摘 要:工会档案是对高校工会开展的工作进行记述、保存,以备查阅的重要资源。它既是工会在学校党委和教职工之间发挥桥梁纽带作用的凭证,又是全方位维护教职工合法权益的信息服务平台。本文通过对秦皇岛五所高校的工会档案管理工作进行的充分调研,旨在弄清目前我国高校工会档案的管理现状,并针对问题提出对策,以期完善我国高校工会档案的管理制度,适应新形势下的工会事业发展需要。
　　关键词:高等学校 工会组织 档案管理 对策
　　中图分类号:G253.3 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)06(a)-0173-02
　　近年来随着高校的“全员聘任制”人事制度改革的实行,调整了劳动关系,打破了原有的利益格局。这会给高校的工会工作提出了带来新的考验,高校工会为了适应新的形势,就要加快工会工作包括工会档案工作等改革创新步伐,满足高校教职员工对其工会的档案信息需求,用以维护广大教职员工的合法权益。
　　
　　1 高校工会档案管理问题分析
　　近几年来,随着高校教育改革的发展,我国高校工会档案管理取得的成绩是有目共睹的,但因各高校教育发展水平的不平衡,也决定了各高校工会档案管理水平发展的不平衡。2010年8月,笔者围绕高校工会档案规范化管理为主题,对秦皇岛市周边职业技术学院、河北环境管理干部学院、秦皇岛外语学院以及河北建材学院等五所高校的工会档案管理工作进行了深入调研,达到了以一斑而窥全貌之目的。下面笔者从对秦皇岛市周边五所高校的调查走访情况分析看,目前高校工会档案管理基本存在以下问题。
　　(1)对高校工会档案管理工作重要性缺乏认识,是高校工会档案管理工作发展的桎梏。
　　2010年我们对秦皇岛市周边五所高校工会档案管理现状进行了调查走访,从调查走访人员看,有50%以上的被调研者对工会档案工作有一定的认识,认为工会档案管理很重要,但在具体的实际工作中受学校编制、资金设备、人员知识素质等诸因素影响,其工作开展中常常遇到这样和那样的困难,但也有少部分人认为工会工作本身就是吹拉弹唱,发发福利,组织活动,对高校工会档案管理工作缺乏正确的认识,他们甚至错误的认为工会档案管理工作做的好与坏无碍学校发展大局,对高校工会档案管理工作重要性认识的缺乏,是目前高校工会档案管理工作发展的桎梏。
　　(2)高校工会档案管理投入力量不足,使高校工会档案管理工作力不从心。
　　从我们对我市5所高校的调查走访来看,有的高校由于资金短缺,在设备配备、人员招聘等诸方面都力不从心,档案管理的基础设施和软硬件配备方面,投入有限。有些工会组织没有专门的档案保管室,有的则采取融办公、保管、归档为一室,硬件和基础设施及其薄弱,严重制约了高校工会档案管理工作的发展。诸多因素致使工会档案管理工作财力、物力、人力、精力都很难达到现代人们对高校档案信息的需求。
　　(3)高校工会档案管理工作运行不规范,档案收编混乱。
　　从2010年我们对周边5所高校工会档案管理的调查走访,这些高校工会档案管理方面突出表现在:一是档案材料不规范,如,笔者所走访的学校中,有的学校案卷标题存在不规范问题,有些案卷没有卷内目录;二是没有建立健全档案材料收集、归档制度。三是已经建立健全了档案材料收集、归档制度,但却执行力度不够。致使收集、归档材料不全面,致使当用户需要查找某些档案材料时而找不到。
　　(4)高校工会档案管理专业人员缺乏。
　　高校工会档案管理专业人员缺乏,是我们所调查5所高校的共性,也是全国高校工会档案管理的共性。高校工会档案管理者大部分没有受过专业的档案管理知识培训,能力和业务水平不高,目前高校从事工会档案管理人员真正科班出身者甚少,进行工会档案管理的专业培训者也不多,计算机网络技术水平普遍不高,多数人员档案管理技能低下,在对工会档案的管理中表现出资料收集不及时,归档范围不明确,整理归档立卷不规范,资料积压甚至丢失现象时有发生。加上工会档案管理人员大多是兼职,投入到档案收集整理工作的精力和时间难以保证,客观上制约了工会档案管理工作的规范化发展。
　　
　　2 新形势下改进高校工会档案管理工作的对策
　　目前,我国高校工会档案管理工作存在的上述问题是普遍存在的,严重制约了工会组织职能的发挥。为此,在新形势下,进一步完善高校工会的档案管理工作,实现档案管理工作的现代化和信息化,是适应新的时期高校工会工作的必然要求。
