（2）后文接着写到“狂
　　风裹挟暴雨，场面甚是壮观”，这可能会误导人们以身犯险一睹壮观，这些抒情语言恰恰与发文目的背道而驰。（3）后半部分虽是引经据典，语言幽默，不仅有违公文语言平实的要求，而且有损主旨的表达。（4）“各科室有三名工程及柔性引才项目，有外来专家周末到的，提前通知对方，建议取消”。此语有三点不妥，其一，每科室都有专家还是医务科有3名专家？其二，“三名”与项目搭配不当；其三，“建议取消”是要求科室提前通知专家取消呢？还是建议科室取消？问题不一而足；（5）“查看医院高处悬挂物，以免坠物伤人”只查看不能避免坠物，查看并加固方才能避免坠物伤人。深究细考，该《通知》语言问题不一而足。
　　五、格式多错误
　　（一）公文格式有一般式、特殊式。一般式版头中发文机关标识由发文机关名称与文件两个要素构成，且版头与主体部分用红色反线隔开；采用特殊格式中的信函式，版头中发文机关标识只标注发文机关名称即可，版头与主体部分用一组上粗下细的武文线隔开。此文是事务性通知的话，应采用信函式格式。还得有版记部分。
　　（二）标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向读者传达公文的基本内容。这份《通知》标题错误有二。一是，《关于台风期间的安全通知》中“台风期间”是不能修饰或限定“安全通知”。二是，临海地区，强台风这种恶劣天气常有发生，每当强台风来临前，单位都会要求员工做安全保障工作。为管理文件需要我们在标题中区别开来，其主旨可在标题中得到充分体现。标题应为《关于做好应对强台风“山竹”过境做好安全防抗工作的通知》。
　　（三）主送机关问题。在公文格式要求中，明确规定主送机关是“主要使用受理机关，应当机关全称、规范简称或同类型机关统称。”文件采用张帖方式，受文对象是所有需要知道的对象，这时不需要标注；如果是非张帖类，应该标注接受通知的下级机关，而非个人。
　　（四）落款的问题。落款处是非独立法人资格的医务科发出，不能用红头文件，红头文件往往是独立法人资格方可使用。
　　公文作为实用性文章，为增加表意说理功能，写作中有时也会使用艺术语言。如，在公文中用“走后门”来指代“搞各种不正之风”；用“吃大锅饭”表明“平均主义的分配方法”用“动大手术”说明“改革力度非常大”等。这类艺术语言在公文中恰当运用，不仅可以使行文语言生动，富有活力，而且还能有效地提高文稿质量。当然，公文写作中运用艺术语言要注意做到：首先，要弄清词语的特定意义、感情色彩及规范化；其次，做到适可而止。这样，写作出来的公文才可能达到既体现撰写者“有才”的效果，又能真正实现发文机关“有用”之目的。
　　附：《关于台风期间的安全通知》文件内容图片