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对于很多Microsoft Office的用户来说,Microsoft Publisher(简称Publisher)还比较陌生。其实,从2000版开始,Microsoft Publisher就作为套件之一嵌入到Office之中了。日前,这款被Microsoft定位为中小企业桌面出版软件的产品,已经与Office一同升级至2003版本。虽然与大名鼎鼎的Word、Excel相比,Publisher的用户群十分有限,但是它通过与Word紧密的集成,可以帮助用户方便地对Word文档进行编辑和修饰,并快速达到桌面出版要求。对于那些应用水平有限,但有简单出版需求的用户来说,Publisher实现了易用性与专业性之间良好的平衡,是一款非常实用的初级出版工具。
关于Publisher
Publisher可以用来创建多种出版物,包括企业网页、通信文档、宣传手册、明信片、CD封面等。它包含了大量的制作向导和模板,帮助用户缩短出版物的制作流程。更为重要的是,Publisher还支持四色印刷标准,能够实现分色版输出,并能更加精确地调整字号字距。例如,在Word中,字号调整的最小单位为0.5磅,而Publisher则支持精确到0.1磅的字号调整。
另外,Publisher所支持的印刷幅面也是普通的文字处理软件无法比拟的: 据Microsoft称,Publisher 2003最高可支持20英尺(1英尺=0.30m)的大幅面印刷。由此可见,Publisher完全可以满足中小企业用户出版需求,同时还可以节省很多制作成本,通过简单的操作即可制作出高水平的出版物或是设计宣传网页。
Publisher 2003的功能十分强大,下面我们就来根据一个排版案例,体验一下它的特性,并了解Publisher将Word文档转化为专业出版物的全过程。
制作流程
文档编写
文档的编写最好还是采用专业的文字处理软件,例如Word。通过它的大纲视图、文档结构图、自动更正、自动图文集、样式等功能,可以大大提升文档的编制效率。因此,在出版物制作之前,内容的编写还是应该主要基于文字处理软件,而不是排版软件。而在编辑Word文档时,您只要专注于文档的内容即可,无需过多地考虑字体字号、页面设置、页眉页脚等因素,这些选项可以在使用Publisher二次编辑时进行设定。
排版
Word文档编写完成之后,就可以使用Publisher 2003开始排版了。不过,在此之前,您最好对原Word文档进行备份。
启动Publisher,进入“新建出版物”向导。在左侧窗格的“按设计方案新建”列表中,选择“导入Word文档”选项,界面右侧会给出多种Word文档外观供用户选择(如图1所示)。
选定外观风格后,系统自动弹出“导入Word文档”对话框,在此指定需要导入的Word文档,点击“确定”按钮,开始文档的转换,此时系统会通过一个名为“正在转换”的对话框来显示转换的进程(如图2所示)。
文档导入完毕后,Publisher会自行创建排版页面,并自动套用用户所选定的风格外观,此时Word文档修饰的第一步操作即告结束。但是,这还并没有充分发挥Publisher的桌面印刷功能,它可以对Word文档进行全面的“整容”,具体如下。
版面更改
文档导入之后,Publisher在左侧窗格中显示“Word导入选项”列表(如图3所示),其中包括了单面或双面打印、方向、标题页、栏数等选项。值得注意的是,在“栏目”选项中,您不仅可以改变文档的分栏方式,还可以选择应用的对象,比如您可以选择将某种分栏方式应用到全部页面,还是只应用在左手页或右手页。
调整配色
对于专业的出版物来说,版面配色是至关重要的一环。但是,配色也是一门复杂的学问,初学者往往难于把握其中的技巧,设计出来的出版物显示效果往往也不能令人满意。Publisher充分考虑到了用户的实际应用水平,为用户提供了多种设计好的专业配色方案,用户只需选择套用其中的某一方案即可。方法是,在左侧窗格中点击“配色方案”链接,双击选定的配色风格即可(如图4所示)。