　　(1)强化高校工会档案的管理意识、服务意识。高校工会作为学校党委联系教职工的桥梁纽带,为就要很好地发挥工会组织的职能,协调劳动人事关系,化解矛盾纠纷,维护教职工合法利益,要想把这些工作做好,必须以多年积累的丰富的管理经验为依据,先人多年长期积累的真实可靠的资料,就是后人参考和借鉴的档案资料。因此,要把高校的工会工作开展的更规范、有序,就必须要提高档案管理意识,密切关注涉及教职工切身利益的各项规章制度、管理办法、政策的收集,比如对职工工资、职称评定、岗位津贴、职工奖惩、辞退、劳保、对困难职工的补助分配等方面的管理办法的收集整理。而且在材料收集中,要打破旧的传统的“闭门坐等式”的工会材料收集模式,要创新工会档案材料的收集模式,采取“登门式”“拓宽式”“多元化”“开放式”的工会档案材料的收集模式,对于收集上来的材料搞好甄别,做到对所收材料的“出去糟粕,留取精华”“除去虚假,留取真实的鉴定原则”,我们的收集准则是:做到“不让任何虚假材料入档案,不让任何真实材料漏归于档案”。在立卷方面要认真对其分类立卷,将来利用以达到:“门类齐全、规范立卷,方便查找,便捷提供”的优质服务规范。并能够保证供教职工所查信息的“齐全性”“真实性”“精炼性”。因此,这就要求要提高工会档案管理人员的档案管理意识和服务意识,大力增强档案信息的收集、加工、整理和利用服务意识,开拓服务内容,服务形式和途经,提高服务质量,实现档案信息资源共享。
　　(2)强化高校工会档案管理的现代化建设,实现工会档案资源共享。
　　一要强化硬件配备。在工会档案管理上,加强硬件建设,提高计算机和网络技术在档案管理工作中的应用程度,由于计算机精确度高,运算速度快,存贮量大,逻辑判断能力等特点,运用计算机对文件进行接收、查找、存贮、借阅、归还等档案的归档管理工作极为高效。二要强化软件建设。在工会档案管理工作中,建立统一的信息系统和使用标准规范的软件,防止造成上下级数据无法沟通或数据结构混乱,难以实现信息共享;要加强秦皇岛高校网络建设,实现最大程度的可开放高校工会信息的资源共享,以实现秦皇岛市工会可共享信息的“信息化”“网络化”,逐步实现“高校工会档案管理工作的规范化、科学化、制度化”。要加快工会档案管理规范化和信息化建设步伐,以求秦皇岛高校工会档案管理“实现档案资源开发利用、服务对象与需求的最大化”的总目标。
　　(3)强化工会档案管理制度的建立健全。
　　高校工会档案管理制度建设的具体内容包括:归档时间、归档范围、归档的实施办法;制定各级工会档案资料收集、管理细则和呈报要求以及保管档案资料的期限和借阅方面的规章制度等,通过相关制度的贯彻实施,来规范高校工会档案管理工作的行为,使高校工会档案管理制度真正做到有章可循,有据可依,实现从高等学校领导到基层群众,充分认识高校工会档案管理工作的重要性。
　　(4)要加强队伍建设,提高管理人员素质。
　　强化对工会档案管理人员业务水平提升。随着科学技术日新月异的发展,信息量不断加大,纷繁复杂,对信息进行收集、甄别、整理、利用和保管成为工会档案管理工作的重中之重,因此、在加强队伍建设,提高管理人员素质方面要加大力度,采取“引进来,走出去,常学习,重研究”的加强队伍建设模式,以提升工会管理人员档案管理能力和水平。
　　通过“专业人才引进,非专业人才定期培养”的人员管理方略,为高校工会档案管理工作稳步推进提供强有力的人才支撑。
　　
　　3 结语
　　总之,我国目前的高校工会档案管理工作还存在些许的问题和不足,加强高校工会档案管理的意识,建立健全高校工会档案管理工作制度,提升档案管理人员的职业道德意识,充分开发利用高校工会档案信息资源,对于推动高校民主政治建设、化解各类矛盾、协调劳动人事关系、稳定教职工队伍、维护教职工合法权益、构建和谐校园等方面发挥积极作用。而高校工会档案管理水平的提高,需要全校师生教职工的共同努力,目标任重而道远,我们只有保持清醒的头脑,充分认识高校工会档案管理工作面临的新形势,坚持不懈地追求改革创新的之路,高等学校工会档案管理水平必将有一个质的飞跃,工会档案管理工作必将迎来新的春天。
　　
　　参考文献
　　[1] 侯慧贤.论高校工会档案管理工作现代化[J].杨凌职业技术学院学报,2007,3(1)38～39.
　　[2] 娜嘉．高校档案管理存在的问题与对策分析［J］．兰台世界,2008(10):15～16．
　　①基金项目:本文为秦皇岛市科技局课题:高校工会档案管理现状分析及对策研究(课题编号:201001A511)的研究成果。
　　 作者简介:范群英(1969—),本科,河北秦皇岛人,高级政工师,研究方向:档案管理。
　　 韩淑华(1955,1),女,河北秦皇岛人,河北科技师范学院,副研究馆员,研究方向:档案规范管理研究。