干部人事档案管理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。
　　一、干部人事档案的作用
　　干部人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂勾，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
　　1、重要的依据作用
　　干部人事档案是知人善任、选贤举能的一个重要依据。由于干部人事档案是在选拔、使用、考察、培养干部的工作过程中形成的，是干部德、能、勤、绩情况的综合记录。因此，查阅干部人事档案历来是组织人事工作中对干部进行任免、调配、考察、审查等的一个重要程序和行之有效的工作制度。干部人事档案在挑选干部、选拔人才方面起着重要的依据作用。
　　2、可靠的凭证作用
　　干部人事档案能为落实党的政策，确定和澄清个人有关问题以及进行正常政治审查提供可靠凭证。干部人事档案收存的材料形成于不同时期，材料上留有组织公章，当事人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，能比较客观地反映一个人以往各方面的状况。因此，干部人事档案能为落实政策、确定职级待遇以及个人的年龄、学历等有关问题提供可靠的凭证。
　　3、准确的信息作用
　　作为人才信息缩影的干部人事档案，在开发人才过程中占有重要的位置。干部人事档案是贮存人才资源的信息库，具有信息集中、系统、准确、全面的特点，能为干部人事工作提供各种有价值的信息。干部人事档案部门通过档案材料中贮存的性别、年龄、学历等各种数据的统计和分析研究，能从中探索干部人事队伍的总体变化情况以及规律，为领导决策干部人事工作提供有力的依据。
　　4、珍贵的资料作用
　　干部人事档案是研究和撰写各类历史人物传记的珍贵资料。由于干部人事档案是干部个人革命斗争实践的记录，因此也是我党历史档案资料的一个重要组成部分。它范围广泛，内容丰富，涉及面广，在政治、经济、军事、文化等各个领域，与一定的历史时期有着这样或那样的联系。它以独特的方式记载着当事人成长的道路和生平事迹，也涉及社会上许多重要事件和重要人物，具有很强的“时代痕”，更具有很高的史料价值。
　　二、干部人事档案存在的问题
　　1、档案材料收集不全、不归范
　　在实际工作中，干部人事档案材料收集不全、不规范现象仍然存在。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全，入档纸张大小不一等等，严重影响档案质量。究其原因：多是干部职工对档案的认识不够，认为个人的东西（如学历、职称等材料）放在自己身边用着方便，而且分管档案工作的人员又以兼职为多，没时间及时收集归档，最终导致个人档案中材料不全，更严重的是有的同志在调职时档案资料就不全，即使以后发现问题，也无从查找。
　　2、档案材料内容不完整
　　真实性是干部人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。在实际工作中，经常遇到材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历随意填写；参加工作时间、入党、入团时间大致一个年月，每次填写时往往不一致；考核鉴定类材料往往只讲优点、避免缺点、内容空乏、套话居多。究其原因：多因干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身利益，而档案管理部门未能严格的审核把关，致使干部人事档案不能如实反映个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，缺乏利用价值。
　　3、档案材料管理方式混乱
　　“档随人走”的管理模式较乱，主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清，极易造成档案的丢失。同时，在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、“死”档和无档现象也时有发生。究其原因：现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但在新的形势下又有突破旧体制的趋势，档案管理权限存在一定程度的矛盾冲突。
　　4、档案材料管理模式封闭
　　利用是所有档案工作的目的，干部人事档案也不例外。然而，从我国人事工作的现状来看，干部人事档案多是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。究其原因：干部人事档案强调保密性，从而导致利用范围小、利用频率低。
　　5、档案材料管理手段落后
　　到目前为止，多数单位对于干部人事档案基础设施方面的建设不够，主要体现在：档案管理设备陈旧、硬件配备不齐全、基础环境不好，不能适应电子时代的要求。究其原因：现行的干部人事档案缺乏现代化管理，现有的干部人事档案管理软件没有普及使用，且很多版本标准不统一，数据无法汇总，导致信息资源不能共享。
　　三、完善干部人事档案管理的措施
　　1、加强队伍建设，提高管理人员素质
　　干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部人事档案管理工作的组织保证，随着时代的发展、社会的变化、科技的创新，选用具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力的复合型人才，是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。
　　2、加强材料收集，完善档案管理内容
　　采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集与经常性收集相结合”等方式，及时追补和不断补充新的材料，力争使档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。同时，在收集干部基本情况的基础上，建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩选用干部提供必要的依据；建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料。通过这些内容，把干部人事档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。
　　3、健全管理制度，实行规范化管理
　　规范干部人事档案的内容、分类、档案用品材料，对干部人事档案的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部职工工作能力、工作业绩等档案资料上。档案管理人员在接收干部人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案资料和缺少公章、签字的材料，保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。进一步落实干部人事档案的相关管理制度，对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善，同时，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理，使档案管理有章可循，有法可依。
　　4、加大资金投入，加快信息化建设
　　从经费上保证投入，凡是工作需要的经费，都给予支持，保证硬件设施符合达标要求，尽快实现干部人事档案信息化管理。建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理，可以将干部档案中能够公开部分的内容制成电子档案，该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。