调整字体
出版物的字体搭配也是一门大学问,它在很大程度上决定了最终的阅读效果,很多用户以前可能并未注意到这一点。那些字体搭配毫无章法的文件往往让人感觉凌乱不堪,并因此失去了阅读的兴趣;而那些编排工整、字体搭配适中的文档则会更多地吸引我们的注意。为了让印刷品真正起到宣传和推广的作用,我们可以套用Publisher内置的字体搭配方案,对文档的字体进行调整,以达到最佳的显示效果,做出更专业的出版物。使用方法是,点击Publisher左侧窗格的“字体方案”链接(如图5所示),选定相应的字体方案应用到文档中即可。
制版流程精解
与Publisher相比,Word这样的文字处理虽然具备了一定的排版能力,但是如果文档中运用了大量的图片,就非常容易发生文字和插图位置交叠的情况,严重的则会出现“跑版”的现象。保持版面稳定和保证文字处理中“文字流”的通畅,似乎是一对天然的矛盾,指望这一问题在Word中得到实质性的改变是不太现实的。
而在这方面,Publisher的优势与生俱来。在Publisher中,我们可以轻松地指定插图的位置,并将其固定在版面中。因此,在文档编辑的过程中,我们完全可以采用专业排版的流程,首先使用Word编制文本内容,然后导入到Publisher中,再添加所需的图片,并设定版面风格及文字、配色方案。这与专业出版的文字灌录、图片插入、文档修饰的过程基本一致,不仅可以制作出更专业的出版物,还为日后的二次编辑、修改提供了方便,不失为一个优秀的解决方案。
至此,使用Publisher装扮Word文档的任务就完成了。其实,您还可以手动调整版面的特性,并按照自己的喜好设置独特的版式,制作出更加美观、专业的文档。相信在熟悉了Publisher的操作步骤之后,您可以更多地发挥自己的创造能力,制作出更具个性化的出版物。
小结
普通用户很容易把文字处理软件和桌面出版软件混淆起来。这也难怪,目前,文字处理软件的图文和版面编辑能力越来越强,很多简单的桌面出版任务,比如企业的培训手册、产品说明等都能够通过文字处理软件来制作。不过,Publisher的功能是十分独特的,很多在Word中要多步操作的高级技巧,在Publisher中可以非常轻松地实现。在桌面出版领域,Publisher的确是自成一派,它将一种既轻松、又专业的排版方式呈现在大家面前。
关于Publisher
Publisher可以用来创建多种出版物,包括企业网页、通信文档、宣传手册、明信片、CD封面等。它包含了大量的制作向导和模板,帮助用户缩短出版物的制作流程。更为重要的是,Publisher还支持四色印刷标准,能够实现分色版输出,并能更加精确地调整字号字距。例如,在Word中,字号调整的最小单位为0.5磅,而Publisher则支持精确到0.1磅的字号调整。
另外,Publisher所支持的印刷幅面也是普通的文字处理软件无法比拟的: 据Microsoft称,Publisher 2003最高可支持20英尺(1英尺=0.30m)的大幅面印刷。由此可见,Publisher完全可以满足中小企业用户出版需求,同时还可以节省很多制作成本,通过简单的操作即可制作出高水平的出版物或是设计宣传网页。
Publisher 2003的功能十分强大,下面我们就来根据一个排版案例,体验一下它的特性,并了解Publisher将Word文档转化为专业出版物的全过程。
制作流程
文档编写
文档的编写最好还是采用专业的文字处理软件,例如Word。通过它的大纲视图、文档结构图、自动更正、自动图文集、样式等功能,可以大大提升文档的编制效率。因此,在出版物制作之前,内容的编写还是应该主要基于文字处理软件,而不是排版软件。而在编辑Word文档时,您只要专注于文档的内容即可,无需过多地考虑字体字号、页面设置、页眉页脚等因素,这些选项可以在使用Publisher二次编辑时进行设定。
排版
