采购活动是企业实现营销、获取利润的重要环节之一,需方采购工作的完成,亦是供方营销业务的实现。因此,许多营销专家和精明企业家花费大量精力去研究用户和消费者的需求、偏好以及需方的采购决策理念和决策过程,以便择机施以相应的促销对策,把握市场的主动权。
　　
　　采购过程与质量
　　
　　采购是需方为了达到某种需要,按照一定程序,科学、规范、客观的购买活动。一般要经过需求刺激、提出需要、确定内容要求、查询资源状况、询价、选定供应商、谈判及签约、验收、付款、供方售后服务情况确认等诸多环节。
　　在采购的一系列活动中,质量需求是核心,明示或隐含的质量指标是主要要求,采购工作实际上是一个对预期质量产品的选定过程(其数量的确定也是采购技巧之一,这里不作详述)。由于采购的物品是需方用于制造产品或提供服务的部件或用具,其质量状况的好坏,采购物质量是否符合预期要求,直接关系到产品的质量和服务质量,是采购活动成败的关键,影响着企业营销目标的实现。因此,离开了对质量的要求,就失去了采购的意义,至多也只能称之为盲目购买。
　　根据计量学的理论,无论哪级计量标准和哪种场合使用的计量器具,其量值都应该溯源到计量基准:即计量器具的刻度或示值都是通过与较高等级的计量器具比较后确定的,—直追溯到计量基准,这个追溯链中的每一个计量器具的刻度或示值都应该准确可靠。只有经过量值溯源的计量器具,其测量结果才是可信赖的。同样,产品质量的好坏,也与前工序形成的零(部)件、原材料的质量有关,这与计量量值溯源有着相似之处,质量也是可以溯源的:一个产品由若干个零部件或原材料组成,其中每一个零部件或原材料的质量都有一定要求,如果达不到要求,就要通过一些补救措施才可能使产品合格(有的无法补救)。而要生产出合格的零部件,所用的原材料就要符合一定的质量要求,不符合要求的原材料也会影响零(部)件的质量,合格的原材料也是合格零(部)件的质量基础;可见,合格的零(部)件或原材料是合格产品的基础。同理,粗级原材料的选择和提炼加工也应该按照保证原材料质量的要求来进行,选择和提炼加工质量的好坏,决定着原材料质量的好坏,形成了原材料的质量基础。
　　产品对原材料、零部件质量的需要就如同一个建筑物的建造,只有基础打好了。上层的质量才有可能保证。根据以上分析可知,如果企业放弃或忽略了对上游产品的质量要求,就可能导致本级产品或服务质量指标的偏离或者增加质量成本,降低经济效益和诚信度。这种通过一级一级的质量追溯来保证产品质量合格的过程可以理解为“质量溯源”。质量溯源追求的是产品溯源链中每一级产品(含原材料、零部件)的质量为合格或符合预期要求,并且使用条件是可知的;而产品的营销和采购工作实际上是一个“可溯源质量”的交易过程,订立合同和付款验收则是对这种交易的约束和认可。
　　
　　采购品“最佳质量”的设想与选择
　　
　　产品质量一般是指产品的适用性,即性能、外观、稳定性、可靠性、安全性等,广义质量还包括品牌、价格、供货状态、服务状况等方面。“质量”一般是用产品实物的各种物理化学性能指标来描述的,而广义质量既包括了实物的性能指标,又包含了供方的营销状况,是采购工作中面对和考察的“现实质量”,也是实际生产中需要的“采购标的”。由于受到产品成本和售价的制约,在采购活动中全面追求采购物品的高纯度、大量程、高精度、多功能将会大幅度提高产品的制作成本,是不可取的。在现实生产活动中,不同企业和不同用户对质量指标的要求各有差异。他们有的注重性能指标,有的讲究外观形象;有的希望安全、稳定,有的侧重价低、耐用;有的需要大范围、等精度,有的要求小区间、高精度;有的追求功能多样,有的强调售后服务……
　　例如:购买食品、原材料或生产资料,就可以不考虑卖方的售后产品维护问题;生产简单粗放的产品,对原材料的要求就不要太高,也无需配备高精度的工艺设备;检测比较粗糙的零(部)件或进行初步筛选,就不要选择准确度过高的检测仪器。