Word文档编写完成之后,就可以使用Publisher 2003开始排版了。不过,在此之前,您最好对原Word文档进行备份。
启动Publisher,进入“新建出版物”向导。在左侧窗格的“按设计方案新建”列表中,选择“导入Word文档”选项,界面右侧会给出多种Word文档外观供用户选择(如图1所示)。
选定外观风格后,系统自动弹出“导入Word文档”对话框,在此指定需要导入的Word文档,点击“确定”按钮,开始文档的转换,此时系统会通过一个名为“正在转换”的对话框来显示转换的进程(如图2所示)。
文档导入完毕后,Publisher会自行创建排版页面,并自动套用用户所选定的风格外观,此时Word文档修饰的第一步操作即告结束。但是,这还并没有充分发挥Publisher的桌面印刷功能,它可以对Word文档进行全面的“整容”,具体如下。
版面更改
文档导入之后,Publisher在左侧窗格中显示“Word导入选项”列表(如图3所示),其中包括了单面或双面打印、方向、标题页、栏数等选项。值得注意的是,在“栏目”选项中,您不仅可以改变文档的分栏方式,还可以选择应用的对象,比如您可以选择将某种分栏方式应用到全部页面,还是只应用在左手页或右手页。
调整配色
对于专业的出版物来说,版面配色是至关重要的一环。但是,配色也是一门复杂的学问,初学者往往难于把握其中的技巧,设计出来的出版物显示效果往往也不能令人满意。Publisher充分考虑到了用户的实际应用水平,为用户提供了多种设计好的专业配色方案,用户只需选择套用其中的某一方案即可。方法是,在左侧窗格中点击“配色方案”链接,双击选定的配色风格即可(如图4所示)。
调整字体
出版物的字体搭配也是一门大学问,它在很大程度上决定了最终的阅读效果,很多用户以前可能并未注意到这一点。那些字体搭配毫无章法的文件往往让人感觉凌乱不堪,并因此失去了阅读的兴趣;而那些编排工整、字体搭配适中的文档则会更多地吸引我们的注意。为了让印刷品真正起到宣传和推广的作用,我们可以套用Publisher内置的字体搭配方案,对文档的字体进行调整,以达到最佳的显示效果,做出更专业的出版物。使用方法是,点击Publisher左侧窗格的“字体方案”链接(如图5所示),选定相应的字体方案应用到文档中即可。
制版流程精解
与Publisher相比,Word这样的文字处理虽然具备了一定的排版能力,但是如果文档中运用了大量的图片,就非常容易发生文字和插图位置交叠的情况,严重的则会出现“跑版”的现象。保持版面稳定和保证文字处理中“文字流”的通畅,似乎是一对天然的矛盾,指望这一问题在Word中得到实质性的改变是不太现实的。
而在这方面,Publisher的优势与生俱来。在Publisher中,我们可以轻松地指定插图的位置,并将其固定在版面中。因此,在文档编辑的过程中,我们完全可以采用专业排版的流程,首先使用Word编制文本内容,然后导入到Publisher中,再添加所需的图片,并设定版面风格及文字、配色方案。这与专业出版的文字灌录、图片插入、文档修饰的过程基本一致,不仅可以制作出更专业的出版物,还为日后的二次编辑、修改提供了方便,不失为一个优秀的解决方案。
至此,使用Publisher装扮Word文档的任务就完成了。其实,您还可以手动调整版面的特性,并按照自己的喜好设置独特的版式,制作出更加美观、专业的文档。相信在熟悉了Publisher的操作步骤之后,您可以更多地发挥自己的创造能力,制作出更具个性化的出版物。
小结
普通用户很容易把文字处理软件和桌面出版软件混淆起来。这也难怪,目前,文字处理软件的图文和版面编辑能力越来越强,很多简单的桌面出版任务,比如企业的培训手册、产品说明等都能够通过文字处理软件来制作。不过,Publisher的功能是十分独特的,很多在Word中要多步操作的高级技巧,在Publisher中可以非常轻松地实现。在桌面出版领域,Publisher的确是自成一派,它将一种既轻松、又专业的排版方式呈现在大家面前。