　　总之,在确定采购物各项指标和要求时,一定要根据自身产品的制作特点和需要,在符合法律法规标准和国家产业政策的基础上,在产品外观、性能、安全性、稳定性、可靠性、价格、交货状态以及品牌信用和服务能力等方面做出适当的挑选,以便达到生产预期需要和节约成本的采购目的。我们权且将这种针对不同需要优选的广义质量指标称之为“最佳质量'’。“最佳质量”是一种质量指标的组合,它是在符合法律法规和强制性标准的条件下。由需方根据预期要求选定的质价比为最佳状态的一种质量要求。不同的采购需求对应着不同的“最佳质量”,寻求和确定最佳质量水平是采购活动精髓所在,也是需方采购水平和效果的具体体现。
　　
　　采购产品的质量认定
　　
　　在大量的采购活动中,一些采购人员往往忽视了质量的权重,将主要精力放在确定产品的型号规格、供货期、售价及付款方式上,而收货验收则比较简单,开机正常或目测合格即通过验收,有的甚至对质量要求没有明确约定,点清数目就可以签字验收;有的虽然有质量约定,如“货到验收合格付款”、“产品符合国家标准”等,但是却没有掌握验收方法,验收工作往往局限于“外观无损伤、操作正常、目测合格”等方面,事后发现问题解决起来往往比较麻烦甚至引起质量纠纷。
　　据调查,企业对采购产品质量只进行外观验收的约占63.7%,不知道如何进行质量验收的约占36.4%(主要是小企业),半数以上的企业在合同中没有约定质量验收方法和条件。
　　
　　产品质量的认定依据
　　
　　在我国,产品质量的认定依据是产品标准和由供方提供的文字(含电子版)说明以及合同的约定。国家根据社会发展和人身财产安全的需要制定全社会必须普遍遵守的强制性标准或推荐使用的推荐性标准(编号分别以“GB”和“GB/T”开头);有关行业根据国家标准制定“行业标准”,编号以代表行业的字母开头;没有国家和行业标准的还可以制定地方标准;企业可以在符合强制性标准的前提下制定“企业标准”。产品是否合格,就是要通过—定方法来认定产品是否符合这些标准。除此之外,国家产业政策(如:能效),供方以各种方式提供的“说明”和购销合同、补充的质量信息和要求,也应该作为“明示担保”列入采购验收认定的范围。
　　
　　采购产品质量的认定方法
　　
　　一般来说,需方可以通过验证证明文件、目测产品原材料实物、检验性能指标等方法来进行验收认定。
　　验证的主要内容是供方的经营资质、行业信誉和有关文字图片资料,一般包括企业营业执照、行政许可、行业准入、产品检验合格证等质量证明,使用维护说明、业绩、信用等级等,重要的产品还要对供方的质量保证体系甚至分供方的有关信息予以核验,确保质量的溯源性。
　　目测方法主要用于观察产品的包装、标识、规格型号、产品及配套装置、备品备件、外观以及运转情况,以便及时确认收货状态,发现储运和装卸作业过程给产品带来的损伤和隐患,这在精密设备或一些参数难以检测的产品验收时格外重要。必要时,应该考虑到供方观察出厂检验过程和运输装卸过程。
　　检验是按照标准和合同的约定进行的性能检查,主要通过仪器和专用设备来进行。需方具备检测条件的,可以自行检验,检验条件不足的可以委托有检验资质的第三方检验。由于委托检验需要一定的费用,同时增加了周转环节和时间,企业可以权衡各个方面的风险和利益关系后选择一些较为重要的质量指标或有代表性的批量进行检验,其他指标或批量可以采取比对、分析、粗略检验或者按照合同约定,请供方提供完备详细的产品质量保证资料或对其质量和售后服务作出承诺,以减少质量风险和运行成本。
　　‘
　　应该指出,无论采取何种方法,验收认定只能是一个初步认定,不可能将标准、说明、合同约定的质量状况完全反映出来,一些质量性能和服务措施是随着产品的使用而体现的。
　　因此,严格来说,采购验收并不是采购工作的完结,企业还应该通过一定的方式记录、分析和反馈采购产品的使用情况,充分利用供方的专业优势,享受供方承诺的服务资源,适时进行技术培训、产品维护、调试或使用指导,以确保自身产品质量和服务质量。